In vier Schritten zum A1-Antrag

A1-Bescheinigung

8 Min. Lesezeit | Zur Lexikon-Übersicht

A1-Bescheinigung: Kurz zusammengefasst

  • Schützt vor Doppelversicherung
  • A1 wird benötigt bei grenzüberschreitenden Einsatz von Arbeitnehmern
  • Für Dienstreisen gilt die A1 bis zu 24 Monaten
  • Dauert der Einsatz im EU-Ausland über 24 Monate ist anstelle des A1-Formulars, die sogenannte A1-Ausnahmebescheinigung notwendig
  • A1-Antrag erfolgt über ein elektronisches Verfahren

Was ist eine A1-Bescheinigung und wofür wird sie benötigt?

Dass Reisende für Dienstreisen ins EU-Ausland ein EU-Formular benötigen, die sogenannte A1-Bescheinigung, ist bereits seit einigen Jahren gesetzlich geregelt. Doch warum ist dieses A1-Formular notwendig? Jeder Arbeitnehmer, der eine Tätigkeit in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, dem Europäischen Wirtschaftsraum oder der Schweiz ausübt, muss das A1-Formular vorweisen können. Denn auch wenn EU-Bürger in der Regel keine Arbeitserlaubnis benötigen, wenn sie in einem anderen EU-Land arbeiten, muss nach der Verordnung (VO) – EG – 883/2004 die Zugehörigkeit der Sozialversicherung des Arbeitnehmers bestimmt und mit der Bescheinigung entsprechend auch nachgewiesen werden.

Hier gilt grundsätzlich das sogenannte Territorialprinzip. Das besagt nämlich, dass ein Arbeitnehmer immer den Sozialversicherungsvorschriften des Mitgliedstaates unterliegt, in welchem er seine Beschäftigung ausübt. Ob der Arbeitnehmer in dem Staat, in dem er dieser Tätigkeit nachgeht, tatsächlich wohnt oder nicht, ist hiervon unabhängig. Ebenso spielt es keine Rolle, ob der Arbeitgeber seinen Sitz in diesem Mitgliedstaat hat oder nicht.

Die A1-Entsendebescheinigung bestätigt dem Arbeitnehmer seine sozialversicherungsrechtliche Zugehörigkeit. Doch wofür genau? Mit der Bestätigung, dass für den Arbeitnehmer das Sozialversicherungsrecht im Heimatland gilt, wird sichergestellt, dass eine gleichzeitige Anwendung des ausländischen Sozialversicherungsrechts ausgeschlossen ist. Demnach kann auch keine doppelte Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen fällig werden.

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Wie Sie die A1-Bescheinigung beantragen: In vier Schritten zum A1-Antrag

In der Regel wenden sich die Arbeitgeber für die Beantragung der A1-Bescheinigung an die Krankenkasse, bei der reisende Arbeitnehmer gesetzlich krankenversichert ist. Gleiches gilt auch im Falle einer freiwilligen Versicherung oder Familienversicherung.

Wenn keine Versicherung bei einer gesetzlichen Krankenkasse vorliegt, zum Beispiel weil der Arbeitnehmer privat versichert ist, erfolgt die Beantragung beim zuständigen Rentenversicherungsträger. Die Antragsstellung für den Arbeitnehmer erfolgt über das zertifizierte Abrechnungsprogramm des Arbeitgebers, alternativ über die Seite der Sozialversicherung im Internet.

Schritt 1: Registrieren und anmelden

Über die Seite sv.net registrieren sich Arbeitgeber, um die A1-Bescheinigung elektronisch zu beantragen. Sv.net ist eine Software für den elektronischen Datenaustausch. Wie Sozialversicherungsmeldungen oder auch Bescheinigungen, wie auch das A1-Formular. Mit Hilfe der Software können personenbezogene Daten entsprechend der gesetzlich vorgeschriebenen Regelungen verschlüsselt an die zuständigen Träger der Sozialversicherung übermittelt werden. Nach der Registrierung meldet sich der Arbeitgeber mit seinem Login-Daten auf der Seite sv.net an.

