Definition, Maßnahmen und Prozesse

Compliance Management

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So behalten Unternehmen den Überblick über Gesetze und Vorgaben

In jedem Unternehmen gelten gewisse Regeln und Gesetzmäßigkeiten – ob nun intern festgelegt oder von außen vorgegeben. Compliance Management sorgt dafür, dass diese vom Vorgesetzten bis zum Mitarbeiter eingehalten werden. Das ist besonders wichtig, denn schon kleine Verstöße gefährden die Reputation der gesamten Firma. Ferner sinkt das Haftungsrisiko eines Unternehmens, wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die betriebliche Compliance einhalten.

Trotzdem fallen in Betrieben regelmäßig Fragen hinsichtlich der Einführung von Compliance Management an: Welche Compliance-Regeln gelten für Betriebe? Ergibt die Einführung eines Compliance-Management-Systems Sinn? Ist eine Einführung sogar Pflicht? Diese und weitere Fragen zu beantworten, ist der erste Schritt für ein Unternehmen, um rechtssicher zu arbeiten.

Compliance Management: Definition ‒ was ist Compliance Management?

Eine Compliance beschreibt die Pflicht eines Unternehmens, sich an geltendes Recht sowie an Vorschriften zu halten. Dies umfasst sowohl betriebsintern festgelegte Bestimmungen sowie landesspezifische Gesetze und Behördenvorgaben.

Compliance Management zu Deutsch bedeutet somit die Verwaltung der Rechtsnormen für ein Unternehmen. Viele Betriebe setzen dazu auf ein Compliance-Management-System, um die Compliance-Prozesse besser im Blick zu behalten und zu automatisieren.

Was ist Compliance Management? Definition

Welche Compliance-Bereiche gibt es?

Verantwortliche für das Corporate Compliance Management eines Unternehmens müssen den Überblick über zahlreiche Vorschriften behalten.

Zu den regulierenden Compliance-Bereichen eines Unternehmens gehören:

  • Anti-Korruption und Anti-Betrug
  • Arbeitsrecht:
    • Arbeitssicherheit
    • Arbeitszeiten
    • Datenschutz
    • Diskriminierung und Belästigung
    • Einhaltung von Tarifverträgen
    • Gesundheitsschutz
    • Mitarbeiterentsendung
  • Öffentliches Recht:
    • Betriebsgenehmigungen
  • Steuerrecht:
    • Fristgerechte Abgaben
    • Spenden
    • Steuerhinterziehung und Schwarzarbeit
  • Strafrecht:
    • Betrug
    • Delikte gegen den Wettbewerb
    • Diebstahl
    • Erpressung
    • Geldwäsche
    • Untreue
  • Sozialversicherungsrecht:
    • Meldepflicht Sozialversicherungen
    • Scheinselbstständigkeit
  • Umwelt-, Sozial- und Governance-Richtlinien (ESG)
  • Unternehmensethik und Integrität

Was droht Unternehmen bei Nichtbeachtung der Compliance-Regeln?

Sobald ein Unternehmen die Compliance-Regeln missachtet, ist mit erheblichen Konsequenzen für die gesamte Firma sowie für Einzelpersonen zu rechnen.

Mögliche Folgen gebrochener Compliance-Vorgaben:

  • Bußgeldzahlungen
  • Imageschaden
  • Arbeitsrechtliche Konsequenzen bis zu Kündigungen
  • Schadensersatzansprüche
  • Freiheitsstrafen

Welche Unternehmen benötigen Compliance?

Besonders Großunternehmen sowie Betriebe mit hohem Arbeitsrisiko benötigen mindestens einen Compliance-Beauftragten oder eine komplette Compliance-Abteilung. Darüber hinaus lohnt es sich für diese Unternehmen, eine Revisionsabteilung einzurichten. Diese führt regelmäßig Compliance-Schulungen der Mitarbeiter sowie Kontrollen der Vorgaben durch.

Was macht ein Compliance Manager?

Compliance Manager (auch Compliance Officer) übernehmen die Compliance-Überwachung in einem Unternehmen. Sie sorgen dafür, dass die Gesetze und Vorschriften eingehalten werden. Somit haben sie einen vielfältigen Aufgabenbereich.

Die Hauptaufgaben von Compliance-Beauftragten im Überblick:

  • Internes Regel- und Wertesystem etablieren
  • Geltende Gesetze und Vorgaben im Betrieb kontrollieren und einhalten
  • Unternehmensstandards beaufsichtigen und optimieren
  • Zu nationalen und internationalen Gesetzen informieren
  • Mitarbeiter schulen
  • Über neue Compliance-Maßnahmen informieren und aufklären

Um den vielfältigen und komplexen Aufgaben gerecht zu werden, erstellen Compliance Manager eine Compliance-Strategie. Diese organisieren sie mithilfe von Compliance-Management-Systemen.

Hinweis: Häufig wird in der Stellenbeschreibung eines Compliance Managers ein Studium der Wirtschaftsinformatik, Rechts- oder Wirtschaftswissenschaften vorausgesetzt. Dabei eignen sich Mitarbeiter aus der Human-Resources-Abteilung mitunter hervorragend für diese Position. Schließlich verfügen sie über ein tiefes Verständnis zu den unternehmensinternen Prozessen sowie dem Human Resource Management, was zur Compliance-Überwachung von großem Vorteil ist.

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Was ist eine Compliance-Strategie?

