So melden Sie sich richtig krank

Krankmeldung

14 Min. Lesezeit | Zur Lexikon-Übersicht

Ab wann braucht man eine Krankmeldung?

Irgendwann trifft es jeden: Der Kopf pocht, die Nase läuft und die Stirn ist heiß. Neben vielem Trinken, Schlaf und Suppe essen, muss der Arbeitnehmer noch etwas beachten: die Krankmeldung. Wann eine Krankmeldung notwendig wird, wie man sie einreicht, was man dabei beachten muss und welche Rechte und Pflichten Arbeitnehmer und -geber haben, ist vielen jedoch unklar.

So erledigen Sie die Krankmeldung auf der Couch mit dem Handy

Krankmeldung von Arbeitnehmern – Das muss man beachten

Grundsätzlich ist jeder Arbeitnehmer dazu verpflichtet, seinen Chef unverzüglich, am besten vor Arbeitsbeginn, darüber zu unterrichten, dass er krank ist. Dies kann er über mehrere Wege tun. Am sichersten ist allerdings, wenn die Krankmeldung per E-Mail oder per Telefon erfolgt.

Der Mitarbeiter kann auch einen seiner Kollegen über sein Fernbleiben von der Arbeit informieren. Dieser gibt dann der zuständigen Person im Unternehmen Bescheid. Benutzt die Firma eine HR-Software mit Abwesenheitsverwaltung, so meldet sich der Mitarbeiter sogar ganz unkompliziert per Mausklick krank.

Die Frage aller Fragen zur Krankmeldung: Wie melde ich mich krank?

Nicht selten stellt man sich die Frage zur Krankmeldung: Wie meldet man sich krank? Sofern im Arbeitsvertrag nichts anderes festgehalten ist, gilt folgender geregelter Ablauf bezüglich der Krankmeldung:

Krankmeldung, ab wann muss der Arbeitgeber informiert sein? Laut §5 EntgFG sollten Sie Ihren Arbeitgeber unverzüglich in Kenntnis setzen, wenn Sie zu krank sind, um zur Arbeit zu erscheinen.

Erfolgt die Krankmeldung zu spät, droht Ihnen im schlimmsten Fall eine Abmahnung! Am besten gibt der Mitarbeiter dem Chef bereits frühzeitig Auskunft über die voraussichtliche Dauer der Krankheit und die damit verbundene Arbeitsunfähigkeit.

Welche Erkrankung der Arbeitnehmer konkret hat, das geht den Chef nichts an. Falls es sich allerdings um eine ansteckende Krankheit handelt, von der auch Kollegen betroffen sein könnten, muss er es ihm allerdings mitteilen. Bei einer Erkrankung sind diese Punkte wichtig:

