Einführung – Digitalisierung – Datenschutz – Best Practice
Ab dem 1. Januar 2027 sind alle Arbeitgeber in Deutschland gesetzlich verpflichtet, ihre Entgeltunterlagen elektronisch zu führen. Papierakten sind dann nicht mehr zulässig. Doch auch ohne diese Pflicht lohnt sich ein Wechsel. Die digitale Personalakte spart Zeit, Geld und Platz und ermöglicht Vorgesetzten einen standortunabhängigen Zugriff. Die Herausforderung liegt allerdings im Wie: Vielen Unternehmen fehlt das Know-how, wie ein solcher Umstieg konkret aussieht. Dieser Beitrag zeigt, was es über die digitale Personalakte und das Dokumentenmanagement zu wissen gibt und wie der Umstieg gelingt.
Das Wichtigste in Kürze
- Die gesetzliche Pflicht ab dem 1. Januar 2027 verlangt das Aufbewahren von Entgeltunterlagen an einem zentralen und digitalen Ort.
- Schnelle Prüfbarkeit: Dokumente sind dann sofort auffindbar, Personen eindeutig zuordenbar und Zusammenhänge zwischen Dokumenten ohne Rückfragen erkennbar.
- Eine durchdachte Einführung der digitalen Personalakte berücksichtigt alle gesetzlichen Vorgaben.
- Die digitale Personalakte spart Zeit und Geld.
Was ist eine digitale Personalakte?
Bei der digitalen Personalakte handelt es sich um eine elektronische Form der Personalakte in Papierform. Dabei unterscheidet sich die Digital- von der Papiervariante lediglich in ihrer Gestalt, nicht aber im Inhalt. Auch in der digitalen Personalakte dokumentiert der Arbeitgeber alle wichtigen Informationen über einen Arbeitnehmer, die für das Arbeitsverhältnis wichtig sind.
Im Dokumentenmanagement nimmt die digitale Personalakte eine zentrale Rolle ein, da in ihr weitere Dokumente in digitaler Form hinterlegt sind wie zum Beispiel ein Arbeitszeugnis oder Bewerbungsunterlagen.
Ist die digitale Personalakte Pflicht?
Alle Arbeitgeber in Deutschland sind ab dem 1. Januar 2027 verpflichtet, bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch zu führen. Die Grundlage dafür ist § 8 Absatz 2 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV). Betroffen sind begleitende und erläuternde Unterlagen, etwa zu Versicherungspflichten, Arbeitszeiten, Elternschaftsinformationen und Minijobs sowie die Mitgliedsbescheinigung der Krankenkasse.
Eine Pflicht zur vollständigen digitalen Personalakte besteht nicht. Einen Arbeitsvertrag, eine Abmahnung oder andere allgemeine Personaldokumente dürfen Arbeitgeber weiterhin in Papierform führen.
Im Grundsatz gilt die Pflicht bereits seit dem 1. Januar 2022. Bis zum 31. Dezember 2026 konnten Arbeitgeber per Antrag beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung eine Befreiung beantragen. Diese Möglichkeit entfällt ab 2027.
Welche Vorteile hat eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte bringt viele Vorteile für HR-Teams, Führungskräfte und Mitarbeitende:
- Standortunabhängiger Zugriff
- Platzsparend
- Verzicht auf Papier und Aktenordner
- Prozesse werden verschlankt
- Schneller Zugriff, keine Suche nach Unterlagen
- Umlagerungen entfallen
- Geringere Verwaltungskosten
- Optimierter Datenschutz (DSGVO-konform)
- Entlastung der Personalabteilung
- Automatische Erinnerungen an Vorgesetzte zur Mitarbeiterbeurteilung
Welche rechtlichen Aspekte sind bei einer digitalen Personalakte zu beachten?
Neben technischen und organisatorischen Vorteilen spielt auch Rechtliches eine wichtige Rolle. Unternehmen stellen sicher, dass der Betrieb der digitalen Personalakte DSGVO-konform erfolgt. Dazu gehören klare Zugriffsrechte, dokumentierte Prozesse und die Einhaltung von Aufbewahrungs- und Löschfristen, die sich je nach Dokumenttyp unterscheiden, einschließlich der Aufbewahrungsfristen für die digitale Personalakte.
Der Betriebsrat hat bei der Einführung und Nutzung digitaler Personalakten ein Mitbestimmungsrecht, insbesondere wenn es um Überwachungs- oder Auswertungssysteme geht. Eine entsprechende Betriebsvereinbarung schafft hier Transparenz und Rechtssicherheit.
Daten dürfen nicht manipulierbar sein
Wichtig ist, dass jedes Dokument eindeutig zugeordnet, datenschutzkonform und versionssicher gespeichert wird. Versionssicherheit bedeutet die Unveränderbarkeit von Dateien. Das heißt, eine nachträgliche Manipulation ist technisch ausgeschlossen. Zulässige Dateiformate sind zum Beispiel PDF-Dateien oder Bilddateien wie JPEG, BMP, PNG und TIFF.
Wie funktioniert die digitale Personalakte?
Ganz grundsätzlich funktioniert eine digitale Personalakte genauso wie eine analoge. Sie dient in einem Unternehmen dazu, berufsrelevante Informationen über Mitarbeitende zu dokumentieren. Wer die Personalakte digital verfügbar machen will, hat zwei Möglichkeiten:
- Cloudbasiert via Webbrowser
- Software auf dem Firmenserver
Die Entwicklung der vergangenen Jahre zeigt, dass praktisch jede zeitgemäße Personalmanagement-Software über Cloud Computing funktioniert. Digitalisierte Dokumente einfach nur auf einem Firmenrechner- bzw. Server abzulegen, ist inzwischen genauso veraltet wie der physische Aktenordner.
Die digitale Personalakte in der Cloud funktioniert nach einem Rollen- und Berechtigungskonzept. Bei der Einführung wird von einem Administrator festgelegt, welche Mitarbeitende auf welche Daten zugreifen. In der Regel erhalten Teamleiter, Vorgesetzte, Personalverantwortliche und Geschäftsführer Einsicht in Personalakten.
Auf der praktischen Ebene wird vor allem die HR-Abteilung entlastet. Denn der digitalen Personalakte liegt teilweise das Prinzip des Employee Self Service zugrunde, was bedeutet, dass Mitarbeitende ihre Dokumente eigenverantwortlich in die Personalakte hochladen.
