Arbeitszeiterfassung

Ist die Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Das deutsche Gesetz gibt die Arbeitszeiterfassung im Arbeitsleben vor. Gesetzesinitiativen und gerichtliche Entscheidungen geben dazu Rahmenbedingungen vor. So etwa das 1994 verabschiedete Arbeitsgesetz (ArbZG) zum Schutz von Arbeitnehmern.

Das Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) von 2019 – auch als “Stechuhr-Gesetz” bekannt – verpflichtete Unternehmen, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter genau zu dokumentieren.

Was ist das “Stechuhr-Urteil” zur Arbeitszeiterfassung?

Laut dem “Stechuhr-Urteil” des EuGHs gilt für Arbeitgeber die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ihrer Beschäftigten. Ziel ist es, Arbeitszeitregelungen einzuhalten und die Rechte der Arbeitnehmer zu schützen.

Ab wann gilt das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland?

Mit dem EuGH-Urteil ist die volle elektronische Zeiterfassung Pflicht. Bisher wurde das Urteil nicht in das deutsche Recht überführt. Jedoch treffen Gerichte bereits Entscheidungen auf Grundlage des Urteils.

So etwa in mit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022, der deutsche Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) verpflichtet, sämtliche Arbeitszeiten systematisch zu erfassen.

Da der Paragraf keine konkreten Angaben zur Zeiterfassung macht, wurden im Dezember 2022 Rahmenbedingungen zum BAG-Urteil ausgeführt:

• Arbeitgeber müssen Start, Ende, Gesamtdauer der Arbeitszeit, Pausen und Überstunden dokumentieren.
• Die Verantwortung kann auf die Angestellten übertragen werden, wobei eine genaue Zeiterfassung sicherzustellen ist.
• Die Dokumentation kann elektronisch oder manuell erfolgen, muss jedoch spezifische Anforderungen erfüllen.

Was sind die Vorgaben zur digitalen Arbeitszeiterfassung?

Nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG sind Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitszeiten inklusive Pausen und Überstunden korrekt zu erfassen und ein zuverlässiges System dafür zu nutzen.

Das Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs fordert zudem ein objektives, verlässliches und zugängliches Erfassungssystem. Elektronische Lösungen wie Zeiterfassungssysteme, Arbeitszeitkonten oder Tabellen sind demnach erforderlich. Handschriftliche Aufzeichnungen werden ab einer gewissen Unternehmensgröße nicht akzeptiert, da diese für alle Beteiligten nur schwer einsehbar und leicht manipulierbar sind. Dieser Entwurf macht dabei keine spezifischen Vorgaben für die Erfassung von Pausenzeiten oder nicht arbeitsrelevante Aktivitäten außerhalb der erfassten Arbeitszeit.

Welche Pflichten haben Arbeitgeber bei der Arbeitszeiterfassung?

Dies sind die wesentlichen Pflichten für Arbeitgeber, wenn sie die Zeiterfassung einführen:

• Arbeitszeitgesetze einhalten: Tägliche Arbeitszeiten, die über 8 Stunden hinausgehen, sowie die Arbeitszeit an Sonn- und Feiertagen aufzeichnen.
• Aufbewahrungspflicht: Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre lang aufbewahren und der Aufsichtsbehörde auf Verlangen vorlegen oder zur Einsicht bereitstellen.
• Betriebsrats einbinden: Zeiterfassung und Betriebsrat sind eng verknüpft, da der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht hat, um die Interessen der Belegschaft sicherzustellen.
• Geeignetes System wählen: Ein Arbeitszeiterfassungssystem sollte den Anforderungen des Unternehmens entsprechen und von Mitarbeitern akzeptiert werden.

Wer darf ein Arbeitszeitkonto einsehen?

Es ist klar geregelt, wer in das Arbeitszeitkonto einsehen darf: Arbeitnehmer sowie Arbeitgeber haben Zugriffsrechte. Zudem können zuständige Personen, wie Personalbeauftragte und der Betriebsrat, unter Beachtung der Vorgaben zur Datensicherheit Einsicht nehmen.

Wer muss keine Arbeitszeiten erfassen?

In einigen Fällen ist die Erfassung der Arbeitszeit nicht zwingend. Dies betrifft meist Personen in leitenden Positionen, da diese häufig keinen Anspruch auf Überstundenausgleich haben.

Welche Voraussetzungen gelten für die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice?

Auch im Homeoffice gelten die allgemeinen Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die geleisteten Arbeitsstunden sowie Überstunden und Pausenzeiten erfasst und dokumentiert werden. Hierfür eignen sich digitale Lösungen wie Apps oder Software-Lösungen.

Herausforderungen bei der Arbeitszeiterfassung

Die Einführung von Arbeitszeiterfassungssystemen konfrontiert Unternehmen mit mehreren Herausforderungen:

• Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle: Die Vielfalt an Arbeitszeitmodellen erfordert flexible Erfassungssysteme, die eine präzise Abbildung aller Arbeitsstunden gewährleisten – unabhängig vom jeweiligen Modell.
• Datenschutz: Die Verarbeitung persönlicher Daten der Mitarbeiter wirft Datenschutzfragen auf. Verantwortliche müssen sicherstellen, dass die erfassten Daten gemäß Datenschutzvorschriften behandelt werden, um den Schutz der Mitarbeiterdaten zu garantieren.
• Mitarbeiterkommunikation: Die Akzeptanz des Systems hängt stark von erfolgreicher internen Kommunikation ab. Es gilt, die Vorteile sowie mögliche Datenschutzbedenken klar zu adressieren.
• Technische Infrastruktur: Unternehmen benötigen eine robuste IT-Infrastruktur, um ein zuverlässiges, benutzerfreundliches Arbeitszeiterfassungssystem zu implementieren. Dieses muss in der Lage sein, mit den Anforderungen des Unternehmens zu wachsen.

Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen die Arbeitszeiterfassungspflicht?

Verstöße gegen die Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung variieren je nach Schwere. Nach ​​§ 22 Absatz 2 ArbZG sind Bußgelder bis 50.000 Euro möglich. Bei einem vorsätzlichen Rechtsbruch droht eine Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr. Ferner schaden Verstöße dem Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beträchtlich.