In vier Schritten zum A1-Antrag

A1-Bescheinigung

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Was ist eine A1-Bescheinigung und wofür wird sie benötigt?

Dass Reisende für Dienstreisen ins EU-Ausland ein EU-Formular benötigen, die sogenannte A1-Bescheinigung, ist bereits seit einigen Jahren gesetzlich geregelt. Doch warum ist dieses A1-Formular notwendig? Jeder Arbeitnehmer, der eine Tätigkeit in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union, dem Europäischen Wirtschaftsraum oder der Schweiz ausübt, muss das A1-Formular vorweisen können. Denn auch wenn EU-Bürger in der Regel keine Arbeitserlaubnis benötigen, wenn sie in einem anderen EU-Land arbeiten, muss nach der Verordnung (VO) – EG – 883/2004 die Zugehörigkeit der Sozialversicherung des Arbeitnehmers bestimmt und mit der Bescheinigung entsprechend auch nachgewiesen werden.

Hier gilt grundsätzlich das sogenannte Territorialprinzip. Das besagt nämlich, dass ein Arbeitnehmer immer den Sozialversicherungsvorschriften des Mitgliedstaates unterliegt, in welchem er seine Beschäftigung ausübt. Ob der Arbeitnehmer in dem Staat, in dem er dieser Tätigkeit nachgeht, tatsächlich wohnt oder nicht, ist hiervon unabhängig. Ebenso spielt es keine Rolle, ob der Arbeitgeber seinen Sitz in diesem Mitgliedstaat hat oder nicht. Einheitliche EU-Regelungen für eine mögliche Meldepflicht eines begrenzten Aufenthalts gibt es übrigens nicht. Diese unterscheiden sich in den einzelnen EU-Ländern und sollten, wenn möglich, vorher geprüft werden.

Die A1-Entsendebescheinigung bestätigt dem Arbeitnehmer seine sozialversicherungsrechtliche Zugehörigkeit. Doch wofür genau? Mit der Bestätigung, dass für den Arbeitnehmer das Sozialversicherungsrecht im Heimatland gilt, wird sichergestellt, dass eine gleichzeitige Anwendung des ausländischen Sozialversicherungsrechts ausgeschlossen ist. Demnach kann auch keine doppelte Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen fällig werden.

Das Wichtigste in Kürze

  • Die A1-Bescheinigung dient als Nachweis, dass bei einer vorübergehenden Tätigkeit im EU-Ausland weiterhin das Sozialversicherungsrecht des Heimatstaats gilt.
  • Der Nachweis verhindert in der Regel Doppelversicherungen und reduziert das Risiko von Beitragsnachforderungen im Tätigkeitsstaat.
  • Die A1-Bescheinigung gilt für Tätigkeiten in der EU, im EWR und in der Schweiz, während für andere Staaten andere Verfahren und Nachweise greifen.
  • Ein vor Reisebeginn vorliegender, schnell vorlegbarer Nachweis senkt das Risiko von Verzögerungen bei Kontrollen im Ausland.

Wie Sie die A1-Bescheinigung beantragen: In vier Schritten zum A1-Antrag

In der Regel wenden sich die Arbeitgeber für die Beantragung der A1-Bescheinigung an die Krankenkasse, bei der reisende Arbeitnehmer gesetzlich krankenversichert sind. Gleiches gilt auch im Falle einer freiwilligen Versicherung oder Familienversicherung.

Wenn keine Versicherung bei einer gesetzlichen Krankenkasse vorliegt, zum Beispiel weil der Arbeitnehmer privat versichert ist, erfolgt die Beantragung beim zuständigen Rentenversicherungsträger. Die Antragstellung für den Arbeitnehmer erfolgt über das zertifizierte Abrechnungsprogramm des Arbeitgebers, alternativ über die Seite der Sozialversicherung im Internet.

  • Schritt 1: Registrieren und anmelden: Über die Seite sv-meldeportal.de registrieren sich Arbeitgeber, um die A1-Bescheinigung elektronisch zu beantragen. sv-meldeportal.de ist eine Software für den elektronischen Datenaustausch. Wie Sozialversicherungsmeldungen oder auch Bescheinigungen, wie auch das A1-Formular. Mit Hilfe der Software können personenbezogene Daten entsprechend der gesetzlich vorgeschriebenen Regelungen verschlüsselt an die zuständigen Träger der Sozialversicherung übermittelt werden. Nach der Registrierung meldet sich der Arbeitgeber mit seinen Login-Daten auf der Seite sv-meldeportal.de an.
  • Schritt 2: Antrag ausfüllen und prüfen: Sämtliche Daten, die der Arbeitgeber ausfüllen muss, sind im Antragsformular entsprechend gekennzeichnet.
  • Schritt 3: Antrag senden: Nach Prüfung aller Angaben wird der Antrag elektronisch versendet.
  • Schritt 4: A1 empfangen: Der A1-Antrag wird nun vom zuständigen Träger geprüft und die Rückmeldung erfolgt ebenfalls elektronisch. Die A1-Bescheinigung wird per Gesetz innerhalb von drei Arbeitstagen maschinell übermittelt. Dieses Dokument muss die entsandte Person im Original erhalten und während der Reise als Ausdruck stets mit sich führen.

