Eine Stellenbeschreibung ist ein integrales Element des Personalmanagements. Sie gibt sowohl Bewerbern, Arbeitnehmern als auch Arbeitgebern Auskunft über die verschiedenen Bestandteil einer Stelle im Unternehmen. So können sich alle Parteien ideal auf die Position und deren Anforderungen einstellen.
Beim Entwerfen stellen sich viele Verantwortliche allerdings immer wieder die Frage: Wie schreibe ich eine Stellenbeschreibung? Daher erhalten Sie in diesem Beitrag mehr Informationen zu den Inhalten einer Stellenbeschreibung, den Vor- und Nachteilen sowie den Aufbau einer Stellenbeschreibung als Vorlage.
Stellenbeschreibung: Definition – was ist eine Stellenbeschreibung?
Eine Stellenbeschreibung gibt die Bestandteile einer Stelle im Unternehmen genauer wieder. In ihr werden Punkte wie Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Kompetenzen, Pflichten und Ziele der Position schriftlich und standardisiert festgehalten. Die Stellenbeschreibung ist personenunabhängig und ein wichtiger Bestandteil in der Personalplanung. Sie ist in der Regel in Stellenanzeigen oder Arbeitsverträgen integriert. Eine Stellenbeschreibung ist rechtlich von Bedeutung und bindend, sobald sich diese mit den im Arbeitsvertrag festgehaltenen Aufgaben oder Funktionen deckt beziehungsweise diese konkretisiert.
Arbeitnehmern und Arbeitgebern sowie Bewerbern dient die Stellenbeschreibung dazu, eine Zusammenfassung hinsichtlich der Anforderungen einer Stelle zu erhalten. Wird eine Stellenbeschreibung in einer Stellenanzeige integriert, können Bewerber besser einschätzen, ob die Stelle für sie wirklich von Interesse ist beziehungsweise, ob sie den Anforderungen entsprechen. Somit findet schon vor der eigentlichen Bewerbung ein selektiver Prozess bei den Kandidaten statt. In diesem Zusammenhang ist eine Stellenbeschreibung auch für das Employer Branding eines Unternehmens wichtig.
Stellenbeschreibung vs. Stellenausschreibung – das sind die Unterschiede
Stellenbeschreibung und Stellenausschreibung klingen zwar ähnlich, haben jedoch eine ganz andere Bedeutung. Die Bestandteile einer Stellenbeschreibung fassen jegliche Bereiche und Arbeitsfelder einer Stelle zusammen. Daher findet sich die Stellenbeschreibung im Arbeitsvertrag auch wieder.
Die Stellenausschreibung (oder Stellenanzeige) dient zur Orientierung für Bewerber bezüglich einer freien Stelle im Unternehmen. Sie soll also dazu anregen, dass sich Interessenten auf die Stelle bewerben. Sie greift zwar auch Inhalte einer Stellenbeschreibung auf, die Stellenanzeige ist jedoch weitaus weniger detailliert und beinhaltet obendrein Informationen zum Arbeitgeber.
Was ist das Ziel einer Stellenbeschreibung?
Die Stellenbeschreibung gibt eine personenneutrale Umschreibung einer Position in einem Unternehmen wieder. Sie soll unter anderem Zuständigkeitsbereiche, Aufgaben und Zielvorstellungen für die Stelle konkretisieren.
Ziele einer Stellenbeschreibung sind zum Beispiel:
- Organisatorische Eingliederung der Stelle in das Unternehmen.
- Optimale Orientierung für den Arbeitnehmer durch eine verständliche Zuordnung der Aufgabenbereiche.
- Kontrolle, ob der Stelleninhaber dem Anforderungsprofil entspricht (oder ob gegebenenfalls eine Fort- oder Weiterbildung nötig ist).
- Definition der Funktionen anhand der Zielsetzungen.
- Feststellung, welche Besonderheiten der Stelle innewohnen.
- Dokumentation relevanter Informationen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber bezüglich eines Stellenprofils.
