Kürzung der Verpflegungspauschale: Regel- und Sonderfälle

Mahlzeitenkürzungen, Sachbezugswerte, Verpflegungsmehraufwendungen und Bewirtungskosten – rund um das leibliche Wohl der Mitarbeiter sorgt so mancher Fachbegriff für Verwirrung und für reichlich Fehler in der Reisekostenabrechnung. Erfahren Sie, wie Sie erhaltene Mahlzeiten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit korrekt abrechnen.

Mahlzeitenkürzung und Verpflegungsmehraufwendungen

Der sogenannte Verpflegungsmehraufwand ist eine Ausgleichszahlung für eventuell anfallende, zusätzlichen Kosten für die Verpflegung von Arbeitnehmern während einer Auswärtstätigkeit. Hier geht es also nicht darum, die Verpflegungskosten in vollem Umfang abzudecken. Generell dürfen Verpflegungsmehraufwendungen nur im Rahmen der gesetzlichen Pauschalbeträge geltend gemacht beziehungsweise vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden.

Erhält ein Arbeitnehmer neben der Verpflegungspauschale zusätzlich eine oder mehrere „übliche“ Mahlzeiten von seinem Arbeitgeber gestellt, muss der Betrag der Pauschale für ein erhaltenes Frühstück um 20%, für ein Mittag- oder Abendessen um jeweils 40% gekürzt werden. Die Kürzung wird ausgehend von für das Reiseland gültigen Ganztagespauschale vorgenommen.

Frühstück verpasst – Mahlzeitenkürzung ist trotzdem Pflicht

Geschäftsreisende stehen häufig auf Kriegsfuß mit Travelmanagern und Buchhaltern und beschweren sich über, ihrer Meinung nach, zu Unrecht vorgenommene Mahlzeitenkürzungen.

Grundsätzlich gilt jedoch: Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit unentgeltlich zur Verfügung, muss die erhaltene Verpflegungspauschale immer gekürzt werden. Dies gilt unabhängig davon, ob die zur Verfügung gestellte Mahlzeit wirklich verspeist wurde oder nicht. Auch die Gründe für das Nichteinnehmen einer Mahlzeit sind irrelevant (BMF-Schreiben vom 24.10.14, Rz. 75). Das hat das Bundesministerium für Finanzen in einer Stellungnahme erneut bestätigt.

Alternative Mahlzeitengestellung

In besagtem BMF-Schreiben vom 05.11.2015 weisen die Behörden zudem darauf hin, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer durchaus eine alternative Mahlzeit zur Verfügung stellen kann, falls dieser die erste Mahlzeit nicht eingenommen hat. Hier gilt es jedoch zu beachten, dass es sich um eine gleichartige Mahlzeit handeln muss. Ferner dürfen beide vom Arbeitgeber gestellten Mahlzeiten (die nicht eingenommene und die alternative Mahlzeit) zusammengerechnet den Betrag von 60 Euro nicht übersteigen (§ 8 Absatz 2 Satz 8 EStG).

Beispiel: Angestellter A verschläft am Rückreisetag das Frühstück in dem von seinem Unternehmen gebuchten Hotel in Hamburg. Das Hotelfrühstück hat einen Wert von 12,50 Euro. Stattdessen frühstückt A im Flughafenbistro für 21,00 Euro, reicht den Beleg mit seinen Reisekosten ein und erhält den vollen Betrag vom Arbeitgeber erstattet.

Übernimmt der Arbeitgeber auch die Kosten für die zweite Mahlzeit, wird dennoch nur einmal gekürzt:

Nur in Ausnahmefällen wird die Verpflegungspauschale nicht gekürzt

Von einer Kürzung der erhaltenen Verpflegungspauschale kann nur abgesehen werden, wenn der Arbeitnehmer auf Geschäftsreise keine Mahlzeit gestellt bekommt (wenn eine Hotelübernachtung z.B. ohne Frühstück gebucht wird oder das Frühstück im Hotel explizit abbestellt wird) und dieser seine Mahlzeiten selbst veranlasst und bezahlt (BMF-Schreiben vom 24.10.14, Rz. 75).

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