Fallbeispiel: Projekt im Ausland

Regelmäßige Auslandseinsätze gehören heute bei Arbeitnehmern aus Deutschland bereits zum Alltag. Soll ein Arbeitnehmer beispielsweise im nächsten Monat für den Zeitraum von einem halben Jahr ein Projekt in Spanien leiten, muss eine A1-Entsendebescheinigung als Nachweis der Sozialversicherung angefordert werden. Dieser Schritt erfolgt über seinen Arbeitgeber. Für den Zeitraum des Einsatzes in Spanien bleibt der Arbeitnehmer somit abgesichert über die deutsche Krankenversicherung, Pflege- und Rentenversicherung. Der Arbeitgeber stellt vor Abreise den A1-Antrag bei der Krankenkasse des Arbeitnehmers. In das Formular trägt er alle Angaben zum Arbeitnehmer und seiner Beschäftigung in Deutschland ein. Weiterhin müssen auch sämtliche Informationen über die Entsendung ausgefüllt werden. So zum Beispiel auch die Referenzstelle in Spanien. Nach Prüfung und Ausstellung durch den Träger muss der Arbeitnehmer das A1-Formular zur Vorlage in Spanien mitführen.

Für welche Staaten gilt die A1-Bescheinigung?

Die A1 Bescheinigung muss für Entsendungen ins EU-Ausland beantragt werden. EU-Ausland bedeutet: ein Mitgliedstaat der Europäischen Union, ein Vertragsstaat des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) (auch: EWR-Staat) und die Schweiz.

Für welche Länder wird eine A1-Bescheinigung benötigt (EU, EWR & Co.)?

Für nachfolgende Länder wird in Deutschland die A1-Bescheinigung ausgestellt: Belgien, Bulgarien, Dänemark, Estland, Finnland, Frankreich, Griechenland, Irland, Island, Italien, Kroatien, Lettland, Liechtenstein, Litauen, Luxemburg, Malta, Niederlande, Norwegen, Österreich, Polen, Portugal, Rumänien, Schweden, Schweiz, Slowakei, Slowenien, Spanien, Tschechien, Ungarn, Vereinigtes Königreich (Großbritannien).

Wer beantragt die A1-Bescheinigung?

Die A1-Bescheinigung wird vom Arbeitgeber bei dem zuständigen Sozialversicherungsträger beantragt. Für die Übermittlung dient ein Entgeltabrechnungsprogramm oder die Seite sv-meldeportal.de.

Wann muss die A1-Bescheinigung beantragt werden?

Die A1-Bescheinigung sollte frühzeitig, bestenfalls vor Beginn der Entsendung beantragt werden, damit diese rechtzeitig ausgestellt vorliegt und der Reisende diese nachweisen kann. In Ausnahmefällen können Arbeitgeber die A1-Bescheinigung nachträglich beantragen. Viele EU-Länder setzen jedoch einen vorherigen Antrag verpflichtend voraus.

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Wie lange dauert die Ausstellung einer A1-Bescheinigung?

Die zuständigen Träger haben für die Übermittlung der ausgefüllten A1 bis zu drei Arbeitstage Zeit.

Kann die A1 auch die die Entsendungen in Nicht-EU-Staaten elektronisch beantragt werden?

Das elektronische Antragsverfahren gilt für Entsendungen in das EU-Ausland, den Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) und die Schweiz. Seit dem 1. Januar 2026 gilt das digitale Verfahren auch für Länder, mit denen ein bilaterales Sozialversicherungsabkommen (SVA-Staaten wie USA oder China) besteht. Dies löst die bisherigen Papieranträge durch elektronische Meldungen ab.

Für Entsendungen in Staaten ohne bilaterales Sozialversicherungsabkommen (sog. “vertragslose Ausland”) gilt das elektronische Verfahren weiterhin nicht. Dort ist nach wie vor die Papierform erforderlich.