Wer ist für die Stellenbeschreibung zuständig?
Der Arbeitgeber beziehungsweise der Vorgesetzte des Arbeitnehmers erstellen normalerweise eine Stellenbeschreibung. Im Idealfall aber formulieren Arbeitgeber und Arbeitnehmer die Stellenbeschreibung zusammen. Denn in einem gegenseitigen Austausch können beide Parteien die Aufgaben und Arbeitsprozesse besser und realistischer formulieren.
Was gehört in eine Stellenbeschreibung? – Muster zum Ausfüllen
Wenn Sie eine Stellenbeschreibung erstellen, gibt es zahlreiche Punkte, die Sie inkludieren müssen. Daher sollte eine Stellenbeschreibung im Unternehmen klar definiert sein, damit Sie es leichter haben, wenn Sie ein Stellenprofil erstellen.
Nutzen Sie die nachfolgende Vorlage einer Stellenbeschreibung als Beispiel und Orientierung, wenn Sie das erste Mal eine Stellenbeschreibung schreiben oder die Erstellung von Stellenbeschreibungen und deren Inhalte bei Ihnen noch nicht vordefiniert ist.
Mustervorlage einer Stellenbeschreibung (nach Arbeitsrecht)
- Nennung des Unternehmens: Niederlassung oder Filiale.
- Stellenbezeichnung: Angabe des Jobtitels und gegebenenfalls der Führungsverantwortung (Beispiel: Senior Consultant).
- Name des aktuellen Stelleninhabers
- Direkte Vorgesetzte: Nennung der Namen oder lediglich der Jobtitel.
- Abteilung, Standort und Arbeitsumfeld: Dazu zählt unter anderem auch die Angabe, ob der Mitarbeiter beispielsweise am Computer oder am Fließband arbeitet.
- Aufgaben der Stelle und Funktionen: Sowohl Haupt- als auch Nebenaufgaben und deren Bedeutung nennen. Besonders bei den Nebenaufgaben sollte Interpretationsspielraum bleiben. Auch die Routineaufgaben sollten stellenabhängig genannt werden.
- Ziele der Stelle: Warum existiert die Stelle und was ist ihr Zweck im Unternehmen? Wie dient sie den gesamtwirtschaftlichen Zielen der Firma?
- Verantwortungsbereiche der Stelle: Informationen hinsichtlich der Zusammenarbeit mit anderen Mitarbeitern und Abteilungen.
- Kompetenzen: Welche Bevollmächtigungen und Pflichten erhält der Stelleninhaber?
- Befugnisse: In welchen Bereichen ist der Mitarbeiter befugt, Entscheidungen zu treffen?
- Leistungsbewertung: Auf welche Art werden die Leistungen des Stelleninhabers bewertet?
- Informations- und Meldepflichten: Wie häufig muss der Stelleninhaber welche Informationen weitergeben und an wen?
- Angestelltenverhältnis: Anstellung in Voll- oder Teilzeit?
- Entgelt: Ist dieses festgelegt oder besteht noch Verhandlungsspielraum (diesen dann entsprechend nennen)?
- Stellvertreter: Wer vertritt die Person bei Urlaub oder im Krankheitsfall? Welche andere Stelle kann gegebenenfalls als Vertretung dienen? Die Stellvertreter sind nicht immer eindeutig zu benennen.
- Unterstellte Arbeitnehmer: Welchen Mitarbeiter sind dem Stelleninhaber unterstellt und wem gegenüber ist er weisungsbefugt?
Wenn Sie eine Stellenbeschreibung verfassen, sollten Sie diese konkret und präzise, aber auch möglichst kurz gestalten. Heben Sie beim Erstellen einer Stellenbeschreibung zudem die wichtigsten Punkte optisch hervor. Dies verhindert, dass Bewerber möglicherweise beim Überfliegen der Beschreibung wichtige Details übersehen. Achten Sie zudem darauf, dass die Stellenbeschreibung stets aktuell ist. Denn nur so kann sie ihren Zweck im Unternehmen erfüllen.
