Definition, Methoden und Tipps

Zeitmanagement

7 Min. Lesezeit | Zur Lexikon-Übersicht

Mit effektiven Methoden zu mehr Produktivität

Die Aufgabenliste wächst, die Überstunden werden mehr und trotzdem ist der Ertrag am Ende des Tages unbefriedigend. Fehlendes oder falsches Zeitmanagement sorgt nicht nur für Unzufriedenheit gegenüber der eigenen Leistungen. Auch der Arbeitgeber fragt sich früher oder später, wofür die vielen Arbeitsstunden verwendet wurden.

Um erfolgreiches Zeitmanagement zu lernen, müssen Sie bei sich selbst beginnen. Denn gutes Zeit- und Selbstmanagement gehen stets Hand in Hand. Es gibt zahlreiche Methoden, wie Sie mit einem besseren Zeitmanagement sich selbst organisieren und Ihren Arbeitstag strukturieren. Und so schlussendlich Ihre Produktivität steigern. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, mit welchen Methoden Sie am besten Ihr Zeitmanagement optimieren.

Zeitmanagement Definition: Was ist Zeitmanagement?

Zeitmanagement (auch Zeitplanung) beschreibt eine effektive Zeiteinteilung, um möglichst produktiv zu arbeiten. Effektives Zeitmanagement ist somit auch immer ein Zeichen für eine gute Selbstorganisation. Es gibt unterschiedliche Zeit- und Selbstmanagement-Methoden zur erfolgreichen Organisation der eigenen Arbeitsweisen. Um diese effizient im Arbeitsalltag zu integrieren, braucht es jedoch Zeit und viel Selbstdisziplin.

Welche Ziele verfolgt das Zeitmanagement?

Ziel eines effektiven Zeitmanagements ist die eindeutige Verplanung der zur Verfügung stehenden Arbeitszeit. Dafür werden alle anstehenden Aufgaben nach einem klaren Plan organisiert, durchgeführt und ausgewertet. Um dies erfolgreich umzusetzen, werden die unterschiedlichen Aufgaben strategisch nach Priorität geordnet und etwaige Störfaktoren eliminiert.

Zeitmanagement: Laut Definition geht es dabei um effektive Zeiteinteilung mit dem Ziel, möglichst produktiv zu arbeiten

Wie kann ich mein Zeitmanagement verbessern?

Damit Sie Ihr Zeitmanagement im Job verbessern, bedarf es Zeit und Geduld. Denn Sie müssen als Erstes die verschiedenen Zeitmanagement-Techniken jeweils über mehrere Wochen testen, um abzuwägen, welche am besten zu Ihnen passt. Haben Sie eine Methode zur Selbstorganisation gefunden, dauert es nochmals Zeit, bis deren Verwendung zur Gewohnheit wird.

Um bereits ohne spezielle Methoden und Techniken erste Ergebnisse zu erzielen, helfen bereits diese 4 Zeitmanagement-Tipps:

  • Zeitmanagement-Tipp 1: Prioritäten setzen
  • Zeitmanagement-Tipp 2: Große Aufgaben in Teilaufgaben splitten
  • Zeitmanagement-Tipp 3: Störfaktoren und Zeitfresser vermeiden
  • Zeitmanagement-Tipp 4: Regelmäßige Pausen einlegen

Durch das Befolgen dieser Tricks verbessern Sie auch Ihr Zeitmanagement im Alltag.

Welche Zeitmanagement-Methoden gibt es?

Es gibt zahlreiche Methoden, um das Zeitmanagement effizienter zu gestalten. Letztendlich verfolgt jedes Modell das Ziel, Aufgaben zu priorisieren und die zur Verfügung stehende Zeit wirksam zu planen. Da sich die Umsetzung jedoch von Methode zu Methode stets unterscheidet, erhalten Sie nachfolgend die besten Zeitmanagement-Methoden in der Übersicht:

Zeitmanagement-Methode 1: ABC-Analyse

Mit diesem klassischen Modell aus der Betriebswirtschaft können Sie die prinzipielle Ausrichtung eines Unternehmens prüfen. Dazu teilen Sie die zum Erfolg des Unternehmens beitragenden Wirtschaftsfaktoren visuell nach den Kategorien A (sehr wichtig), B (durchschnittlich wichtig) und C (weniger wichtig) ein.

Der Fokus der ABC-Analyse liegt unter anderem auf den folgenden Fragen:

  • Welche Kunden bringen den höchsten Umsatz?
  • Welche Produkte oder Dienstleistungen sind für den Großteil des Gewinns verantwortlich?
  • Welche Abläufe sorgen für die meisten Ausgaben oder den höchsten Zeitaufwand?

