Willkommen an Bord: Onboarding von A bis Z

Onboarding

7 Min. Lesezeit | Zur Lexikon-Übersicht

Binden Sie neue Mitarbeiter vom ersten Tag ans Unternehmen

Entscheidet sich ein Unternehmen für einen geeigneten Bewerber, endet damit nicht der Recruiting-Prozess. Denn nach der Einstellung erfolgt die Bindung des Mitarbeiters an das Unternehmen. Diese ist im “War of Talents” besonders wichtig und beginnt mit dem Onboarding. Denn nichts vertreibt neue Mitarbeiter in der Probezeit schneller als ein Arbeitgeber, der den Erwartungen, die er im Bewerbungsgespräch geweckt hat, nicht gerecht wird.

Tatsächlich kann ein Onboarding-Prozess die gesamte Probezeit über andauern. Schließlich machen sich die neuen Arbeitskräfte nicht nur mit den Vorgehensweisen im Unternehmen vertraut. Denn auch neue Tools und Kollegen kennenzulernen dauert seine Zeit. Ein organisiertes Onboarding sollte somit in jedem Betrieb von hoher Bedeutung sein. Wie Sie ein gutes Onboarding neuer Mitarbeiter durchführen, welche Phasen dabei wichtig sind sowie eine Definition des Onboardings erhalten Sie hier.

Was ist Onboarding? Mitarbeiter gehen Definition und Checkliste durch

Was bedeutet Onboarding? Eine Definition.

Das Onboarding bezeichnet die fachliche Einarbeitung und schnelle Eingliederung eines neuen Mitarbeiters in ein Unternehmen. Somit umfasst der Onboarding-Prozess per Definition nicht nur die fachlichen, sondern auch die sozialen und kulturellen Kriterien einer Zusammenarbeit.

Was sind die Ziele des Onboardings?

Bezogen auf die Definition des Onboardings, lassen sich die Onboarding-Ziele in zwei Gruppen einordnen:

Kurzfristige Ziele des Onboardings Langfristige Ziele des Onboardings
Arbeitsprozesse näherbringen Dauerhafte Bindung an das Unternehmen
Schnelles, selbstständiges Arbeiten des Mitarbeiters Senken der Ausgaben für das künftige Recruiting
Eingliederung in das Team Fähigkeiten des Mitarbeiters erweitern und so sein Engagement fördern
Identifikation mit der Unternehmenskultur Sicherheit für das Unternehmen durch deutliche Rechtsbelehrungen
Keine Kündigungen während der Probezeit Vorbeugen von Stress durch die Vertrautheit mit den Arbeitsprozessen

Ein gutes Onboarding wirkt sich somit auch positiv auf das Employer Branding aus.

Wann beginnt der Onboarding-Prozess?

Schon vor dem ersten Arbeitstag beginnt das Onboarding neuen Personals. Denn der Prozess benötigt eine gewisse Vorlaufzeit. Im Idealfall handelt es sich um einen standardisierten Arbeitsvorgang, den Personaler nur leicht an den neuen Mitarbeiter anpassen. Ist der Prozess noch nicht standardisiert, müssen die Onboarding-Maßnahmen vor dem ersten Arbeitstag erst festgelegt und klar definiert werden.

Wie lange dauert ein Onboarding?

Die Dauer des Onboardings von Mitarbeitern unterscheidet sich je nach Unternehmen. In der Regel dauert das HR-Onboarding mindestens einen Monat und endet spätestens mit Ablauf der Probezeit – also nach höchstens einem Jahr. Die Länge des Onboardings ist zum Beispiel auch abhängig von der Komplexität der besetzten Position. Je mehr Erklärungsbedarf es für eine Stelle gibt, umso länger dauert dementsprechend der Eintrittsprozess in ein Unternehmen.

Tipp: Durch eine direkte Kontaktperson für den neuen Mitarbeiter optimieren Sie Ihren Onboarding-Prozess. Diese ist mit der Zeit nicht nur vertraut mit dem Onboarding-Programm, sie nimmt dem neuen Kollegen als Bezugsperson auch die Angst vor möglichen Rückfragen.

