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Offboarding von Mitarbeitern: 6 Tipps für den optimalen Prozess

Ein Personaler beim Offboarding von Mitarbeitern

01. Februar 2023 · 7 Min. Lesezeit · HRworks Redaktion

Das Thema Offboarding spielt in den meisten Unternehmen noch keine große Rolle. Doch der Fachkräftemangel sorgt dafür, dass Betriebe zunehmend darauf achten, den Abschied eines Angestellten aktiv zu gestalten. Der Grund: Nur wenn man im Guten auseinandergeht, gelingt die Übergabe aller Aufgaben innerhalb der Abteilung ‒ und der ausscheidende Mitarbeiter kommt unter Umständen zu einem späteren Zeitpunkt sogar wieder zurück ins Unternehmen. Mit diesen sechs Tipps betreiben Sie professionelles Offboarding.

Definition: Was ist Offboarding oder Exit Management?

Offboarding beschreibt das professionell gestaltete Austreten von Angestellten aus einem Unternehmen. Dabei unterscheidet das Personalmanagement zwischen sozio-emotionalem und technischem Offboarding. Das Ziel dahinter: Scheidende Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bekommen das Gefühl, dass sie weiterhin wertgeschätzt und akzeptiert sind. Die positiv gestaltete Employee Experience geht also über die Kündigung hinaus.

Warum ist das Konzept von Offboarding entscheidend?

Beim Offboarding oder Exit Management geht es darum, einen wertschätzenden Abschluss der geschäftlichen Zusammenarbeit zu finden – egal, welche Gründe zur Kündigung geführt haben. Unternehmen verhindern auf diese Weise Wissensverlust, Rechtsstreitigkeiten und Imageverlust.

Laut der CareerArc Future of Recruiting Study 2021 sahen sich ganze 61 % der Vollzeitbeschäftigten in den USA im Jahr 2021 nach einem neuen Arbeitsplatz um. Entscheidend bei der Wahl des neuen Arbeitgebers: 82 % berücksichtigten Arbeitgebermarke und -reputation, bevor sie sich auf eine Stelle bewarben. Und mehr als die Hälfte der Arbeitssuchenden gaben an, dass ein schlechtes Image des Arbeitgebers einer der Gründe für die Kündigung einer früheren Stelle war. Außerdem zeigt die Studie, dass 86 % der Befragten soziale Medien bei ihrer Jobsuche nutzten.

Diese Aspekte verdeutlichen, warum gezieltes Offboarding so wichtig ist:

  • Die Zahl der Jobwechsler wird aufgrund der sozioökonomischen Bedingungen nicht sinken.
  • Ist der Ruf eines Unternehmens schlecht, bewerben sich weniger Kandidaten auf eine Stelle.
  • Über Social Media finden Jobsuchende heraus, wie es in einem Unternehmen wirklich aussieht.

Unterschiedliche Gründe führen zum Verlassen eines Betriebes

1. Kündigung vonseiten des Arbeitnehmers

Für das Ausscheiden eines Arbeitnehmers gibt es verschiedene Gründe. Neben dem Wunsch nach Selbstverwirklichung oder dem Umzug in eine andere Stadt führen auch unzureichende Arbeitsbedingungen ohne flexible Arbeitszeiten wie bei Remote Work oder beim Hybriden Arbeiten zu Jobwechseln.

2. Eintritt ins Rentenalter

Zwar haben HR und Arbeitnehmer ausreichend Zeit, um sich auf diesen Austritt vorzubereiten. Dennoch stellt er beide Seiten vor Herausforderungen. Um dem scheidenden Angestellten Wertschätzung entgegenzubringen und gleichzeitig vom größtmöglichen Wissenstransfer zu profitieren, sollten angehende Pensionäre ihre Nachfolger selbst auswählen und einarbeiten.

3. Kündigung vonseiten des Unternehmens

Dies stellt die heikelste Situation mit viel Konfliktpotenzial dar. Damit beide Seiten gütlich auseinandergehen und keine gerichtlichen Konsequenzen folgen, benötigen Personaler viel Fingerspitzengefühl. Sie punkten in diesem Fall mit einer professionellen Orientierungs- oder Outplacement-Beratung.

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Wie wichtig ist das Offboarding-Gespräch?

Das Offboarding-Gespräch ist ein entscheidender Teil der Feedbackkultur eines Unternehmens. Dabei bringen Personalerinnen und Personaler die Gründe für die Kündigung in Erfahrung und versuchen herauszufinden, was im Unternehmen optimiert werden könnte. Dazu sprechen sie relevante Punkte wie Führungsstil, Arbeitsbedingungen und Arbeitsklima an. Außerdem dankt HR dem Angestellten in dieser Phase des Employer Life Cycles für dessen Arbeit, Motivation und Einsatz.

Wie wichtig ist eine Software im Offboarding?

Eine Software unterstützt den Offboarding-Prozess durch Übersichtlichkeit, Transparenz und wichtige Informationen wie Checklisten. Besonders sinnvoll erweist sich der Einsatz von HR-Tools, die eine digitale Personalakte mit sämtlichen Dokumenten wie der Kündigung und dem Arbeitszeugnis enthalten. Dies spart Zeit und erleichtert den Workflow für alle Beteiligten.

Wie wichtig ist Datenschutz im Offboarding?

Die Einhaltung des Datenschutzes ist es essenzieller Bestandteil von Offboarding. Personenbezogene Daten, Geschäftsgeheimnisse und Arbeitsmittel sind in Gefahr, wenn keine klar definierten Offboarding-Prozesse festgelegt sind, die das Sperren sämtlicher Zugänge nach Austritt aus der Firma beinhalten.

