Arbeitszeiterfassung

Ist die (elektronische) Arbeitszeiterfassung Pflicht?

Das deutsche Gesetz gibt die Arbeitszeiterfassung im Arbeitsleben vor. Gesetzesinitiativen und gerichtliche Entscheidungen geben dazu Rahmenbedingungen vor. So etwa das 1994 verabschiedete Arbeitsgesetz (ArbZG) zum Schutz von Arbeitnehmern.

Zunächst waren Unternehmen seit Mai 2019 ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) – auch als “Stechuhr-Gesetz” bekannt – verpflichtet, Arbeitszeiten genau zu dokumentieren. Doch zuletzt wurden die Vorgaben noch verschärft.

Was ist das “Stechuhr-Urteil” zur Arbeitszeiterfassung?

Laut dem “Stechuhr-Urteil” des EuGHs aus dem Jahre 2019 gilt für Arbeitgeber in den EU-Mitgliedstaaten die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ihrer Beschäftigten. Dies umfasst Arbeitszeiten, die 8 Stunden pro Tag überschreiten, sowie die Arbeit an Sonn- und Feiertagen. Ziel ist es, Arbeitszeitregelungen einzuhalten und die Rechte der Arbeitnehmer zu schützen.

Ab wann gilt das EuGH-Urteil zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland?

Mit dem EuGH-Urteil aus 2019 ist die systematische Zeiterfassung Pflicht. Bisher wurde das Urteil nicht in das deutsche Recht überführt. Es ist jedoch in Planung und Gerichte haben bereits Entscheidungen auf Grundlage des Urteils getroffen.

So etwa in mit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts (BAG) vom 13. September 2022, derdeutsche Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) verpflichtet, sämtliche Arbeitszeiten systematisch zu erfassen.

Da der Paragraf keine konkreten Angaben zur Zeiterfassung macht, wurden im Dezember 2022 Rahmenbedingungen zum BAG-Urteil in der Urteilsbegründung ausgeführt:

• Arbeitgeber müssen Start, Ende, Gesamtdauer der Arbeitszeit, Pausen und Überstunden dokumentieren.
• Die Verantwortung kann auf die Angestellten übertragen werden, wobei eine genaue Zeiterfassung sicherzustellen ist.
• Die Dokumentation kann elektronisch oder manuell erfolgen, muss jedoch spezifische Anforderungen erfüllen.

Eine Ausnahme stellte lange Zeit die Vertrauensarbeitszeit dar. Hier verlassen sich Arbeitgeber auf die Eigenverantwortung der Mitarbeiter, ihre geleisteten Arbeitszeiten selbst zu erfassen und einzuhalten. Zuvor mussten bei Vertrauensarbeitszeit lediglich die Überstunden festgehalten werden. Seit dem BAG-Urteil von 2022 muss jedoch die gesamte Arbeitszeit auch im Rahmen der Vertrauensarbeitszeit erfasst werden.

Wichtig: Aktuell ist die Zeiterfassung verpflichtend, eine elektronische Zeiterfassung aber noch nicht Pflicht. Es muss jedoch nachvollziehbar dokumentiert werden und so empfiehlt sich bereits jetzt in vielen Fällen eine elektronische Erfassung.

Elektronische Arbeitszeiterfassung: So geht es 2026 weiter

Die Regierung hat in ihrem Koalitionsvertrag aus dem Jahr 2025 auch die elektronische Arbeitszeiterfassung thematisiert und vereinbart, diese gesetzlich zu regeln. Bärbel Bas, Bundesministerin für Arbeit und Soziales, kündigte an, dass die Anpassungen des Arbeitsgesetzes 2026 durchgeführt werden sollen und somit auch die verpflichtende volle elektronische Arbeitszeiterfassung in Deutschland Realität wird.

Was sind die Vorgaben zur digitalen Arbeitszeiterfassung?

Nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG sind Arbeitgeber verpflichtet, Arbeitszeiten inklusive Pausen und Überstunden korrekt zu erfassen und ein zuverlässiges System dafür zu nutzen.

Das Stechuhr-Urteil des Europäischen Gerichtshofs fordert zudem ein objektives, verlässliches und zugängliches Erfassungssystem. Elektronische Lösungen wie Zeiterfassungssysteme, Arbeitszeitkonten oder Tabellen sind demnach erforderlich. Handschriftliche Aufzeichnungen werden ab einer gewissen Unternehmensgröße nicht akzeptiert, da diese für alle Beteiligten nur schwer einsehbar und leicht manipulierbar sind. Dieser Entwurf macht dabei keine spezifischen Vorgaben für die Erfassung von Pausenzeiten oder nicht arbeitsrelevante Aktivitäten außerhalb der erfassten Arbeitszeit.

Welche Pflichten haben Arbeitgeber bei der Arbeitszeiterfassung?

Dies sind die wesentlichen Pflichten für Arbeitgeber, wenn sie die Zeiterfassung einführen:

• Arbeitszeitgesetze einhalten: Gesamte tägliche Arbeitszeiten zeitnah aufzeichnen.
• Aufbewahrungspflicht: Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre lang aufbewahren und der Aufsichtsbehörde auf Verlangen vorlegen oder zur Einsicht bereitstellen.
• Betriebsrats einbinden: Zeiterfassung und Betriebsrat sind eng verknüpft, da der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht hat, um die Interessen der Belegschaft sicherzustellen.
• Geeignetes System wählen: Ein Arbeitszeiterfassungssystem sollte den Anforderungen des Unternehmens entsprechen und von Mitarbeitern akzeptiert werden.
• Datenschutz gewährleisten: Nach DSGVO dürfen Daten der Arbeitszeiterfassung nur dafür verwendet werden, nicht für andere Themen. Zudem müssen Unternehmen die Informations- und Löschpflicht einhalten.