  • Genesung: Die Gesundheit ist das wichtigste Gut eines Menschen. Im Krankheitsfall kommt es auf die Art der Krankheit an, um zu entscheiden, was bei der Genesung hilft. Bei einer Grippe hilft Bettruhe mit Suppe und Tee. Ein Sportkurs wäre da eher kontraproduktiv. Bei einer psychischen Krankheit, wie beispielsweise Burnout oder Depression, ist es mitunter förderlich, unter Menschen zu sein und Gesellschaft an der frischen Luft zu genießen. Es ist ein Irrglaube, dass jemand, der krankgeschrieben ist, das Haus nicht verlassen darf. Beispielsweise darf er im Supermarkt einkaufen oder auf einen Spaziergang gehen – frische Luft hat nämlich bekanntlich noch niemandem geschadet. Mit anderen Worten: Der Kranke darf gesetzlich gesehen alles machen, was seiner Genesung nicht im Wege steht, sondern diese fördert. Im Übrigen: Es ist laut Arbeitsrecht nicht verboten, wieder zur Arbeit zu gehen, auch wenn die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung noch gilt. Ein ärztliches Attest zur sogenannten “Gesundschreibung” gibt es nicht – auch wenn viele das noch denken.
  • Arztbesuch: Obwohl es sich meistens nur um eine harmlose Erkältung handelt, schadet eine ärztliche Untersuchung niemandem. Wenn Sie den Arzt aufsuchen, erhalten Sie auch schon gleich weitere Informationen über die Dauer Krankheit und die eventuelle Ansteckungsgefahr. Und: Der Arzt kann Sie natürlich auch sofort krankschreiben. Eine Krankmeldung ohne Arztbesuch ist allerdings ebenfalls möglich, sofern Sie als Arbeitnehmer nicht länger als drei Kalendertage arbeitsunfähig sind.
  • Arbeitsunfähigkeit bestätigen lassen: Der Arzt stellt dem Arbeitnehmer beim Besuch eine Krankschreibung in Form eines Attests aus. Diese Art von Attest wird in der Arbeitswelt Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung genannt. Kurz gesagt: AU. Sie war früher auch als “gelber Schein” bekannt. Diese Bescheinigung ist für den folgenden Schritt von Bedeutung.
  • Spätestens nach dem dritten Tag das Attest einreichen: Ab wann kann der Arbeitgeber ein ärztliches Attest verlangen? Ist im Arbeitsvertrag nichts anderes festgelegt, erhält das Unternehmen spätestens nach dem vierten Kalendertag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung. Allerdings hat das Unternehmen auch das Recht, schon ab dem ersten Krankheitstag eine Bescheinigung zu verlangen. Die gesetzliche Grundlage liegt auch hier in §5 EntFG. Kommt der Mitarbeiter dem nicht nach, droht ihm eine Abmahnung.
  • Krankmeldung an die Krankenkasse schicken: Eine Krankschreibung muss die Krankenkasse innerhalb einer Woche erreichen, damit diese Krankengeld zahlt. Theoretisch sollten inzwischen die Arztpraxen die Krankmeldung mithilfe der elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) selbst an die Kasse des Versicherten senden. Doch da die geplante digitale Übermittlung an die gesetzlichen Krankenkassen in der Praxis oft noch an der fehlenden technischen Ausstattung und dem mangelhaften Know-how vieler Praxen scheitert, sind nach wie vor viele Versicherte weiterhin selbst dazu verpflichtet, ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung weiterhin manuell einzureichen.

Krank im Urlaub: Bekomme ich meine Urlaubstage zurück?

Was passiert, wenn Arbeitnehmer im Urlaub erkranken, regelt das Bundesurlaubsgesetz. Und glücklicherweise zählen Krankheitstage laut dem Gesetz nicht zu den Urlaubstagen. Aber damit Erkrankte ihren Urlaub zurückerhalten, benötigen sie in jedem Fall ein ärztliches Attest. Auch wenn sie sich im Ausland aufhalten. Außerdem ist es wichtig, dass die Krankschreibung vom ersten Krankheitstag an gilt. Denn sie erhalten nur die Urlaubstage zurück, an denen sie krank geschrieben sind. Wer krank im Urlaub ist, muss dies natürlich auch seinem Arbeitgeber melden. Kommt die Krankmeldung direkt nach dem Urlaub an, ist dies übrigens eindeutig zu spät. Denn Arbeitnehmer müssen sich unverzüglich krankmelden bei ihrem Arbeitgeber ‒ entweder telefonisch oder per E-Mail.

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Mythen über die Krankmeldung und Krankschreibung

Beim Thema Krankmeldung herrscht viel Unwissenheit. Nicht selten stellen Arbeitnehmer immer wieder dieselben Fragen:

Ein Tag krank: Brauche ich eine Krankmeldung oder eine Krankschreibung?

Sicher kennt jeder die Situation: Man fühlt sich zu krank zum Arbeiten, geht aber davon aus, dass man schon am nächsten Tag wieder auf dem Damm ist. Und dafür dann im Wartezimmer seines Hausarztes warten? Nun, wie bereits erwähnt muss eine Krankmeldung an den Arbeitgeber schon am ersten Krankheitstag gehen, aber eine Krankschreibung bzw. ein Attest benötigen Arbeitnehmer normalerweise erst ab dem vierten Krankheitstag. Insofern ist es Arbeitnehmern tatsächlich möglich, bis zu drei Tage zu Hause zu bleiben, obwohl sie krank ohne Attest sind.