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Die 3 Phasen des Onboardings

Natürlich ist es möglich, dass sich ein Onboarding-Konzept je nach Größe des Unternehmens auch in seiner Komplexität unterscheidet. Idealerweise umfasst die Integration neuer Mitarbeiter aber die folgenden Bestandteile:

  • Administrative und organisatorische Aufklärung
  • Fachliche Einarbeitung
  • Soziale Integration

Aus diesen Punkten entwickelt sich ein “3-Phasen-Modell für das Onboarding”:

1. Onboarding-Phase: Preboarding

Zwischen der Vertragsunterzeichnung und dem ersten Arbeitstag findet das Preboarding oder die Vorbereitungsphase statt. In dieser ersten Phase des Onboarding-Prozesses für neue Mitarbeiter stehen folgende Punkte im Vordergrund:

  • Erste Informationen zusenden: So erhält der Kollege schon vor dem ersten Arbeitstag Einweisungen sowie eine sympathische Begrüßung. Auch die künftige Ansprechperson im Unternehmen wird hier genannt.
  • Alle Dokumente beschaffen: Machen Sie die erste Arbeitswoche nicht zu einem organisatorischen Chaos. Fragen Sie den neuen Mitarbeiter frühzeitig nach Sozialversicherungsausweis, Lohnsteuerkarte, Krankenkasse und Steuer-ID.
  • Arbeitsplatz vorbereiten: So fühlt sich der neue Kollege von Beginn an wohl. Richten Sie die Technik sowie eine eigene E-Mail-Adresse und Telefonnummer ein, besorgen Sie nötige Zugänge sowie sonstige Arbeitsmittel.
  • Einarbeitung frühzeitig organisieren: Der Einarbeitungsplan regelt die komplette erste Arbeitswoche. Er stellt also bereits erste Projekte und Aufgaben sowie involvierte Kollegen vor und muss somit schon vor dem ersten Arbeitstag stehen.

2. Onboarding-Phase: Orientierung

Bereits am ersten Arbeitstag kann das Unternehmen die Wahl des Mitarbeiters für seinen neuen Arbeitgeber bestärken. Begrüßen Sie den Kollegen als Teil Ihres Onboarding-Plans herzlich. Integrieren Sie ihn dann in den darauffolgenden Wochen aktiv in das Team. Beachten Sie bei der Orientierungsphase, die bis zum dritten Monat dauern kann, diese Hinweise:

  • Willkommen heißen: Überreichen Sie ein “Willkommenspaket”, welches neben den eigenen Schlüsseln, Visitenkarten oder einem Stift und Notizblock bestenfalls auch eine persönliche Nachricht der Vorgesetzten enthält. Auch die Ansprechperson oder der Mentor stellt sich hier persönlich vor.
  • Rundgang durchführen: Stellen Sie dem Kollegen nicht nur die Räumlichkeiten und die Kollegen vor. Geben Sie auch wichtige Hinweise zu Fluchtwegen oder Feuerlöschern. Nutzen Sie diesen Rundgang zusätzlich zur Begrüßung der verschiedenen Abteilungen.
  • Gemeinsames Essen: Überlassen Sie den neuen Mitarbeiter am ersten Arbeitstag nicht sich selbst. Laden Sie ihn zum gemeinsamen Essen ein und involvieren Sie ihn aktiv in Gespräche.
  • Regelmäßige Feedbackgespräche: Wie hat es dem Mitarbeiter nach den ersten Wochen gefallen? Dieses Gespräch muss noch nicht sonderlich lang sein, es zeigt in erster Linie, dass Ihnen das Wohlergehen der Neuankömmlinge am Herzen liegt und ob Verbesserungspotenzial im Onboarding besteht.
  • Projekte kennenlernen: Dieser Punkt des Onboardings ist komplex. Der Mitarbeiter lernt sowohl die Arbeitsweisen in den Projekten sowie die jeweiligen Kunden kennen. Auch Tools zur Zeiterfassung oder für das CRM werden hier erklärt.
  • Arbeitserfahrungen sammeln: Bis zum dritten Monat arbeitet der Mitarbeiter in den ihm zugewiesenen Projekten – immer in enger Absprache mit seinem Mentor. Dies fördert die Eigenständigkeit und die Selbstsicherheit.

