Definition und Vorteile

Abwesenheitsmanagement

6 Min. Lesezeit | Zur Lexikon-Übersicht

So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf geplante und ungeplante Fehlzeiten vor

Gutes Abwesenheitsmanagement ermöglicht es Unternehmen, Ausfälle von Mitarbeitern zu planen, steuern und analysieren. Richtig umgesetzt fördert es die Betriebskontinuität, sorgt für weniger kurzfristige Ausfälle und führt somit zu einer höheren Produktivität im Betrieb.

Abwesenheitsmanagement stellt einen wesentlichen Bestandteil des Human Resource Managements in Unternehmen dar. Daher setzen immer mehr Personaler auf moderne Abwesenheitsmanagement-Software, um den Überblick über Fehlzeiten zu behalten und Engpässe zu vermeiden.

Abwesenheitsmanagement laut Definition

Per Definition umfasst Abwesenheitsmanagement alle Praktiken und Prozesse, die Unternehmen anwenden, um verschiedene Arten von geplanten und ungeplanten Mitarbeiterabwesenheiten effektiv zu verwalten und zu planen. Es geht nicht nur darum, Abwesenheiten zu erfassen, sondern auch darum, deren Auswirkungen auf die Arbeitsabläufe sowie das Betriebsergebnis zu minimieren.

Was sind die gesetzlichen Regelungen bei einer Abwesenheit?

Für Unternehmen ist es ein kritischer Aspekt des Abwesenheitsmanagements, die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten. Dazu müssen sich die Personaler über die Gesetze im Klaren sein, die die Abwesenheit von Mitarbeitern regeln.

Das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) regelt den Urlaubsanspruch der Arbeitnehmer in Deutschland. Es sieht vor, dass Angestellte in Vollzeit mindestens 24 Werktage Erholungsurlaub erhalten. Sonntage und gesetzliche Feiertage sind davon ausgeschlossen. Bei Teilzeitkräften werden die Urlaubstage an den Umfang der Arbeit angepasst. Der Urlaub muss während eines laufenden Kalenderjahres genommen werden. Resturlaub lässt sich unter bestimmten Voraussetzungen durch die Urlaubsrückstellung in das Folgejahr nehmen. In diesen Fällen haben Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer bis zum 31. März des Folgejahres Zeit, um ihren restlichen Urlaub aufzubrauchen.

Das Bundesurlaubsgesetz gibt zudem vor, dass Arbeitnehmer keinen Anspruch auf unbezahlten Urlaub haben. Jedoch existieren in einigen Unternehmen Regelungen im Arbeits- oder Tarifvertrag, die diesen gewährleisten. Wenn ein Angestellter im Urlaub nachweislich erkrankt, dürfen die Krankheitstage übrigens nicht an den Urlaub angehängt werden. Es gilt jedoch ein Anspruch auf die entgangenen Urlaubstage.

Bei Mitarbeitern in Elternzeit hat der Arbeitgeber nach § 17 Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) das Recht, den jährlichen Urlaubsanspruch bei jedem vollen Kalendermonat in Elternzeit um ein Zwölftel zu kürzen.

Abwesenheitsmanagement-Software hilft dabei, Abwesenheiten wie Urlaube und Krankheitstage zu verwalten

Welche Arten von Abwesenheiten gibt es?

Grundsätzlich wird zwischen 3 Arten von Abwesenheiten unterschieden:

1. Geplante dienstliche Abwesenheiten

Hierbei handelt es sich um vorhersehbare Abwesenheiten aus beruflichen Gründen. zu diesen zählen:

2. Geplante private Abwesenheiten

Hierzu gehören genehmigte Freistellungen, die im Voraus geplant werden. Diese umfassen:

  • Urlaube
  • Sabbaticals
  • Elternzeiten und Mutterschaftsurlaube
  • Geplante medizinische Eingriffe
  • Sonderurlaube (zum Beispiel bei Umzügen oder Hochzeiten)
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3. Ungeplante/Ad hoc-Abwesenheiten

Dazu zählen folgende unvorhergesehene Fehlzeiten:

  • Krankheitstage und Arztbesuche
  • Notfälle
  • Arbeits- und Wegeunfälle

Sonderfälle

In einigen Fällen ist es schwer, von einer geplanten oder ungeplanten Abwesenheit zu sprechen. Eine Geburt fällt beispielsweise selten auf den von den Ärzten geplanten Geburtstag. Auch ein Trauerfall kann normalerweise nicht vorhergesagt werden, eine Beerdigung ist jedoch planbar.

Die verschiedenen Arten der Abwesenheit werden wiederum in bezahlte und unbezahlte Abwesenheiten kategorisiert:

Was ist eine bezahlte Abwesenheit?

In der Regel betreffen bezahlte Abwesenheiten private Fehlzeiten. Das betrifft Krankmeldungen und Arztbesuche, die Pflege von direkten Angehörigen sowie Fehlzeiten aufgrund einer Geburt, Hochzeit oder einem Todesfall. § 616 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) bezeichnet dies als unverschuldete Ausfälle von kurzer Dauer.

Was ist eine unbezahlte Abwesenheit?

Die unbezahlte Abwesenheit beschreibt eine Freistellung, die vom Arbeitnehmer mit dem Arbeitgeber vereinbart wurde. Dies betrifft unbezahlten Urlaub, aber auch die täglichen Pausen während der Arbeitszeit.