Wann muss die Krankschreibung beim Chef sein?

Ist der Mitarbeiter mindestens drei Tage krank, ist er seinem Chef gegenüber in der Nachweispflicht, der er mit einer ärztlichen Krankschreibung nachkommen muss.

Die Bescheinigung zur Arbeitsunfähigkeit muss nach dem dritten Tag und damit spätestens am vierten Krankheitstag bei dem Unternehmen angekommen sein. In §5 EntgFG heißt es dazu:

Dauert die Arbeitsunfähigkeit länger als drei Kalendertage, hat der Arbeitnehmer eine ärztliche Bescheinigung über das Bestehen der Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer spätestens an dem darauffolgenden Arbeitstag vorzulegen

Hier gilt es aufzupassen, denn gerechnet wird mit Kalendertagen und nicht in Arbeitstagen. Kurzum: Das Wochenende zählt mit!

Allerdings darf ein Unternehmen unter gewissen Umständen auch früher ein ärztliches Attest für den Arbeitgeber anfordern. Denn falls dieser Fall im Arbeitsvertrag festgelegt ist, kann der Arbeitgeber eine AU auch bereits früher verlangen. Kommt der Arbeitnehmer dieser Aufforderung nicht nach, so kann es sein, dass ihm die Fortzahlung des Lohnes für den entsprechenden Zeitraum verwehrt wird. Wie bereits erwähnt, kann auch eine Abmahnung folgen.

Von zu Hause aus: Die Krankmeldung per Smartphone versenden

Ist eine Krankschreibung ohne Arztbesuch möglich?

Während der Coronapandemie ermöglichte die Politik es den Versicherten, sich bei Atemwegserkrankungen auch ohne Arztbesuch krankschreiben zu lassen. Voraussetzung dafür war jedoch in jedem Fall ein Anruf bei der entsprechenden Praxis. Allerdings ist diese Möglichkeit immer zeitlich begrenzt (gewesen).

Im Gegensatz dazu ist es seit 2020 möglich, sich per Videosprechstunde krankschreiben zu lassen. Voraussetzung für Krankschreibung per Videosprechstunde ist jedoch, dass sich die Krankheit über diese Kontaktmöglichkeit herausfinden lässt.

Wann muss die Bescheinigung zur Arbeitsunfähigkeit von Arbeitnehmern verlängert werden?

Der behandelnde Arzt stellt ein Attest immer nur für eine bestimmte Dauer aus. Hat sich ein Arbeitnehmer krank gemeldet, ist aber länger krank als auf dem Attest steht, was gilt dann?

Der Kranke benötigt in diesem Fall eine Folgebescheinigung. Das ist eine Krankschreibung, die auf einer bereits bestehenden Krankmeldung aufbaut. Dazu ist der Arbeitnehmer durch das Arbeitsrecht laut §5 EntgFG verpflichtet:

Ist die Arbeitsunfähigkeit länger als in der Bescheinigung angegeben, ist der Arbeitnehmer verpflichtet, eine neue ärztliche Bescheinigung vorzulegen.

Damit informiert man allerdings nicht nur den Chef. Schließlich benötigt man die Verlängerung für das etwaige Krankengeld von der Krankenkasse oder die Lohnfortzahlung vom Arbeitgeber. Die Verlängerung der Krankschreibung muss spätestens am letzten Tag der ursprünglichen Krankmeldung bei dem Arbeitgeber eingegangen sein.

Wenn ein Kranker bis Freitag krankgeschrieben ist, wann wird die Folgebescheinigung notwendig? Gilt die Krankschreibung bis Freitag und der Kranke fühlt sich am Wochenende noch nicht besser, kann der Mitarbeiter auch noch montags direkt zu seinem Arzt gehen und beim Arbeitgeber seine Folgekrankmeldung einreichen. Das gilt allerdings nur, falls das Wochenende für ihn als arbeitsfrei gilt.

Droht die Kündigung bei zu häufiger Krankheit?