Schritt 2: Antrag ausfüllen und prüfen

Sämtliche Daten, die der Arbeitgeber ausfüllen muss, sind im Antragsformular entsprechend gekennzeichnet.

A1-Bescheinigung Formular
A1-Bescheinigung Formular
A1-Bescheinigung Formular

Schritt 3: Antrag senden

Nach Prüfung aller Angaben wird der Antrag elektronisch versendet.

Schritt 4: A1 empfangen

Der A1-Antrag wird nun vom zuständigen Träger geprüft und die Rückmeldung erfolgt ebenfalls elektronisch. Die A1-Bescheinigung wird per Gesetz innerhalb von drei Arbeitstagen maschinell übermittelt. Dieses Dokument muss die entsandte Person im Original erhalten und während der Reise stets mit sich führen.

Fallbeispiel: Projekt im Ausland

Regelmäßige Auslandseinsätze gehören heute bei Arbeitnehmern aus Deutschland bereits zum Alltag. Soll ein Arbeitnehmer beispielsweise im nächsten Monat für den Zeitraum von einem halben Jahr ein Projekt in Spanien leiten, muss eine A1-Entsendebescheinigung als Nachweis der Sozialversicherung angefordert werden. Dieser Schritt erfolgt über seinen Arbeitgeber. Für den Zeitraum des Einsatzes in Spanien bleibt der Arbeitnehmer somit abgesichert über die deutsche Krankenversicherung, Pflege- und Rentenversicherung. Der Arbeitgeber stellt vor Abreise den A1-Antrag bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers. In das Formular trägt er alle Angaben zum Arbeitnehmer und seiner Beschäftigung in Deutschland ein. Weiterhin müssen auch sämtliche Informationen über die Entsendung ausgefüllt werden. So zum Beispiel auch die Referenzstelle in Spanien. Nach Prüfung und Ausstellung durch den Träger muss der Arbeitnehmer das A1-Formular zur Vorlage in Spanien mitführen.

Häufig gestellte Fragen

Für welche Staaten gilt die A1-Bescheinigung?

Die A1 Bescheinigung muss für Entsendungen ins EU-Ausland beantragt werden. EU-Ausland bedeutet: ein Mitgliedstaat der Europäischen Union, ein Vertragsstaat des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) (auch: EWR-Staat) und die Schweiz.

Für welche Länder wird eine A1-Bescheinigung benötigt (EU, EWR & Co.)?

Für nachfolgende Länder wird in Deutschland die A1-Bescheinigung ausgestellt: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Island, Italien, Kroatien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Schweiz, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechien, Ungarn, Vereinigtes Königreich (Großbritannien).

Wer beantragt die A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung wird vom Arbeitgeber bei dem zuständigen Sozialversicherungsträger beantragt. Für die Übermittlung dient ein Entgeltabrechnungsprogramm oder die Seite sv.net.

Wann muss die A1-Bescheinigung beantragt werden?

Die A1-Bescheinigung sollte frühzeitig, bestenfalls vor Beginn der Entsendung beantragt werden, damit diese rechtzeitig ausgestellt vorliegt und der Reisende diese nachweisen kann.

Wie lange dauert die Ausstellung einer A1-Bescheinigung?

Die zuständigen Träger haben für die Übermittlung der ausgefüllten A1 bis zu drei Arbeitstage Zeit.

Kann die A1 auch die die Entsendungen in Nicht-EU-Staaten elektronisch beantragt werden?

Das elektronische Antragsverfahren gilt nur für Dienstreisen in das EU-Ausland, den Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) und die Schweiz. Für andere Staaten muss weiterhin die Antragsform in Papierform erfolgen.

Gibt es Sanktionen und Bußgelder bei Fehlen der A1-Bescheinigung?