So erhalten Sie ein Muster, welche Faktoren im Unternehmen besonders wichtig sind und in welchen Bereichen Abstriche möglich sind. Die ABC-Analyse ist somit eine Art Vorbereitung auf ein besseres Zeitmanagement.

Zeitmanagement-Methode 2: ALPEN-Methode

Ziel dieser Methode ist eine bessere Strukturierung des Arbeitstages. Maßgeblich dafür sind die namensgebenden fünf Schritte:

  1. Aufgaben definieren: Erstellen Sie eine Liste aller To-Dos
  2. Länge einschätzen: Legen Sie eine Zeit für jede Aufgabe fest. So kontrollieren Sie, ob die Erledigung an einem Arbeitstag überhaupt möglich ist.
  3. Pufferzeiten einplanen: Verplanen Sie 60 Prozent Ihrer Arbeitszeit und halten Sie sich 40 Prozent für mögliche spontane Vorkommnisse offen.
  4. Entscheidungen treffen: Legen Sie fest, welche Aufgaben Sie zuerst erledigen.
  5. Nachkontrolle: Überprüfen Sie zum Schluss, ob Ihre Planung realistisch war und Sie alle Aufgaben erledigen konnten.

Zeitmanagement-Methode 3: Eisenhower-Prinzip

Diese Methode zum Zeitmanagement hat das Ziel, Aufgaben zu priorisieren und so die Selbstorganisation zu fördern. Dazu teilen Sie Ihre To-Dos in vier Aufgabentypen:

  1. A-Aufgaben: Wichtig und dringend → Sofort erledigen
  2. B-Aufgaben: Wichtig und nicht dringend → Fest einplanen, im Fokus behalten
  3. C-Aufgaben: Nicht wichtig und dringend → Gegebenenfalls delegieren
  4. D-Aufgaben: Nicht wichtig und nicht dringend → Eliminieren oder delegieren

Zeitmanagement-Methode 4: Getting-Things-Done-System

Dieser Zeitmanagement-Plan ist ein Allroundsystem für Beruf und Alltag. Durch das GTD-System sortieren Sie Aufgaben nach Aufwand, Relevanz und Dringlichkeit. Dazu wenden Sie fünf Schritten an:

  1. Sammeln: alle Gedanken und Aufgaben schriftlich in Listen festhalten.
  2. Verarbeiten: konkrete Handlungsschritte für die Listen festlegen.
  3. Organisieren: Termine planen, Aufgaben delegieren, Material abspeichern oder Aufgaben planen.
  4. Durchsehen: regelmäßige Kontrolle und Aktualisierung der Listen.
  5. Erledigen: zuerst die wichtigen Dinge abarbeiten.

Zeitmanagement-Methode 5: Kanban

Die japanische Kanban-Methode sorgt für die Beschleunigung der Produktionsprozesssteuerung von Unternehmen. Für die Umsetzung benötigen Sie eine Pinnwand oder ein Whiteboard sowie Post-it-Zettel. Teilen Sie die Leinwand in drei Spalten:

  1. Zu erledigen
  2. In Arbeit
  3. Erledigt

Anschließend notieren Sie alle Aufgaben auf den Zetteln und ordnen diese den jeweiligen Spalten zu. Je nach Status der Aufgabe verschieben Sie den Zettel dann in die korrekte Spalte. So behalten Sie den Überblick über den gesamten Bearbeitungsprozess.

Zeitmanagement-Methode 6: Pareto-Prinzip

Eine der beliebtesten Selbstorganisations-Methoden ist das Pareto-Prinzip, bei dem Sie sich auf die Aufgaben konzentrieren, die sich am meisten auf das Endergebnis auswirken. Denn laut der Pareto-Methode sind lediglich 20 Prozent der Aufgaben für 80 Prozent des Ergebnisses verantwortlich. Es liegt somit an Ihnen, die maßgeblichen 20 Prozent unter der Gesamtheit aller Aufgaben zu finden und sich dann auf deren Bearbeitung zu fokussieren.

Newsletter Icon dunkelblau

Zum HRworks-Newsletter anmelden

Mit unserem Newsletter bleiben Sie immer auf dem Laufenden. Erhalten Sie regelmäßige Updates zu neuen Produkt-Funktionen, HR-Events oder wichtigen Gesetzesänderungen. Alle wichtigen Infos direkt in Ihrem Posteingang.

Jetzt kostenlos registrieren

Zeitmanagement-Methode 7: Pomodoro-Technik

Nutzen Sie die Pomodoro-Technik, um effektive Zeiteinteilung zu lernen. Sie unterteilt die Aufgaben in kleinere Teilaufgaben, die leichter zu bewerkstelligen sind. Sie arbeiten diese Teilaufgaben in Zeitintervallen von je 25 Minuten (pomodoro) ab und nehmen anschließend eine fünfminütige Pause. Nach vier abgeschlossenen pomodori folgt eine längere Pause von 30 Minuten. Durch die Abwechslung von Konzentration und Entspannung bleiben Sie länger konzentriert.

