Die gängigsten Zeiterfassungsarten
Die bekanntesten Zeiterfassungssysteme sind:
- Stundenzettel
- Excel-Tabelle
- Kiosksystem
- Zutrittskontrollen
- Fingerprint-Scanner
- Online-Zeiterfassung
Technische Lösungen für die Arbeitszeiterfassung
Die bekanntesten Zeiterfassungssysteme sind:
Papierberge in den Personalbüros
Er ist kostengünstig und noch immer in vielen Unternehmen zu finden: der klassische Papier-Stundenzettel. Der Verwaltungsaufwand für die händische Bearbeitung sowie die anschließende Weiterverarbeitung ist jedoch sehr groß. Möchte der Mitarbeiter Korrekturen vornehmen oder hat Rückfragen, ist dies enorm zeitaufwändig. Weiterer Knackpunkt: Unternehmen müssen im Rahmen der Dokumentationspflicht jene Stundenzettel aufbewahren. Die Folge: Akten und Papier stapeln sich. Zudem können die Papieraufzeichnungen verloren gehen. Aus diesen Gründen setzen immer mehr Firmen auf eine digitale Zeiterfassung.
Digital, aber nicht mehr zeitgemäß
In vielen Unternehmen kommen noch Excel-Tabellen zum Einsatz. Analog zum Stundenzettel werden hier Vorlagen erstellt, in welche die Mitarbeiter ihre jeweiligen Arbeitszeiten dann eigenständig eintragen. Dieses System ist allerdings aufwändig, unübersichtlich und fehleranfällig. Vielen ist schon allein die Erstellung einer Arbeitszeittabelle in Excel ein Graus.
Die Zeit, die das Formatieren einer Excel-Tabelle in Anspruch nimmt, könnte wertschöpfender gestaltet werden. Dies ist allerdings nur durch ein eigenes Zeiterfassungssystem möglich, das extra für die Aufzeichnung von Arbeitszeiten konzipiert worden ist. Excel kann dagegen für alle möglichen Aufgaben genutzt werden (weswegen das Microsoft-Programm ja auch weitverbreitet ist). Doch Excel ist der Generalist unter den Büroanwendungen: überall ein bisschen gut, aber nirgendwo so richtig.
Einloggen am Terminal
Wird ein Kiosksystem verwendet, erfolgt die Erfassung stationär am Terminal über eine Zeiterfassungssoftware. Solche Systeme finden sich meist an zentralen Standorten, wie zum Beispiel dem Empfang eines Unternehmens oder in der Nähe des Mitarbeitereingangs. Die Verifizierung des Mitarbeiters kann dabei beispielsweise über PIN oder RFID-Karten erfolgen. Sämtliche Arbeitszeitdaten werden in einem persönlichen Zeitkonto dokumentiert und entsprechen den gesetzlichen Vorschriften. Zeiterfassungssysteme wie diese entlasten die Personalabteilungen ganz erheblich.
Arbeitszeit beginnt mit Betreten des Standorts
Die Kombination von Zeiterfassung und Zutrittskontrolle sorgt neben einem erhöhten Sicherheitsfaktor auch für mehr Transparenz in einem Unternehmen. So kann zum Beispiel infolge einer Evakuierung festgestellt werden, wer sich zum gegenwärtigen Zeitpunkt in der Firma befindet. Zugangsberechtigungen lassen sich bei Bedarf individuell festlegen, sodass nicht jeder Mitarbeiter zu jedem Bereich im Unternehmen Zutritt hat. Durch die Kombination der beiden Funktionen spart auch die HR-Abteilung Zeit und Ressourcen, da fehlerhafte Angaben der Mitarbeiter zur Arbeitszeit vermieden werden.
Die moderne Stechuhr ohne Karte
Der Fingerprint-Scanner funktioniert im Grunde genauso wie das Kiosksystem. Nur mit dem Unterschied, dass man am Terminal keine Karte zücken muss. Stattdessen hält der Mitarbeiter einfach seinen Daumen auf eine Scannerfläche. Auch dieses System kann eine Kombination aus Zeiterfassung und Zutrittskontrolle sein.
Datenschutzrechtlich muss man bei dieser Zeiterfassungsart jedoch bedenken, dass mit dem eigenen Fingerabdruck personenspezifische Daten verarbeitet und weitergegeben werden. Der Vorteil ist allerdings, dass man auf Karten für die Belegschaft verzichten kann. Es können somit auch keine Karten verloren gehen, die das Personalbüro nachbestellen muss.
Arbeitszeiten ortsunabhängig verwalten
Bei der Online-Zeiterfassung stempelt der Mitarbeiter Beginn und Ende seiner Arbeitszeit sowie seine Pausen direkt an einem elektronischen Gerät ein. Dies geschieht in der Regel über Desktop, Tablet oder Smartphone. Die Geräte müssen sich bei dieser Form der Zeiterfassung nicht einmal am Firmenstandort befinden.
Die webbasierte Zeiterfassung bietet viele Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung. So können hier auch individuelle Arbeitsplanregeln vom Arbeitgeber definiert werden. Die Zeiterfassungsart wird je Mitarbeiter und Organisationseinheit zugewiesen. Employee Self Service ermöglicht zudem eine nutzerfreundliche Bedienung für den Mitarbeiter und erleichtert den Verwaltungsaufwand in den Personalabteilungen. Für Reportingzwecke verfügen die Zeiterfassungssysteme heute über verschiedene Exportfunktionen, die für das Personalcontrolling relevant sind.
Das eher antiquiert empfundene Image der Arbeitszeiterfassung erlebt derzeit ein Revival. Prinzipien und Werte wie Work-Life-Balance, New Work und neue Formen von Unternehmenskulturen spielen dabei eine entscheidende Rolle. Die Zeiterfassung kann hier ein wichtiges Indiz für den Wohlfühlfaktor in einem Unternehmen darstellen. Hintergrund: In vielen Branchen herrscht Vertrauensarbeitszeit und damit ein hohes Maß an Flexibilität. Vorherrschende Auffassung ist, Arbeitszeiten zu dokumentieren würde diese Flexibilität einschränken. Doch vielmehr kann Zeiterfassung der notwendige Rahmen sein, der modernes Arbeiten – und die Einhaltung einer Work-Life-Balance – überhaupt erst ermöglicht. Arbeitszeiterfassung und ortsunabhängiges, flexibles Arbeiten schließen sich also nicht aus. Und auch das Zeitmanagement profitiert von einer online verfügbaren Lösung zur Zeiterfassung (zum Beispiel auch beim Einhalten der Kernarbeitszeit).
Je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen beschäftigt, desto wichtiger ist ein schlanker Prozess in der Personalabteilung. Das betrifft sämtliche Arbeiten rund um die Aufgaben der Zeitwirtschaft. Online-Tools berechnen verlässlich und automatisiert die Arbeitsdauer sowie etwaige Überstunden.
Für Arbeitnehmer und Arbeitgeber herrscht Transparenz hinsichtlich der geleisteten Arbeitsstunden. Dazu zählen unter anderem Überstunden und Minusstunden. Auch die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen kann mit Hilfe der Arbeitszeiterfassung gewährleistet werden.
Die systematische Zeiterfassung liefert Unternehmen alle relevanten Daten – von den geleisteten Arbeitsstunden für die Entgeltabrechnung oder die Verrechnung von Projektstunden. Eine komplexe und zeitintensive Auswertung von Arbeitszeiten ist nicht mehr notwendig. Und auf umständliches Führen von Listen und Excel-Tabellen kann verzichtet werden.
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