Definition und Beispiele

Code of Conduct

7 Min. Lesezeit | Zur Lexikon-Übersicht

So handeln Mitarbeiter gesetzeskonform im Sinne ihres Unternehmens

In jedem Unternehmen entstehen einmal schwierige Situationen, auf die die Belegschaft angemessen reagieren muss. Ein Code of Conduct sorgt dafür, dass Mitarbeiter sich wie gewünscht verhalten, indem sie im Sinne des Unternehmens sowie ihrer Kollegen handeln. Gerade bei Unternehmen mit einer höheren Mitarbeiterzahl gewinnt ein Verhaltenskodex an Bedeutung. Unter dem Namen “Deutscher Corporate Governance Kodex” existiert zum Beispiel ein Code of Conduct, der Verhaltensempfehlungen für börsennotierte Unternehmen enthält.

Doch was bedeutet der Code of Conduct für Angestellte? Und welche Inhalte sollten bei der Erstellung berücksichtigt werden? Damit die Verantwortlichen keinen Themenbereich auslassen, empfiehlt es sich, den Code of Conduct nach einem Muster zu erstellen und einige bestimmte Vorgaben zu berücksichtigen.

Code-of-Conduct-Definition: Was ist ein Code of Conduct?

Der Code of Conduct (zu Deutsch: Verhaltenskodex) beinhaltet eine Reihe von Richtlinien und Regeln, die für die Mitarbeiter eines Unternehmens im Arbeitsalltag gelten. Er gilt als Handlungsorientierung für rechtlich, ethisch und sozial korrektes Verhalten – zum Beispiel, um ESG-Kriterien im Unternehmen zu verankern. Er ist Bestandteil des Compliance Managements eines Unternehmens.

Der Verhaltenskodex beantwortet den Angestellten eines Unternehmens in verschiedenen Situationen folgende Fragen:

  • Wie verhalte ich mich?
  • Wie verhalte ich mich nicht?
  • Welches Verhalten von Kollegen ist mir gegenüber akzeptabel und welches nicht?
Der Code of Conduct ist laut Definition ein Verhaltenskodex

Was regelt der Code of Conduct? (+ Vorlage zu den Themen, die ein Verhaltenskodex umfasst)

Der Code of Conduct gibt die rechtlichen und ethischen Verhaltensregeln im Unternehmen detailliert vor. Er definiert die Werte einer Firma, die Grundsätze, die bei Entscheidungsprozessen gelten, sowie die soziale Verantwortung, die eine Firma trägt. Ferner ist er an die jeweiligen Bedürfnisse und Tätigkeitsbereiche der Mitarbeiter angepasst. So passen Unternehmen die eigene Betriebskultur gegebenenfalls an die individuellen Vorstellungen der Angestellten hinsichtlich der Zusammenarbeit an. Auf diese Weise fördern sie ein erwünschtes Verhalten untereinander, steigern das gegenseitige Vertrauen und sorgen so für einen höheren Cultural Fit im Betrieb.

Ein Code of Conduct ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es gibt somit keine Vorgaben, welche Themen er behandeln muss. Je größer ein Betrieb ist, desto umfangreicher fällt normalerweise der Verhaltenskodex auch aus.

Unternehmen orientieren sich bei ihrer Code-of-Conduct-Vorlage an folgenden Themenbereichen:

  • Definition eines Code of Conducts
  • Grundsätze für Zusammenarbeit und Führung
  • Umgang mit Kunden, Geschäftspartnern und Lieferanten
  • Interessenkonflikte
  • Umgang mit Diskriminierung und Ausgrenzung
  • Datenschutz
  • Naturschutz und Nachhaltigkeit
  • ​​Umgang mit der Öffentlichkeit
  • Umgang mit Einladungen und Geschenken
  • Verstöße und Konsequenzen

Für wen gilt ein Code of Conduct?

Der Code of Conduct gilt für alle Mitarbeiter eines Unternehmens – vom Angestellten bis zur Führungskraft. Viele Unternehmen legen Wert darauf, dass sich auch ihre Geschäftspartner, Lieferanten und Vertragsarbeiter an den Verhaltenskodex halten. Dies ist besonders wichtig, wenn der Betrieb international agiert oder viele Mitarbeiter aus anderen Kulturen beschäftigt.

Wer erstellt den Code of Conduct?