Zeitmanagement-Methode 8: SMART-Methode

Setzen Sie sich realistische Ziele, um Aufgaben mit der nötigen Motivation und Effektivität umzusetzen. Die SMART-Methode definiert fünf Kriterien für gute Ziele:

  1. Spezifisch
  2. Messbar
  3. Attraktiv
  4. Realistisch
  5. Terminiert

Treffen diese Punkte auf Ihre Zielsetzung zu, kommen Sie einer zufriedenstellenden Umsetzung ein großes Stück näher.

Zeitmanagement-Methode 9: Timeboxing

Beim Timeboxing teilen Sie für ein besseres Zeitmanagement Ihre Aufgaben in Zeitblöcke. In diesen vordefinierten Zeiten müssen Sie Ihre Aufgabe auf jeden Fall beenden. So schaffen Sie sich selbst einen positiven Druck. Denn die Timeboxing-Methode geht davon aus, dass Aufgaben ohne vordefinierte Deadline mehr Zeit in Anspruch nehmen. Bei den Zeitblöcken kann es sich um Stunden, Tage oder auch Wochen handeln. Sie sollten diese jedoch nicht zu kurz und nicht zu lang ansetzen.

Zeitmanagement-Methode 10: Not-To-Do-Listen

Anders als bei einer To-Do-Liste schreiben Sie bei einer Not-To-Do-Liste die Aufgaben oder Störquellen auf, die Sie von Ihrer Arbeit abhalten. Das können zum Beispiel Social-Media-Plattformen oder private Konversationen sein. Die Punkte auf Ihrer Not-To-Do-Liste eliminieren Sie anschließend aus Ihrem Arbeitsalltag. Platzieren Sie die Liste dazu am besten sichtbar am Arbeitsplatz, damit Sie sich stets an diese erinnern.

Zeitmanagement-Methode 11: 40-30-20-10-Regel

Diese sehr einfache Vorgehensweise zur Arbeitsorganisation ist eine Methode, bei der Sie Ihren Aufgaben nach Priorität drastisch einem Zeitfenster zuordnen. Aufgaben mit höchster Priorität erhalten 40 Prozent Ihrer verfügbaren Zeit. Den Aufgaben mit mittlerer Wichtigkeit widmen Sie 30 beziehungsweise 20 Prozent Ihrer Zeit. Die restlichen 10 Prozent entfallen auf die übrigen Aufgaben. Dabei ist die Prozentzahl in erster Linie als Richtwert zu betrachten, um das Prinzip der Methode zu verdeutlichen.

Zeitmanagement-Methode 12: 60-60-30-Methode

Dieses System zur Zeiteinteilung ist unserem natürlichen Biorhythmus angepasst. Es wechselt zwischen Anspannung und Entspannung, hohem Fokus und Regeneration. Die Zahlen stehen für unterschiedliche Arbeitsabschnitte:

  • 60 – 55 Minuten hoher Fokus, 5 Minuten Pause (zwei Abschnitte hintereinander).
  • 30 – Eine längere Pause von 30 Minuten nach den zwei langen Arbeitsphasen.

Voraussetzung der 60-60-30-Methode ist die genaue Überlegung, was Sie in den jeweiligen Blöcken – auch während der Pausen – machen, um den maximalen Erfolg zu erhalten. Beseitigen Sie in den 60-Minuten-Zeitfenstern zudem jegliche Ablenkungsquellen. Wenn Sie es schaffen, ein bis zwei solcher 60-60-30-Blöcke in Ihren Arbeitstag zu integrieren, machen Sie schnell sichtbare Fortschritte.

So finden Sie die richtige Zeitmanagement-Methode für sich

Welches Zeitmanagement-System für Sie am besten geeignet ist, müssen Sie letztendlich im Selbstversuch herausfinden. Sobald Sie die richtige Methode gefunden haben, profitieren Sie nicht nur von einem besseren Arbeitsüberblick und einer erhöhten Produktivität und somit von mehr neugewonnener Zeit. Sie werden auch weniger Druck und Stress verspüren, wodurch sich Ihre Work-Life-Balance verbessert.

Ihre gesamte HR in einer Software

Ob digitale Personalakte, Reisekostenabrechnung oder Bewerbermanagement: Mit HRworks haben Sie alle relevanten Infos und Dokumente für Ihr Personalwesen an einem Ort.

Unsere Produktexperten beraten Sie gerne zu Ihren Möglichkeiten mit HRworks.