Durch die Maßnahmen einer Compliance-Strategie gewährleisten Unternehmen, dass sie nach geltenden Gesetzen, Standards und Vorgaben agieren. Eine ideale Compliance-Strategie umfasst vier Dimensionen und Bereiche:

  1. Funktionale Dimension: Wozu dient die Strategie?
  2. Materielle Dimension: Welchen materiellen Geltungsbereich deckt die Strategie ab?
  3. Personelle Strategie: Wer setzt die Strategie um?
  4. Territoriale Dimension: Für welche Regionen und Bereiche gilt die Strategie?

Damit die Compliance im Unternehmen eingehalten wird, regelt eine Compliance-Strategie idealerweise auch Prüfungen oder Schulungen sowie Kontrollmaßnahmen.

Was sind die Ziele der Compliance?

Das oberste Ziel der Compliance ist es, ein Unternehmen vor Risiken eines Gesetzes- oder Regelbruchs zu schützen. Zu den weiteren Zielen der Compliance zählen:

  • Fehlverhalten von Angestellten vermeiden
  • Transparenz fördern
  • Effizienz und Effektivität steigern
  • Rating und somit Kreditwürdigkeit eines Unternehmens verbessern
  • Attraktivität als Arbeitgeber erhöhen

Um diese Ziele zu erreichen, ist für zahlreiche Unternehmen ein Compliance-Management-System Pflicht, um stets regelkonform zu arbeiten.

Compliance-Management-System: eine Definition

Ein Compliance-Management-System (CMS) fasst alle Handlungen, Strukturen und Vorgänge in einer Organisation unter Berücksichtigungen der geltenden Regeln und Vorgaben zusammen. So stellt das CMS sicher, dass ein Unternehmen und seine Mitarbeiter regelkonform agieren. Das Compliance-Management-System erkennt automatisch Verstöße in den verschiedenen Abteilungen, bewertet diese und schlägt frühzeitig spezifische Handlungsempfehlungen vor.

In Deutschland haben nur Finanz- und Versicherungsunternehmen die Pflicht, ein Compliance-Management-System einzurichten. Jedoch ist es auch für andere Unternehmen empfehlenswert, ein CMS als Compliance-Lösung einzurichten. Besonders, da sich die Gesetzgebung regelmäßig ändert.

Compliance-Management-System – Aufbau und wichtige Elemente

Zu den zwei Hauptbestandteilen eines Compliance-Management-Systems zählen:

Compliance-Risikoanalyse

In der Risikoanalyse erfasst und bewertet das CMS verschiedene Risiken und liefert so ein auf das Unternehmen zugeschnittenes Compliance-Programm. So gewährleistet ein Betrieb, in allen Bereichen entsprechend abgesichert zu sein.

Compliance-Programm

Das Programm umfasst zahlreiche Prozesse und Tools. Diese gewährleisten, dass sich das Unternehmen und die Mitarbeiter an sämtliche Richtlinien und Vorgaben – ob extern oder intern – halten. Das Compliance-Programm gibt zudem Maßnahmen im Umgang mit Verstößen vor.

Bestandteile des Compliance-Programms sind:

  • Compliance-Kultur und Kommunikation innerhalb des Unternehmens
  • Compliance-Richtlinien für die Mitarbeiter zum Beispiel innerhalb eines Code of Conduct
  • Compliance-Ziele
  • Compliance-Organisation und personelle Verantwortlichkeiten
  • Compliance-Geschäftspartnerprüfungen und Voraussetzungen zur Zusammenarbeit
  • Compliance-Überwachung und Verbesserung für andauernde Aktualität

Tipps für die erfolgreiche Integration eines Compliance-Management-Systems

Beachten Mitarbeiter diese Schritte, steht einer erfolgreichen Einführung eines Compliance-Management-Systems nichts im Weg:

1. Kernfragen beantworten

Benötigt das Unternehmen ein Compliance-Management-System? Wenn ja, was sollte dieses System abdecken und wie sollte es aufgebaut sein? Und wie stellen die Verantwortlichen sicher, dass das CMS funktioniert?

2. Verantwortlichkeiten klären

Welche Mitarbeiter kümmern sich um den Compliance-Bereich? An wen sollten die Verantwortlichen berichten ‒ und wie regelmäßig?

3. Bewusstsein schaffen

Wie wird den Mitarbeitern die Compliance-Management-Strategie vermittelt? Sind die Regeln und Vorgaben verständlich zusammengefasst?

4. Integration in den Arbeitsalltag

Wie verträgt sich das CMS mit den weiteren Unternehmensprozessen? Gibt es einen internen Ansprechpartner, der bei Compliance-Fragen weiterhilft?

5. Feedback und Weiterentwicklung

Werden die Mitarbeiter aktiv bei der Verbesserung des Systems einbezogen? Inwiefern wird das Feedback in der Weiterentwicklung des CMS berücksichtigt?

6. Ressourcen nutzen

Welche Abteilungen sind bei der Umsetzung eines Compliance-Management-Systems von Nutzen?

7. Transparenz und Dokumentation

Ist die Compliance-Prozesse des Unternehmens sowie die Arbeit der Compliance-Abteilung transparent? Werden alle Maßnahmen und Prozesse nachvollziehbar dokumentiert, um im Falle eines Verstoßes als Beweismittel zu dienen?

8. Auswirkungen messen

Verschickt das Unternehmen regelmäßig Umfragen an die Mitarbeiter, um die Akzeptanz der Compliance-Maßnahmen zu prüfen? Reagieren die Compliance-Beauftragten gegebenenfalls auf die Rückmeldungen der Belegschaft?

Compliance Management kurzgefasst

Disclaimer

Die Inhalte dieses Beitrags sind sorgfältig recherchiert, stellen jedoch keine Rechtsberatung dar. Bitte wenden Sie sich bei konkreten rechtlichen Fragen an einen spezialisierten Fachanwalt.

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