In der Regel wenden sich die Arbeitgeber für die Beantragung der A1-Bescheinigung an die Krankenkasse, bei der reisende Arbeitnehmer gesetzlich krankenversichert ist. Gleiches gilt auch im Falle einer freiwilligen Versicherung oder Familienversicherung.
Wenn keine Versicherung bei einer gesetzlichen Krankenkasse vorliegt, zum Beispiel weil der Arbeitnehmer privat versichert ist, erfolgt die Beantragung beim zuständigen Rentenversicherungsträger. Die Antragsstellung für den Arbeitnehmer erfolgt über das zertifizierte Abrechnungsprogramm des Arbeitgebers, alternativ über die Seite der Sozialversicherung im Internet.
Fallbeispiel: Projekt im Ausland
Regelmäßige Auslandseinsätze gehören heute bei Arbeitnehmern aus Deutschland bereits zum Alltag. Soll ein Arbeitnehmer beispielsweise im nächsten Monat für den Zeitraum von einem halben Jahr ein Projekt in Spanien leiten, muss eine A1-Entsendebescheinigung als Nachweis der Sozialversicherung angefordert werden. Dieser Schritt erfolgt über seinen Arbeitgeber. Für den Zeitraum des Einsatzes in Spanien bleibt der Arbeitnehmer somit abgesichert über die deutsche Krankenversicherung, Pflege- und Rentenversicherung. Der Arbeitgeber stellt vor Abreise den A1-Antrag bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers. In das Formular trägt er alle Angaben zum Arbeitnehmer und seiner Beschäftigung in Deutschland ein. Weiterhin müssen auch sämtliche Informationen über die Entsendung ausgefüllt werden. So zum Beispiel auch die Referenzstelle in Spanien. Nach Prüfung und Ausstellung durch den Träger muss der Arbeitnehmer das A1-Formular zur Vorlage in Spanien mitführen.
Für welche Staaten gilt die A1-Bescheinigung?
Die A1 Bescheinigung muss für Entsendungen ins EU-Ausland beantragt werden. EU-Ausland bedeutet: ein Mitgliedstaat der Europäischen Union, ein Vertragsstaat des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) (auch: EWR-Staat) und die Schweiz.
Für welche Länder wird eine A1-Bescheinigung benötigt (EU, EWR & Co.)?
Für nachfolgende Länder wird in Deutschland die A1-Bescheinigung ausgestellt: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Island, Italien, Kroatien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Schweiz, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechien, Ungarn, Vereinigtes Königreich (Großbritannien).
Wer beantragt die A1-Bescheinigung?
Die A1-Bescheinigung wird vom Arbeitgeber bei dem zuständigen Sozialversicherungsträger beantragt. Für die Übermittlung dient ein Entgeltabrechnungsprogramm oder die Seite sv.net.
Wann muss die A1-Bescheinigung beantragt werden?
Die A1-Bescheinigung sollte frühzeitig, bestenfalls vor Beginn der Entsendung beantragt werden, damit diese rechtzeitig ausgestellt vorliegt und der Reisende diese nachweisen kann.
Wie lange dauert die Ausstellung einer A1-Bescheinigung?
Die zuständigen Träger haben für die Übermittlung der ausgefüllten A1 bis zu drei Arbeitstage Zeit.
Kann die A1 auch die die Entsendungen in Nicht-EU-Staaten elektronisch beantragt werden?
Das elektronische Antragsverfahren gilt nur für Dienstreisen in das EU-Ausland, den Europäischen Wirtschaftsraumes (EWR) und die Schweiz. Für andere Staaten muss weiterhin die Antragsform in Papierform erfolgen.
Gibt es Sanktionen und Bußgelder bei Fehlen der A1-Bescheinigung?
Um Schwarzarbeit und Lohndumping zu bekämpfen, wird in einige Staaten schon engmaschiger geprüft, ob ein A1-Formular vorliegt. Sofern nämlich die Entsendebescheinigung nicht nachgewiesen werden kann, drohen mitunter hohe Bußgeldstrafen. Oder aber der Erlass empfindlicher Beitragsbescheide durch die ausländischen Versicherungsträger. Hierunter sind Zahlungsverpflichtungen gemeint, die zusätzliche Beiträge zur Folge haben. Nämlich auf Basis der Vorschriften des jeweiligen EU-Staates.
Daneben ist ein weiteres Problem die Leistungspflicht im Falle eines Schadens. Denn hat ein Arbeitnehmer während seiner Zeit der Entsendung beispielsweise einen Arbeits- oder Wegeunfall, so stellt sich schnell die Frage wer in diesem Fall die Leistungspflicht trägt. Also welcher Versicherungsträger ist dann verpflichtet – der inländische oder der ausländische? Liegt dann die A1 nicht vor, kommt es hier schnell zu Streitigkeiten. Auch der Zutritt zum Arbeitsplatz am Zielort der Dienstreise kann bei fehlendem Nachweis verweigert werden.
Wie können Arbeitgeber ohne Abrechnungsprogramm den A1-Antrag stellen?
Wenn ein Arbeitgeber nicht über ein systemgeprüftes Abrechnungsprogramm verfügt, über welches er den A1-Antrag online stellen kann, so muss die Beantragung mittels einer maschinellen Ausfüllhilfe erfolgen. Diese wird von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) zur Verfügung gestellt und kann unter sv.net abgerufen werden.
Seit dem 01.07.2019 gilt ausschließlich das elektronische Antragsverfahren. Das wird auch in § 106 Sozialgesetzbuch (SGB IV) geregelt. Die A1-Anträge müssen danach an die jeweils zuständigen Träger versendet werden. Hierzu zählen Krankenkasse, Rentenversicherer oder aber die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen.
die A1-Bescheinigung ist nicht rechtzeitig eingetroffen, was nun?
Auch wenn das A1-Formular noch nicht da ist, gilt das deutsche Sozialversicherungsrecht. Nämlich immer dann, wenn die gesetzlichen Vorgaben einer Entsendung erfüllt sind. Es ist daher sinnvoll die Eingangsbescheinigung, die bei Beantragung ausgestellt wird, auf der Dienstreise mitzuführen.
Ab welcher Dauer der Entsendung muss eine Dienstreise beantragt werden?
Grundsätzlich gilt: Für jeden Grenzübertritt der im Rahmen einer Beschäftigung im europäischen Raum erfolgt, muss der Arbeitgeber unabhängig davon, ob die Reisekosten nur Stunden oder aber Tage dauert, eine A1-Bescheinigung für den Arbeitnehmer beantragen. Hier ist auch die Art der Beschäftigung für die Frage der Beantragung nicht relevant.
Was ist der Unterscheid zwischen der A1-Ensendebescheinigung und der E101-Bescheinigung?
Die Bescheinigung E101 gilt als sogenannter Vorgänger der A1-Entsendescheinigung. Die A1 ist im Gegenteil zu der E101 der Nachweis darüber, dass eine zusätzliche Versicherung nicht zwingend erforderlich ist, da bereits eine Sozialversicherung vorhanden ist.
Wo finde ich die offiziellen Richtlinien der Europäischen Kommission?
Die Europäische Kommission geht auf ihrer Webseite auf Hintergrund und Formalien ein.
Gibt es für Geschäftsreisen ausnahmen bei der A1-Bescheinigung?
Nein, denn jede Entsendung gilt als vorübergehende Beschäftigung im Ausland. Selbst bei sehr kurzen, wie beispielsweise eintägigen Dienstreisen wird eine Bescheinigung benötigt.
