Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU): Was Arbeitgeber und Arbeitnehmer wissen müssen

Seit 2023 ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) für Arbeitgeber verpflichtend. Der „gelbe Schein“ auf Papier wurde weitgehend durch ein digitales Meldeverfahren zwischen Arztpraxis, Krankenkasse und Arbeitgeber ersetzt. Dies hat den Krankmeldeprozess für Angestellte deutlich vereinfacht. Dennoch gibt es weiterhin Fragen zu Pflichten, Ausnahmen und typischen Stolperfallen. Erfahren Sie, welche Risiken es dabei gibt und was Sie über die eAU wissen müssen. 

Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt die analoge Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf Papier für Angestellte, die über eine gesetzliche Krankenkasse versichert sind. Für diese Beschäftigten stellt die Arztpraxis die AU digital aus und übermittelt sie an die Krankenkasse, die diese dem Arbeitgeber zum Abruf bereitstellt. So müssen Arbeitnehmende ihre Bescheinigung nicht mehr in Papierform beim Arbeitgeber vorlegen.

Gibt es Ausnahmen bei der eAU?

Ja, das digitale Verfahren gilt vor allem für Beschäftigte, die gesetzlich krankenversichert sind. In bestimmten Konstellationen kommt jedoch weiterhin die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform zum Einsatz. Dazu zählen insbesondere privat Krankenversicherte, Krankschreibungen durch Privatärzte oder Privatkliniken, Erkrankungen im Ausland sowie geringfügig Beschäftigte in Privathaushalten (z.B. Minijobs). In diesen Fällen übergeben die behandelnden Ärzte den Beschäftigten weiterhin eine Bescheinigung auf Papier, die sie selbst ihrem Arbeitgeber vorlegen müssen.

Was bedeutet die elektronische Krankmeldung für Angestellte?

Mit dem elektronischen Krankenschein müssen gesetzlich versicherte Arbeitnehmer ihre Krankmeldung nicht mehr selbst ihren Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern vorlegen. Dies erspart es den Erkrankten, den beim Arzt ausgehändigten Krankenschein wie bisher schnellstmöglich dem Unternehmen zu schicken. Allerdings bleibt es ihre Pflicht, ihre Arbeitsunfähigkeit und die voraussichtliche Dauer unverzüglich dem Arbeitgeber mitzuteilen und auch ihrer Krankenkasse unverzüglich zu melden. Wenn im Arbeitsvertrag nichts anderes geregelt ist, muss spätestens am vierten Kalendertag eine ärztliche Bescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit vorliegen (§ 5 EFZG).

Beim Verstoß dieser Nachweispflicht riskieren Angestellte den Verlust von Entgelt- oder Krankengeldfortzahlungen (§ 7 EFZG). Sogar eine Abmahnung oder gar Kündigung ist möglich. Durch die elektronisch übermittelte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verringert sich insbesondere das Konfliktpotenzial rund um verspätet eingereichte Papiernachweise zwischen Beschäftigten und Unternehmen. Außerdem soll die digitale AU-Bescheinigung Bürokratie und Kosten senken sowie eine lückenlose Dokumentation krankheitsbedingter Fehlzeiten ermöglichen.

Digitale Krankmeldung: Worauf müssen Arbeitgeber achten?

Die elektronische AU-Bescheinigung (eAU) ermöglicht es Arbeitgebern, die Arbeitsunfähigkeitsdaten ihrer Beschäftigten über das Entgeltabrechnungssystem oder ein zertifiziertes Zeiterfassungssystem abzurufen. Dabei enthält die eAU dieselben Daten wie die Papier-AU, nämlich:

• Name der versicherten Person
• Beginn und voraussichtliches Ende der Arbeitsunfähigkeit
• Kennzeichnung als Erst- oder Folgebescheinigung

Allerdings ist dieser Abruf nur dann gestattet, wenn sich der Beschäftigte zuvor beim Arbeitgeber krankgemeldet hat. Seit dem 1. Januar 2025 wurde der eAU-Datenaustausch erweitert. Die Krankenkassen verwenden nun zusätzlich neue Rückmeldegründe, sodass Arbeitgeber besser erkennen können, welche Art von Abwesenheit bzw. Arbeitsunfähigkeit vorliegt. Dabei ist zu beachten, dass es sich nicht um Diagnosetexte handelt, sondern um Rückmeldeschlüssel in Form von Zahlen (1–9).