Im Grunde genommen: ja. Nach deutschem Arbeitsrecht ist dies zulässig – ordentlich, wie auch außerordentlich. Allerdings gelten verschiedene Voraussetzungen, um die Wirksamkeit der Entlassung zu garantieren.

Das Kündigungsschutzgesetz (KSchG) ist anwendbar, wenn es sich um keinen Kleinbetrieb handelt und das Arbeitsverhältnis seit mindestens sechs Monaten besteht, sprich: der Mitarbeiter befindet sich nicht mehr in der Probezeit.

Ansonsten kann eine Kündigung während einer Krankschreibung aus drei Gründen erfolgen:

  1. Betriebsbedingte Kündigung: Das Unternehmen muss aufgrund betrieblicher Erfordernisse Mitarbeiter entlassen.
  2. Personenbedingte Kündigung: Durch diverse Merkmale und Eigenschaften des Arbeitnehmers genügt dieser nicht mehr dem Leistungsanspruch des Arbeitgebers.
  3. Verhaltensbedingte Kündigung: Alkoholkonsum, Arbeitsverweigerung, Diebstahl oder sexuelle Belästigung sind Gründe für eine Entlassung.

Bei zu häufiger Krankmeldung: Auch eine krankheitsbedingte Kündigung ist möglich

Eine Krankheit schützt nicht zwingend vor einer Entlassung, sondern kann diese im Zweifelsfall sogar eher rechtfertigen. Eine Entlassung aufgrund einer Krankheit fällt rechtlich gesehen unter die personenbedingte Kündigung. Es gibt vier Fälle, in denen der Arbeitgeber einem Mitarbeiter in diesem Zusammenhang kündigen kann:

  • Ist der Arbeitnehmer sehr häufig für eine kurze Zeit erkrankt, kann ihm gekündigt werden. Als kurz gilt eine Krankheit dann, wenn sie unter sechs Wochen lang anhält. In diesen sechs Wochen zahlt nämlich der Arbeitgeber die Entgeltfortzahlung. Erst ab dem 43. Tag erhält der Mitarbeiter das Krankengeld von der Krankenkasse. Je häufiger der Arbeitnehmer also kurz ausfällt, desto teurer ist er für das Unternehmen.
  • Ist man länger als sechs Wochen krank, spricht man von einer langandauernden Krankheit. Es ist von einer vollständigen Genesung auszugehen, auch wenn der genaue Zeitraum noch nicht abgeschätzt werden kann. Krankheitsbedingte Kündigungen kommen recht selten vor, da es sich hierbei meist um Schicksalsschläge handelt, bei denen auch von rechtlicher Seite aus eine besondere Rücksichtnahme gefordert wird. Somit sollte zum Beispiel nach einem schweren Autounfall und einem langen Weg zurück ins normale Leben mit Operationen und Physiotherapie Rücksicht genommen werden.
  • Kann angenommen werden, dass der Arbeitnehmer sich nicht mehr vollständig von seiner Erkrankung kuriert und nicht mehr zurück an seine bisherige Arbeit zurückkehren kann, ist der Arbeitgeber berechtigt, ihm aufgrund einer dauerhaften Arbeitsunfähigkeit kündigen.
  • Ist die Arbeitsfähigkeit wiederhergestellt, aber der Mitarbeiter kann weniger als zwei Drittel seiner bisherigen Leistung erbringen, dann darf er aufgrund einer krankheitsbedingten Leistungsminderung entlassen werden. Dies allerdings nur, wenn eine Weiterbeschäftigung des Arbeitnehmers gemessen an einer Interessenabwägung nicht möglich ist.

Warum sollte man die Krankmeldung an die Krankenkasse schicken?

Falls Sie sich beim Arzt eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verschreiben lassen, sollten Sie diese innerhalb einer Woche an Ihre Krankenkasse senden. Warum? Weil Sie sonst Ihren Anspruch auf Krankengeld verlieren. Geregelt ist dies im Sozialgesetzbuch unter §49 Abs. 1. Nr. 5 SGB V:

Der Anspruch auf Krankengeld ruht, solange die Arbeitsunfähigkeit der Krankenkasse nicht gemeldet wird; dies gilt nicht, wenn die Meldung innerhalb einer Woche nach Beginn der Arbeitsunfähigkeit erfolgt.

