Welche Compliance-Bereiche gibt es?
Compliance deckt zahlreiche Bereiche ab, die je nach gesetzlichen Vorgaben und der Branche variieren, in der ein Unternehmen tätig ist. Zu den häufigsten und zentralen Compliance-Bereichen zählen:
- Datenschutz
- Anti-Korruption und Bestechung
- Arbeitsrecht
- Finanzen
- Gesundheit und Sicherheit
- Exportkontrolle und Handelssanktionen
- Umweltrecht
- Verbraucherschutz
- Wettbewerbsrecht
Um diese Bereiche bestmöglich abzudecken, unterteilt sich die Compliance in 3 Kategorien:
- Rechtliche Compliance: Relevante Gesetze und Vorschriften befolgen, z.B. in den Bereichen Steuern und Datenschutz.
- Ethische Compliance: Ethische Grundsätze einhalten, Interessenkonflikte vermeiden, Fairness am Arbeitsplatz beweisen sowie gesellschaftliche Verantwortung fördern.
- Operationale Compliance: Gewährleisten, dass interne Prozesse den notwendigen Standards und Richtlinien entsprechen – einschließlich Qualitäts- und Sicherheitsvorgaben.
Was sind die gesetzlichen Vorschriften für Compliance?
Compliance in Unternehmen setzt voraus, dass nationale und internationale Gesetze, Vorschriften und Richtlinien eingehalten werden.
Zu den wichtigen Regelungen gehören:
- Internationale Compliance-Richtlinien:
-
- US Foreign Corrupt Practices Act (FCPA)
- UK Bribery Act
- A1-Bescheinigung bei internationalen Wirtschaftsverbindungen
- California Consumer Privacy Act (CCPA)
- ISO 37301
- Sarbanes-Oxley Act (USA) für börsennotierte Unternehmen
- Basel III-Regeln für Banken
- Umweltgesetze
- Occupational Safety and Health Act (USA)
- Sherman Antitrust Act (USA)
- Exportkontrollen und Sanktionen
- Europäische Compliance-Richtlinien:
-
- Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
- Sapin II (Frankreich)
- EU-Geldwäscherichtlinien
- EU-Direktive 2019/1937
- Lieferkettengesetz (auf europäischer Ebene)
- Nationale Compliance-Richtlinien:
Diese Grundlagen minimieren rechtliche Risiken und sichern die Integrität eines Unternehmens. Sie sind unerlässlich dafür, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und an branchenspezifische und internationale Compliance-Standards anzupassen.
Was sind die nicht gesetzlichen Vorschriften für Compliance?
Neben den gesetzlichen Vorschriften gibt es auch einige nicht gesetzlich vorgeschriebene Regelungen, die für Unternehmen relevant sein können:
- Deutscher Corporate Governance Kodex (DCGK): Nicht verbindlich, bietet jedoch Leitlinien zur ethischen Unternehmensführung für börsennotierte Unternehmen.
- Grundsätze des „ehrbaren Kaufmanns“: Historisches Ideal für verantwortungsbewusstes wirtschaftliches Handeln, das Ehrbarkeit, Verlässlichkeit und langfristiges Denken betont.
- Firmeninterne Compliance-Richtlinien: Unternehmen setzen eigene Verhaltensregeln und verpflichten sich, diese einzuhalten. Dazu zählen etwa ein Code of Conduct oder Vorschriften zu Umweltstandards.
Diese Maßnahmen fördern eine verantwortungsvolle Unternehmensführung und stärken das Vertrauen von Geschäftspartnern und Kunden.
Was passiert bei Verstößen gegen Compliance-Richtlinien?
Bei Compliance-Verstößen können unterschiedliche Konsequenzen für das Unternehmen und die beteiligten Personen eintreten:
- Disziplinarische Maßnahmen: Je nach Schweregrad können Verwarnungen, Geldstrafen oder Kündigungen folgen.
