Urlaubsplaner: Kostenlos zum Download (2025)

Profitieren Sie vom kostenlosen Urlaubsplaner für Unternehmen. Dank der transparenten Übersicht erkennen Sie sofort, sobald sich bei den Urlaubsanträgen von einzelnen Mitarbeitern Überschneidungen und personelle Engpässe ergeben. Denn gerade bei hohen Mitarbeiterzahlen verlieren Vorgesetzte wie Mitarbeiter schnell den Überblick, wenn sie keinen Urlaubsplaner mit Kalender im Einsatz haben. Der Urlaubsplaner für kleine Unternehmen und große Firmen unterstützt daher alle Beteiligten bei der einheitlichen, transparenten und strukturierten Urlaubsplanung. 

Damit Sie die optimale Urlaubsübersicht für Ihre Mitarbeiter und Bereichsleiter erhalten, bietet Ihnen HR WORKS den Urlaubsplaner in Excel kostenlos an – genauso wie als kostenfreies PDF-Dokument. So haben Sie stets Ihre Urlaubspläne zum Ausdrucken zur Hand – oder alternativ als digitale Liste, um Ihren Firmen-Urlaubsplaner bequem am Rechner im Büro auszufüllen. Der Excel-Abwesenheitsplaner ist zudem die optimale Wahl, wenn Sie zusätzliche Spalten benötigen, um weitere Mitarbeiter anzulegen: In der Excel-Liste ist es ein Leichtes, Zeilen zu ergänzen, um alle Kollegen anzulegen.

Steht die Planung der Urlaubszeiten für das kommende Kalenderjahr an, füllen die Mitarbeiter den Urlaubsplaner im Idealfall gemeinsam aus. So erhalten alle Beteiligten einen Überblick über die Wünsche ihrer Kolleginnen und Kollegen. Anhand der eingetragenen Urlaubstage identifizieren sie im Urlaubskalender für Mitarbeiter die besonders beliebten Urlaubszeiten, die häufig auf Brückentage, Schulferien oder die Zeit rund um Weihnachten fallen.

Um rechtzeitig Lösungen zu finden, mit denen alle Mitarbeiter zufrieden sind, lohnt es sich vorausschauend und frühzeitig zu planen. Können bei der Urlaubsplanung für das Personal nicht alle Wünsche erfüllt werden, ist eine jährliche Urlaubsrotation zu diesen Zeiten möglich. Solche gemeinsam getroffenen Absprachen berücksichtigen die Vorstellungen aller Beteiligten und steigern die Mitarbeiterzufriedenheit.

Der Urlaubsplaner für Mitarbeiter von HR WORKS ist so aufgebaut, dass jeder Monat übersichtlich im Kalender zur Übersichtsplanung auf einer Seite dargestellt ist. Wochenenden sowie bundesweite Feiertage sind farblich markiert. In den Zeilen darunter trägt die Belegschaft ihre Urlaubswünsche ein. Hier ist zudem Platz, um Urlaubssperren oder Betriebsurlaub zu vermerken. So berücksichtigen die Mitarbeiter diese Zeiten direkt bei ihrer Planung, wenn sie den Urlaubskalender in der Excel-Vorlage erstellen.

Sitzt das Team bei der Urlaubsplanung zusammen, ist es sinnvoll, dabei auch gleich die Vertretungen zu benennen und schriftlich festzuhalten. Übernehmen etwa zwei Mitarbeiter gegenseitig die Aufgaben in der Urlaubszeit des anderen, können sie nicht gleichzeitig im Urlaubsplaner der Firma ihren Urlaub eintragen. Legt das Team die Vertretungen daher direkt fest, dann stellen sich alle Kollegen darauf ein, in welchen Zeiträumen mehr Arbeit auf sie zukommt.

Bei der Planung des Jahresurlaubs tauchen schnell die ersten Fragen auf: Wie viel Anspruch auf Erholungsurlaub hat der Mitarbeiter oder die Mitarbeiterin? Gelten für alle die gleichen Regeln? Wie viel Resturlaub darf ein Angestellter ins nächste Kalenderjahr mitnehmen? Die gesetzlichen Grundlagen regelt das Bundesurlaubsgesetz. Der Blick ins Gesetz hilft dabei, auch ohne Urlaubsplanung-Tool die wichtigsten Regelungen zu berücksichtigen.

