Urlaubsanspruch bei Teilzeit berechnen: Das steht Mitarbeitern zu

Der Urlaub ist für viele Arbeitnehmer die schönste Zeit des Jahres. Ganz gleich, ob sie neue Länder bereisen, sich im Schrebergarten die Sonne auf den Bauch scheinen lassen oder die Familie besuchen – oft dient der Urlaub Angestellten zur Erholung. Meistens ist dabei eindeutig, wie viele Urlaubstage Arbeitskräften bei einer Vollzeitstelle zustehen. Aber wie gestaltet sich der Urlaubsanspruch in Teilzeit? Erfahren Sie, welche Regelungen gelten und wie Sie den Urlaub berechnen.

Dies ist der gesetzliche Mindesturlaub bei der 5-Tage-Woche und der 6-Tage-Woche

Wie viel Urlaub Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei Teilzeit mit Anspruch auf Lohnfortzahlung haben, ist von der Anzahl der Tage in Vollzeit ableitbar. Der Mindesturlaub dafür ist im Bundesurlaubsgesetz festgehalten. Der Großteil der Arbeitnehmer arbeitet in einer 5-Tage-Woche. Da es aber auch einige Branchen gibt, in denen an 6 Tagen in der Woche gearbeitet wird, gibt es zwei wesentliche Ausgangssituationen:

Viele Unternehmen gewähren ihren Mitarbeitern jedoch mehr Urlaubstage und erhöhen dadurch die Mitarbeiterzufriedenheit. So haben viele Arbeitnehmer 25 bis 30 Urlaubstage im Jahr. Das Statistische Bundesamt hat für das Jahr 2022 31,8 freie Tage pro Arbeitnehmer vermerkt. Allerdings beinhaltet diese Summe auch Zeiten wie Mutterschutz oder andere Freistellungen.

Urlaubsanspruch bei unterschiedlichen Teilzeit-Modellen

Viele Mitarbeiter in Teilzeit fragen sich: ”Wie viel Urlaub steht mir zu?” oder “Wie viel Urlaub habe ich bei einer 4-Tage-Woche?“. Diese Fragen können auch HR-Manager oft nicht aus dem Stegreif beantworten. Zu verschieden sind die einzelnen Teilzeitmodelle, für die es eine unterschiedliche Anzahl an Urlaubstagen gibt. Manche Mitarbeiter arbeiten an drei Tagen jeweils 8 Stunden, andere leisten die gleiche Arbeitszeit in einer 4-Tage-Woche. Wieder andere arbeiten in Teilzeit 20 Stunden in der Woche, verteilen diese jedoch auf 5 Arbeitstage.

Nun stellt sich die Frage, mit wie viel Stunden ein Urlaubstag berechnet wird. In der Regel spielt es keine Rolle, wie viele Stunden jemand in der Woche oder pro Tag arbeitet. Der Urlaubsanspruch richtet sich danach, an wie vielen Tagen Mitarbeiter pro Woche arbeiten. Für die Urlaubsberechnung ist die Stundenanzahl dabei irrelevant.

Urlaubstage bei Teilzeit berechnen: Diese Formel hilft

Viele HR-Manager tragen Fehlzeiten wie Krankheits- und Urlaubstage in ein Tool zum Abwesenheitsmanagement ein, das oft einen integrierten Urlaubsrechner für Teilzeit- und Vollzeit-Anstellungen bietet. Das berechnet die restlichen Urlaubstage automatisch und macht für Mitarbeiter transparent einsehbar. Auch Vertretungssituationen werden hier notiert, sodass alle Verantwortlichen und die Kollegen immer informiert sind. Ebenso beinhalten Online-Urlaubsplaner oftmals einen Urlaubsanspruch-Rechner.

Für die Urlaubsberechnung ohne Tool gibt es eine einfache Formel:

• Urlaubstage / Anzahl der Wochenarbeitstage × Wochenarbeitstage in Teilzeit = Urlaub bei Teilzeit
• In Zahlen bedeutet dies 30 / 5 × 3 = 18

Eine Teilzeitkraft in einer 3-Tage-Woche hat einen Anspruch auf 18 Urlaubstage im Jahr.

So hat sie, wie ihre Kollegen, die in Vollzeit arbeiten, 6 Wochen Urlaub.

Beispiele für die Berechnung des Urlaubsanspruchs in Teilzeit

Ein Mitarbeiter möchte wissen, welchen Urlaubsanspruch er für seine Teilzeitstelle mit 25 Stunden in einer 5-Tage-Woche hat. Arbeitet er in einem Unternehmen, in dem alle Mitarbeiter an 5 Tagen in der Woche arbeiten, hat er denselben Urlaubsanspruch wie die Vollzeitkräfte.

Anders sieht es bei einer 6-Tage-Woche des Unternehmens aus. Bei 30 Tagen Urlaub im Jahr ergibt sich folgende Rechnung:

• 30 / 6 × 5 = 25

Er hat 25 Tage Urlaub im Jahr.

Ein anderer Arbeitnehmer möchte wissen, welchen Urlaubsanspruch er in Teilzeit mit 20 Stunden und einer 4-Tage-Woche hat. Im Unternehmen wird von Montag bis Freitag gearbeitet und die Mitarbeiter in Vollzeit haben Anspruch auf 30 Urlaubstage im Jahr.

