So verrechnen Sie Kosten während einer Dienstreise korrekt
Spesen sind ein wichtiger finanzieller Bestandteil der beruflichen Mobilität. Insbesondere auf Geschäftsreisen fallen häufig zusätzliche Kosten an, die von den reisenden Angestellten ausgelegt und später in der Regel vom Arbeitgeber erstattet werden. Die Spesen stellen sicher, dass Arbeitnehmer keine finanziellen Nachteile durch dienstliche Aktivitäten erleiden. Sie betreffen somit Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer gleichermaßen.
Die Abrechnung und Erstattung von Spesen unterliegt klaren Regeln und erfordert eine sorgfältige Dokumentation. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sollten sich daher regelmäßig über die aktuellen Regelungen informieren, um eine korrekte Abwicklung sicherzustellen.
Was sind Spesen? Eine Definition
Spesen sind Ausgaben, die bei beruflichen Tätigkeiten außerhalb des regulären Arbeitsplatzes oder auf Geschäftsreisen anfallen. Sie umfassen Kosten für Verpflegung, Transport, Unterkunft und andere notwendige Ausgaben. Arbeitgeber erstatten die Spesen meist steuerfrei über Pauschalbeträge oder durch Spesenabrechnung. Selbstständige machen Spesen als Betriebsausgaben geltend.
Was zählt alles als Spesen?
Allgemein zählen zu den Spesen folgende 4 Positionen:
- Unterkunft: z.B. Hotelübernachtungen, Airbnb-Buchungen und Ferienwohnungen
- Verpflegung: Mahlzeiten während der Dienstreise
- Fahrkosten: z.B. Fahrkarten, Benzinkosten und Flugtickets
- Reisenebenkosten: z.B. Parkgebühren, Telefonkosten und Internetnutzung
Was ist die Spesenpauschale?
Die Spesenpauschalen für Geschäftsreisen werden vom Bundesfinanzministerium festgelegt und jährlich angepasst.
Es gibt 2 Hauptpauschalen:
- Kleine Spesenpauschale: Gilt für Reisen zwischen 8 und 24 Stunden sowie für An- und Abreisetage bei mehrtägigen Dienstreisen.
- Große Spesenpauschale: Gilt für Reisen mit einer Abwesenheit von 24 Stunden und mehr.
Die Pauschalen hängen von der Reisedauer und dem Ziel ab. Seit 2014 können Auswärtstätigkeiten unter 8 Stunden nicht mehr abgerechnet werden. Von 2022 bis 2024 blieben die Inlands-Spesensätze unverändert, während die Auslandsspesen 2024 angepasst wurden.
Wie viele Spesen gibt es pro Tag?
Die Höhe der Spesen variiert je nach Land und Art der Kosten. Die Spesensätze in Deutschland definieren sich durch festgelegte Pauschalbeträge, die steuerfrei erstattet werden können.
Spesensätze in Deutschland:
- 14 Euro für Abwesenheiten von mehr als 8 Stunden.
- 28 Euro je vollen Kalendertag.
Die Spesen im Ausland unterscheiden sich vor allem in der Höhe der Pauschalbeträge, wie das Beispiel für Spesen in Österreich zeigt:
- 33 Euro bei Abwesenheiten zwischen 8 und 24 Stunden.
- 50 Euro bei Abwesenheiten von mehr als 24 Stunden.
Wer hat einen Anspruch auf Spesen?
Alle Arbeitnehmer, die dienstlich unterwegs sind und denen dabei zusätzliche Kosten entstehen, haben einen gesetzlichen Anspruch auf Spesen. Dies gilt unabhängig von der Art der Anstellung, also sowohl für fest angestellte Mitarbeiter als auch für freie Mitarbeiter oder Werkvertragsnehmer.
Für Auslandseinsätze gelten abweichende Spesensätze, die jedes Jahr vom Bundesfinanzministerium angepasst werden. Diese Regelungen betreffen sowohl Gewerbetreibende als auch Freiberufler, die ihre Kosten als Betriebsausgaben in der Steuererklärung geltend machen können.
Jedoch gelten für einige Berufsgruppen besondere Spesenregelungen.
Spesenabrechnung für Lkw-Fahrer
Lkw-Fahrer sind häufig mehr als 8 Stunden täglich unterwegs und müssen oft auswärts übernachten. Sie erhalten eine Verpflegungspauschale von 14 € pro Tag bei Dienstreisen über 8 Stunden, einschließlich An- und Abreisetagen. Bei mehrtägigen Reisen erhalten sie 28 € pro vollem Tag (24 Stunden). Diese Pauschalen entsprechen somit den allgemeinen Sätzen für andere Arbeitnehmer.
Besonderheiten bei der Übernachtungspauschale
Lkw-Fahrer haben Anspruch auf eine Übernachtungspauschale von 8 € pro Tag, vorausgesetzt, sie übernachten in der Schlafkabine ihres Fahrzeugs. Diese Pauschale ist niedriger als die 20 € für andere Arbeitnehmer. Angestellte Lkw-Fahrer können zusätzlich 5 € pro Tag für geschätzte Nebenkosten erhalten, was durch das Fahrtenbuch ermittelt wird.
Muss der Arbeitgeber Spesen zahlen?
Nein, der Arbeitgeber ist allgemein nicht gesetzlich zur Zahlung von Spesen verpflichtet. In vielen Fällen ist dies jedoch durch Tarifverträge, Betriebsvereinbarungen oder individuelle Arbeitsverträge geregelt. Ist dies der Fall, ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Kosten bedingungslos zu erstatten. Dies gilt auch im Falle einer baldigen Entlassung des Mitarbeiters.
Erstattet der Arbeitgeber die anfallenden Reisekosten nicht, können Arbeitnehmer die Spesen bis zu einem Freibetrag von 1.000 Euro jährlich in der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend machen.