Gibt es Sanktionen und Bußgelder bei Fehlen der A1-Bescheinigung?

Um Schwarzarbeit und Lohndumping zu bekämpfen, wird in einigen Staaten schon engmaschiger geprüft, ob ein A1-Formular vorliegt. Sofern nämlich die Entsendebescheinigung nicht nachgewiesen werden kann, drohen mitunter hohe Bußgeldstrafen. Oder aber der Erlass empfindlicher Beitragsbescheide durch die ausländischen Versicherungsträger. Hierunter sind Zahlungsverpflichtungen gemeint, die zusätzliche Beiträge zur Folge haben. Nämlich auf Basis der Vorschriften des jeweiligen EU-Staates.

Daneben ist ein weiteres Problem die Leistungspflicht im Falle eines Schadens. Denn hat ein Arbeitnehmer während seiner Zeit der Entsendung beispielsweise einen Arbeits- oder Wegeunfall, so stellt sich schnell die Frage, wer in diesem Fall die Leistungspflicht trägt. Also welcher Versicherungsträger ist dann verpflichtet – der inländische oder der ausländische? Liegt dann die A1 nicht vor, kommt es hier schnell zu Streitigkeiten. Auch der Zutritt zum Arbeitsplatz am Zielort der Dienstreise kann bei fehlendem Nachweis verweigert werden.

Wie können Arbeitgeber ohne Abrechnungsprogramm den A1-Antrag stellen?

Wenn ein Arbeitgeber nicht über ein systemgeprüftes Abrechnungsprogramm verfügt, über welches er den A1-Antrag online stellen kann, so muss die Beantragung mittels einer maschinellen Ausfüllhilfe erfolgen. Diese wird von der Informationstechnischen Servicestelle der Gesetzlichen Krankenversicherung (ITSG) zur Verfügung gestellt und kann unter sv-meldeportal.de abgerufen werden. Ein System zum Reisekostenmanagement kann hier Abhilfe schaffen.

Kann die A1 auch in Papierform beantragt werden?

Seit dem 01.07.2019 gilt ausschließlich das elektronische Antragsverfahren. Das wird auch in § 106 Sozialgesetzbuch (SGB IV) geregelt. Die A1-Anträge müssen danach an die jeweils zuständigen Träger versendet werden. Hierzu zählen Krankenkasse, Rentenversicherer oder aber die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorgungseinrichtungen.

Die A1-Bescheinigung ist nicht rechtzeitig eingetroffen, was nun?

Auch wenn das A1-Formular noch nicht da ist, gilt das deutsche Sozialversicherungsrecht. Nämlich immer dann, wenn die gesetzlichen Vorgaben einer Entsendung erfüllt sind. Es ist daher sinnvoll, die Eingangsbescheinigung, die bei Beantragung ausgestellt wird, auf der Dienstreise mitzuführen.

Ab welcher Dauer der Entsendung muss eine Dienstreise beantragt werden?

Grundsätzlich gilt: Für jeden Grenzübertritt, der im Rahmen einer Beschäftigung im europäischen Raum erfolgt, muss der Arbeitgeber unabhängig davon, ob die Reisekosten nur Stunden oder aber Tage dauert, eine A1-Bescheinigung für den Arbeitnehmer beantragen. Hier ist auch die Art der Beschäftigung für die Frage der Beantragung nicht relevant.

Was ist der Unterscheid zwischen der A1-Ensendebescheinigung und der E101-Bescheinigung?

Die Bescheinigung E101 gilt als sogenannter Vorgänger der A1-Entsendebescheinigung. Die A1 ist im Gegensatz zu der E101 der Nachweis darüber, dass eine zusätzliche Versicherung nicht zwingend erforderlich ist, da bereits eine Sozialversicherung vorhanden ist.

Wo finde ich die offiziellen Richtlinien der Europäischen Kommission?

Die Europäische Kommission geht auf ihrer Webseite auf Hintergrund und Formalien ein.

Gibt es für Geschäftsreisen Ausnahmen bei der A1-Bescheinigung?

Nein, denn jede Entsendung gilt als vorübergehende Beschäftigung im Ausland. Selbst bei sehr kurzen, wie beispielsweise eintägigen Dienstreisen, wird eine Bescheinigung benötigt.

FAQ zur A1-Bescheinigung

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Disclaimer

Die Inhalte dieses Beitrags sind sorgfältig recherchiert, stellen jedoch keine Rechtsberatung dar. Bitte wenden Sie sich bei konkreten rechtlichen Fragen an einen spezialisierten Fachanwalt.

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