Digitale Personalakte

Die Digitale Personalakte ist ein unverzichtbarer Teil des modernen HR-Managements. Sie spart einerseits Platz und ermöglicht Vorgesetzten einen standortunabhängigen Zugriff. Aus diesem Grund verabschieden sich immer mehr Unternehmen von Akten in Papierform. Die digitale Archivierung stellt im Dokumentenmanagement allerdings eine Herausforderung dar, da es den meisten Unternehmen an Know-how fehlt, wie der Umstieg auf digitale Akten – und damit auch auf die Digitale Personalakte – funktioniert. Hier erfahren Sie, wie eine solche Umsetzung im Unternehmen aussehen kann, und was man alles über die Digitale Personalakte sowie das Dokumentenmanagement wissen muss.

Bei der Digitalen Personalakte handelt es sich um eine elektronische Form der altbekannten Personalakte. Dabei unterscheidet sich die Digital- von der Papiervariante lediglich in ihrer Gestalt, nicht aber vom Inhalt her. Auch in der Digitalen Personalakte dokumentiert der Arbeitgeber alle wichtigen Informationen über einen Arbeitnehmer, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind.

Mit der zunehmenden Digitalisierung setzen immer mehr Unternehmen auf eine digitale Lösung. Und zwar auf allen Gebieten. Im Dokumentenmanagement nimmt die digitale Personalakte eine zentrale Stellung ein, da in ihr weitere Akten und Dokumente in digitaler Form hinterlegt sind, wie beispielsweise ein Arbeitszeugnis oder Bewerbungsunterlagen.

Gründe für den Einsatz einer Digitalen Personalakte

Der Hauptgrund, warum Unternehmen eine Digitale Personalakte einführen, ist recht simpel: die Digitale Personalakte ist schlichtweg praktischer als ihr analoges Pendant. Keine lange Suche nach einer bestimmten Akte mehr – und schon wieder gibt es einen Produktivitätskiller in HR weniger. Personaler und Vorgesetzte verschaffen sich bei der Digitalen Personalakte mit einem Mausklick Zugriff und sind somit schnell auskunftsfähig.

Generell gilt: Durch die digitale Transformation werden in Unternehmen sukzessive Arbeitsabläufe und Dokumente ins Web verlagert. Denn es reicht heute nicht mehr aus, Papierstapel einfach nur zu scannen und als PDF auf einem Firmenserver abzulegen. Die Dokumente sollen auch ortsunabhängig abrufbar sein – sie müssen also über eine webbasierte Plattform zur Verfügung gestellt werden. Bei der Digitalen Personalakte ist genau das der Fall: Berechtigte Personen in einem Unternehmen können auf digitale Personalakten von überall aus zugreifen. Vorausgesetzt, die technische Infrastruktur stimmt.

Neuer Grund für die digitale Personalakte ab 2027: Laut § 8 BVV müssen Unternehmen Entgeltunterlagen und sozialversicherungspflichtige Dokumente ab 1. Januar 2027 digital aufbewahren. Dazu gehören unter anderem Staatsangehörigkeitsnachweise, Unterlagen zur Entsendung sowie Mitgliedsbescheinigungen der Krankenkasse. Diese Unterlagen müssen elektronisch gespeichert, sowie unveränderbar und sofort abrufbar sein. Dadurch bietet sich die Nutzung einer digitalen Personalakte an. Dort müssen Unterlagen revisionssicher (z.B. als unveränderbare PDF) abgelegt werden.

Vorteile einer Digitalen Personalakte

Der Zugriff von überall ist einer der großen Pluspunkte einer Digitalen Personalakte. Doch es gibt noch weitere Vorteile:

Als ein Nachteil der Digitalen Personalakte wird oft die fehlende Sicherheit genannt. HR-Abteilungen fürchten einen illegalen Zugriff von außen auf die sensiblen Daten. Doch diese Angst ist unbegründet. Denn das Risiko, dass sich unberechtigte Personen Zugang zu Personalakten verschaffen, ist bei Aktenordnern viel höher. Mitarbeiter oder Firmenfremde mit krimineller Energie können schnell einmal einen Aktenschrank aufbrechen – sich allerdings in eine Software zu hacken, ist hier weit schwieriger.

Häufig gestellte Fragen zur Digitalen Personalakte

Wie funktioniert die Digitale Personalakte?

Ganz grundsätzlich funktioniert eine digitale Personalakte genauso wie eine analoge. Sie dient in einem Unternehmen dazu, berufsrelevante Informationen über Mitarbeiter sauber zu dokumentieren. Wer die Personalakte digital verfügbar machen will, hat zwei Möglichkeiten:

• Cloudbasiert via Webbrowser
• Software auf dem Firmenserver

Hier muss sich ein Unternehmen entscheiden, in welche Technologie es investieren will. Die Entwicklung der letzten Jahre zeigt jedoch, dass praktisch jede zeitgemäße Personalmanagement-Software über Cloud Computing funktioniert. Digitalisierte Dokumente einfach nur auf einem Firmenrechner- bzw. Server abzulegen, ist inzwischen genauso veraltet wie der physische Aktenordner.