3. Onboarding-Phase: Integration

Die Integrationsphase beginnt gewissermaßen bereits in der zweiten Phase des Mitarbeiter-Onboardings. Die dritte Phase vertieft die Integration eines neuen Mitarbeiters in das Unternehmen noch weiter und dauert meist vom dritten bis zum maximal zwölften Monat. Beachten Sie dabei folgende Details:

  • Einführungsveranstaltungen anbieten: Diese eignen sich nicht nur dazu, um Kollegen besser kennenzulernen. Auch Tools, Abteilungen oder Projekte lassen sich so effektiv und im Kollektiv näherbringen.
  • Teambildende Maßnahmen: Eine Unternehmung nach dem Feierabend, ein Betriebsausflug oder ein gemeinsames Essen im Restaurant ‒ die Möglichkeiten für ein Teamevent sind vielfältig und eine gute Gelegenheit zum schnellen gegenseitigen Kennenlernen.
  • Weiterbildungen ermöglichen: Seminare und Workshops sind in zweierlei Hinsicht sinnvoll: 1.) Sie verbessern die Fähigkeiten des Mitarbeiters und machen diesen so noch wichtiger für das Unternehmen. 2.) Sie signalisieren dem Mitarbeiter, wie wichtig er für den Betrieb ist und dass Sie langfristig mit ihm planen.
  • Kundentermine planen: Nicht nur die interne Integration ist wichtig, auch die Wahrnehmung spielt spätestens dann eine Rolle, wenn der neue Mitarbeiter Kundenprojekte übernimmt. Ein Besuch beim Kunden sowie Konferenzen oder Messen eignen sich ideal zum gegenseitigen vertraut machen.
  • Mitarbeitergespräche führen: Sobald der Mitarbeiter ein integriertes Mitglied im Unternehmen ist, gestalten sich auch die Feedbackgespräche ausführlicher. In sogenannten Mitarbeitergesprächen reden Sie unter anderem über den Fortschritt von Projekten und wie Sie sich die zukünftige Zusammenarbeit vorstellen.

Erfolgreicher Onboarding-Prozess: Checkliste zum Weiterverwenden

Verantwortliche Personen, offene Aufgaben sowie deren Timings – es gibt viel zu beachten beim Onboarding neuer Mitarbeiter. Diese Checkliste hilft Ihnen dabei, nichts aus dem Blick zu verlieren:

Preboarding (vor dem 1. Arbeitstag)

  • Unterschriebenen Arbeitsvertrag speichern
  • Informationen zum Arbeitsbeginn zusenden
  • Arbeitsplatz einrichten
  • Mitarbeiterausweis, Visitenkarten, Schlüssel oder Ähnliches vorbereiten
  • Dokumente vom Mitarbeiter besorgen
    • Sozialversicherungsausweis
    • Lohnsteuerkarte
    • Krankenkasse
    • Steuer-ID
  • Kollegen und gegebenenfalls Betriebsrat über Mitarbeiter informieren
  • Mentor bestimmen
  • Einführungstage planen
    • Handouts vorbereiten
    • Zu relevanten Terminen einladen
    • Schulungen organisieren
    • Willkommensgeschenk beschaffen
  • Arbeitsplatz einrichten
    • Arbeitsgeräte
    • Zugangsdaten
    • E-Mail und Telefonnummer

Orientierung (ab dem 1. Arbeitstag)

  • Offizielle Vorstellung
  • Übergaben
    • Arbeitsgeräte
    • Relevante Dokumente und Zugangsdaten
    • Schlüssel
  • Formelle und interne Abläufe erklären
  • Onboarding
    • Projekte und Aufgaben
    • Rechtliche Grundlagen
    • Teamstruktur
    • Aufgaben
  • Schulungen für Tools, Dienstleistungen oder Arbeitsprozesse
  • Gemeinsames Mittagessen
  • Feedbackgespräche
  • Teambuilding
  • Entwicklungsmöglichkeiten besprechen

Integration (zwischen drittem und maximal zwölften Monat)

  • Leistungen messen
    • Feedbackgespräche vertiefen
    • Erfolge kontrollieren
  • Teambuilding ausweiten
    • Events oder Ausflüge
  • Weitere Schulungsmöglichkeiten und Fortbildungen planen
  • Kundentermine vor Ort

Nutzen Sie eine Onboarding-Software, damit Sie immer im Bilde über den Prozessfortschritt sind und den Grundstein für ein erfolgreiches Onboarding legen.

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