Um Schwarzarbeit und Lohndumping zu bekämpfen, wird in einige Staaten schon engmaschiger geprüft, ob ein A1-Formular vorliegt. Sofern nämlich die Entsendebescheinigung nicht nachgewiesen werden kann, drohen mitunter hohe Bußgeldstrafen. Oder aber der Erlass empfindlicher Beitragsbescheide durch die ausländischen Versicherungsträger. Hierunter sind Zahlungsverpflichtungen gemeint, die zusätzliche Beiträge zur Folge haben. Nämlich auf Basis der Vorschriften des jeweiligen EU-Staates.

Daneben ist ein weiteres Problem die Leistungspflicht im Falle eines Schadens. Denn hat ein Arbeitnehmer während seiner Zeit der Entsendung beispielsweise einen Arbeits- oder Wegeunfall, so stellt sich schnell die Frage wer in diesem Fall die Leistungspflicht trägt. Also welcher Versicherungsträger ist dann verpflichtet – der inländische oder der ausländische? Liegt dann die A1 nicht vor, kommt es hier schnell zu Streitigkeiten. Auch der Zutritt zum Arbeitsplatz am Zielort der Dienstreise kann bei fehlendem Nachweis verweigert werden.

Wie können Arbeitgeber ohne Abrechnungsprogramm den A1-Antrag stellen?

Wenn ein Arbeitgeber nicht über ein systemgeprüftes Abrechnungsprogramm verfügt, über welches er den A1-Antrag online stellen kann, so muss die Beantragung mittels einer maschinellen Ausfüllhilfe erfolgen. Diese wird von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) zur Verfügung gestellt und kann unter sv.net abgerufen werden.

Kann die A1 auch in Papierform beantragt werden?

Seit dem 01.07.2019 gilt ausschließlich das elektronische Antragsverfahren. Das wird auch in § 106 Sozialgesetzbuch (SGB IV) geregelt. Die A1-Anträge müssen danach an die jeweils zuständigen Träger versendet werden. Hierzu zählen Krankenkasse, Rentenversicherer oder aber die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen.

die A1-Bescheinigung ist nicht rechtzeitig eingetroffen, was nun?

Auch wenn das A1-Formular noch nicht da ist, gilt das deutsche Sozialversicherungsrecht. Nämlich immer dann, wenn die gesetzlichen Vorgaben einer Entsendung erfüllt sind. Es ist daher sinnvoll die Eingangsbescheinigung, die bei Beantragung ausgestellt wird, auf der Dienstreise mitzuführen.

Ab welcher Dauer der Entsendung muss eine Dienstreise beantragt werden?

Grundsätzlich gilt: Für jeden Grenzübertritt der im Rahmen einer Beschäftigung im europäischen Raum erfolgt, muss der Arbeitgeber unabhängig davon, ob die Reisekosten nur Stunden oder aber Tage dauert, eine A1-Bescheinigung für den Arbeitnehmer beantragen. Hier ist auch die Art der Beschäftigung für die Frage der Beantragung nicht relevant.

Was ist der Unterscheid zwischen der A1-Ensendebescheinigung und der E101-Bescheinigung?

Die Bescheinigung E101 gilt als sogenannter Vorgänger der A1-Entsendescheinigung. Die A1 ist im Gegenteil zu der E101 der Nachweis darüber, dass eine zusätzliche Versicherung nicht zwingend erforderlich ist, da bereits eine Sozialversicherung vorhanden ist.

Wo finde ich die offiziellen Richtlinien der Europäischen Kommission?

Die Europäische Kommission geht auf ihrer Webseite auf Hintergrund und Formalien ein.

Gibt es für Geschäftsreisen ausnahmen bei der A1-Bescheinigung?

Nein, denn jede Entsendung gilt als vorübergehende Beschäftigung im Ausland. Selbst bei sehr kurzen, wie beispielsweise eintägigen Dienstreisen wird eine Bescheinigung benötigt.

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