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Wie Sie mit digitalen Lösungen eine Feedbackkultur etablieren

So etablieren Sie mit digitalen Lösungen eine Feedbackkultur

09. Juni 2022 · 6 Min. Lesezeit · Ivana Baumann

Feedbackkultur wird auch als Vertrauenskultur bezeichnet. Aufgrund der vermehrten Homeoffice-Nutzung seit der Corona-Pandemie haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Unternehmen mehr Freiheit in der Gestaltung ihres Arbeitstages. Dadurch ist ein gutes Vertrauensverhältnis zwischen Geschäftsführung und Belegschaft extrem wichtig geworden. Digitale Tools unterstützen eine offene Feedbackkultur und tragen zu einer produktiven, verständnisvollen und transparenten Zusammenarbeit bei.

Warum ist die Feedbackkultur für Unternehmen wichtig?

Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels ist eine fruchtbare Feedbackkultur unabdingbar. Da der Wert gut ausgebildeter Angestellter steigt, rückt die Mitarbeiterentwicklung in den Fokus. Mithilfe einer ehrlichen Vertrauenskultur fühlen sich Angestellte nicht nur wohl und wertgeschätzt. Sondern erfahren auch, wie ihre derzeitige Arbeit bewertet wird und wie sie die nächste Stufe auf der Karriereleiter erreichen.

Wichtig ist, dass eine Feedbackkultur nicht nur aus Gesprächen zwischen Vorgesetzten und Angestellten besteht. Vielmehr gibt sie hierarchie- und funktionsübergreifend Rückmeldung über Leistung, Verhalten und Wirkung auf Dritte. Findet diese offen und angstfrei statt, wird aus Mitarbeitern ein kollegiales Team, das ein Unternehmen aufgrund intrinsischer Motivation unterstützt. Ein unbezahlbarer Mehrwert, der sich auf Außenwirkung, Arbeitsatmosphäre und Umsatz auswirkt.

Welche Vorteile bringt eine gesunde Feedbackkultur mit sich?

  • Fehlertoleranz sorgt für Engagement und Innovation.
  • Augenhöhe und Offenheit schaffen Teamgefühl und Identifikation mit dem Unternehmen.
  • Transparenz bewirkt, dass direkt mit und nicht “hintenrum” über andere gesprochen wird.
  • Durch kommunizierte Wertschätzung steigt das Selbstbewusstsein der Angestellten.
  • Prozesse werden optimiert sowie Fehler schneller erkannt und ausgebessert, da sich jeder verantwortlich fühlt.
  • Gut ausgebildete Fachkräfte bleiben langfristig.

Welche Rolle spielen Mitarbeitergespräche bei der Etablierung einer Feedbackkultur?

Das jährliche Mitarbeitergespräch mit dem Vorgesetzten löst bei Angestellten grundsätzlich gemischte Gefühle aus. Auch wenn es auf Mitarbeiterseite einige Erfolge zu verzeichnen gab ‒ Unsicherheit, Zweifel und die Erinnerung an Fehler rücken unweigerlich in ihr Bewusstsein. Doch das muss nicht sein ‒ eine lebendige Feedbackkultur schafft stetigen, entspannten und konstruktiven Austausch auf allen Hierarchieebenen.

Warum sind regelmäßige Feedbackgespräche sinnvoll für Vorgesetzte?

Das Jahresgespräch bedarf umfangreicher Vorbereitung und ist anstrengend für beide Seiten: Stress, Input und Zukunftsvisionen treffen in einem Termin aufeinander. Um dem entgegenzuwirken, motivieren folgende Punkte zu ungezwungenem Austausch:

Mitarbeiterentwicklung und Sicherheit

Wer die Ziele und Bedürfnisse seiner Angestellten gut kennt, hat die Möglichkeit, sie optimal in Prozesse einzubinden und langfristig auf bestimmte Positionen hin zu entwickeln. Das gibt sowohl der Belegschaft als auch dem Unternehmen Sicherheit.

Unternehmensziele erläutern und Arbeitsklima verbessern

Jeder Mitarbeiter trägt seinen Teil zur Erreichung der Unternehmensziele bei. Weiß jeder einzelne um seine Rolle und auch um seine Wertigkeit, erledigt er seine Arbeit selbstsicher und fokussiert ‒ was sich zudem positiv auf die Arbeitsatmosphäre auswirkt.

Missverständnisse klären und Frustration vorbeugen

Jeder kommuniziert auf seine Weise, sodass die Entstehung von Missverständnissen beinahe unvermeidbar erscheint. Werden diese Unstimmigkeiten allerdings zeitnah geklärt, entwickelt sich ein besseres Verständnis füreinander und die Mitarbeiterzufriedenheit steigt.

Motivation und Produktivität steigern

Wer ehrliche Wertschätzung erfährt und im Gegenzug dem Vorgesetzten auf professionelle Weise die Meinung sagen darf, fühlt sich ernst genommen. Das dadurch entstandene Zugehörigkeitsgefühl sorgt für gesteigertes Engagement.

Verhaltensweisen im Sinne des Unternehmens steuern

Die Selbst- und Fremdwahrnehmung eines Menschen weichen in der Regel voneinander ab. Lob und fair formulierte Kritik an Stärken und Schwächen führen dazu, dass sie für den Angestellten fassbarer werden ‒ und somit steuerbar.

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Wie entsteht eine Feedbackkultur?

