Digitale Personalakte

Digitale Personalakte als Teil des Dokumentenmanagements

Neben der Personalakte digitalisieren Unternehmen heute auch etliche andere Unterlagen. Zusammenfassend bezeichnet man dies als digitales Dokumentenmanagement. Der Sinn dahinter ist klar: alles in einem elektronischen bzw. digitalen Archiv bündeln, was bisher in Aktenordnern oder auf unterschiedlichen Laufwerken verstreut war. Auf diese Weise behält man bei wachsenden Datenmengen den Überblick. Aber das ist nicht der einzige Grund.

Liegen sämtliche Dokumente und Unterlagen digital vor, verhilft das einem Unternehmen zu mehr Transparenz. Es ist jederzeit einseh- und nachprüfbar, welcher berechtigte Mitarbeiter wann auf ein Dokument zugegriffen hat. Außerdem finden berechtigte Personen innerhalb eines Unternehmens mit nur wenigen Klicks das digitale Dokument, nach dem sie suchen. Gerade Personalbüros sparen dadurch eine Menge an Zeit ein.

Innerhalb des digitalen Dokumentenmanagements sorgt die digitale Personalakte für schlanke, vereinfachte und damit bessere standardisierte Arbeitsprozesse. Die Überführung in eine digitale Form führt – wie bereits erwähnt – zu mehr Organisation und schnellerer Auffindbarkeit der benötigten Informationen. Wenn Sie sich vorab einige grundlegende Fragen stellen, ist die Implementierung einer digitalen Personalakte ein Kinderspiel. Die nachfolgenden 5 Tipps für die Einführung der Digitalen Personalakte geben Ihnen eine Hilfestellung bei der schrittweisen Umsetzung.

Tipp 1: Auswahl des richtigen Anbieters

Für Unternehmen bedeutet die Umstellung auf Digitale Personalakten oft zunächst eine Analyse der rechtlichen und technischen Anforderungen. Ein externer etablierter Softwareanbieter kann Sie hier mit dem notwendigen Know-how unterstützen. Wesentliche Kriterien für die Toolauswahl sind zum Beispiel:

• Bedienbarkeit
• Integrationsfähigkeit in bestehende Systeme
• Datenschutz

Um den Einstieg zu erleichtern, beinhalten gute Tools außerdem Hilfe für den Import und die automatische Kategorisierung der Personaldokumente. Diese Kategorien sollten angepasst an das bisherige papierbasierte System frei wählbar sein. Dadurch kann die analoge Personalakte ohne Organisationschaos unkompliziert digitalisiert werden.

Tipp 2: Einen Projektverantwortlichen benennen

Wer meint, das Thema Personalakte gehört ausschließlich in die HR-Abteilung, der irrt. Denn das Thema Digitalisierung ist in erster Linie ein Änderungsprozess. An diesem wirken oftmals weitere Interessengruppen mit. Es lohnt sich, diese frühzeitig zu involvieren, um Vorbehalte und Bedenken aus dem Weg zu räumen und Akzeptanz zu schaffen. Aus diesem Grund brauch es einen Projektverantwortlichen, der als Change Manager fungiert.
Neben der Personalabteilung sprechen bei der Einführung einer Digitalen Personalakte folgende Akteure mit:

• IT
• Betriebsrat
• Anwender (wie Vorgesetzte, Administratoren und Mitarbeiter)

Tipp 3: Das Rollen- und Berechtigungskonzept

Mit der Frage nach der Digitalisierung muss auch das Thema Zugriffsberechtigung geklärt werden, denn Personalakten enthalten vertrauliche, personenbezogene Daten. Dies erfordert ein klares Regelwerk. Doch welche Personen dürfen welche Informationen abrufen? Ein Rollen- und Berechtigungskonzept regelt genau, wer wann welche Dokumente einsehen, bearbeiten oder hinzufügen darf.

Tipp 4: Die Akten digitalisieren

Nicht immer ist die unternehmensinterne Digitalisierung von Personalakten sinnvoll, denn der Scanprozess kostet je nach Aktenumfang Zeit und setzt technisches Know-how voraus.

