Definition und Ursachen

Absentismus

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So reagieren Sie angemessen auf häufige Fehlzeiten

Mitarbeiterausfälle bedeuten für Arbeitgeber immer eine wirtschaftliche Herausforderung. Die Produktivität leidet, Projekte verzögern sich und gerade bei längeren Fehlzeiten müssen Betriebe eine Vertretung finden. Als besonders kompliziert erweist sich die Situation, wenn unter den Angestellten eines Unternehmens Absentismus verbreitet ist. Denn die dauerhafte Abwesenheit vom Arbeitsplatz hat nicht nur ökonomische Folgen. Auch das Image des Arbeitgebers nimmt Schaden, ebenso nehmen die Herausforderungen von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Arbeitsalltag zu.

Dabei hat Absentismus am Arbeitsplatz nicht immer mit mangelnder Motivation zu tun. Auch private Probleme spielen häufig eine wichtige Rolle, wenn hohe Fehlzeiten auftreten. Eine der Aufgaben von Human Resource Management besteht daher darin, die Ursachen für Abwesenheiten zu ermitteln und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um hohe Fluktuationsraten zu verhindern.

Was ist Absentismus? Eine Definition

Absentismus bezeichnet die gewohnheitsmäßige, überdurchschnittlich hohe Anzahl an Fehlzeiten durch Arbeitnehmer. Häufig liegen die Gründe für Absentismus in der fehlenden Motivation der Mitarbeiter, die beruflich oder privat bedingt ist.

Welche Arten von Absentismus gibt es?

Absentismus hat nicht immer mit einem Fehlverhalten der Arbeitnehmer zu tun. Grundsätzlich gibt es zwei Arten von Absentismus am Arbeitsplatz:

Genehmigter Absentismus

Die häufigste Form von Absentismus umfasst alle legitimen Gründe, warum ein Arbeitnehmer dem Arbeitsplatz fernbleibt – zum Beispiel im Krankheitsfall, im Urlaub oder wenn er auf Dienstreisen ist. In diesen Fällen geben die Mitarbeiter ihrem Arbeitgeber frühzeitig Bescheid. Zu dieser Art des Absentismus zählen auch genehmigte Ausfallzeiten, die gesetzlich oder tarifvertraglich nicht abgedeckt sind. Etwa Todesfälle oder längere Krankheiten von Familienmitgliedern.

Unentschuldigter Absentismus

Bei dieser Form des Absentismus bleibt der Mitarbeiter dem Arbeitsplatz ohne Krankmeldung oder andere vertraglich zulässige Entschuldigung fern. Somit werden die Pflichten als Arbeitnehmer verletzt. Je nach Anzahl der Fehltage und Schwere der Situation kann es zu Sanktionen gegenüber dem Mitarbeiter kommen – bis hin zur Kündigung. Zum unentschuldigten Absentismus zählen auch regelmäßige Verspätungen, zu lange Pausen und frühzeitiger Feierabend.

Absentismus: Laut Definition bedeutet das, dass Mitarbeiter regelmäßig und überdurchschnittlich oft fehlen

Welche Arbeitsversäumnisse gelten nicht als Absentismus?

Nicht alle Fehlzeiten gelten laut deutschem Arbeitsgesetz als Arbeitsversäumnis. Zu den geschützten Ausnahmesituationen zählen:

  • Mutterschafts- oder Vaterschaftsurlaub
  • Sonderurlaub bei Hochzeit oder im Trauerfall
  • Freistellung nach Arbeitsunfall
  • Umzug aus dienstlichen Gründen
  • Freistellung für gewerkschaftliche Pflichten

Absentismus und Präsentismus im Vergleich

Das Gegenteil von Absentismus ist der Präsentismus. Bei diesem bleiben die Arbeitnehmer nicht zu Hause, sondern erscheinen auch im Krankheitsfall am Arbeitsplatz oder arbeiten aus dem Homeoffice weiter. Dies hat wiederum negativen Einfluss auf die Produktivität und fördert die Fehleranfälligkeit. Im schlimmsten Fall führt Präsentismus zu einem längeren Ausfall des Mitarbeiters, da dieser entweder langfristig erkrankt oder einen Burnout erleidet. Daher ist Präsentismus aus wirtschaftlicher Sicht häufig sogar schädigender als Absentismus.

Was sind die Gründe für Absentismus?

Die Arbeitswelt unterscheidet zwischen drei Modellen des Absentismus:

  1. Rückzugs-Modell: Mitarbeiter gehen möglichen beruflichen Herausforderungen aus dem Weg, indem sie nicht am Arbeitsplatz erscheinen und ihre Verpflichtungen vernachlässigen.
  2. Medizinisches Modell: Arbeitnehmer fürchten gesundheitliche Schäden durch die Arbeit. Als gesundheitliche Präventionsmaßnahme ziehen sie sich zurück.
  3. Abweichendes-Verhalten-Modell: Aufgrund von sozialer Bindungsstörungen meiden Angestellte ihren Arbeitgeber. Häufig gehen diesem Modell belastende Beziehungen zu den Kollegen oder Vorgesetzten voraus.

