Definition und ZIele

Compliance

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Wie ein starkes Compliance-Management Unternehmen schützt

Compliance ist ein integraler Bestandteil einer verantwortungsvollen und erfolgreichen Unternehmensführung. Durch klare Richtlinien, Schulungen und ein robustes Compliance-Management-System minimieren Unternehmen nicht nur rechtliche Risiken, sondern stärken auch das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern.

Dies gewinnt immer mehr an Bedeutung, da Unternehmen zunehmend vor der Herausforderung stehen, eine Vielzahl komplexer rechtlicher, regulatorischer und ethischer Anforderungen zu erfüllen. Eine effektive Compliance-Strategie hilft dabei, eine Kultur der Integrität zu fördern und langfristigen Erfolg zu sichern.

Was ist Compliance? Eine Definition

Compliance bezieht sich darauf, dass Mitarbeiter gesetzliche Vorschriften, interne Richtlinien und ethische Standards eines Unternehmens einhalten. Eine Compliance kann sowohl gesetzliche Anforderungen als auch freiwillige unternehmensinterne Vorgaben umfassen. Um diese einzuhalten oder Verstöße frühzeitig aufzudecken, sind regelmäßige interne Kontrollen notwendig.

Was bedeutet Compliance auf Deutsch?

Compliance auf Deutsch steht für „Regelkonformität“ oder dafür „Vorschriften einzuhalten“. Der Begriff Compliance stammt aus dem Englischen und leitet sich von “to comply” ab, was „befolgen“ oder „einhalten“ bedeutet. Es beschreibt die Pflicht, Regelkonformität sicherzustellen und potenzielles Fehlverhalten zu verhindern.

Laut Definition bedeutet Compliance auf Deutsch „Regelkonformität“

Compliance-Bedeutung für Unternehmen

Für Unternehmen ist das Thema Compliance nicht nur eine rechtliche Notwendigkeit, sondern auch eine strategische Aufgabe. Indem Unternehmen Compliance-Richtlinien einhalten, schützen sie sich vor rechtlichen Konsequenzen und tragen dazu bei, ihre Reputation zu wahren.

Compliance umfasst Maßnahmen, um die Rechtskonformität sicherzustellen und ein Unternehmen ethisch zu führen. Sie hilft bei den folgenden Punkten:

  • Verstöße aufdecken oder verhindern
  • Rechtliche und finanzielle Risiken minimieren
  • Wettbewerbsvorteile schaffen

Compliance-Regeln einzuhalten, schützt vor Strafen, finanziellen Verlusten und Imageschäden und stärkt das Vertrauen von Stakeholdern.

Compliance-Programme fördern eine Kultur der Integrität sowie Transparenz und sind somit für Unternehmen jeder Größe wichtig. Sie gewährleisten auch, dass nationale und internationale Vorschriften eingehalten werden. Zusätzlich unterstützen sie Unternehmen, ihre Corporate Social Responsibility sowie soziale, ökologische und unternehmenspolitische Verantwortlichkeiten (Environmental, Social and Governance) wahrzunehmen.

Wer ist im Unternehmen für Compliance zuständig?

Die Verantwortung für Compliance liegt in der Regel beim oberen Management, unterstützt von Compliance Officers und gegebenenfalls einer Compliance-Abteilung. Diese Stellen sorgen dafür, dass Unternehmen gesetzliche Vorgaben und interne Richtlinien einhalten. Dafür führen sie Schulungen durch und überwachen Compliance-Risiken. Alle Mitarbeiter sind jedoch dazu verpflichtet, besagte Regeln von sich aus zu befolgen und Verstöße zu melden.

Was sind die Compliance-Ziele?

Compliance verfolgt mehrere zentrale Ziele, die übergeordnet dem Schutz eines Unternehmens dienen:

  • Rechtssicherheit: Sicherstellen, dass alle Aktivitäten des Unternehmens im Einklang mit den geltenden Gesetzen und Vorschriften stehen.
  • Risikominimierung: Rechtliche und finanzielle Risiken durch präventive Maßnahmen vermeiden.
  • Schutz der Reputation: Einen guten Ruf durch verantwortungsvolles Handeln aufbauen und erhalten.
  • Effizienzsteigerung: Abläufe durch klare Richtlinien und Prozesse sowie optimale Ressourcenplanung verbessern.
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Welche Compliance-Bereiche gibt es?