Allgemeingültig gelten die folgenden Rahmenwerte für unbezahlte Fehlzeiten:

  • Pflege kranker Angehöriger: 6 Monate Urlaubsanspruch bei einem Unternehmen mit mehr als 15 Mitarbeitern. Bei kurzfristigem Pflegebedarf haben Angestellte ein Anrecht auf 10 Tage unbezahlten Urlaub.
  • Betreuung kranker Kinder: Anspruch auf 10 Tage Urlaub bei Kindern unter 12 Jahren (20 Tage für Alleinerziehende). Bei unheilbar erkrankten Kindern gilt kein Grenzwert für eine unbezahlte Freistellung.

Hinweis: Jegliche Formen der Abwesenheit müssen von Betrieben in den Abwesenheitsplänen festgehalten werden. Denn kommt es in einem Betrieb zu einem Notfall, etwa durch einen Brand, haben die verantwortlichen Mitarbeiter aus Human Resources stets einen Überblick über alle anwesenden Mitarbeiter.

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Was sind die Ziele des Abwesenheitsmanagements?

Das Abwesenheitsmanagement verfolgt im Wesentlichen 3 Kernziele:

1. Betriebsstörungen minimieren

Durch eine übersichtliche Ausfall- und Urlaubsverwaltung verhindern Unternehmen, dass die Abwesenheit von Mitarbeitern die Geschäftstätigkeiten beeinträchtigt. Abteilungen haben somit die Möglichkeit, bei kurzfristigen Ausfällen die Kapazitäten rechtzeitig umzuplanen. Dies fördert auch die Work-Life-Balance, da Mitarbeiter plötzliche Ausfälle ihrer Kolleginnen und Kollegen nicht spontan ausgleichen müssen.

2. Mitarbeiterzufriedenheit fördern

Durch die Gewährleistung, dass Mitarbeiter ihre Abwesenheitsrechte vollständig nutzen können, steigt die Arbeitszufriedenheit.

3. Gesetzliche Vorschriften einhalten

Ein übersichtliches Abwesenheitsmanagement gewährleistet, dass HR-Mitarbeiter alle relevanten Gesetze und Vorschriften während der Abwesenheitsverwaltung im Blick behalten.

Wie gestalten Unternehmen ihr Abwesenheitsmanagement effektiv?

Damit das Abwesenheitsmanagement effizient abläuft, benötigen Unternehmen einen festen Ablauf, sobald Mitarbeiter ausfallen. Dabei helfen folgende Maßnahmen:

1. Klare Richtlinien

Eindeutig formulierte und stets zugängliche Richtlinien verhindern Missverständnisse und gewährleisten eine gerechte Behandlung aller Mitarbeiter. Diese Richtlinien regeln etwa die Genehmigungsverfahren für geplante Abwesenheiten und machen Vorgaben zum Nachweis ungeplanter Ausfälle.

2. Software-Tools

Moderne Software-Lösungen für Abwesenheitsmanagement helfen dabei, Abwesenheiten effizient zu erfassen, zu überwachen und zu analysieren.

3. Training und Kommunikation

Regelmäßige Schulungen und klare Kommunikation zu den Abwesenheitsrichtlinien sind entscheidend, um sicherzustellen, dass sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter alle Prozesse verstehen und korrekt anwenden. Die Personalabteilung nimmt dabei unternehmensintern die Rolle als Sprachrohr ein.

4. Abwesenheitsplan

Ein Abwesenheitsplan oder Urlaubsplaner trägt zusätzlich zur Abstimmung zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei. In diesem werden sowohl geplante als auch ungeplante Abwesenheiten festgehalten, was eine bessere Koordination der Fehlzeiten und Vertretungen ermöglicht.

5. Rückkehrmanagement

Ein Teil des Abwesenheitsmanagements umfasst die Rückkehr der Mitarbeiter an ihren Arbeitsplatz. Dazu gehört es, die wiederkehrenden Mitarbeiter zu dokumentieren, notwendige Abwesenheitsnachweise zu verwalten sowie mögliche Veränderungen am Arbeitsplatz allen Beteiligten mitzuteilen. Rückkehrmanagement stellt dadurch sicher, dass die ehemals abwesenden Angestellten möglichst schnell in ihren Arbeitsalltag zurückfinden.

Was sind die Vorteile einer Software für Abwesenheitsmanagement?

Durch den Einsatz einer Abwesenheitsmanagement-Software profitieren Unternehmen von mehreren Vorteilen:

  • Prozesse automatisieren: Der manuelle Aufwand wird verringert und die Genauigkeit der Datenerfassung optimiert.
  • Transparenz verbessern: Alle Beteiligten erhalten Zugriff auf die aktuellen und geplanten Fehlzeiten.
  • Planungssicherheit steigern: Arbeitnehmern werden Arbeitszeitkonten zugewiesen, über die sie Abwesenheitsanträge für geplante Fehlzeiten stellen. Vorgesetzte genehmigen ihre Anträge oder lehnen sie ab und legen Vertretungen fest.
  • Analytische Einblicke erhalten: Aufgrund der gespeicherten Informationen erkennen HR-Mitarbeiter Trends oder Muster bei den Abwesenheiten. So berechnen sie Urlaubsansprüche in wenigen Sekunden, erkennen aber auch mögliche Formen von Absentismus.
  • Vorschriften einhalten: Eine Abwesenheitsmanagement-Software unterstützt Unternehmen dabei, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.

Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen: Durch die verbesserte Übersicht bei den Abwesenheiten kommt es seltener zu Absagen von Urlaubsanträgen oder kurzfristigen Vertretungsnachfragen. Dies fördert wiederum die Mitarbeiterbindung, da Angestellte ihre Arbeits- und Freizeit besser aufeinander abstimmen.

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