Anhand dieser drei Modelle lassen sich Absentismus-Ursachen erkennen, die begründen, warum die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht im Unternehmen erscheinen:

Gesundheit

Bei dieser Ursache für Absentismus ist eine eigene Krankheit oder ein erkrankter Verwandter Auslöser für die Fehlzeiten. Häufig geben Angestellte eine Krankheit, (chronische) Verletzungen oder Arzttermine jedoch lediglich als Vorwand an, um nicht bei der Arbeit zu erscheinen. Die tatsächlichen Ursachen sind jedoch andere. Mitunter liegt etwa eine Suchterkrankung oder ein Burnout vor ‒ Umstände, die die betroffenen Personen zu verstecken versuchen.

Berufliche Probleme

Sobald sich Angestellte in ihrem Arbeitsverhältnis unwohl fühlen, steigt die Gefahr, dass sie nicht mehr im Betrieb erscheinen. Verschiedene Ursachen führen zu dieser Entwicklung. Zu den bekanntesten zählen:

  • Fehlende Begeisterung für das eigene Unternehmen und die Kollegen.
  • Niedrige Arbeitsmoral aufgrund von einem schlechten Umgangston, geringer Wertschätzung oder häufigen Konflikten.
  • Mobbing oder Belästigung durch Kollegen oder Vorgesetzte.
  • Berufliche Perspektivlosigkeit, da der Arbeitgeber die Angestellten nicht fördert und keine Weiterbildungsmöglichkeiten anbietet.
  • Laufende Arbeitsplatzsuche, weshalb sich Arbeitnehmer aufgrund von anstehenden Bewerbungsgesprächen krankmelden.

Private Probleme

Für die Human-Resources-Abteilung ist es besonders herausfordernd, private Probleme als Ursache für Absentismus zu erkennen und genauer zu ergründen. Denn viele Menschen trennen private und berufliche Angelegenheiten strikt. Um in diesem Fall die Ursachen für häufige Fehlzeiten zu ermitteln, helfen regelmäßige Mitarbeitergespräche. Durch einfühlsame Aussprachen können HR-Manager häufig die Gründe für den privat begründeten Absentismus herausfinden. Dazu zählen:

  • Beziehungsprobleme, wie zum Beispiel eine Scheidung
  • Krankheit oder Tod eines Familienmitglieds
  • Überforderung im privaten Bereich (etwa bei der Kindererziehung)
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Was sind die Folgen von Absentismus?

Nicht nur für Arbeitgeber ist Absentismus von Bedeutung, da er hohe Kosten verursacht. Häufige Abwesenheit von Mitarbeitern kann sich auch auf die Kollegen und unter Umständen auf die Kunden eines Unternehmens auswirken.

Zu den üblichen Absentismus Folgen zählen:

Hohe Kosten

Unternehmen sind nach § 3 Abs. 1 Entgeltfortzahlungsgesetz zu einer Lohnfortzahlung von sechs Wochen verpflichtet. Bei unregelmäßigen Ausfällen zahlen sie das Entgelt somit stets weiter. Kündigt der von Absentismus betroffene Mitarbeiter, steigen die Kosten durch das dadurch notwendig gewordene Recruiting und Onboarding neuer Arbeitskräfte zusätzlich.

Und auch Arbeitnehmer, denen Vorgesetzte Absentismus nachweisen, müssen mit finanziellen Konsequenzen rechnen. Im schlimmsten Fall verlieren sie ihren Arbeitsplatz.

Projektverzögerungen

Wenn Mitarbeiter fehlen, werden Projekte pausiert oder nur langsam fortgeführt. Kollegen müssen womöglich einspringen und sich erst einmal einen Überblick verschaffen. Diese Verzögerungen schaden auch der Beziehung zu den betroffenen Kunden.

Imageschaden

Häufiger Absentismus und Projektverzögerungen sprechen sich herum und beeinflussen das Employer Branding negativ.

Niedrige Motivation

Die Motivation der Mitarbeiter sinkt, wenn sie regelmäßig damit beschäftigt sind, Brandherde aufgrund von Arbeitsausfällen zu löschen. Diese Entwicklung wirkt sich in der Folge negativ auf ihre Leistung und somit auf ihre Produktivität aus.

Mehr Krankmeldungen

Häufiger Absentismus hat meist weitere Ausfälle zur Folge. Andere Mitarbeiter müssen die zusätzlichen Fehlzeiten auffangen und sind somit weiteren Belastungen ausgesetzt. Dies führt dazu, dass Arbeitnehmer erkranken oder sich krankschreiben lassen, obwohl sie nicht krank sind, aber Erholung benötigen.