Compliance deckt zahlreiche Bereiche ab, die je nach gesetzlichen Vorgaben und der Branche variieren, in der ein Unternehmen tätig ist. Zu den häufigsten und zentralen Compliance-Bereichen zählen:

  • Datenschutz
  • Anti-Korruption und Bestechung
  • Arbeitsrecht
  • Finanzen
  • Gesundheit und Sicherheit
  • Exportkontrolle und Handelssanktionen
  • Umweltrecht
  • Verbraucherschutz
  • Wettbewerbsrecht

Um diese Bereiche bestmöglich abzudecken, unterteilt sich die Compliance in 3 Kategorien:

  • Rechtliche Compliance: Relevante Gesetze und Vorschriften befolgen, z.B. in den Bereichen Steuern und Datenschutz.
  • Ethische Compliance: Ethische Grundsätze einhalten, Interessenkonflikte vermeiden, Fairness am Arbeitsplatz beweisen sowie gesellschaftliche Verantwortung fördern.
  • Operationale Compliance: Gewährleisten, dass interne Prozesse den notwendigen Standards und Richtlinien entsprechen – einschließlich Qualitäts- und Sicherheitsvorgaben.

Was sind die gesetzlichen Vorschriften für Compliance?

Compliance in Unternehmen setzt voraus, dass nationale und internationale Gesetze, Vorschriften und Richtlinien eingehalten werden.

Zu den wichtigen Regelungen gehören:

  • Internationale Compliance-Richtlinien:
    • US Foreign Corrupt Practices Act (FCPA)
    • UK Bribery Act
    • A1-Bescheinigung bei internationalen Wirtschaftsverbindungen
    • California Consumer Privacy Act (CCPA)
    • ISO 37301
    • Sarbanes-Oxley Act (USA) für börsennotierte Unternehmen
    • Basel III-Regeln für Banken
    • Umweltgesetze
    • Occupational Safety and Health Act (USA)
    • Sherman Antitrust Act (USA)
    • Exportkontrollen und Sanktionen
  • Europäische Compliance-Richtlinien:
    • Europäische Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
    • Sapin II (Frankreich)
    • EU-Geldwäscherichtlinien
    • EU-Direktive 2019/1937
    • Lieferkettengesetz (auf europäischer Ebene)
  • Nationale Compliance-Richtlinien:

Diese Grundlagen minimieren rechtliche Risiken und sichern die Integrität eines Unternehmens. Sie sind unerlässlich dafür, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und an branchenspezifische und internationale Compliance-Standards anzupassen.

Was sind die nicht gesetzlichen Vorschriften für Compliance?

Neben den gesetzlichen Vorschriften gibt es auch einige nicht gesetzlich vorgeschriebene Regelungen, die für Unternehmen relevant sein können:

  • Deutscher Corporate Governance Kodex (DCGK): Nicht verbindlich, bietet jedoch Leitlinien zur ethischen Unternehmensführung für börsennotierte Unternehmen.
  • Grundsätze des „ehrbaren Kaufmanns“: Historisches Ideal für verantwortungsbewusstes wirtschaftliches Handeln, das Ehrbarkeit, Verlässlichkeit und langfristiges Denken betont.
  • Firmeninterne Compliance-Richtlinien: Unternehmen setzen eigene Verhaltensregeln und verpflichten sich, diese einzuhalten. Dazu zählen etwa ein Code of Conduct oder Vorschriften zu Umweltstandards.

Diese Maßnahmen fördern eine verantwortungsvolle Unternehmensführung und stärken das Vertrauen von Geschäftspartnern und Kunden.

Was passiert bei Verstößen gegen Compliance-Richtlinien?

Bei Compliance-Verstößen können unterschiedliche Konsequenzen für das Unternehmen und die beteiligten Personen eintreten:

  • Disziplinarische Maßnahmen: Je nach Schweregrad können Verwarnungen, Geldstrafen oder Kündigungen folgen.
  • Rechtliche und finanzielle Folgen: Mögliche Strafen, Bußgelder oder Schadensersatzforderungen.
  • Reputationsschaden: Verlust des Kundenvertrauens, Rückzug von Investoren und andauernde negative Folgen.

