Definition und Vorteile

Workation

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Wie Mitarbeiter Urlaub und Arbeit sinnvoll verbinden

Arbeiten im heutigen Sinne heißt nicht mehr, dass Angestellte für acht Stunden am Tag im Büro sitzen und auf einen Bildschirm starren. Längst hat New Work das Verständnis von Arbeit verändert. Angestellte wünschen sich mehr Abwechslung hinsichtlich ihres Arbeitsortes. Die Workation stellt eine Möglichkeit dar, um dem typischen Arbeitsalltag zu entkommen und trotzdem die eigenen Projektziele zu erreichen.

Doch ist dieser Ansatz wirklich eine Möglichkeit für Arbeitnehmer, für eine längere Zeit dem gewohnten Umfeld zu entkommen und motivierter zurückzukehren? Oder leidet die Work-Life-Balance gar, da die Angestellten in ihrem Urlaub nicht wirklich abschalten? Für ein erfolgreiches Workation-Projekt müssen Unternehmen einige Punkte beachten.

Workation ist laut Definition die Verbindung von Urlaub und Arbeit

Was ist eine Workation? Definition

Eine Workation ermöglicht es Arbeitnehmern, Arbeit und Urlaub an einem Ort ihrer Wahl miteinander zu verbinden. Der Begriff ergibt sich aus den englischen Wörtern “work” und “vacation”. Jedoch ist eine Workation eher als Auszeit vom Arbeitsalltag und weniger als typischer Urlaub zu betrachten. In der Regel nutzen die Angestellten während einer Workation den Vormittag und Nachmittag ganz normal als Arbeitszeit. Nach Feierabend erkunden sie das Workation-Land oder verbringen zusätzliche Zeit mit den Kolleginnen und Kollegen. Ein ähnliches Phänomen wie die Workation ist übrigens Bleisure Travel, bei dem Mitarbeiter ihre Dienstreise mit einem Privaturlaub verbinden.

Eine Workation dauert wenige Tage bis mehrere Monate. Sie wird entweder direkt vom Mitarbeiter geplant (Solo-Workation) oder vom Arbeitgeber organisiert (Team-Workation). Besonders in Unternehmen, in denen Homeoffice, Sabbaticals und Remote Work zur Normalität gehören, erfreuen sich Workations wachsender Beliebtheit.

Für wen eignen sich Workations?

Ursprünglich richteten sich Workations vorwiegend an digitale Nomaden. Zu der typischen Zielgruppe zählten:

  • Blogger
  • Freelancer
  • Solo-Selbstständige

Durch die voranschreitende Digitalisierung wurden Workations jedoch auch für Angestellte möglich, deren Arbeitsplatz keine Präsenz vor Ort voraussetzt. Neben ganzen Teams nutzen besonders Paare oder Familien Workations als Möglichkeit, um gemeinsam eine längere Zeit in einem fremden Land zu verbringen.

Wie lange dauert eine Workation?

In der Regel geht eine Workation nicht über eine normale Urlaubszeit hinaus. Somit dauern sie meist eine bis zwölf Wochen. Dieser Zeitraum ergibt in einigen Ländern auch aufgrund der Visa-Vorgaben Sinn.

Was sind die Vorteile einer Workation?

Von einer gut organisierten Workation profitieren sowohl Mitarbeiter als auch Unternehmen. Dabei gibt es viele verschiedene Bereiche, auf die sich eine Workation positiv auswirkt:

Vorteile einer Workation für Arbeitnehmer Vorteile einer Workation für Arbeitgeber
Bessere Work-Life-Balance Stärkeres Employer Branding
Nachhaltig höhere Motivation und Produktivität Teambuilding wird gefördert
Geförderte Kreativität schafft Platz für neue Ideen Mitarbeiterbindung ans Unternehmen wächst
Verbesserte mentale Gesundheit Möglichkeit, gegenüber den Mitarbeitern Wertschätzung zu zeigen
Teammentalität und Zusammenhalt wächst Schnellere und bessere Arbeitsergebnisse und -prozesse
Neue Netzwerke entstehen Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
Größere Flexibilität, um Aufgaben zu erledigen Attraktivität als Arbeitgeber steigt
Möglichkeit, aus gewohnten Prozessen auszubrechen und diese zu hinterfragen
Positive Erinnerungen sammeln und den eigenen Horizont erweitern
Soziale Isolation überwinden (besonders für Personen im Homeoffice)
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Diese Punkte sind für eine Workation entscheidend

Ob bei einer Solo-Workation oder bei einer Workation im Team: Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber müssen zahlreiche Punkte beachten, um von den Vorzügen einer Workation zu profitieren. Sonst sorgt diese eher für Frust als für eine ausgelassene Stimmung bei allen Beteiligten.

Die folgenden Punkte gilt es während einer Workation für Angestellte und Unternehmen besonders zu berücksichtigen:

Planung

Flüge, Unterkunft, Arbeitsplatz, Rückreise – die Planung ist Dreh- und Angelpunkt einer erfolgreichen Workation. Denn Arbeit im Ausland bedeutet nicht nur für die Angestellten vor Ort eine Veränderung. Auch die Mitarbeiter im Büro müssen sich darauf einstellen. Einige Unternehmen setzen daher bei der Planung neben erfahrenen Mitarbeiter auch auf spezialisierte externe Anbieter.