Auch wenn dieser Prozess mithilfe der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) in Zwischenzeit vollkommen digitalisiert sein sollte, um den Versicherten somit jeglichen Aufwand zu ersparen, müssen nach wie vor viele Arbeitnehmer ihre

Welche Informationen bekommt der Arbeitgeber und was muss er wissen?

Im Grunde genommen muss der Arbeitgeber nicht wissen, was der Mitarbeiter hat beziehungsweise warum er krank ist. Falls er nachfragt, muss der Arbeitnehmer auch keine genaue Auskunft geben. Im Gegensatz dazu ist er verpflichtet seinen Chef zu informieren, falls er jemanden angesteckt haben könnte.

Nichtsdestotrotz bekommt der Arbeitgeber eine Bescheinigung. Insgesamt besteht eine Krankmeldung aus vier Teilen:

  • Vorlage beim Arbeitgeber: Bescheinigung ohne Diagnosen für den Arbeitgeber oder die Agentur für Arbeit. Frist von drei beziehungsweise vier Tagen.
  • Vorlage bei der Krankenkasse (sofern dies mittels eAU noch nicht von selbst erfolgt): Wenn möglich online, ansonsten per Post. Frist von einer Woche.
  • Ausfertigung für Versicherte: Die behalten! Sie ist für die Unterlagen. Hier ist die Diagnose vermerkt.
  • Ausfertigung zum Verbleib beim Arzt: Diese behält der Arzt. Auch hier ist die Diagnose enthalten.

Welche Krankmeldung bekommt das Arbeitsamt?

Wer krank und arbeitslos ist, muss sich unverzüglich bei der Agentur für Arbeit melden. Nach spätestens drei Tagen sollte die Krankschreibung im Arbeitsamt eingetroffen sein.

Als Krankengeld erhält man denselben Betrag, den man auch vorher als Arbeitslosengeld bekommen hat. Er wird bis zu sechs Wochen weiter ausbezahlt. Danach haben Kranke maximal 78 Wochen lang Anspruch darauf. Dafür kommt die gesetzliche Krankenkasse auf.

Wenn Sie Ihr krankes Kind betreuen: Senden Sie die Krankmeldung per Handy an Ihren Arbeitgeber

Kann man sich krank melden, wenn das Kind krank ist und man zur Arbeit muss?

Ist der Nachwuchs krank, so heißt es insbesondere für junge Eltern: zu Hause bleiben. Aber geht das so einfach? Die knappe Antwort: ja! Eltern haben laut SGB V einen gesetzlichen Anspruch auf Pflegezeit. Pro Kalenderjahr darf sich jeder Arbeitnehmer bis zu zehn Arbeitstage freistellen lassen – allerdings unbezahlt.

Zusammen haben beide Elternteile somit 20 Tage für den erkrankten Sprössling. Damit Alleinerziehende keinen Nachteil gegenüber Paaren haben, stehen diesen ebenfalls 20 Tage zu. Maximal fünf Tage hintereinander dürfen Eltern wegen ihres Kindes der Arbeit fern bleiben.

Dieser Anspruch gilt allerdings nur für Kinder unter zwölf Jahren und auch nur, wenn keine andere Person im Haushalt lebt, die sich um den kranken Nachwuchs kümmern könnte. Falls also Oma und Opa mit im Haushalt wohnen, denen es möglich wäre, sich um das Kind zu kümmern, sollte diese Methode auf jeden Fall dem “Krankmelden” vorgezogen werden.

Wie auch bei der eigenen Krankmeldung, muss man auch hier unverzüglich handeln und den Chef so schnell wie möglich informieren. Außerdem benötigen Sie ein Attest vom Arzt dafür, dass Ihr Kind erkrankt ist.

Achtung: Im Gegensatz zu der eigenen Krankmeldung muss das Attest bereits am ersten Tag beim Arbeitgeber vorliegen.