Gerade in Unternehmen mit vielen Mitarbeitern häufen sich im Laufe der Jahre die Papierakten. Personaler benötigen dadurch enorm viel Zeit, einzelne Informationen händisch zu suchen, um sie für die Digitalisierung aufzubereiten – egal wie gut die Register nach Bereichen geordnet sind. Überlassen Sie die Digitalisierung Ihrer Personalakten daher einem Profi – das kann den Digitalisierungsprozess erheblich beschleunigen. Zudem erfüllen professionelle Scan-Dienstleister die datenschutzrechtlichen Bestimmungen und sorgen für übersichtliche Strukturen oder Hilfen, wie im Volltext durchsuchbarer Dateien (OCR).

Sobald die Akten einmal digitalisiert sind, gibt es zwar leere Schränke. Doch was passiert mit den ganzen aussortierten Papierakten? Schließlich enthalten diese sensible Daten. Bevor Sie zum Schredder greifen, ist es wichtig zu wissen, welche Art von Dokumenten in welcher Form aufbewahrt werden müssen und welche vernichtet werden können. Denn in Einzelfällen schreibt das Gesetz (§ 126 BGB) die Schriftform von bestimmten Unterlagen als Beweismittel vor.

Tipp 5: Implementierung und die interne Kommunikation

Nachdem der richtige Partner gefunden und eine HR-Software ausgewählt wurde, folgt die eigentliche Einführung der Digitalen Personalakte und damit das Einpflegen der bisher papierbasierten Akten in das Tool.

Nachdem die Daten importiert wurden, ordnet der Personaler diese dann der jeweiligen Person und Register zu. Somit sind Vertragsunterlagen, Weiterbildungszertifikate und weitere Personaldaten jederzeit standortunabhängig verfügbar.

Ein gut strukturiertes Projektmanagement ist der Schlüssel für die erfolgreiche Einführung einer digitalen Personalakte. Je früher die Analyse der unternehmensspezifischen Anforderungen erfolgt und auch alle zukünftigen Anwender – wie Personalsachbearbeiter, Administratoren und Mitarbeiter – informiert und geschult werden, um so größer ist auch die Wahrscheinlichkeit, dass im Laufe des Projektes keine unnötigen Blocker auftauchen, die die Gesamtprojektlaufzeit verlängern.

Seit Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) im Frühjahr 2018 müssen Unternehmen personenbezogene Daten besser schützen. Tun sie das nicht, drohen hohe Bußgelder. Vor allem für Human Resources Abteilungen ist dies wichtig. Denn dort hat man ständig mit sensiblen Daten von Bewerbern zu tun.

Der Mitarbeiter hat laut §83 BetrVG das Recht, ohne Angaben von Gründen Einsicht in seine Akte zu verlangen. Außerdem darf er sich vor Ort Kopien und Notizen der Unterlagen in der Personalakte machen. Im Ernstfall hat der Arbeitnehmer das Recht auf die Entfernung bestimmter Inhalte der Akte. Des Weiteren darf er seiner digitalen Personalakte eine persönliche Gegendarstellung beifügen.

6 Punkte, die es beim Datenschutz zu beachten gilt

Das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) schreibt vor, wie mit sensiblen Daten umgegangen werden muss. Dabei geht es um wichtige Fragen: Wie lange darf man Dokumente archivieren? Wer darf die Akten einsehen und bearbeiten? Im Folgenden die sechs wichtigsten Punkte, wenn es um den Datenschutz von Digitalen Personalakten geht.

1. Personalakten müssen sicher elektronisch verschlüsselt sein.
2. Akten nur an Personen freigeben, die ein berechtigtes, arbeitsgebundenes Interesse haben.
3. Personenbezogene Informationen und Dokumente müssen revisionssicher hinterlegt sein.
4. Mitarbeiter müssen der digitalen Erfassung ihrer Daten zustimmen.
5. Personalakten sollten nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses mindestens drei Jahre aufbewahrt werden.
6. In einigen Fällen gilt eine längere Aufbewahrungsfrist (Steuerrecht: 6 Jahre. Für betriebliche Gewinnermittlung notwendige Unterlagen: 10 Jahre)

Die Einführung der Digitalen Personalakte bereitet vielen Personalern Kopfzerbrechen. Gerade in größeren Unternehmen existieren so viele Papierakten, dass Verantwortliche sich fragen, wie diese Unmengen an Dokumenten je digitalisiert werden sollen. In diesem Fall lohnt es sich, von denen zu lernen, die ihre Personalakten bereits digitalisiert haben.

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