Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU): Seit 1. Januar 2023 Pflicht

Zum Jahreswechsel löste die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) den analogen “gelben Schein” ab. Das bedeutet: Seit Januar 2023 ist die eAU auch für Arbeitgeber verpflichtend, nachdem die Einführung schon mehrfach verschoben worden war. Was das für Arbeitgeber sowie Arbeitnehmer bedeutet ‒ und welche Fallstricke dabei lauern ‒ erfahren Sie hier.

Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)?

Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) ersetzt die analoge Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung auf Papier für Angestellte, die über eine gesetzliche Krankenkasse versichert sind und keinen Minijob im Privathaushalt ausüben. Umgesetzt wurde und wird die digitale Übermittlung der Daten in zwei Schritten: Seit Oktober 2021 senden vertragsärztliche Arztpraxen, Zahnärzte und Krankenhäuser Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen bereits online an die Krankenkassen. Seit Januar 2023 erhalten dann auch die Arbeitgeber die Daten auf digitalem Weg.

Was ändert sich durch die elektronische AU?

Bislang händigte der behandelnde Arzt seinen Patienten den “gelben Schein” in drei Varianten aus: eine für sie selbst, eine für deren Krankenkasse und eine für den Arbeitgeber. Per Post oder Mail schickte der oder die Krankgeschriebene im Anschluss an die Untersuchung das entsprechende Dokument an den jeweiligen Empfänger. Seit diesem Jahr allerdings entfällt die Meldung bei der Krankenkasse, da diese bereits auf digitalem Weg von den Arztpraxen übermittelt wird.

Nach dem anstehenden Jahreswechsel entfällt auch die Übermittlung der schriftlichen Ausfertigung für den Arbeitgeber: Dieser ruft dann die elektronische Krankmeldung ab. Erkrankte bekommen demzufolge nur noch den Krankenschein für ihre persönliche Ablage.

Warum gibt es die AU-Bescheinigung nun online?

Bisher waren Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer verpflichtet, Arbeitgebern spätestens ab dem vierten Tag und der Krankenkasse innerhalb einer Woche ihre AU vorzulegen (§ 5 EFZG). Beim Verstoß dieser Nachweispflicht riskieren Angestellte den Verlust von Entgelt- oder Krankengeldfortzahlungen. Sogar eine Abmahnung oder gar Kündigung ist möglich. Durch die elektronisch übermittelte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung entfällt dieses Konfliktpotenzial zwischen Beschäftigten und Unternehmen. Außerdem soll die AU-Bescheinigung online Bürokratie und Kosten senken sowie eine lückenlose Dokumentation krankheitsbedingter Fehlzeiten ermöglichen.

Wie reagieren Arztpraxen auf die digitale AU?

Pro Jahr stellen Ärzte in Deutschland etwa 77 Millionen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen aus. Damit die technische Ausstattung der Praxen für die Datenübermittlung im eAU-Verfahren ausreicht, erprobten sie die eAU seit Januar 2022 in einer Pilotphase. Diese Testphase verfolgte das Ziel, den Praxen zu ermöglichen, sich technisch sowie personell auf das verpflichtende eAU-Verfahren ab Januar 2023 vorzubereiten.

Was bedeutet die elektronische Krankmeldung für Angestellte?

Mit dem elektronischen Krankenschein müssen Arbeitnehmer ihre Krankmeldung seit dem 1. Januar 2023 nicht mehr selbst ihren Arbeitgeberinnen und Arbeitgebern vorlegen. Die Krankenkasse übermittelt die Online-AU elektronisch an die Arbeitgeber, nachdem sie diese von der zuständigen Arztpraxis erhalten hat. Dies erspart es den Erkrankten, den beim Arzt ausgehändigten Krankenschein wie bisher schnellstmöglich dem Unternehmen zu schicken. Allerdings bleibt es ihre Pflicht, ihn zu den vertraglich festgelegten beziehungsweise gesetzlich festgeschriebenen Zeitpunkten vom Arzt ausstellen zu lassen und den Arbeitgeber darüber zu informieren.

Digitale Krankmeldung: Worauf müssen Arbeitgeber achten?

Krankenkassen stellen Arbeitgebern die digitale Krankmeldung eines Angestellten seit dem 1. Januar 2023 online zum Abruf bereit. Unternehmen rufen die entsprechenden Daten dann eigenständig über das Entgeltabrechnungssystem oder ein zertifiziertes Zeiterfassungssystem ab. Allerdings ist dieser Abruf nur dann gestattet, wenn sich der Beschäftigte beim Arbeitgeber krankgemeldet hat.

Digitale Krankschreibung: Praktische Tipps für Unternehmen

1. Daten kennen: Die Abfrage der elektronischen Krankmeldung erfolgt anhand des ersten Tages der Arbeitsunfähigkeit. Soll jedoch eine Folgebescheinigung abgerufen werden, nutzt der Arbeitgeber dazu das Datum des ersten Tages nach Ende der bisherigen Krankschreibung.
2. Verzögerungen abwarten: Die Personalabteilung sollte die digitale AU erst einen Tag nach der vertraglich festgelegten Meldung des erkrankten Beschäftigten abrufen. Arztpraxen und Krankenhäuser übermitteln ihre Daten zwar einmal pro Tag an die Krankenkassen – da dies jedoch auch nachts erfolgen kann, ist ein Abruf am Folgetag sinnvoller.
3. Störungen einkalkulieren: Nach der Umstellung von analog auf digital können nach wie vor technische Probleme bei Krankenhäusern und Arztpraxen auftreten, die einen reibungslosen Ablauf verhindern.
4. Workflow anpassen: Damit die jeweiligen Abteilungen die Abwesenheit eines Angestellten zeitnah einplanen und in die Abrechnung integrieren, müssen Personaler die bisherigen Prozesse im Team an die veränderten Bedingungen anpassen. Dazu informiert HR die zuständigen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zeitnah über die Änderungen – inklusive Konzept zur datenschutzrechtlich konformen Verarbeitung gesundheitsbezogener Daten.
5. Arbeitsverträge aktualisieren: Die Personalabteilung passt die im Arbeitsvertrag festgehaltenen betrieblichen Anweisungen zum Verhalten im Krankheitsfall den neuen Gegebenheiten für die elektronische Krankmeldung entsprechend an.

Welche Schwierigkeiten gibt es bei der eAU?

Laut eines Artikels der internationalen Rechtsanwaltskanzlei für Arbeitsrecht Taylor Wessing gibt es einige bisher gesetzlich ungeklärte Aspekte in der Umsetzung der eAU. Dazu zählt, dass Arbeitgeber nicht pauschal eine elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung fehlender Mitarbeiter abrufen dürfen – denn die Mitteilungspflicht der Beschäftigten gilt nach wie vor und könnte weiterhin zu verzögerten Prozessen führen. Auch ist nicht vorgeschrieben, wie Unternehmen künftig auf das Leistungsverweigerungsrecht (§ 7 EFZG) reagieren, worauf sich Arbeitgeber beispielsweise durch Störfälle bei der Datenübermittlung berufen könnten.

Auch die Technik führte in der Vergangenheit bereits mehrfach zu Problemen, zum Beispiel in Form fehlender technische Ausstattung von Arztpraxen und Krankenhäusern. Und während größere Krankenkassen inzwischen recht gut auf die eAU vorbereitet waren, stellt der Übermittlungsprozess für kleinere Kassen oft noch eine größere Herausforderung dar. Anlaufschwierigkeiten sind beim Start der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung daher mehr als wahrscheinlich.