Zeitmanagement-Methode 3: Eisenhower-Prinzip
Diese Methode zum Zeitmanagement hat das Ziel, Aufgaben zu priorisieren und so die Selbstorganisation zu fördern. Dazu teilen Sie Ihre To-Dos in vier Aufgabentypen:
- A-Aufgaben: Wichtig und dringend → Sofort erledigen
- B-Aufgaben: Wichtig und nicht dringend → Fest einplanen, im Fokus behalten
- C-Aufgaben: Nicht wichtig und dringend → Gegebenenfalls delegieren
- D-Aufgaben: Nicht wichtig und nicht dringend → Eliminieren oder delegieren
Zeitmanagement-Methode 4: Getting-Things-Done-System
Dieser Zeitmanagement-Plan ist ein Allroundsystem für Beruf und Alltag. Durch das GTD-System sortieren Sie Aufgaben nach Aufwand, Relevanz und Dringlichkeit. Dazu wenden Sie fünf Schritten an:
- Sammeln: alle Gedanken und Aufgaben schriftlich in Listen festhalten.
- Verarbeiten: konkrete Handlungsschritte für die Listen festlegen.
- Organisieren: Termine planen, Aufgaben delegieren, Material abspeichern oder Aufgaben planen.
- Durchsehen: regelmäßige Kontrolle und Aktualisierung der Listen.
- Erledigen: zuerst die wichtigen Dinge abarbeiten.
Zeitmanagement-Methode 5: Kanban
Die japanische Kanban-Methode sorgt für die Beschleunigung der Produktionsprozesssteuerung von Unternehmen. Für die Umsetzung benötigen Sie eine Pinnwand oder ein Whiteboard sowie Post-it-Zettel. Teilen Sie die Leinwand in drei Spalten:
- Zu erledigen
- In Arbeit
- Erledigt
Anschließend notieren Sie alle Aufgaben auf den Zetteln und ordnen diese den jeweiligen Spalten zu. Je nach Status der Aufgabe verschieben Sie den Zettel dann in die korrekte Spalte. So behalten Sie den Überblick über den gesamten Bearbeitungsprozess.
Zeitmanagement-Methode 6: Pareto-Prinzip
Eine der beliebtesten Selbstorganisations-Methoden ist das Pareto-Prinzip, bei dem Sie sich auf die Aufgaben konzentrieren, die sich am meisten auf das Endergebnis auswirken. Denn laut der Pareto-Methode sind lediglich 20 Prozent der Aufgaben für 80 Prozent des Ergebnisses verantwortlich. Es liegt somit an Ihnen, die maßgeblichen 20 Prozent unter der Gesamtheit aller Aufgaben zu finden und sich dann auf deren Bearbeitung zu fokussieren.
Zeitmanagement-Methode 7: Pomodoro-Technik
Nutzen Sie die Pomodoro-Technik, um effektive Zeiteinteilung zu lernen. Sie unterteilt die Aufgaben in kleinere Teilaufgaben, die leichter zu bewerkstelligen sind. Sie arbeiten diese Teilaufgaben in Zeitintervallen von je 25 Minuten (pomodoro) ab und nehmen anschließend eine fünfminütige Pause. Nach vier abgeschlossenen pomodori folgt eine längere Pause von 30 Minuten. Durch die Abwechslung von Konzentration und Entspannung bleiben Sie länger konzentriert.
Zeitmanagement-Methode 8: SMART-Methode
Setzen Sie sich realistische Ziele, um Aufgaben mit der nötigen Motivation und Effektivität umzusetzen. Die SMART-Methode definiert fünf Kriterien für gute Ziele:
- Spezifisch
- Messbar
- Attraktiv
- Realistisch
- Terminiert
Treffen diese Punkte auf Ihre Zielsetzung zu, kommen Sie einer zufriedenstellenden Umsetzung ein großes Stück näher.
Zeitmanagement-Methode 9: Timeboxing
Beim Timeboxing teilen Sie für ein besseres Zeitmanagement Ihre Aufgaben in Zeitblöcke. In diesen vordefinierten Zeiten müssen Sie Ihre Aufgabe auf jeden Fall beenden. So schaffen Sie sich selbst einen positiven Druck. Denn die Timeboxing-Methode geht davon aus, dass Aufgaben ohne vordefinierte Deadline mehr Zeit in Anspruch nehmen. Bei den Zeitblöcken kann es sich um Stunden, Tage oder auch Wochen handeln. Sie sollten diese jedoch nicht zu kurz und nicht zu lang ansetzen.
Zeitmanagement-Methode 10: Not-To-Do-Listen
Anders als bei einer To-Do-Liste schreiben Sie bei einer Not-To-Do-Liste die Aufgaben oder Störquellen auf, die Sie von Ihrer Arbeit abhalten. Das können zum Beispiel Social-Media-Plattformen oder private Konversationen sein. Die Punkte auf Ihrer Not-To-Do-Liste eliminieren Sie anschließend aus Ihrem Arbeitsalltag. Platzieren Sie die Liste dazu am besten sichtbar am Arbeitsplatz, damit Sie sich stets an diese erinnern.
Zeitmanagement-Methode 11: 40-30-20-10-Regel
Diese sehr einfache Vorgehensweise zur Arbeitsorganisation ist eine Methode, bei der Sie Ihren Aufgaben nach Priorität drastisch einem Zeitfenster zuordnen. Aufgaben mit höchster Priorität erhalten 40 Prozent Ihrer verfügbaren Zeit. Den Aufgaben mit mittlerer Wichtigkeit widmen Sie 30 beziehungsweise 20 Prozent Ihrer Zeit. Die restlichen 10 Prozent entfallen auf die übrigen Aufgaben. Dabei ist die Prozentzahl in erster Linie als Richtwert zu betrachten, um das Prinzip der Methode zu verdeutlichen.
Zeitmanagement-Methode 12: 60-60-30-Methode
Dieses System zur Zeiteinteilung ist unserem natürlichen Biorhythmus angepasst. Es wechselt zwischen Anspannung und Entspannung, hohem Fokus und Regeneration. Die Zahlen stehen für unterschiedliche Arbeitsabschnitte:
- 60 – 55 Minuten hoher Fokus, 5 Minuten Pause (zwei Abschnitte hintereinander).
- 30 – Eine längere Pause von 30 Minuten nach den zwei langen Arbeitsphasen.
Voraussetzung der 60-60-30-Methode ist die genaue Überlegung, was Sie in den jeweiligen Blöcken – auch während der Pausen – machen, um den maximalen Erfolg zu erhalten. Beseitigen Sie in den 60-Minuten-Zeitfenstern zudem jegliche Ablenkungsquellen. Wenn Sie es schaffen, ein bis zwei solcher 60-60-30-Blöcke in Ihren Arbeitstag zu integrieren, machen Sie schnell sichtbare Fortschritte.
So finden Sie die richtige Zeitmanagement-Methode für sich
Welches Zeitmanagement-System für Sie am besten geeignet ist, müssen Sie letztendlich im Selbstversuch herausfinden. Sobald Sie die richtige Methode gefunden haben, profitieren Sie nicht nur von einem besseren Arbeitsüberblick und einer erhöhten Produktivität und somit von mehr neugewonnener Zeit. Sie werden auch weniger Druck und Stress verspüren, wodurch sich Ihre Work-Life-Balance verbessert.
Zeitmanagement kurzgefasst