Zunächst einmal ist es wichtig allen Beteiligten bewusst zu machen, dass Feedback nicht mit Kritik gleichzusetzen ist. Besonders Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen untereinander sind es noch nicht gewohnt, gegenseitig Rückmeldung bezüglich ihrer Arbeit zu geben und möchten sich dadurch nicht unbeliebt machen. Dieser Leitfaden erleichtert den Einstieg:

1. Positives erwähnen

Wer Angst davor hat, Kollegen auf etwas Negatives anzusprechen, verpackt seine Botschaft. Am besten ist es, sich präzise auszudrücken und auch positive Aspekte des problematischen Workflows anzusprechen. Dann fällt der negative Teil nicht so sehr ins Gewicht und ist vom Gegenüber leichter anzunehmen.

2. Bei sich bleiben und die Perspektive des anderen einnehmen

Die Ich-Perspektive zu verwenden, ist nicht nur ein wertvoller Tipp in Beziehungsratgebern. Wer anderen einen Fehler aus der eigenen Sicht erklärt, macht ihn nachvollziehbar. Genauso sollte das Gegenüber auch umgekehrt die Möglichkeit erhalten, sein Verhalten zu erklären.

3. Nach Feedback fragen

Wer verstanden hat, dass konstruktive Rückmeldungen die persönliche Entwicklung vorantreiben, fordert diese vermehrt ein. Ein offener Umgang in Unternehmen schafft Transparenz und gegenseitiges Verständnis. So rücken Kollegen durch eine gute Feedbackkultur zusammen, statt auseinanderzudriften.

4. Die drei Ws beachten

Gibt es Kritik an einem Mitarbeiter, dann hilft es, das Feedback nach dem Schema der 3 Ws zu geben: Wahrnehmung, Wirkung und Wunsch. Bei diesem Schema erwähnt der Feedbackgeber im ersten Schritt möglichst wertfrei, wie er das Verhalten des betreffenden Mitarbeiters wahrgenommen hat. Im nächsten Schritt geht er dann dann auf die Wirkung ein, die diese Wahrnehmung auf ihn hat. Abschließend formuliert er seinen Wunsch nach einer verbindlichen Lösung. Zum Beispiel: “Herr Müller, Sie lassen häufig das Licht brennen, wenn Sie in den Feierabend gehen. Das wirkt auf mich so, als ob Sie die Nachhaltigkeitsziele nicht wichtig nehmen, die sich unser Unternehmen gesetzt hat. Es würde mich daher freuen, wenn Sie in Zukunft darauf achten würden, das Licht in Ihrem Büro auszumachen, sobald Sie in den Feierabend gehen.”

Vorteile digitaler Lösungen zur Schaffung einer Feedbackkultur

Unternehmen wie SAP, DB, die Telekom, aber auch viele Startups treiben die Etablierung einer Feedbackkultur voran. Dazu nutzen sie die modernen Tools der digitalen Transformation. Denn spezielle HR-Software vereinfacht auch diesen Workflow.

Automatisierung sorgt für Prozessoptimierung

Spezielle Tools ermöglichen die Speicherung aller Personalgespräche in einem System und halten auch individuelle Zielvereinbarungen fest. Verantwortliche verwalten Feedbackrunden, indem sie alle Teilnehmer mit einem Klick einladen. Ändert sich der Termin, erfolgt die Benachrichtigung automatisch.

Verbesserung des Workflows durch Gesprächsagenda und Transparenz

Außerdem besteht die Möglichkeit, die geplante Gesprächsagenda eines Termins bereits in der Einladung festzuhalten. Dazu wird ein Fragebogen erstellt, den Mitarbeitende und Vorgesetzte noch vor dem Gespräch schriftlich beantworten. So sind alle Beteiligten auf dem gleichen Wissensstand und können die Notizen anschließend jederzeit erweitern.

Individualisierbarkeit und Übersicht erleichtert Arbeit der Administratoren

Welche Angestellten Zugang zu welchen Dokumenten haben, ist individuell regulierbar. Ein weiterer Vorteil für Vorgesetzte besteht darin, jederzeit den aktuellen Stand der Personalgespräche einsehen zu können. Somit sorgt moderne Software für Durchblick und Planungssicherheit auf allen Ebenen im Personalbereich.

Fazit: Gute Feedbackkultur generiert Zukunftsperspektive

Ohne Fehler kein Fortschritt. Nur wer Fehler machen darf, handelt auf eigene Initiative und setzt sich mit der Materie auseinander ‒ die wichtigsten Grundpfeiler für Innovation. Eine offene Gesprächskultur vermittelt darüber hinaus Wertschätzung und stärkt die Identifikation mit dem Unternehmen. Zudem sorgt das Ausbleiben von Konflikten und Frustration in Betrieben mit Feedbackkultur für zufriedene und engagierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Somit ist klar: In Zeiten des Fachkräftemangels ermöglicht nur die Transformation von einer starren in eine lernende Organisation das langfristige Bestehen am Markt.

Ivana Baumann, Head of HR and Recruiting bei HRworks
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Über Ivana Baumann: Als Head of HR und Recruiting bei HRworks ist Ivana Baumann bestens mit den Vorzügen digitaler HR-Lösungen vertraut. Dabei interessieren die studierte Juristin und langjährige Personalverantwortliche besonders Themen zur strategischen Ausrichtung und Entwicklung von Personalarbeit: von der digitalen HR-Transformation bis zum Schaffen und Leben einer Unternehmens- und Feedbackkultur.

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