Vergleich: Arten und Kosten
Seit dem BAG-Urteil zur Zeiterfassung ist es für Unternehmen verpflichtend ein Zeiterfassungsystem zu nutzen. Die bekanntesten Zeiterfassungssysteme sind:
Er ist kostengünstig und noch immer in vielen Unternehmen zu finden: der klassische Papier-Stundenzettel. Der Verwaltungsaufwand für die händische Erfassung der Arbeitszeiten sowie die anschließende Weiterverarbeitung ist jedoch sehr groß. Möchte der Mitarbeiter Korrekturen vornehmen oder hat Rückfragen, ist dies enorm zeitaufwändig. Weiterer Knackpunkt: Unternehmen müssen im Rahmen der Dokumentationspflicht jene Stundenzettel aufbewahren. Die Folge: Akten und Papier stapeln sich. Zudem können die Papieraufzeichnungen verloren gehen. Aus diesen Gründen setzen immer mehr Firmen auf eine digitale Zeiterfassung, um die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen.
Zeiterfassungssystem-Kosten: Auf den ersten Blick wirkt die Zeiterfassung auf Papier recht einfach und günstig. Doch der hohe Verwaltungsaufwand stellt einen versteckten Kostenfaktor dar.
In vielen Unternehmen kommen noch Excel-Tabellen zum Einsatz. Analog zum Stundenzettel werden hier Vorlagen erstellt, in welche die Mitarbeiter ihre geleistete Arbeitszeit dann eigenständig eintragen. Dieses System ist allerdings aufwändig, unübersichtlich und fehleranfällig. Vielen ist schon allein die Erstellung einer Arbeitszeittabelle in Excel ein Graus.
Die Zeit, die das Formatieren einer Excel-Tabelle in Anspruch nimmt, könnte wertschöpfender gestaltet werden. Dies ist allerdings nur durch ein eigenes Zeiterfassungssystem möglich, das extra für die Aufzeichnung von Arbeitszeiten konzipiert worden ist. Excel kann dagegen für alle möglichen Aufgaben genutzt werden (weswegen das Microsoft-Programm ja auch weitverbreitet ist). Doch Excel ist der Generalist unter den Büroanwendungen: überall ein bisschen gut, aber nirgendwo so richtig.
Zeiterfassungssystem-Kosten: Nahezu jedes Unternehmen verwendet Excel, wodurch in der Regel keine zusätzlichen Kosten entstehen. Allerdings stellen wie bei den Stundenzetteln auf Papier die größten Kosten die verlorene Arbeitszeit von HR-Managerinnen und HR-Managern dar, die diese Excel-Listen pflegen und aktuell halten.
Wird ein Kiosksystem verwendet, erfolgt die Erfassung der Arbeitszeiten pro Mitarbeiter stationär am Terminal über eine Zeiterfassung-Software. Solche Systeme finden sich meist an zentralen Standorten, wie zum Beispiel dem Empfang eines Unternehmens oder in der Nähe des Mitarbeitereingangs. Die Verifizierung des Mitarbeiters kann dabei beispielsweise über PIN oder RFID-Chip erfolgen. Sämtliche Arbeitszeitdaten werden in einem persönlichen Zeitkonto dokumentiert und entsprechen den gesetzlichen Vorschriften. Zeiterfassungssysteme wie diese Terminal-Lösungen entlasten die Personalabteilungen ganz erheblich.
Zeiterfassungssystem-Kosten: Kiosk- und Terminalssysteme stellen zwar einen großen Fortschritt gegenüber Stundenzetteln und Excel-Dateien dar, weil sie den Verwaltungsaufwand erheblich reduzieren. Allerdings sind gerade die Anfangskosten durch den Kauf und die Installation der technischen Ausstattung für die Terminals abhängig vom Anbieter mitunter vergleichsweise hoch. Dazu kommen je nach Anbieter noch dauerhafte Kosten für die Software des Terminals.
Die Kombination von Zeiterfassung und Zutrittskontrolle sorgt neben einem erhöhten Sicherheitsfaktor auch für mehr Transparenz in einem Unternehmen. So kann zum Beispiel infolge einer Evakuierung festgestellt werden, wer sich zum gegenwärtigen Zeitpunkt in der Firma befindet. Zugangsberechtigungen lassen sich bei Bedarf individuell festlegen, sodass nicht jeder Mitarbeiter zu jedem Bereich im Unternehmen Zutritt hat. Durch die Kombination der beiden Funktionen spart auch die HR-Abteilung Zeit und Ressourcen, da fehlerhafte Angaben der Mitarbeiter zur Arbeitszeit vermieden werden.
Zeiterfassungssystem-Kosten: Da es sich bei Zeiterfassungssystemen mit Zugriffskontrolle in der Regel um Terminallösungen handelt, sind die Kosten genauso hoch wie bei einem Kiosksystem.
Der Fingerprint-Scanner funktioniert im Grunde genauso wie das Kiosksystem. Nur mit dem Unterschied, dass man am Terminal keine Karte zücken muss. Stattdessen hält der Mitarbeiter einfach seinen Daumen auf eine Scannerfläche. Auch dieses System kann eine Kombination aus Zeiterfassung und Zutrittskontrolle sein.
Datenschutzrechtlich muss man bei dieser Zeiterfassungsart jedoch bedenken, dass mit dem eigenen Fingerabdruck personenspezifische Daten verarbeitet und weitergegeben werden. Der Vorteil ist allerdings, dass man auf Karten für die Belegschaft verzichten kann. Es können somit auch keine Karten verloren gehen, die das Personalbüro nachbestellen muss.