6 Tipps für den optimalen Offboarding-Prozess

Obwohl sich HR längst an eine gewisse Fluktuationsrate gewöhnt hat, steckt der Offboarding-Prozess noch in den Kinderschuhen. Mit diesen Tipps entwickeln ihn Personalerinnen und Personaler erfolgreich weiter:

  1. Kühlen Kopf bewahren – Verständnis aufbringen: Die Kündigung eines geschätzten Kollegen passt nicht in die Planung eines Unternehmens und reißt eine Lücke ins Team. Bringen Vorgesetzte und HR-Abteilung dennoch Verständnis für den Angestellten auf, ist das der erste Schritt für ein anhaltend positives Verhältnis.
  2. Aus Fehlern lernen – Kündigungsgründe erfahren: Auch wenn jemand kündigt, weil der vermeintliche Traumjob winkt – in so gut wie jedem Betrieb gibt es Faktoren, die Angestellten nicht gefallen. Ein Mitarbeiter, der ohnehin geht, hat nichts mehr zu verlieren und ist eher bereit, diese offen anzusprechen.
  3. Im Sinne des Teams handeln – transparent informieren: Die Personalabteilung sollte Kolleginnen und Kollegen sowie Kunden frühestmöglich über die Veränderung informieren und Lösungsvorschläge anregen. Auf diese Weise entsteht kein Vakuum der Zuständigkeit, bis Ersatz gefunden ist.
  4. Wissenstransfer generieren – Zeit für Übergabe einplanen: Der scheidende Angestellte benötigt ausreichend Zeit, um seine Aufgaben zu beenden, zu sortieren und so aufzubereiten, dass sein Team diese weiterführen kann. Besonders bei verbleibendem Resturlaub sollte er sein Augenmerk darauf legen dürfen.
  5. Freundlich bleiben – gute Bewertung erhalten: Um das Image des Unternehmens zu verbessern, regen Personaler scheidende Angestellte dazu an, eine positive Bewertung auf Plattformen wie kununu zu hinterlassen. Noch wertvoller sind allerdings positive Äußerungen gegenüber Bekannten sowie auf Social Media.
  6. Positiv denken – Kontakt aufrechterhalten: Ob als Joker bei Fachfragen oder als sogenannter “Bumerang-Mitarbeiter”, der irgendwann ins Unternehmen zurückkehrt ‒ ein angenehmer, ungezwungener Kontakt mit gelegentlichen Einladungen zu Firmenevents macht vieles möglich.

Offboarding-Checkliste für den Austritt der Mitarbeiter

HR erarbeitet Leitfäden und Protokolle, um das Ausscheiden von Angestellten für beide Seiten so zielführend wie möglich zu gestalten. Dabei helfen Checklisten wie diese:

  • Personalabteilung informieren: Erhält ein Vorgesetzter die Kündigung eines Teammitglieds, gibt er diese an HR weiter.
  • Kündigungsbestätigung aufsetzen: Personaler starten mit diesem Dokument den Offboarding-Prozess.
  • Offboarding-Gespräch führen: Die Personalabteilung erfährt die Gründe für die Kündigung und stimmt zusammen mit dem scheidenden Angestellten das weitere Vorgehen ab.
  • Team und Kunden informieren: HR sorgt für Transparenz und unterstützt dabei, Aufgaben neu zu verteilen, bis ein Nachfolger gefunden ist.
  • Stellenanzeige schalten: Bei der Formulierung achten die HR-Managerinnen und HR-Manager auf Aktualität und genaue Tätigkeitsbeschreibung, um Missverständnissen vorzubeugen.
  • Arbeitszeugnis erstellen: Beim Verfassen des qualifizierten Arbeitszeugnisses geht HR auf die Wünsche des Jobwechslers sowie die Bewertungen von Team und Vorgesetzten ein.
  • Übergabe von Kunden, Projekten, Wissen und Firmeneigentum: Hier achten die Personaler darauf, dass die Liste detailliert genug ist und kein Gerät fehlt.
  • Verabschiedung des Angestellten: HR schafft den passenden Rahmen – je nach Jahren der Unternehmenszugehörigkeit – mit Feierlichkeit und Abschiedsgeschenk.
  • Zugänge sperren: Hat der Kollege das Unternehmen verlassen, löscht die IT dessen Accounts und richtet eine E-Mail-Weiterleitung ein.
  • Kontakt halten: Durch das Zusenden des Newsletters oder Einladungen zu Firmenevents bleibt der Betrieb im Leben des ehemaligen Angestellten präsent.

Das Gegenstück von Onboarding liegt voll im Trend

Nicht nur der erste Eindruck zählt – sondern auch der letzte. Beim Offboarding wird der scheidende Mitarbeiter weiterhin emotional ans Unternehmen gebunden – durch gelebte Wertschätzung. Auf diese Weise steht er seinen ehemaligen Kolleginnen und Kollegen in der Regel für Fragen offen zur Seite, sodass kein Fachwissen verloren geht. Außerdem hält das Unternehmen geschätzten Angestellten so die Möglichkeit offen, zurückzukehren. Im Idealfall sehen sich Personaler und der ausgeschiedene Kandidat zu einem späteren Zeitpunkt beim Onboarding wieder. In Zeiten des Fachkräftemangels ist ein solches Verhalten, das zudem die positive Außenwahrnehmung des Unternehmens stärkt, essenziell, um sich langfristig am Markt zu behaupten.

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