Um Compliance-Verstöße zu erkennen oder angemessen auf diese zu reagieren, sind folgende Schritte möglich:

  • Erkennen und untersuchen: Verstöße werden häufig durch interne Kontrollen, Audits oder Hinweise aufgedeckt. Anschließend erfolgt eine Untersuchung, um den Verstoß zu klären.
  • Berichterstattung: Bei Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften muss das Unternehmen diese an die Aufsichtsbehörden melden, was externe Untersuchungen nach sich ziehen kann.
  • Compliance-Programm überprüfen: Richtlinien werden gegebenenfalls angepasst und interne Kontrollen gestärkt.
  • Vertrauen wiederherstellen: Maßnahmen wie öffentliche Entschuldigungen und Transparenzinitiativen werden durchgeführt.

Compliance-Verstöße erfordern umfassende Reaktionen, um die Integrität des Unternehmens zu sichern und zukünftige Risiken zu minimieren.

Wie wird Compliance in Unternehmen implementiert?

Compliance stellt Unternehmen vor die Herausforderung, relevante Risiken zu identifizieren und entsprechende Compliance-Strukturen zu implementieren. Wichtig sind dabei eine fundierte Risikoanalyse, ein klarer Verhaltenskodex sowie die Entwicklung und Umsetzung von Richtlinien.

Eine starke Compliance-Kultur, basierend auf Integrität und Transparenz, muss in allen Unternehmensbereichen verankert sein und von der Führungsebene vorgelebt werden. Ein Compliance-Management-Systems (CMS) hilft dabei, eine Compliance-Kultur zu implementieren und dauerhaft zu leben.

Wie funktioniert ein Compliance-Management-System?

Ein Compliance-Management-System ist ein strukturiertes und systematisches Konzept, um sicherzustellen, dass Compliance-Regeln und -Vorschriften im Unternehmen eingehalten werden. Es umfasst folgende Maßnahmen:

  • Absprache mit den relevanten Stakeholdern, damit alle im Unternehmen die gleichen Compliance-Ziele verfolgen.
  • Risikoanalyse der wichtigsten Bereiche und der bereits vorhandenen Regeln im Unternehmen, um geeignete Maßnahmen zu finden.
  • Verständliche und unternehmensspezifische Richtlinien, die zur Branche und Unternehmenskultur passen.
  • Effiziente Kommunikation und Technologien einführen, um das Compliance-Management zu unterstützen.
  • Regelmäßige Schulungen undMicrolearnings durchführen.
  • Ein Incident Reporting, um alle Fakten im Zusammenhang mit einem Compliance-Verstoß zu dokumentieren.
  • Case Management, welches individuell für eine passende Unterstützung, Behandlung, Begleitung und Versorgung der beteiligten Personen sorgt.
  • Anreize schaffen, die ein positives Verhalten bei den Mitarbeitern fördern.
  • Konsequenzen bei Verstößen verdeutlichen und die daraus folgenden Prozesse darlegen.
  • Verantwortlichkeiten klären, um sicherzustellen, dass Compliance-Richtlinien eingehalten werden.

Eine Balance zwischen Kontrolle und Vertrauen ist notwendig, um Mitarbeiter zu motivieren und Ängste abzubauen. Unternehmen sollten sicherstellen, dass alle Beteiligten die Bedeutung von Compliance verstehen, Lücken in bestehenden Vorschriften schließen und einen Monitoring-Prozess etablieren. Effektive Kommunikation und kontinuierlich angepasste rechtliche Vorgaben tragen dazu bei, dass die Compliance-Regeln eingehalten werden und langfristig zum Unternehmenserfolg beitragen. Eine Compliance-Management-Software unterstützt in der Regel dabei, diese Prozesse effizient zu gestalten und überwacht zudem, ob die Compliance-Anforderungen eingehalten werden.


Disclaimer

Die Inhalte dieses Beitrags sind sorgfältig recherchiert, stellen jedoch keine Rechtsberatung dar. Bitte wenden Sie sich bei konkreten rechtlichen Fragen an einen spezialisierten Fachanwalt.

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