Die Rückmeldegründe 1, 2 und 4 wurden bereits vor 2025 verwendet, die übrigen Schlüssel kamen mit der Erweiterung des Verfahrens hinzu:

• “1” = Unzuständige Krankenkasse/ unbekannte Person
• “2” = AU
• “3” = Krankenhaus
• “4” = Nachweis liegt nicht vor
• “5” = Reha/Vorsorge
• “6” = Teilstationäre Krankenhausbehandlung
• “7” = In Prüfung
• “8” = Anderer Nachweis liegt vor
• “9” = Weiterleitungsverfahren

Digitale Krankschreibung: Praktische Tipps für Unternehmen

1. Daten kennen: Für die Abfrage der elektronischen Krankmeldung ist der erste Tag der Arbeitsunfähigkeit maßgeblich.Soll jedoch eine Folgebescheinigung abgerufen werden, verwendet der Arbeitgeber dafür das Datum des ersten Tages nach Ende der bisherigen Krankschreibung.
2. Verzögerungen abwarten: Die Personalabteilung sollte die digitale AU erst einen Tag nach der vertraglich festgelegten Meldung des erkrankten Beschäftigten abrufen. Arztpraxen und Krankenhäuser übermitteln ihre Daten zwar einmal pro Tag an die Krankenkassen – da dies jedoch auch nachts erfolgen kann, ist ein Abruf am Folgetag sinnvoller.
3. Störungen einkalkulieren:  Auch im etablierten eAU-Verfahren kann es zu technischen Problemen bei Praxen, Krankenkassen oder im eigenen System kommen, die einen reibungslosen Ablauf verhindern.
4. Workflow anpassen: Damit Abwesenheiten zeitnah in Einsatzplanung und Entgeltabrechnung einfließen, sollten die internen Prozesse auf das eAU-Verfahren abgestimmt sein. Dabei stellt HR sicher, dass alle Beteiligten die Abläufe kennen– inklusive Konzept zur datenschutzrechtlich konformen Verarbeitung gesundheitsbezogener Daten.
5. Arbeitsverträge aktualisieren: Die Personalabteilung passt die im Arbeitsvertrag festgehaltenen betrieblichen Anweisungen zum Verhalten im Krankheitsfall den Gegebenheiten für die elektronische Krankmeldung entsprechend an.

Welche Schwierigkeiten gibt es bei der eAU?

Nach anfänglichen Umstellungsschwierigkeiten hat sich die eAU inzwischen in der Praxis weitgehend etabliert. Dennoch bleiben einige Punkte rechtlich und organisatorisch ungeklärt. Dazu zählt, dass Arbeitgeber nicht pauschal eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung fehlender Mitarbeiter abrufen dürfen – denn die Mitteilungspflicht der Beschäftigten gilt nach wie vor und könnte weiterhin zu verzögerten Prozessen führen.

Unklar bleibt zudem, wie mit dem Leistungsverweigerungsrecht(§ 7 EFZG) umzugehen ist: Das Gesetz knüpft formal weiterhin an eine „vorzulegende“ Bescheinigung an, obwohl gesetzlich Versicherte dem Arbeitgeber keine Papier-AU mehr vorlegen, sondern die Daten elektronisch über die Krankenkasse abrufbar sind. In Störfällen der Datenübermittlung, etwa wenn eine eAU trotz ärztlicher Meldung zunächst nicht abrufbar ist, stellt sich deshalb nach wie vor die Frage, ob und ab wann sich Arbeitgeber rechtssicher auf ein Leistungsverweigerungsrecht berufen können.

Auch wenn sich die Lage insgesamt deutlich verbessert hat, kommt es in der Praxis weiterhin vereinzelt zu Übermittlungsfehlern, Medienbrüchen und daraus resultierendem Mehraufwand für Unternehmen.

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