Abwesenheitsmanagement

3. Ungeplante/Ad hoc-Abwesenheiten

Dazu zählen folgende unvorhergesehene Fehlzeiten:

• Krankheitstage, Kinderkrankentage und Arztbesuche
• Notfälle
• Arbeits- und Wegeunfälle

Sonderfälle

In einigen Fällen ist es schwer, von einer geplanten oder ungeplanten Abwesenheit zu sprechen. Eine Geburt fällt beispielsweise selten auf den von den Ärzten geplanten Geburtstag. Auch ein Trauerfall kann normalerweise nicht vorhergesagt werden, eine Beerdigung ist jedoch planbar.

Die verschiedenen Arten der Abwesenheit werden wiederum in bezahlte und unbezahlte Abwesenheiten kategorisiert:

Was ist eine bezahlte Abwesenheit?

In der Regel betreffen bezahlte Abwesenheiten private Fehlzeiten. Das betrifft Krankmeldungen und Arztbesuche, die Pflege von direkten Angehörigen sowie Fehlzeiten aufgrund einer Geburt, Hochzeit oder einem Todesfall. § 616 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) bezeichnet dies als unverschuldete Ausfälle von kurzer Dauer.

Was ist eine unbezahlte Abwesenheit?

Die unbezahlte Abwesenheit beschreibt eine Freistellung, die vom Arbeitnehmer mit dem Arbeitgeber vereinbart wurde. Dies betrifft unbezahlten Urlaub, aber auch die täglichen Pausen während der Arbeitszeit.

Allgemeingültig gelten die folgenden Rahmenwerte für unbezahlte Fehlzeiten:

• Pflege kranker Angehöriger: 6 Monate Urlaubsanspruch bei einem Unternehmen mit mehr als 15 Mitarbeitern. Bei kurzfristigem Pflegebedarf haben Angestellte ein Anrecht auf 10 Tage unbezahlten Urlaub.
• Betreuung kranker Kinder: Anspruch auf 15 Tage Urlaub bei Kindern unter 12 Jahren (30 Tage für Alleinerziehende). Bei unheilbar erkrankten Kindern gilt kein Grenzwert für eine unbezahlte Freistellung.

Hinweis: Jegliche Formen der Abwesenheit müssen von Betrieben in den Abwesenheitsplänen festgehalten werden. Denn kommt es in einem Betrieb zu einem Notfall, etwa durch einen Brand, haben die verantwortlichen Mitarbeiter aus Human Resources stets einen Überblick über alle anwesenden Mitarbeiter.

Was sind die Ziele des Abwesenheitsmanagements?

Das Abwesenheitsmanagement verfolgt im Wesentlichen 3 Kernziele:

1. Betriebsstörungen minimieren

Durch eine übersichtliche Ausfall- und Urlaubsverwaltung verhindern Unternehmen, dass die Abwesenheit von Mitarbeitern die Geschäftstätigkeiten beeinträchtigt. Abteilungen haben somit die Möglichkeit, bei kurzfristigen Ausfällen die Kapazitäten rechtzeitig umzuplanen. Dies fördert auch die Work-Life-Balance, da Mitarbeiter plötzliche Ausfälle ihrer Kolleginnen und Kollegen nicht spontan ausgleichen müssen.

2. Mitarbeiterzufriedenheit fördern

Durch die Gewährleistung, dass Mitarbeiter ihre Abwesenheitsrechte vollständig nutzen können, steigt die Arbeitszufriedenheit.

3. Gesetzliche Vorschriften einhalten

Ein übersichtliches Abwesenheitsmanagement gewährleistet, dass HR-Mitarbeiter alle relevanten Gesetze und Vorschriften während der Abwesenheitsverwaltung im Blick behalten.

Wie gestalten Unternehmen ihr Abwesenheitsmanagement effektiv?

Damit das Abwesenheitsmanagement effizient abläuft, benötigen Unternehmen einen festen Ablauf, sobald Mitarbeiter ausfallen. Dabei helfen folgende Maßnahmen:

1. Klare Richtlinien

Eindeutig formulierte und stets zugängliche Richtlinien verhindern Missverständnisse und gewährleisten eine gerechte Behandlung aller Mitarbeiter. Diese Richtlinien regeln etwa die Genehmigungsverfahren für geplante Abwesenheiten und machen Vorgaben zum Nachweis ungeplanter Ausfälle.

2. Software-Tools

Moderne Software-Lösungen für Abwesenheitsmanagement helfen dabei, Abwesenheiten effizient zu erfassen, zu überwachen und zu analysieren.

3. Training und Kommunikation

Regelmäßige Schulungen und klare Kommunikation zu den Abwesenheitsrichtlinien sind entscheidend, um sicherzustellen, dass sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeiter alle Prozesse verstehen und korrekt anwenden. Die Personalabteilung nimmt dabei unternehmensintern die Rolle als Sprachrohr ein.

4. Abwesenheitsplan

Ein Abwesenheitsplan oder Urlaubsplaner trägt zusätzlich zur Abstimmung zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern bei. In diesem werden sowohl geplante als auch ungeplante Abwesenheiten festgehalten, was eine bessere Koordination der Fehlzeiten und Vertretungen ermöglicht. Eine Abwesenheitsnotiz stärkt ebenfalls die interne Kommunikation.

5. Rückkehrmanagement

Ein Teil des Abwesenheitsmanagements umfasst die Rückkehr der Mitarbeiter an ihren Arbeitsplatz. Dazu gehört es, die wiederkehrenden Mitarbeiter zu dokumentieren, notwendige Abwesenheitsnachweise zu verwalten sowie mögliche Veränderungen am Arbeitsplatz allen Beteiligten mitzuteilen. Rückkehrmanagement stellt dadurch sicher, dass die ehemals abwesenden Angestellten möglichst schnell in ihren Arbeitsalltag zurückfinden.

Was sind die Vorteile einer Software für Abwesenheitsmanagement?

Durch den Einsatz einer Abwesenheitsmanagement-Software profitieren Unternehmen von mehreren Vorteilen:

• Prozesse automatisieren: Der manuelle Aufwand wird verringert und die Genauigkeit der Datenerfassung optimiert.
• Transparenz verbessern: Alle Beteiligten erhalten Zugriff auf die aktuellen und geplanten Fehlzeiten.
• Planungssicherheit steigern: Arbeitnehmern werden Arbeitszeitkonten zugewiesen, über die sie Abwesenheitsanträge für geplante Fehlzeiten stellen. Vorgesetzte genehmigen ihre Anträge oder lehnen sie ab und legen Vertretungen fest.
• Analytische Einblicke erhalten: Aufgrund der gespeicherten Informationen erkennen HR-Mitarbeiter Trends oder Muster bei den Abwesenheiten. So berechnen sie Urlaubsansprüche in wenigen Sekunden, erkennen aber auch mögliche Formen von Absentismus.
• Vorschriften einhalten: Eine Abwesenheitsmanagement-Software unterstützt Unternehmen dabei, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
• Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen: Durch die verbesserte Übersicht bei den Abwesenheiten kommt es seltener zu Absagen von Urlaubsanträgen oder kurzfristigen Vertretungsnachfragen. Dies fördert wiederum die Mitarbeiterbindung, da Angestellte ihre Arbeits- und Freizeit besser aufeinander abstimmen.

Hinweis: Eine effiziente Planung der Urlaubsvertretung ermöglicht es Teams, Abwesenheiten gut zu überbrücken und die Produktivität hoch zu halten.