Dieser zahlt für die freigestellten Pflegetage keinen Lohn. Krankengeld bekommt man allerdings von der Krankenkasse. Unter dem Strich beträgt dies ca. 70 % vom Bruttolohn.

Was mache ich, wenn mein Kind in der Kita oder Schule krank wird? Muss ich mir hier auch eine Krankmeldung ausstellen lassen?

Das ist kein Problem. Falls man ein Kind abholen muss, kann man dies nach §616 BGB problemlos tun:

Der zur Dienstleistung Verpflichtete wird des Anspruchs auf die Vergütung nicht dadurch verlustig, dass er für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit durch einen in seiner Person liegenden Grund ohne sein Verschulden an der Dienstleistung verhindert wird.

In diesem Fall wird der Lohn weiter gezahlt.

Wie formuliert man eine Krankmeldung?

Wichtig für den Arbeitgeber sind folgende Informationen:

  • In erster Linie, dass man überhaupt krank ist
  • Ob man zum Arzt geht
  • Wann mit dem Attest zu rechnen ist
  • Abschätzung der der Dauer der Krankschreibung
  • Falls man ansteckend ist, Information über die Ansteckungsgefahr

Krankmeldung (Muster)

Eine Muster-Krankmeldung könnte in etwa so aussehen:

Sehr geehrte/-r Frau/Herr X,

es tut mir leid, aber leider bin ich erkrankt und muss Ihnen mitteilen, dass ich heute nicht zur Arbeit kommen kann. Ich habe um 11:00 Uhr einen Arzttermin und melde mich, sobald ich oder der Arzt abschätzen kann, wie lange ich mich krankmelden muss.

Mit freundlichen Grüßen,

XY

Alternativ zur klassischen Mail kann der Mitarbeiter natürlich auch direkt bei der Arbeit anrufen. Es sollte auf jeden Fall klar sein, wer im Falle einer Krankmeldung informiert werden muss. In den meisten Fällen sind dies der Geschäftsführer, der Teamleiter oder der zuständige HR-Manager.

Wie verschickt man eine Krankmeldung?

Generell gilt: Es ist tatsächlich nicht geregelt, auf welchem Wege der Arbeitgeber über die Krankheit eines Mitarbeiters informiert werden muss. Wie bereits erwähnt, kann die Krankmeldung bei der Arbeit per E-Mail oder Telefon durchgegeben werden. Falls WhatsApp als anerkanntes Kommunikationsmittel im Unternehmen etabliert ist, kann auch dies genutzt werden, um den Chef zu informieren. Allerdings sollte dafür der private Chat und nicht die Gruppenfunktion genutzt werden.

Weil die Telemedizin in den letzten Jahren große Fortschritte machte, ist es jetzt möglich, per WhatsApp Krankmeldungen von einem Arzt “anzufordern”. Diese Möglichkeit bietet sich aber nur für eine Erkältung an – bis jetzt. In der App oder auf der Seite AU-Schein.de. Per Fragebogen beantwortet man Angaben zu den Symptomen. Erklärt die App einen für krank, bekommt man binnen weniger Stunden eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zugesandt. Achtung: Nicht jeder Arbeitgeber akzeptiert diesen Weg.

Welches Datum zählt bei der Krankmeldung und wie lange ist sie rückwirkend möglich?

Eine rückwirkende Krankmeldung ist nur in Ausnahmefällen erlaubt. Daher sollte der Arzt klar erkennen können, dass der Mitarbeiter bereits vorher erkrankt war. Auch hier gilt wieder die berühmte Dreitagesfrist: Der betroffene Arzt darf eine Krankmeldung maximal drei Tage rückwirkend ausstellen. §5 AU-RL hält fest:

Eine Rückdatierung des Beginns der Arbeitsunfähigkeit auf einen vor dem Behandlungsbeginn liegenden Tag ist ebenso wie eine rückwirkende Bescheinigung über das Fortbestehen der Arbeitsunfähigkeit nur ausnahmsweise und nur nach gewissenhafter Prüfung und in der Regel nur bis zu drei Tage zulässig.

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