In bestimmten Branchen gelten zudem verschärfte Pflichten zur Arbeitszeiterfassung. Dazu gehören unter anderem:

• Baugewerbe
• Gastronomie
• Logistik
• Forstwirtschaft
• Gebäudereinigung
• Messebau
• Fleischwirtschaft

Wer darf ein Arbeitszeitkonto einsehen?

Es ist klar geregelt, wer in das Arbeitszeitkonto einsehen darf: Arbeitnehmer sowie Arbeitgeber haben Zugriffsrechte. Zudem können zuständige Personen, wie Personalbeauftragte und der Betriebsrat, unter Beachtung der Vorgaben zur Datensicherheit Einsicht nehmen.

Wer muss keine Arbeitszeiten erfassen?

In einigen Fällen ist die Erfassung der Arbeitszeit nicht zwingend. Dies betrifft meist Personen in leitenden Positionen, da diese häufig keinen Anspruch auf Überstundenausgleich haben.

Welche Voraussetzungen gelten für die Arbeitszeiterfassung im Homeoffice?

Auch im Homeoffice gelten die allgemeinen Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die geleistete Arbeitszeit sowie Überstunden und Pausenzeiten erfasst und dokumentiert werden. Hierfür eignen sich digitale Lösungen wie Apps oder Software-Lösungen.

Herausforderungen bei der Arbeitszeiterfassung

Die Einführung von Arbeitszeiterfassungssystemen konfrontiert Unternehmen mit mehreren Herausforderungen:

• Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle: Es gibt viele Arbeitszeitmodelle. Das erfordert flexible Erfassungssysteme, die eine präzise Abbildung aller Arbeitsstunden gewährleisten – unabhängig vom jeweiligen Modell.
• Datenschutz: Die Verarbeitung persönlicher Daten der Mitarbeiter wirft Datenschutzfragen auf. Verantwortliche müssen sicherstellen, dass die erfassten Daten gemäß Datenschutzvorschriften behandelt werden, um den Schutz der Mitarbeiterdaten zu garantieren.
• Mitarbeiterkommunikation: Die Akzeptanz des Systems hängt stark von erfolgreicher internen Kommunikation ab. Es gilt, die Vorteile sowie mögliche Datenschutzbedenken klar zu adressieren.
• Technische Infrastruktur: Unternehmen benötigen eine robuste IT-Infrastruktur, um ein zuverlässiges, benutzerfreundliches Arbeitszeiterfassungssystem zu implementieren. Dieses muss in der Lage sein, mit den Anforderungen des Unternehmens zu wachsen.

Digitale Arbeitszeiterfassung: praktisch, effizient – aber bitte datenschutzkonform!

Digitale Systeme zur Arbeitszeiterfassung stellen den Datenschutz im Personalwesen und die Einhaltung der DSGVO in den Vordergrund, da erfasste Zeiten als schützenswerte personenbezogene Daten gelten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Zeiterfassungssysteme vor unbefugtem Zugriff, Datenverlust, unerlaubter Informationsweitergabe und Missbrauch geschützt sind. Zudem dürfen die erfassten Daten ausschließlich für den vorgesehenen Zweck genutzt werden. Solche Systeme tragen auch wesentlich zu einer effizienten und rechtssicheren Zeitwirtschaft bei.

Die Zeiterfassung darf keinesfalls zu einer ständigen Überwachung der Arbeitszeitkonten der Mitarbeitenden führen – unabhängig davon, welche Technologie dafür genutzt wird. Eine HR-Software mit integrierter Zeiterfassung gewährleistet dabei maximale Sicherheit, wenn sie ein klar definiertes Rechtekonzept und individuell einstellbare Zugriffsrechte bietet.

Wie gut sind persönliche Daten bei der digitalen Zeiterfassung geschützt?

Unternehmen müssen sicherstellen, dass Datenschutz und Arbeitszeiterfassung mit den Vorgaben aus Artikel 5 DSGVO im Einklang stehen. Dieser Artikel legt fest, dass Daten nur für klare, legitime Zwecke erhoben und ausschließlich für diese Zwecke genutzt werden dürfen. Zudem begrenzen sie die Datenverarbeitung auf das Notwendigste und löschen die Informationen nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen. Bei Unsicherheiten sollten Beschäftigte aktiv den Datenschutzbeauftragten des Unternehmens oder den Betriebs- bzw. Personalrat ansprechen. Diese klären, wer Zugriff auf die Daten hat, wo sie gespeichert werden und ob alle rechtlichen Anforderungen erfüllt sind.

Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen die Arbeitszeiterfassungspflicht?

Nach einem Entscheid des Verwaltungsgerichts Hamburg aus dem August 2024 haben Arbeitsschutzbehörden die Möglichkeit, die Einführung eines Arbeitszeiterfassungssystems anzuordnen. Sanktionen für Verstöße gegen die Vorschriften zur Arbeitszeiterfassung variieren je nach Schwere. Nach § 22 Absatz 2 ArbZG sind Bußgelder bis 30.000 Euro möglich. Bei einem vorsätzlichen Rechtsbruch droht eine Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr. Ferner schaden Verstöße dem Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer beträchtlich.