- Rechtliche und finanzielle Folgen: Mögliche Strafen, Bußgelder oder Schadensersatzforderungen.
- Reputationsschaden: Verlust des Kundenvertrauens, Rückzug von Investoren und andauernde negative Folgen.
Um Compliance-Verstöße zu erkennen oder angemessen auf diese zu reagieren, sind folgende Schritte möglich:
- Erkennen und untersuchen: Verstöße werden häufig durch interne Kontrollen, Audits oder Hinweise aufgedeckt. Anschließend erfolgt eine Untersuchung, um den Verstoß zu klären.
- Berichterstattung: Bei Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften muss das Unternehmen diese an die Aufsichtsbehörden melden, was externe Untersuchungen nach sich ziehen kann.
- Compliance-Programm überprüfen: Richtlinien werden gegebenenfalls angepasst und interne Kontrollen gestärkt.
- Vertrauen wiederherstellen: Maßnahmen wie öffentliche Entschuldigungen und Transparenzinitiativen werden durchgeführt.
Compliance-Verstöße erfordern umfassende Reaktionen, um die Integrität des Unternehmens zu sichern und zukünftige Risiken zu minimieren.
Wie wird Compliance in Unternehmen implementiert?
Compliance stellt Unternehmen vor die Herausforderung, relevante Risiken zu identifizieren und entsprechende Compliance-Strukturen zu implementieren. Wichtig sind dabei eine fundierte Risikoanalyse, ein klarer Verhaltenskodex sowie die Entwicklung und Umsetzung von Richtlinien.
Eine starke Compliance-Kultur, basierend auf Integrität und Transparenz, muss in allen Unternehmensbereichen verankert sein und von der Führungsebene vorgelebt werden. Ein Compliance-Management-Systems (CMS) hilft dabei, eine Compliance-Kultur zu implementieren und dauerhaft zu leben.
Wie funktioniert ein Compliance-Management-System?
Ein Compliance-Management-System ist ein strukturiertes und systematisches Konzept, um sicherzustellen, dass Compliance-Regeln und -Vorschriften im Unternehmen eingehalten werden. Es umfasst folgende Maßnahmen:
- Absprache mit den relevanten Stakeholdern, damit alle im Unternehmen die gleichen Compliance-Ziele verfolgen.
- Risikoanalyse der wichtigsten Bereiche und der bereits vorhandenen Regeln im Unternehmen, um geeignete Maßnahmen zu finden.
- Verständliche und unternehmensspezifische Richtlinien, die zur Branche und Unternehmenskultur passen.
- Effiziente Kommunikation und Technologien einführen, um das Compliance-Management zu unterstützen.
- Regelmäßige Schulungen undMicrolearnings durchführen.
- Ein Incident Reporting, um alle Fakten im Zusammenhang mit einem Compliance-Verstoß zu dokumentieren.
- Case Management, welches individuell für eine passende Unterstützung, Behandlung, Begleitung und Versorgung der beteiligten Personen sorgt.
- Anreize schaffen, die ein positives Verhalten bei den Mitarbeitern fördern.
- Konsequenzen bei Verstößen verdeutlichen und die daraus folgenden Prozesse darlegen.
- Verantwortlichkeiten klären, um sicherzustellen, dass Compliance-Richtlinien eingehalten werden.
Eine Balance zwischen Kontrolle und Vertrauen ist notwendig, um Mitarbeiter zu motivieren und Ängste abzubauen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass alle Beteiligten die Bedeutung von Compliance verstehen, Lücken in bestehenden Vorschriften schließen und einen Monitoring-Prozess etablieren. Effektive Kommunikation und kontinuierlich angepasste rechtliche Vorgaben tragen dazu bei, dass die Compliance-Regeln eingehalten werden und langfristig zum Unternehmenserfolg beitragen. Eine Compliance-Management-Software unterstützt in der Regel dabei, diese Prozesse effizient zu gestalten und überwacht zudem, ob die Compliance-Anforderungen eingehalten werden.