Zeiterfassungssystem-Kosten: Fingerprint-Scanner sind ebenfalls meist Teil einer spezialisierten Kiosklösung, daher sind auch für dieses Arbeitszeiterfassung-System die Anfangskosten recht hoch.
Bei der Online-Zeiterfassung stempelt der Mitarbeiter Beginn und Ende seiner Arbeitszeit sowie seine Pausen direkt an einem elektronischen Gerät ein. Dies geschieht in der Regel über Desktop, Tablet oder Smartphone. Bei der Zeiterfassung per App müssen sich Mitarbeiter nicht einmal mehr am Firmenstandort befinden.
Die webbasierte Zeiterfassung bietet viele Möglichkeiten der Arbeitszeiterfassung. So können hier auch individuelle Arbeitsplanregeln vom Arbeitgeber definiert werden. Die Zeiterfassungsart wird je Mitarbeiter und Organisationseinheit zugewiesen. Employee Self Service ermöglicht zudem eine nutzerfreundliche Bedienung für den Mitarbeiter und erleichtert den Verwaltungsaufwand in den Personalabteilungen. Für Reportingzwecke verfügen moderne Zeiterfassungssysteme heute über verschiedene Exportfunktionen, die für das Personalcontrolling relevant sind.
Zeiterfassungssystem-Kosten: Digitale Zeiterfassungssysteme in der Cloud sind zwar mit laufenden Kosten verbunden, doch dafür entlasten sie HR-Abteilungen bestmöglich. Darüber hinaus bieten sie Firmen und ihren Angestellten maximale Flexibilität – denn Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten über die Online-Zeiterfassung zum Beispiel auch im Homeoffice oder auf Dienstreise. Dadurch unterstützt Online-Zeiterfassung moderne Arbeitsbedingungen, die sich immer mehr Arbeitnehmer wünschen. Je nach Anbieter gibt es zudem recht günstige Zeiterfassungssysteme die im Komplettpaket auch Funktionen wie eine Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung anbieten, um zum Beispiel die Urlaubsrückstellung ihrer Mitarbeiter zu organisieren.
Das eher antiquiert empfundene Image der Arbeitszeiterfassung erlebt durch die EuGH und BAG-Urteile zur Arbeitszeiterfassung derzeit ein Revival. Prinzipien und Werte wie Work-Life-Balance, New Work und neue Formen von Unternehmenskulturen spielen darüber hinaus eine zusätzliche entscheidende Rolle. Schließlich ringen Unternehmen um die zunehmend knappen Arbeitskräfte, indem sie ihnen attraktive Arbeitsbedingungen anbieten. Die Zeiterfassung kann hier ein wichtiges Indiz für den Wohlfühlfaktor in einem Unternehmen darstellen.
Hintergrund: In vielen Branchen herrscht Vertrauensarbeitszeit und damit ein hohes Maß an Flexibilität. Vorherrschende Auffassung ist, Arbeitszeiten zu dokumentieren würde diese Flexibilität einschränken. Doch vielmehr kann Zeiterfassung der notwendige Rahmen sein, der modernes Arbeiten – und die Einhaltung einer Work-Life-Balance – überhaupt erst ermöglicht. Arbeitszeiterfassung und ortsunabhängiges, flexibles Arbeiten schließen sich also nicht aus. Und auch das Zeitmanagement profitiert von einer mobilen App zur Zeiterfassung (zum Beispiel auch beim Einhalten der Kernarbeitszeit).
Je mehr Mitarbeiter ein Unternehmen beschäftigt, desto wichtiger ist ein schlanker Prozess in der Personalabteilung. Das betrifft sämtliche Arbeiten rund um die Aufgaben der Zeitwirtschaft. Online-Tools berechnen verlässlich und automatisiert die Arbeitsdauer sowie etwaige Überstunden.
Für Arbeitnehmer und Arbeitgeber herrscht Transparenz hinsichtlich der geleisteten Arbeitsstunden. Dazu zählen unter anderem Überstunden und Minusstunden. Auch die Einhaltung der gesetzlichen Rahmenbedingungen kann mit Hilfe der Arbeitszeiterfassung gewährleistet werden, wenn alle Mitarbeiter ihre täglichen Arbeitszeiten regelmäßig erfassen.
Die systematische Zeiterfassung liefert Unternehmen alle relevanten Daten in Form von HR-Kennzahlen – von den geleisteten Arbeitsstunden für die Entgeltabrechnung oder die Verrechnung von Projektstunden. Eine komplexe und zeitintensive Auswertung von Arbeitszeiten ist nicht mehr notwendig. Und auf umständliches Führen von Listen und Excel-Tabellen kann verzichtet werden.
Arbeitszeiterfassungssysteme kurzgefasst
Nach dem Urteil des BAG zur Zeiterfassung müssen Unternehmen nun ein System zur Arbeitszeiterfassung einsetzen. Zu den gängigsten Methoden gehören: Stundenzettel, Excel-Tabellen, Terminals oder Kiosksysteme, Zutrittskontrollsysteme, Fingerprint-Scanner oder die Digitale Zeiterfassung.
Nein. Grundsätzlich ist das System der Zeiterfassung nicht vorgeschrieben. Aber da es in der digitalen Welt für viele Unternehmen deutliche Vorteile bietet, ihre Zeiterfassung digital umzusetzen, wird diese Form voraussichtlich auch mehrheitlich umgesetzt.
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