Diese Punkte sind für eine Workation entscheidend
Ob bei einer Solo-Workation oder bei einer Workation im Team: Sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber müssen zahlreiche Punkte beachten, um von den Vorzügen einer Workation zu profitieren. Sonst sorgt diese eher für Frust als für eine ausgelassene Stimmung bei allen Beteiligten.
Die folgenden Punkte gilt es während einer Workation für Angestellte und Unternehmen besonders zu berücksichtigen:
Planung
Flüge, Unterkunft, Arbeitsplatz, Rückreise – die Planung ist Dreh- und Angelpunkt einer erfolgreichen Workation. Denn Arbeit im Ausland bedeutet nicht nur für die Angestellten vor Ort eine Veränderung. Auch die Mitarbeiter im Büro müssen sich darauf einstellen. Einige Unternehmen setzen daher bei der Planung neben erfahrenen Mitarbeiter auch auf spezialisierte externe Anbieter.
Equipment
Damit eine Workation überhaupt erst stattfinden kann, benötigen die Mitarbeiter die entsprechende Ausrüstung dafür. Tische und Stühle erhalten sie meist in ihrer Unterbringung oder in einem Café. Einen Laptop sowie ein Diensthandy oder Headset benötigen sie allerdings vom Arbeitgeber.
Internetverbindung
In einigen Ländern ist es möglich, dass die WLAN-Verbindung nicht so leistungsfähig ist, wie am gewohnten Arbeitsplatz. Die Unternehmen und Mitarbeiter müssen sicherstellen, dass die Arbeitsabläufe dadurch nicht dauerhaft gestört werden. Auch ein guter Telefonempfang zählt dazu.
Kommunikation
Neben einer guten Internetverbindung als Teil der Kommunikation dürfen auch die Ziele der Workation nicht in den Hintergrund geraten. Was bezwecken Arbeitgeber mit der Workation? Was erwarten sie von ihren Angestellten? Und wen betrifft die Workation? Das sind nur einige Fragen, die es vor der Workation zu klären gilt.
Unterkunft
Da die Zielorte einer Workation häufig höhere Temperaturen aufweisen, sollten die Unterkünfte in Hinblick darauf gewählt werden. Klimaanlage, Pool oder Nähe zum Strand bieten den Angestellten eine Möglichkeit zur Akklimatisierung. Doch auch eine geringe Distanz zu Einkaufs- und Freizeitmöglichkeiten sind Voraussetzung für eine passende Unterbringung.
Zeitzonen
Um wichtige regelmäßige Meetings einzuhalten, empfehlen sich Zielländer, in denen sich die Zeitzone nicht zu sehr vom Heimatland der Angestellten unterscheidet. Nur das garantiert einen produktiven Austausch zwischen den Mitarbeitern vor Ort und denen im Ausland garantiert. International agierende Unternehmen haben hier weniger Probleme, da sie Verzögerungen in der Zusammenarbeit gewohnt sind.
Versicherung
Ein umfassender Versicherungsschutz ist eine wichtige Voraussetzung dafür, dass Mitarbeiter auf eine Workation gehen. Nach einem Leitfaden der Europäischen Kommission gilt eine Workation im EU-Ausland mittlerweile als Entsendung. Stimmt daher der Arbeitgeber der Workation seiner Mitarbeiter zu, kann er sie im Rahmen einer Auslandsentsendung versichern. Um sämtliche Anträge rechtzeitig zu bearbeiten, kontaktiert er dazu im Vorfeld die entsprechenden Versicherungsträger um Krankenkasse & Co. So gewährleistet er den Versicherungsschutz seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
Bei einer Workation in einem EU-Staat, einem Land des Europäischen Wirtschaftsraums und in der Schweiz benötigt ein Arbeitnehmer zudem eine A1-Bescheinigung, um seine Versicherungszugehörigkeit nachzuweisen.
Steuern
Steuerliche Themen spielen bei einer Workation abhängig von der Dauer und der Art der Arbeit eine Rolle. Unternehmen sollten es dabei vermeiden, dass die reguläre Arbeitszeit im Ausland über 183 Tage im Jahr dauert, sodass durch die 183-Tage-Regel eine Lohnsteuerpflicht im entsprechenden Land entsteht.
Visa
Zahlreiche Länder haben sich inzwischen auf die steigende Beliebtheit von Workations eingestellt. Sie bieten daher entsprechende Visa an, die auf einen bestimmten Zeitraum beschränkt sind und eine rechtliche Grundlage für die Workation bieten. Dadurch vermeiden Betriebe die Gefahr, in steuerliche oder rechtliche Schwierigkeiten zu geraten. Jedoch reicht ein Touristenvisum für Mitarbeiter in der Regel nicht aus, um während der Workation zu arbeiten. Bei Fragen hierzu lohnt sich der Kontakt zur deutschen Botschaft im jeweiligen Zielland.
Arbeitszeiten
Natürlich dient eine Workation dazu, dass Mitarbeiter das Gefühl haben, im Urlaub zu sein. Jedoch dürfen Angestellte darüber nicht ihre Arbeit vernachlässigen. Im Vorfeld festgelegte, bindende Arbeitszeiten sind sinnvoll, um den Fokus nicht zu verlieren. Doch auch Arbeitgeber dürfen nicht davon ausgehen, dass ihre Angestellten zu den üblichen Arbeitszeiten stets erreichbar sind.
Flexibilität
Damit alle Parteien mit einem guten Gefühl in die Workation starten, lohnt es sich, einige Grundregeln im Vorfeld zu klären. Dazu gehören zum einen Arbeitszeiten, aber auch fixe Deadlines und Meetings oder klare Ruhezeiten. Eine disziplinierte und pflichtbewusste Arbeit der Workation-Teilnehmerinnen und -Teilnehmer hilft Unternehmen von der Möglichkeit zur Workation zu überzeugen.
Finanzierung
In der Regel übernehmen Arbeitgeber die Kosten der Unterkünfte. Doch gilt dies auch für die Flüge? Und wie sieht es mit der Verpflegung oder Aktivitäten vor Ort aus? Klare Vorgaben zu den Kosten schließen mögliche Missverständnisse aus.
Tipp: Als optimale Vorbereitung auf eine Workation sind Schulungen und Meetings empfehlenswert. Diese lohnen sich auch im Nachgang, um Erfahrungen auszutauschen und die nächste Workation eventuell besser auszugestalten.
