Zeiterfassung einführen: In 5 Schritten zum Erfolg

Immer mehr Unternehmen beschäftigen sich mit der Einführung einer Zeiterfassung. Denn einerseits ist die Arbeitszeiterfassung seit dem BAG-Urteil von 2022 ohnehin verpflichtend. Und andererseits sind Zeiterfassungssysteme ideal, um innerhalb von Firmen transparent zu regeln, wie Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten erfassen. Erfahren Sie daher, wie es Unternehmen gelingt, eine Zeiterfassung einzuführen, die sowohl die gesetzlichen Vorgaben erfüllt als auch das Erfassen von Arbeitszeiten für alle Seiten nachvollziehbar gestaltet.

Die Einführung einer Zeiterfassung ist Pflicht

Arbeitgeber sind laut BAG- und EuGH-Urteil zur Zeiterfassung zum Schutz der Sicherheit und Gesundheit ihrer Arbeitnehmer dazu verpflichtet, ein „objektives, verlässliches und zugängliches“ System einzuführen, um die von ihren Angestellten geleistete tägliche Arbeitszeit zu messen. Konkrete Regeln zur Zeiterfassung gibt es jedoch nicht. Das bedeutet, dass Unternehmen bisher sowohl die Stechuhr als auch eine Zeiterfassungs-App sowie Excel-Listen oder ein loses “Zettel-Stift-System” nutzen. Auch die sogenannte Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin unter bestimmten Vorgaben möglich.

Die elektronische Zeiterfassung: Wie ist der Stand?

Am 19. April 2023 hat das Arbeitsministerium einen ersten Gesetzentwurf vorgelegt, der Unternehmen dazu verpflichtet, die elektronische Zeiterfassung einzuführen. Dieser sieht laut Tagesschau vor, dass Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufgezeichnet werden – elektronisch und noch am selben Tag. Allerdings sind Ausnahmen geplant. Dazu zählen Unternehmen mit weniger als 10 Angestellten ebenso wie Arbeitgeberverbände sowie Tarifpartner und Arbeitnehmer, die ihre Arbeitszeit selbst festlegen. Für das Gros der Angestellten wird die elektronische Zeiterfassung also voraussichtlich zur Pflicht – sollte es bis zum finalen Gesetz keine eklatanten Änderungen geben.

In 5 Schritten zur Einführung einer elektronischen Zeiterfassung

Um die elektronische Zeiterfassung im Unternehmen einzuführen, führen folgende 5 Schritte HR und Geschäftsführung zum Erfolg:

