Zeiterfassung einführen: In 5 Schritten zum Erfolg

Das Wichtigste in Kürze

• Die Zeiterfassung ist bereits seit 2022 verpflichtend.
• Ein geplantes Gesetz soll die elektronische Zeiterfassung vorschreiben.
• Die Einführung der Zeiterfassung erfordert eine sorgfältige Planung in 5 Schritten.
• Eine gute Vorbereitung sichert die Akzeptanz der Mitarbeitenden.

Die Einführung einer Zeiterfassung ist Pflicht

Laut BAG- und EuGH-Urteil zur Zeiterfassung sind Arbeitgeber zum Gesundheitsschutz ihrer Arbeitnehmer dazu verpflichtet, ein „objektives, verlässliches und zugängliches“ System einzuführen, um die von ihren Angestellten geleistete tägliche Arbeitszeit zu messen. Das bedeutet, dass Unternehmen die Stechuhr, eine Zeiterfassungs-App, Excel-Listen oder ein “Zettel-Stift-System” nutzen dürfen. Auch die sogenannte Vertrauensarbeitszeit ist weiterhin unter bestimmten Vorgaben möglich.

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales arbeitet derzeit an einem neuen Gesetzesentwurf zur Zeiterfassungspflicht. Demnach wird die elektronische Aufzeichnung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit am selben Tag zur Regel. Geplant sind Ausnahmen, beispielsweise für Kleinbetriebe mit weniger als 10 Angestellten oder für Tarifpartner.

In 5 Schritten zur Einführung einer elektronischen Zeiterfassung

Um die elektronische Zeiterfassung im Unternehmen einzuführen, führen folgende 5 Schritte HR und Geschäftsführung zum Erfolg:

1. Konzeption: In der Konzeptionsphase beziehen die Projektverantwortlichen wichtige Stakeholder mit ein, um früh alle Anforderungen und Erwartungen an die Zeiterfassungs-Software zu erfassen.
   • Betriebsrat informieren: Bei Unternehmen mit einem Betriebsrat ist es wichtig, ihn früh in die Einführung eines elektronischen Zeiterfassungssystems einzubeziehen. HR bespricht dabei die Rechtssituation mit ihm und unterstreicht die Notwendigkeit, eine geeignete Lösung für das eigene Unternehmen zu finden.
   • Bedarfsanalyse: Um das passende Zeiterfassungssystem zu finden, legen Geschäftsführung und Personalabteilung zunächst fest, welche Funktionen ihre Zeiterfassungslösung benötigt. Denn zusätzlich zur elektronischen Zeiterfassung eignen sich Zeiterfassungs-Tools beispielsweise auch zur Abwesenheitsverwaltung und Urlaubsplanung.
   • Budgetplanung: Bei der Budgetplanung bestimmen Buchhaltung und Geschäftsführung die möglichen Ausgaben für die Software. Dazu gehören Lizenzgebühren sowie Kosten für Implementierung, Mitarbeiterschulungen, Datenmigration sowie Support und Wartung.
2. Auswahl: HR-Verantwortliche vergleichen verschiedene Zeiterfassungssysteme und holen Angebote ein. Finden sie dabei ein benutzerfreundliches Tool, das den unternehmensspezifischen Anforderungen sowie den Compliance– und Datenschutzrichtlinien entspricht, besprechen sie mit dem entsprechenden Zeiterfassungsanbieter die vertraglichen Details.
3. Vorbereitung: Nachdem sich Geschäftsführung und HR für eine Zeiterfassungslösung entschieden haben, beginnen die Arbeiten, die der eigentlichen Einführung einer Zeiterfassung vorausgehen.
   • Mitarbeiter informieren: Bei der Online-Zeiterfassung ist die Mitarbeit der Angestellten essentiell – schließlich erfassen sie Arbeitsbeginn und Feierabend sowie ihre Pausenzeiten selbst. Daher informiert die Personalabteilung alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, sobald das künftige Tool ausgewählt ist. HR stellt ihnen dann die wichtigsten Funktionen der Software vor. Außerdem unterstreicht sie die damit einhergehenden Vorteile und räumt mögliche Zweifel aus, um das Vertrauen der Belegschaft in die neue Lösung zu stärken.
   • Projektteam bilden: Um herauszufinden, ob die ausgewählte Software zum Unternehmen passt, stellt die Personalabteilung ein interdisziplinäres Projektteam zusammen. Dieses besteht neben einem HR-Manager idealerweise auch aus Mitarbeitern der IT, der Geschäftsführung sowie dem administrativen und operativen Bereich.
   • Pilotphase: Um die Software zu testen, probiert das Projektteam alle für das Unternehmen relevanten Funktionen aus.
4. Einführung: Sind alle vorbereitenden Arbeiten abgeschlossen, beginnt der letzte Schritt, bevor die Arbeitszeiterfassung in Betrieb geht.
   1. Implementierung: Nun erfolgt die Implementierung der Software im gesamten Unternehmen. Cloud-Lösungen bieten dabei den Vorteil, dass es hier oft reicht, die Mitarbeiterdaten in der Software einzupflegen, anstatt die Software auf lokalen Rechnern umständlich zu installieren.
   2. Mitarbeiterschulung: Damit die Belegschaft das neue Tool zur Zeiterfassung nicht nur annimmt, sondern auch bestmöglich nutzt, folgen Mitarbeiterschulungen. In diesen lernen die Angestellten, wie sie ihre Arbeits- und Pausenzeiten richtig erfassen. Zusätzlich erhalten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Einblicke in die weiteren Funktionen der Software.
5. Inbetriebnahme: Sind alle Angestellten optimal vorbereitet, erhalten sie Zugriff auf die Software. Bei Fragen wenden sie sich an ihre Ansprechpartner in HR.

Muss bei der Einführung einer Zeiterfassung der Betriebsrat einbezogen werden?

Bei Unternehmen mit einem Betriebsrat ist es essentiell, bei der Einführung einer Zeiterfassung den Betriebsrat einzubeziehen. Schließlich ist es seine Aufgabe als gewählte Vertretung der Belegschaft, die Interessen der Arbeitnehmer zu vertreten. Der Betriebsrat hat in Deutschland nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht, wenn es um die “Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen” geht. Um ihm dies zu ermöglichen, informiert ihn HR so früh wie möglich über die anstehende Einführung einer Zeiterfassung. Den Betriebsrat bei diesem Projekt nicht einzubeziehen, könnte außerdem zum Unmut im Unternehmen führen – und dazu, dass die Angestellten die digitale Zeiterfassung nicht gut annehmen.

Die Zeiterfassung einführen: Worauf kommt es an?

Die Einführung einer Zeiterfassung in einem Unternehmen erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung. Das EuGH-Urteil zur Zeiterfassung liegt zwar schon einige Jahre zurück und auch nach dem BAG-Urteil zur Zeiterfassung gibt es noch kein konkretes Gesetz. Fest steht allerdings, dass ein Großteil der Unternehmen die elektronische Zeiterfassung einführen wird. Daher ist es sinnvoll, dass sich HR-Manager bereits jetzt nach einer passenden Software für ihren jeweiligen Betrieb umsehen.