Offboarding von Mitarbeitern: 6 Tipps für den optimalen Prozess

Das Thema Offboarding spielt in den meisten Unternehmen noch keine große Rolle. Doch der Fachkräftemangel sorgt dafür, dass Betriebe zunehmend darauf achten, den Abschied eines Angestellten aktiv zu gestalten. Der Grund: Nur wenn man im Guten auseinandergeht, gelingt die Übergabe aller Aufgaben innerhalb der Abteilung ‒ und ein ausscheidender Mitarbeiter kommt unter Umständen zu einem späteren Zeitpunkt sogar wieder zurück ins Unternehmen. Mit diesen 6 Tipps betreiben Sie professionelles Offboarding.

Definition: Was ist Offboarding oder Exit Management?

Offboarding beschreibt das professionell gestaltete Austreten von Angestellten aus einem Unternehmen. Dabei unterscheidet das Personalmanagement zwischen sozio-emotionalem und technischem Offboarding. Das Ziel dahinter: Scheidende Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bekommen das Gefühl, dass sie weiterhin wertgeschätzt und akzeptiert sind. Die letzten Wochen der Zusammenarbeit laufen produktiv, ohne Streitigkeiten und mit einer guten Übergabe, welche das Know-how der ausscheidenden Personen im Unternehmen sichert. Die positiv gestaltete Employee Experience geht also über die Kündigung hinaus.

Warum ist das Konzept von Offboarding entscheidend?

Beim Offboarding oder Exit Management geht es darum, einen wertschätzenden Abschluss der geschäftlichen Zusammenarbeit zu finden – egal, welche Gründe zur Kündigung geführt haben. Unternehmen verhindern auf diese Weise Wissensverlust, Rechtsstreitigkeiten und Imageverlust.

Die Fluktuation und der Fachkräftemangel bewegt nahezu alle Personalabteilungen in deutschen Unternehmen. Dies wird in den nächsten Jahren nicht abnehmen – schließlich gehen fast 20 Millionen Erwerbstätige bis 2036 in Rente, so eine Studie des Instituts der deutschen Wirtschaft aus dem Jahr 2024.

Laut der CareerArc Future of Recruiting Study 2021 sahen sich ganze 61 % der Vollzeitbeschäftigten in den USA im Jahr 2021 nach einem neuen Arbeitsplatz um. Entscheidend bei der Wahl des neuen Arbeitgebers: 82 % berücksichtigten Arbeitgebermarke und -reputation, bevor sie sich auf eine Stelle bewarben. Und mehr als die Hälfte der Arbeitssuchenden gaben an, dass ein schlechtes Image des Arbeitgebers einer der Gründe für die Kündigung einer früheren Stelle war. Außerdem zeigt die Studie, dass 86 % der Befragten soziale Medien bei ihrer Jobsuche nutzten.

Diese Aspekte verdeutlichen, warum gezieltes Offboarding so wichtig ist:

• Die Zahl der Jobwechsler wird aufgrund der sozioökonomischen Bedingungen nicht sinken.
• Ist der Ruf eines Unternehmens schlecht, bewerben sich weniger Kandidaten auf eine Stelle.
• Über Social Media finden Jobsuchende heraus, wie es in einem Unternehmen wirklich aussieht.

Unterschiedliche Gründe führen zum Verlassen eines Betriebes

1. Kündigung vonseiten des Arbeitnehmers: Für das Ausscheiden eines Arbeitnehmers gibt es verschiedene Gründe. Neben dem Wunsch nach Selbstverwirklichung oder dem Umzug in eine andere Stadt führen auch unzureichende Arbeitsbedingungen ohne flexible Arbeitszeiten wie bei Remote Work oder beim Hybriden Arbeiten zu Jobwechseln.

2. Eintritt ins Rentenalter: Zwar haben HR und Arbeitnehmer ausreichend Zeit, um sich auf diesen Austritt vorzubereiten. Dennoch stellt er beide Seiten vor Herausforderungen. Um dem scheidenden Angestellten Wertschätzung entgegenzubringen und gleichzeitig vom größtmöglichen Wissenstransfer zu profitieren, sollten angehende Pensionäre ihre Nachfolger selbst auswählen und einarbeiten.

3. Kündigung vonseiten des Unternehmens: Dies stellt die heikelste Situation mit viel Konfliktpotenzial dar. Damit beide Seiten gütlich auseinandergehen und keine gerichtlichen Konsequenzen folgen, benötigen Personaler viel Fingerspitzengefühl. Sie punkten in diesem Fall mit einer professionellen Orientierungs- oder Outplacement-Beratung. Ein Sonderfall kann die fristlose Kündigung sein. Sie geht oftmals mit einer sofortigen Freistellung einher. Hier entfällt das klassische Offboarding.

Wie wichtig ist das Offboarding-Gespräch?