Die Digitale Personalakte in der Cloud funktioniert nach einem Rollen- und Berechtigungskonzept. Bei der Einführung wird von einem Administrator festgelegt, welche Mitarbeiter auf welche Daten Zugriff haben. In der Regel erhalten Teamleiter, Vorgesetzte, Personalverantwortliche und Geschäftsführer Einsicht in Personalakten. Auf der praktischen Ebene wird vor allem die HR-Abteilung entlastet. Denn der digitalen Personalakte liegt teilweise das Prinzip des Employee Self Service (ESS) zugrunde, was bedeutet, dass Mitarbeiter ihre Dokumente eigenverantwortlich in die Personalakten-Software hochladen. Der Vorgesetzte oder Personaler ordnet die eingehenden Dokumente einfach nur noch der digitalen Personalakte zu.

Was beinhaltet die Digitale Personalakte?

Neben Dokumenten enthält eine Personalakte auch Notizen. Diese stammen in der Regel vom Geschäftsführer, dem Abteilungsleiter oder den Kollegen aus der HR. Alles in allem enthält eine digitale Personalakte nur jene Informationen, die ein Mitarbeiter auch einsehen darf. Schließlich hat der Mitarbeiter das Recht, Einblick in seine Personalakte zu nehmen. In einer Personalakte finden sich unter anderem folgende Dokumente, Unterlagen und Einträge:

• Abmahnungen
• Schul- bzw. Unizeugnisse
• Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Anschreiben, Foto)
• Gehaltsentwicklung
• Gesundheitsausweis (bei Beschäftigung im Lebensmittelbereich)
• Mitarbeiterbeurteilungen
• Lohnsteuerkarte
• Personalstammdaten (Adresse, Geburtsdatum, etc.)
• Kopien von amtlichen Urkunden
• Sozialversicherungsnachweis
• Zwischen- und Endzeugnisse
• Weiterbildungsnachweise (Zertifikate, Teilnahmebestätigungen)
• Vertragsunterlagen (Arbeitsvertrag)
• Beförderungen
• Schriftverkehr
• Polizeiliches Führungszeugnis

Was gehört nicht in die Digitale Personalakte?

Natürlich gibt es auch einige Informationen, die in einer Personalakte nichts zu suchen haben. Dazu zählt zunächst alles, was die Privatsphäre betrifft. Zum Beispiel:

• Hobbys
• Private Reiseziele
• Social-Media-Posts
• Persönliche Vorlieben
• Politische Einstellung
• Religiöse Orientierung (außer für steuerliche Zwecke)
• Ärztliche Unterlagen oder Behandlungsprotokolle

Aber auch manche Dinge, die den Beruf betreffen, gehören nicht in die Personalakte:

• Kandidatur für den Betriebsrat
• Vermerke über die Leistung des Arbeitnehmers
• Auflistung von Krankheitstagen oder Krankheitsgründen

Mit der Digitalen Personalakte hat man alle Personaldaten und -Dokumente der Mitarbeiter immer zentral und standortunabhängig an einem Ort gelagert und findet ganz leicht per Mausklick die benötigten Unterlagen. Das spart Zeit und vor allem Ressourcen. Jeder Mitarbeiter hat die Möglichkeit Personaldokumente hochzuladen und sie den betreffenden Personen zuzuordnen. Das ist auch mit vielen Personalakten kein Problem, diese werden wie bei analogen Ordnern aufbewahrt und durch Wiedervorlagen können automatisch anstehende Personalaufgaben generiert werden.

Gibt es in einer Firma Compliance-Vorschriften, die der Mitarbeiter quittieren muss, kann man diese ebenfalls bequem mit einer Compliance-Management-System-Software online hochladen und sie dem Team zum Bestätigen freigeben ‒ was ideal ist, um das Compliance Management in Unternehmen zu verbessern. Durch eine spezielle Verschlüsselung sind in einer Digitale Personalakte Software alle Daten aufs Äußerste geschützt und datenschutzkonform gespeichert. Durch die Vergabe von Rollen und Berechtigungen wird ganz genau festgelegt, welcher Vorgesetzte welche Daten einsehen und bearbeiten darf.

Welche Vorteile bietet die Digitale Personalakte mit HR WORKS?

• Die digitale Personalakte unterscheidet sich inhaltlich nicht von der analogen.
• In digitaler Form sind Personalakten um ein Vielfaches sicherer als in Papierform.
• Durch den Umstieg auf Digitale Personalakten kann man Aktenordner und oftmals auch Büroflächen einsparen.
• Wer in seinem Unternehmen schriftliche Dokumente digitalisieren möchte, kann sich dabei Unterstützung von einem professionellen Einscan-Dienstleister holen.
• Bei einer Digitalen Personalakte erhalten ausschließlich jene Zugriff, die auch eine Berechtigung dazu haben.
• Durch Cloud-Technologie sind Digitale Personalakten von jedem Unternehmensstandort (und auch mobil) abrufbar – natürlich nur für jene Personaler oder Vorgesetzten, die dazu berechtigt sind.
• Auf dem Weg zum papierlosen Büro sind Digitale Personalakten ein essentieller Part.
• Lediglich manche Akten müssen nach dem Einscannen auch in Papierform aufbewahrt werden, dazu zählen etwa Arbeitsverträge, Aufhebungsverträge und Kündigungsverträge.