Mitarbeiterfluktuation

Mit sinkender Mitarbeiterzufriedenheit steigt die Zahl der Kündigungen. Diese führen wiederum zu steigenden Kosten, da Firmen und Betriebe einen erhöhten Recruiting-Aufwand haben und zugleich ihre Wirtschaftlichkeit sinkt.

Für Führungskräfte ist es beim Absentismus von Bedeutung, die Ursachen für die Fehlzeiten herauszufinden. Nur so lassen sich geeignete Gegenmaßnahmen treffen.

Welche Maßnahmen helfen bei Absentismus?

Führungskräfte und HR-Abteilungen sollten keineswegs lernen, mit Absentismus als Dauerzustand leben. Für sie ist es vielmehr wichtig, die richtigen Maßnahmen zu treffen, um Absentismus zu verhindern. Dazu konzentrieren sie sich im Idealfall auf den Ursprung des Absentismus, der bei den Mitarbeitern für Fehlzeiten sorgt.

Zahlreiche Maßnahmen helfen bei Absentismus:

Zeitmanagement

Ein gutes Zeitmanagement ermöglicht es Vorgesetzten, die Arbeitszeiten der Mitarbeiter im Blick zu behalten. Durch Zeiterfassungssysteme werden häufige Fehlzeiten und Verhaltensmuster einiger Angestellter deutlich ‒ zum Beispiel, indem sie den Bradford-Faktor erfassen. Und die Möglichkeit, in Gleitzeit zu arbeiten sorgt zudem für flexiblere Arbeitszeiten und eine bessere Work-Life-Balance.

Organisation

Verbesserte Arbeitsabläufe entlasten alle Mitarbeiter und sorgen für weniger Stress. Dies senkt in der Folge die Ausfälle durch arbeitsbedingten Absentismus. Vorgesetzte sollten zudem die Teamentwicklung in den Abteilungen fördern. Dies sorgt für ein Gefühl der Zugehörigkeit und steigert die Produktivität.

Belohnungen

Manchmal lohnt es sich, wenn Vorgesetzte nicht nur den Blick auf die Angestellten mit Fehlzeiten werfen. Anerkennung für Mitarbeiter, die nur selten ausfallen, hat teilweise große Wirkung für den gesamten Betrieb. Bonuszahlungen, Gutscheine oder ein zusätzlicher freier Tag sorgen für weitere Motivation.

Gespräche

Eine der besten Möglichkeiten, um bei Absentismus die Gründe herauszufinden, sind offene Gespräche mit den Vorgesetzten und HR. Dabei ist eine neutrale und vertrauensvolle Atmosphäre nötig, damit ein Mitarbeiter sich öffnet. Es hilft, wenn alle Parteien konstruktiv zur gemeinsamen Lösung des Problems beitragen.

Gesundheit

Die Gesundheit der Mitarbeiter sollte für Arbeitgeber an erster Stelle stehen. Dabei gibt es viele Möglichkeiten, um diese zu fördern. Zu den beliebtesten gehören gesunde Essensangebote, Sportförderung oder kostenlose medizinische Check-ups. Manche Unternehmen setzen auch einen Betriebs- oder Vertrauensarzt ein, der regelmäßig Sprechzeiten anbietet.

Führungskräftetraining

Mitunter ist die Art der Unternehmensführung der Grund für Absentismus. Besonders Arbeitnehmern fällt es jedoch schwer, dies zu äußern. Regelmäßiges Führungskräftetraining mit einem externen Coach eignen sich daher besonders gut, um den Führungsstil und den Umgang mit den Angestellten zu verbessern.

Arbeitsklima

Letztlich sind alle Maßnahmen gegen Absentismus vergebens, wenn das Arbeitsklima nicht stimmt. Dieses verbessert sich etwa durch breite Weiterbildungsmöglichkeiten, Entspannungszonen am Arbeitsplatz, eine offene Feedbackkultur oder Arbeitsmodelle wie mobiles Arbeiten oder Remote Work.

Konsequenzen

Führen die bereits erwähnten Maßnahmen gegen Absentismus am Arbeitsplatz nicht zum Erfolg? Dann sind drastischere Maßnahmen berechtigt. Abmahnungen, Freistellungen oder auch Kündigungen sind geeignete Mittel für Mitarbeiter, die fortwährend Fehlzeiten aufweisen. Gerade im Fall einer Kündigung stellen Firmen im Anschluss eine Arbeitsbescheinigung für das Arbeitsamt aus.

Absentismus kurzgefasst:


Disclaimer

Die Inhalte dieses Beitrags sind sorgfältig recherchiert, stellen jedoch keine Rechtsberatung dar. Bitte wenden Sie sich bei konkreten rechtlichen Fragen an einen spezialisierten Fachanwalt.

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