Das Offboarding-Gespräch ist ein entscheidender Teil der Feedbackkultur eines Unternehmens. Dabei bringen Personalerinnen und Personaler die Gründe für die Kündigung in Erfahrung und versuchen herauszufinden, was im Unternehmen optimiert werden könnte. Dazu sprechen sie relevante Punkte wie Führungsstil, Arbeitsbedingungen und Arbeitsklima an. Außerdem dankt HR dem Angestellten in dieser Phase des Employee Life Cycles für dessen Arbeit, Motivation und Einsatz.

Wie wichtig ist eine Software im Offboarding?

Eine Software unterstützt den Offboarding-Prozess durch Übersichtlichkeit, Transparenz und wichtige Informationen wie Checklisten. Besonders sinnvoll erweist sich der Einsatz von HR-Tools, die eine digitale Personalakte mit sämtlichen Dokumenten wie der Kündigung und dem Arbeitszeugnis enthalten. Dies spart Zeit und erleichtert den Workflow für alle Beteiligten.

Wie wichtig ist Datenschutz im Offboarding?

Die Einhaltung des Datenschutzes ist essenzieller Bestandteil von Offboarding. Personenbezogene Daten, Geschäftsgeheimnisse und Arbeitsmittel sind in Gefahr, wenn keine klar definierten Offboarding-Prozesse festgelegt sind, die das Sperren sämtlicher Zugänge nach Austritt aus der Firma beinhalten.

6 Tipps für den optimalen Offboarding-Prozess

Obwohl sich HR längst an eine gewisse Fluktuationsrate gewöhnt hat, steckt der Offboarding-Prozess noch in den Kinderschuhen. Mit diesen Tipps entwickeln ihn Personalerinnen und Personaler erfolgreich weiter:

1. Kühlen Kopf bewahren – Verständnis aufbringen: Die Kündigung eines geschätzten Kollegen passt nicht in die Planung eines Unternehmens und reißt eine Lücke ins Team. Bringen Vorgesetzte und HR-Abteilung dennoch Verständnis für den Angestellten auf, ist das der erste Schritt für ein anhaltend positives Verhältnis.
2. Aus Fehlern lernen – Kündigungsgründe erfahren: Auch wenn jemand kündigt, weil der vermeintliche Traumjob winkt – in so gut wie jedem Betrieb gibt es Faktoren, die Angestellten nicht gefallen. Ein Mitarbeiter, der ohnehin geht, hat nichts mehr zu verlieren und ist eher bereit, diese offen anzusprechen.
3. Im Sinne des Teams handeln – transparent informieren: Die HR-Verantwortlichen sollten Kolleginnen und Kollegen sowie Kunden frühestmöglich über die Veränderung informieren und Lösungsvorschläge anregen. Auf diese Weise entsteht kein Vakuum der Zuständigkeit, bis Ersatz gefunden ist.
4. Wissenstransfer generieren – Zeit für Übergabe einplanen: Der scheidende Angestellte benötigt ausreichend Zeit, um seine Aufgaben zu beenden, zu sortieren und so aufzubereiten, dass sein Team diese weiterführen kann. Besonders bei verbleibendem Resturlaub sollte er sein Augenmerk darauf legen dürfen.
5. Freundlich bleiben – gute Bewertung erhalten: Um das Image des Unternehmens zu verbessern, regen Personaler scheidende Angestellte dazu an, eine positive Bewertung auf Plattformen wie kununu zu hinterlassen. Noch wertvoller sind allerdings positive Äußerungen gegenüber Bekannten sowie auf Social Media.
6. Positiv denken – Kontakt aufrechterhalten: Ob als Joker bei Fachfragen oder als sogenannter „Bumerang-Mitarbeiter“”, der irgendwann ins Unternehmen zurückkehrt ‒ ein angenehmer, ungezwungener Kontakt mit gelegentlichen Einladungen zu Firmenevents macht vieles möglich. Damit Mitarbeiter ihren alten Arbeitgeber in guter Erinnerung erhalten, ist nicht zuletzt das Abschlusszeugnis wichtig: Wenn Angestellte ihr Arbeitszeugnis anfordern, ist es daher für HR-Manager entscheidend, ihnen zeitnah eine wohlwollende Beurteilung zukommen zu lassen.

Das Gegenstück von Onboarding liegt voll im Trend

Nicht nur der erste Eindruck zählt – sondern auch der letzte. Beim Offboarding wird der scheidende Mitarbeiter weiterhin emotional ans Unternehmen gebunden – durch gelebte Wertschätzung. Auf diese Weise steht er seinen ehemaligen Kolleginnen und Kollegen in der Regel für Fragen offen zur Seite, sodass kein Fachwissen verloren geht. So sieht der geschätzte, ehemalige Mitarbeiter das Unternehmen weiterhin im positiven Licht und kann sich bestenfalls vorstellen, in der Zukunft zurückzukehren. Denn: Im Idealfall sehen sich Personaler und der ausgeschiedene Kandidat zu einem späteren Zeitpunkt beim Onboarding wieder. In Zeiten des Fachkräftemangels ist ein solches Verhalten, das zudem die positive Außenwahrnehmung des Unternehmens stärkt, essenziell, um sich langfristig am Markt zu behaupten.

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