• 30 / 5 x 4 = 24

Der Urlaub bei Teilzeit beträgt in diesem Fall 24 Werktage. Die Arbeitsstunden, die er leistet, spielen bei der Berechnung keine Rolle.

Was passiert, wenn ein Arbeitnehmer innerhalb eines Arbeitsjahres von Voll- auf Teilzeit wechselt?

Ein Arbeitnehmer reduziert innerhalb eines laufenden Arbeitsjahres Anfang Juni seine Arbeitszeit und arbeitet an 4 statt wie bisher an 5 Tagen in der Woche. In diesem Fall werden die Monate, in denen er in Vollzeit arbeitet, und die Phase seiner Teilzeit unabhängig voneinander betrachtet. Der Urlaubsanspruch verfällt nicht, den er in Vollzeit bis Ende Mai erworben und bisher nicht genommen hat. Bei seinem Arbeitgeber hat er in Vollzeit 24 Urlaubstage. So hat er in den ersten 5 Monaten einen Urlaubsanspruch von 10 Tagen. Für das restliche Jahr (7 Monate) wird sein Urlaubsanspruch in Teilzeit wie folgt berechnet:

• 24 / 12 × 7 / 5 × 4 = 11 Tage

Diese Urlaubsregelung sieht für ihn 21 Tage Urlaub in diesem Jahr vor. Im nächsten Jahr, in dem er weiterhin in einer 4-Tage-Woche arbeitet, wird sein Urlaubsanspruch bei 19 Tagen liegen.

Gibt es eine Formel, um Urlaubstage in Teilzeit in Stunden umzurechnen?

Es gibt Arbeitnehmer, die statt einer Wochenarbeitszeit eine Monatsarbeitszeit vereinbart haben, beispielsweise trifft dies oft im Einzelhandel zu. In diesem Fall werden die Urlaubstage in Stunden umgerechnet. Wenn ein Mitarbeiter in Vollzeit arbeitet und Anspruch auf 25 Urlaubstage hat, wird der Urlaubswert in Stunden so berechnet:

• 25 Tage à 8 Stunden = 200 Urlaubsstunden im Jahr

Für einen in Teilzeit arbeitenden Mitarbeiter mit einem 80-Stunden-Monat ergibt dies einen Urlaubsanspruch von 100 Stunden. Eine Vollzeitkraft arbeitet in dieser Firma hingegen 160 Stunden im Monat. Weil der Teilzeitmitarbeiter genau die Hälfte dieser Zeit im Unternehmen tätig ist, steht ihm die halbe Anzahl der Urlaubsstunden zu.

Welchen Urlaubsanspruch für Teilzeit haben Saisonfachkräfte?

Auch Saisonfachkräfte haben Anspruch auf Urlaub bei Teilzeit. Pro Monat steht ihnen ein Zwölftel des Jahresurlaubs einer Vollzeitstelle zu. Arbeitet eine Person beispielsweise von Anfang November bis Ende März in einem Skigebiet, hat sie einen Urlaubsanspruch von 10 Tagen Mindesturlaub, wenn dies im Vertrag nicht anders festgehalten ist. In vielen Fällen ist es aufgrund der betrieblichen Situation in der hoch frequentierten Saison aber nicht möglich, Urlaub zu nehmen. In diesem Fall besagt § 7 Absatz 4 des Bundesurlaubsgesetzes, dass der Urlaub ausgezahlt werden muss. Dies gilt auch nach einer Kündigung, wenn der Mitarbeiter den Resturlaub vor seinem Ausscheiden nicht mehr nehmen kann.

Gibt es Unterschiede beim Sonderurlaub, wenn Mitarbeiter in Teilzeit arbeiten?

Unabhängig von Voll- oder Teilzeittätigkeit haben alle Angestellten mit Sozialversicherungspflicht das gleiche Recht auf Sonderurlaub. Dieser ist vertraglich festgehalten und gilt beispielsweise für Umzug, Hochzeit des Arbeitnehmers oder bei Todesfällen von nahen Angehörigen. Daneben gibt es die Möglichkeit, unbezahlten Urlaub zu nehmen. Dies ist manchmal notwendig, wenn beispielsweise die gesetzlichen Kinderkrankentage bereits aufgebraucht sind, Mitarbeiter ihre kranken Kinder dennoch erneut pflegen müssen.

Warum es wichtig ist, den Urlaubsanspruch bei Teilzeit im Blick zu haben

Grundsätzlich haben Mitarbeiter, die in Teilzeit arbeiten, im Verhältnis gesehen den gleichen Urlaubsanspruch wie Vollzeitkräfte. In der Regel richtet sich die Berechnung hierfür nach Arbeitstagen statt -stunden und wird mit dem Urlaubsanspruch einer Vollzeitstelle verglichen. Für ein Unternehmen ist es sehr wichtig, einen Überblick über die Urlaubstage aller Mitarbeiter zu haben, um ihre Kapazitäten vorausschauend zu planen. Hier unterstützt eine Urlaubsverwaltung,  die den Verantwortlichen einen Überblick über geplante Urlaube, verbleibende Urlaubstage pro Mitarbeiter und Vertretungssituationen schafft.