Die Planungen und Anträge in den Urlaubslisten für Mitarbeiter sind zunächst Wünsche, die Unternehmen nach § 7 BUrlG berücksichtigen müssen. Das gilt auch, wenn sie ihren kompletten Jahresurlaub an einem Stück nehmen möchten – denn grundsätzlich ist das möglich. Der Urlaubsanspruch gilt für ein Kalenderjahr und soll auch in diesem genommen werden. Wenn Mitarbeiter Urlaubstage in das nächste Jahr übertragen, müssen sie diese in den ersten drei Monaten des neuen Jahres nehmen.

Eine Ausnahme von der Pflicht, den Wünschen der Mitarbeiter nachzukommen, führt § 7 des BUrlG auf. Denn das sind “(…) dringende betriebliche Belange oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen”. Ein Beispiel: Gerade in der Zeit vor Weihnachten haben viele Geschäfte im Einzelhandel eine Urlaubssperre, weil dann viel Arbeit für alle Mitarbeiter anfällt. Soziale Gesichtspunkte berücksichtigen zudem etwa Kollegen mit schulpflichtigen Kindern. Ihre Urlaubsanträge in den Ferien sind denen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ohne Kinder vorzuziehen, wenn es darum geht, die Urlaubsplanung im Kalender einzutragen.

Das Unternehmen unterliegt aber gewissen Auflagen. Sofern ein Mitarbeiter dies wünscht, muss ihm pro Jahr mindestens ein Urlaub von zwei Wochen am Stück gewährt werden. Der Betriebsurlaub darf darüber hinaus maximal 60 % der Urlaubstage beanspruchen. Die restlichen Tage müssen für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer frei wählbar sein.

Die PDF- und Excel-Urlaubsübersicht für Mitarbeiter, die Sie kostenlos von HR WORKS erhalten, unterstützt Unternehmen dabei, eine bessere Übersicht über alle Urlaubstage im Kalender zu behalten. Allerdings sind nach wie vor für viele Schritte rund um die Urlaubsgenehmigung und sonstige Abwesenheiten händische Arbeitsprozesse nötig. Um diese zu umgehen, eignet sich eine Software zur Urlaubsverwaltung: 

Sie unterstützt sowohl die Personalabteilung als auch die Belegschaft im laufenden Tagesgeschäft dabei, ihre persönlichen Urlaubsansprüche im Blick zu behalten. So rechnet sie beispielsweise automatisch den Resturlaub aus, überträgt ihn gegebenenfalls ins nächste Kalenderjahr oder unterstützt bei der Berechnung der Urlaubsrückstellung. So haben alle Beteiligten jederzeit Zugriff auf den aktuellen Stand und halten sämtliche gesetzlichen Regelungen ein.

Auch wenn ein Personalplaner in Excel zum Planen von Urlauben im Vergleich zu einer Papierlösung klar im Vorteil ist, sind reine Urlaubslisten gerade bei größeren Teams recht aufwändig – gerade, wenn Personaler mehrere Listen zugleich führen und pflegen. Zumal ein Urlaubsantrag mehrere Arbeitsschritte umfasst: vom Antrag über die Genehmigung bis hin zum Eintrag im Kalender und der Benachrichtigung einer Vertretung.

Zusätzlich zum Eintragen von Urlaubstagen ermöglicht das Urlaubsplanungs-Tool von HR WORKS weitere Prozesse rund um die Abwesenheitsverwaltung, wie zum Beispiel das Einreichen von Krankmeldungen und das Eintragen von Elternzeiten sowie Fortbildungen. Denn auch diese Tage sind bei der Urlaubs- und Personalplanung zu berücksichtigen.

Darüber hinaus ist es sinnvoll, mit einer digitalen Zeiterfassung das Abwesenheitsmanagement zu ergänzen, was in einem Excel-Urlaubsplaner so nur schwer möglich ist. Denn bauen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Überstunden auf, dann haben sie in der Regel das Recht, dafür freie Tage als Ausgleich zu nehmen. Mit einer solchen Zeiterfassung sehen Vorgesetzte sofort, wie viele Überstunden ihre Angestellten angesammelt haben und haben so einen besseren Überblick, um die Urlaubsplanungs ihres Personals einzuschätzen.