Onboarding

Die 3 Phasen des Onboardings

Natürlich ist es möglich, dass sich ein Onboarding-Konzept je nach Größe des Unternehmens auch in seiner Komplexität unterscheidet. Idealerweise umfasst die Integration neuer Mitarbeiter aber die folgenden Bestandteile:

• Administrative und organisatorische Aufklärung
• Fachliche Einarbeitung
• Soziale Integration

Aus diesen Punkten entwickelt sich ein “3-Phasen-Modell für das Onboarding”:

1. Onboarding-Phase: Preboarding

Zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag findet das Preboarding oder die Vorbereitungsphase statt. In dieser ersten Phase des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter stehen folgende Punkte im Vordergrund:

• Erste Informationen zusenden: So erhält der Kollege schon vor dem ersten Arbeitstag Einweisungen sowie eine sympathische Begrüßung. Auch die künftige Ansprechperson im Unternehmen wird hier genannt.
• Alle Dokumente beschaffen: Machen Sie die erste Arbeitswoche nicht zu einem organisatorischen Chaos. Fragen Sie den neuen Mitarbeiter frühzeitig nach Sozialversicherungsausweis, Lohnsteuerkarte, Krankenkasse und Steuer-ID. Gerade bei ausländischen Arbeitskräften benötigen Sie zudem eine Arbeitserlaubnis.
• Arbeitsplatz vorbereiten: So fühlt sich der neue Kollege von Beginn an wohl. Richten Sie die Technik sowie eine eigene E-Mail-Adresse und Telefonnummer ein, besorgen Sie nötige Zugänge sowie sonstige Arbeitsmittel.
• Einarbeitung frühzeitig organisieren: Der Einarbeitungsplan regelt die komplette erste Arbeitswoche. Er stellt also bereits erste Projekte und Aufgaben sowie involvierte Kollegen vor und muss somit schon vor dem ersten Arbeitstag stehen.

2. Onboarding-Phase: Orientierung

Bereits am ersten Arbeitstag kann das Unternehmen die Wahl des Mitarbeiters für seinen neuen Arbeitgeber bestärken. Begrüßen Sie den Kollegen als Teil Ihres Onboarding-Plans herzlich. Integrieren Sie ihn dann in den darauffolgenden Wochen aktiv in das Team. Beachten Sie bei der Orientierungsphase, die bis zum dritten Monat dauern kann, diese Hinweise:

• Willkommen heißen: Überreichen Sie ein “Willkommenspaket”, welches neben den eigenen Schlüsseln, Visitenkarten oder einem Stift und Notizblock bestenfalls auch eine persönliche Nachricht der Vorgesetzten enthält. Auch die Ansprechperson oder der Mentor stellt sich hier persönlich vor.
• Rundgang durchführen: Stellen Sie dem Kollegen nicht nur die Räumlichkeiten und die Kollegen vor. Geben Sie auch wichtige Hinweise zu Fluchtwegen oder Feuerlöschern. Nutzen Sie diesen Rundgang zusätzlich zur Begrüßung der verschiedenen Abteilungen.
• Gemeinsames Essen: Überlassen Sie den neuen Mitarbeiter am ersten Arbeitstag nicht sich selbst. Laden Sie ihn zum gemeinsamen Essen ein und involvieren Sie ihn aktiv in Gespräche.
• Regelmäßige Feedbackgespräche: Wie hat es dem Mitarbeiter nach den ersten Wochen gefallen? Dieses Gespräch muss noch nicht sonderlich lang sein, es zeigt in erster Linie, dass Ihnen das Wohlergehen der Neuankömmlinge am Herzen liegt und ob Verbesserungspotenzial im Onboarding besteht.
• Projekte kennenlernen: Dieser Punkt des Onboardings ist komplex. Der Mitarbeiter lernt sowohl die Arbeitsweisen in den Projekten sowie die jeweiligen Kunden kennen. Auch Tools zur Zeiterfassung oder für das CRM werden hier erklärt.
• Arbeitserfahrungen sammeln: Bis zum dritten Monat arbeitet der Mitarbeiter in den ihm zugewiesenen Projekten – immer in enger Absprache mit seinem Mentor. Dies fördert die Eigenständigkeit und die Selbstsicherheit.

3. Onboarding-Phase: Integration

Die Integrationsphase beginnt gewissermaßen bereits in der zweiten Phase des Mitarbeiter-Onboardings. Die dritte Phase vertieft die Integration eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmen noch weiter und dauert meist vom dritten bis zum maximal zwölften Monat. Beachten Sie dabei folgende Details:

• Einführungsveranstaltungen anbieten: Diese eignen sich nicht nur dazu, um Kollegen besser kennenzulernen. Auch Tools, Abteilungen oder Projekte lassen sich so effektiv und im Kollektiv näherbringen.
• Teambildende Maßnahmen: Eine Unternehmung nach dem Feierabend, ein Betriebsausflug oder ein gemeinsames Essen im Restaurant ‒ die Möglichkeiten für ein Teamevent sind vielfältig und eine gute Gelegenheit zum schnellen gegenseitigen Kennenlernen.
• Weiterbildungen ermöglichen: Seminare und Workshops sind in zweierlei Hinsicht sinnvoll: 1.) Sie verbessern die Fähigkeiten des Mitarbeiters und machen diesen so noch wichtiger für das Unternehmen. 2.) Sie signalisieren dem Mitarbeiter, wie wichtig er für den Betrieb ist und dass Sie langfristig mit ihm planen.
• Kundentermine planen: Nicht nur die interne Integration ist wichtig, auch die Wahrnehmung spielt spätestens dann eine Rolle, wenn der neue Mitarbeiter Kundenprojekte übernimmt. Ein Besuch beim Kunden sowie Konferenzen oder Messen eignen sich ideal zum gegenseitigen vertraut machen.
• Mitarbeitergespräche führen: Sobald der Mitarbeiter ein integriertes Mitglied im Unternehmen ist, gestalten sich auch die Feedbackgespräche ausführlicher. In sogenannten Mitarbeitergesprächen reden Sie unter anderem über den Fortschritt von Projekten und wie Sie sich die zukünftige Zusammenarbeit vorstellen.