Equipment

Damit eine Workation überhaupt erst stattfinden kann, benötigen die Mitarbeiter die entsprechende Ausrüstung dafür. Tische und Stühle erhalten sie meist in ihrer Unterbringung oder in einem Café. Einen Laptop sowie ein Diensthandy oder Headset benötigen sie allerdings vom Arbeitgeber.

Internetverbindung

In einigen Ländern ist es möglich, dass die WLAN-Verbindung nicht so leistungsfähig ist, wie am gewohnten Arbeitsplatz. Die Unternehmen und Mitarbeiter müssen sicherstellen, dass die Arbeitsabläufe dadurch nicht dauerhaft gestört werden. Auch ein guter Telefonempfang zählt dazu.

Kommunikation

Neben einer guten Internetverbindung als Teil der Kommunikation dürfen auch die Ziele der Workation nicht in den Hintergrund geraten. Was bezwecken Arbeitgeber mit der Workation? Was erwarten sie von ihren Angestellten? Und wen betrifft die Workation? Das sind nur einige Fragen, die es vor der Workation zu klären gilt.

Unterkunft

Da die Zielorte einer Workation häufig höhere Temperaturen aufweisen, sollten die Unterkünfte in Hinblick darauf gewählt werden. Klimaanlage, Pool oder Nähe zum Strand bieten den Angestellten eine Möglichkeit zur Akklimatisierung. Doch auch eine geringe Distanz zu Einkaufs- und Freizeitmöglichkeiten sind Voraussetzung für eine passende Unterbringung.

Zeitzonen

Um wichtige regelmäßige Meetings einzuhalten, empfehlen sich Zielländer, in denen sich die Zeitzone nicht zu sehr vom Heimatland der Angestellten unterscheidet. Nur das garantiert einen produktiven Austausch zwischen den Mitarbeitern vor Ort und denen im Ausland garantiert. International agierende Unternehmen haben hier weniger Probleme, da sie Verzögerungen in der Zusammenarbeit gewohnt sind.

Versicherung

Ein umfassender Versicherungsschutz ist eine wichtige Voraussetzung dafür, dass Mitarbeiter auf eine Workation gehen. Je nach Zielort sollte auch eine Auslandskrankenversicherung dazu zählen. Bei anderen Versicherungen gelten bestimmte Vorgaben. So gilt eine Sozialversicherung im Ausland zum Beispiel, wenn die Workation nicht regelmäßig stattfindet – und zwar innerhalb der EU sowie in der Schweiz, in Island, Norwegen oder Liechtenstein. Bei regelmäßigen Workations gilt die Sozialversicherung hingegen nur, wenn die Arbeitnehmer bei einem deutschen Unternehmen angestellt sind, über einen festen Wohnsitz in Deutschland verfügen und zu 25 Prozent in Deutschland arbeiten.

Steuern

Für Unternehmen entsteht eine Lohnsteuerpflicht im Ausland, sobald die Workation ihrer Mitarbeiter länger als 183 Tage im Jahr stattfindet, also mehr als die reguläre Arbeitszeit beträgt.

Visa

Zahlreiche Länder haben sich inzwischen auf die steigende Beliebtheit von Workations eingestellt. Sie bieten daher entsprechende Visa an, die auf einen bestimmten Zeitraum beschränkt sind und eine rechtliche Grundlage für die Workation bieten. Dadurch vermeiden Betriebe die Gefahr, in steuerliche oder rechtliche Schwierigkeiten zu geraten. Jedoch reicht ein Touristenvisum für Mitarbeiter in der Regel nicht aus, um während der Workation zu arbeiten. Bei Fragen hierzu lohnt sich der Kontakt zur deutschen Botschaft im jeweiligen Zielland.

Arbeitszeiten

Natürlich dient eine Workation dazu, dass Mitarbeiter das Gefühl haben, im Urlaub zu sein. Jedoch dürfen Angestellte darüber nicht ihre Arbeit vernachlässigen. Im Vorfeld festgelegte, bindende Arbeitszeiten sind sinnvoll, um den Fokus nicht zu verlieren. Doch auch Arbeitgeber dürfen nicht davon ausgehen, dass ihre Angestellten zu den üblichen Arbeitszeiten stets erreichbar sind.

Flexibilität

Damit alle Parteien mit einem guten Gefühl in die Workation starten, lohnt es sich, einige Grundregeln im Vorfeld zu klären. Dazu gehören zum einen Arbeitszeiten, aber auch fixe Deadlines und Meetings oder klare Ruhezeiten. Eine disziplinierte und pflichtbewusste Arbeit der Workation-Teilnehmerinnen und -Teilnehmer hilft Unternehmen von der Möglichkeit zur Workation zu überzeugen.

Finanzierung

In der Regel übernehmen Arbeitgeber die Kosten der Unterkünfte. Doch gilt dies auch für die Flüge? Und wie sieht es mit der Verpflegung oder Aktivitäten vor Ort aus? Klare Vorgaben zu den Kosten schließen mögliche Missverständnisse aus.

Tipp: Als optimale Vorbereitung auf eine Workation sind Schulungen und Meetings empfehlenswert. Diese lohnen sich auch im Nachgang, um Erfahrungen auszutauschen und die nächste Workation eventuell besser auszugestalten.

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