1. Konzeption: In der Konzeptionsphase beziehen die Projektverantwortlichen wichtige Stakeholder mit ein, um früh alle Anforderungen und Erwartungen an die Zeiterfassungs-Software zu erfassen.
   • Betriebsrat informieren: Bei Unternehmen mit einem Betriebsrat ist es wichtig, ihn früh in die Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems einzubeziehen. HR bespricht dabei die Rechtssituation mit ihm und unterstreicht die Notwendigkeit, eine geeignete Lösung für das eigene Unternehmen zu finden.
   • Bedarfsanalyse: Um das passende Zeiterfassungssystem zu finden, legen Geschäftsführung und Personalabteilung zunächst fest, welche Funktionen ihre Zeiterfassungslösung benötigt. Denn zusätzlich zur elektronischen Zeiterfassung eignen sich Zeiterfassungs-Tools beispielsweise auch zur Abwesenheitsverwaltung und Urlaubsplanung.
   • Budgetplanung: Bei der Budgetplanung bestimmen Buchhaltung und Geschäftsführung die möglichen Ausgaben für die Software. Dazu gehören Lizenzgebühren sowie Kosten für Implementierung, Mitarbeiterschulungen, Datenmigration sowie Support und Wartung.
2. Auswahl: HR-Verantwortliche vergleichen verschiedene Zeiterfassungssysteme und holen Angebote ein. Finden sie dabei ein benutzerfreundliches Tool, das den unternehmensspezifischen Anforderungen sowie den Compliance- und Datenschutzrichtlinien entspricht, besprechen sie mit dem entsprechenden Zeiterfassungsanbieter die vertraglichen Details.
3. Vorbereitung: Nachdem sich Geschäftsführung und HR für eine Zeiterfassungslösung entschieden haben, beginnen die Arbeiten, die der eigentlichen Einführung einer Zeiterfassung vorausgehen.
   • Mitarbeiter informieren: Bei der Online-Zeiterfassung ist die Mitarbeit der Angestellten essentiell – schließlich erfassen sie Arbeitsbeginn und Feierabend sowie ihre Pausenzeiten selbst. Daher informiert die Personalabteilung alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sobald das künftige Tool ausgewählt ist. HR stellt ihnen dann die wichtigsten Funktionen der Software vor. Außerdem unterstreicht sie die damit einhergehenden Vorteile und räumt mögliche Zweifel aus, um das Vertrauen der Belegschaft in die neue Lösung zu stärken.
   • Projektteam bilden: Um herauszufinden, ob die ausgewählte Software zum Unternehmen passt, stellt die Personalabteilung ein interdisziplinäres Projektteam zusammen. Dieses besteht neben einem HR-Manager idealerweise auch aus Mitarbeitern der IT, der Geschäftsführung sowie dem administrativen und operativen Bereich.
   • Pilotphase: Um die Software zu testen, probiert das Projektteam alle für das Unternehmen relevanten Funktionen aus.
4. Einführung: Sind alle vorbereitenden Arbeiten abgeschlossen, beginnt der letzte Schritt, bevor die Arbeitszeiterfassung in Betrieb geht.
   1. Implementierung: Nun erfolgt die Implementierung der Software im gesamten Unternehmen. Cloud-Lösungen bieten dabei den Vorteil, dass es hier oft reicht, die Mitarbeiterdaten in der Software einzupflegen, anstatt die Software auf lokalen Rechnern umständlich zu installieren.
   2. Mitarbeiterschulung: Damit die Belegschaft das neue Tool zur Zeiterfassung nicht nur annimmt, sondern auch bestmöglich nutzt, folgen Mitarbeiterschulungen. In diesen lernen die Angestellten, wie sie ihre Arbeits- und Pausenzeiten richtig erfassen. Zusätzlich erhalten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Einblicke in die weiteren Funktionen der Software.
5. Inbetriebnahme: Sind alle Angestellten optimal vorbereitet, erhalten sie Zugriff auf die Software. Bei Fragen wenden sie sich an ihre Ansprechpartner in HR.

Muss bei der Einführung einer Zeiterfassung der Betriebsrat einbezogen werden?

Bei Unternehmen mit einem Betriebsrat ist es essentiell, bei der Einführung einer Zeiterfassung den Betriebsrat einzubeziehen. Schließlich ist es seine Aufgabe als gewählte Vertretung der Belegschaft, die Interessen der Arbeitnehmer zu vertreten. Der Betriebsrat hat in Deutschland nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht, wenn es um die “Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen” geht. Um ihm dies zu ermöglichen, informiert ihn HR so früh wie möglich über die anstehende Einführung einer Zeiterfassung. Den Betriebsrat bei diesem Projekt nicht einzubeziehen, könnte außerdem zum Unmut im Unternehmen führen – und dazu, dass die Angestellten die digitale Zeiterfassung nicht gut annehmen.

Die Zeiterfassung einführen: Darauf kommt es an

Die Einführung einer Zeiterfassung in einem Unternehmen erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung. Das EuGH-Urteil zur Zeiterfassung liegt zwar schon einige Jahre zurück und auch nach dem BAG-Urteil zur Zeiterfassung gibt es noch kein konkretes Gesetz. Fest steht allerdings, dass ein Großteil der Unternehmen die elektronische Zeiterfassung einführen wird. Daher ist es sinnvoll, dass sich HR-Manager bereits jetzt nach einer passenden Software für ihren jeweiligen Betrieb umsehen.