Den Code of Conduct erstellen häufig Human-Resources-Mitarbeiter, die als Compliance-Beauftragte agieren. Einige Unternehmen bilden zusätzlich sogenannte “Diversity Teams”, um den Verhaltenskodex umzusetzen.

Tipp: Damit die Belegschaft eines Betriebs zu jeder Zeit den Code of Conduct einsehen kann, empfiehlt sich ein Compliance-Management-System.

Die Vorteile eines Code of Conducts für Unternehmen

Je besser ein Code of Conduct auf ein Unternehmen und seine Mitarbeiter zugeschnitten ist, desto größere Vorteile bringt er im Arbeitsalltag.

Zu den Vorteilen eines Verhaltenskodexes gehören:

Positives Employer Branding

Je diverser die Mitarbeiterschaft, umso mehr wünscht sie sich eine gleichwertige Behandlung. Ein Code of Conduct sorgt dafür, dass Arbeitgeber Maßnahmen gegen Diskriminierung, Rassismus, sexuelle Belästigung oder Ähnliches treffen. Dies fördert die Diversity im Unternehmen, beeinflusst die Außenwahrnehmung eines Unternehmens und wirkt sich positiv auf das Employer Branding aus.

Hohe Sicherheit am Arbeitsplatz

Da ein Verhaltenskodex Angestellten gewisse Regeln vorgibt und Schutz bietet, fühlen sich diese am Arbeitsplatz sicherer. Durch eine offene Kultur traut sich das Personal so eher, mögliche Ungerechtigkeiten in einem Mitarbeitergespräch anzusprechen. Dies sorgt wiederum für eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und eine stärkere Mitarbeiterbindung.

Starkes Teambuilding

Ein Code of Conduct bringt Gleichgesinnte zusammen und fördert das Vertrauen untereinander. Außerdem begünstigt er die Kommunikation im Team, was das Gruppengefühl stärkt. Zudem identifizieren sich die Angestellten eher mit ihrem Unternehmen, da alle Mitarbeiter dieselben Werte vertreten, die gleichen Ziele anstreben und auf Augenhöhe agieren.

Besserer Umgang mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern

Durch einen Verhaltenskodex finden eher die Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner zu einem Unternehmen, die dieselben Werte vertreten. Dies sorgt für eine harmonischere und effektivere Zusammenarbeit.

Größerer Schutz gegen rechtliche Risiken

Da ein Code of Conduct Angestellten vorgibt, wie sie sich in unterschiedlichen Situationen verhalten, schützen sich Unternehmen vor rechtlichen Fehltritten. Dies betrifft meist Fälle wie Geldwäsche oder Korruption. Aber auch die Datensicherheit sowie der Umgang mit personenbezogenen Daten wie beispielsweise sensible Personaldaten profitieren von klaren Vorgaben.

Hinweis: Damit Firmen die Vorteile eines Code of Conducts voll ausschöpfen, dürfen Mitarbeiter es nicht als mühsam empfinden, diesen einzuhalten. Daher befragen HR-Manager im Idealfall das Personal hinsichtlich ihrer Wertvorstellungen, bevor sie den Firmenkodex erstellen.

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Was passiert bei Verstößen gegen den Code of Conduct?

Unternehmen bestimmen selbst, wie sie einen Verstoß gegen den Code of Conduct ahnden. Denn ein Verhaltenskodex ist nicht mit den geltenden Gesetzen vergleichbar, welche die Regierung vorgibt. Vielmehr ist er eine Sammlung von Verhaltensrichtlinien, der die Mitarbeiter mit ihrer Unterschrift zustimmen.

Je nach Schwere des Verstoßes können Firmen verschiedene Disziplinarmaßnahmen verordnen. Dies beeinflusst natürlich auch die Außenwahrnehmung von Unternehmen.

Einen Code of Conduct erstellen: So geht es richtig

Ein ausgereifter Verhaltenskodex benötigt Zeit und Geduld. Schließlich soll er die gesamte Kultur eines Unternehmens repräsentieren. Die folgenden Arbeitsschritte ermöglichen es, den Gestaltungsprozess leichter zu gestalten und alle wichtigen Punkte zu erwähnen:

1. Inhalte definieren

Als Erstes müssen die Verantwortlichen die Regeln, Richtlinien und Werte des Unternehmens erarbeiten. Dazu befragen sie möglichst alle Angestellten, um später einen Code of Conduct für das Unternehmen zu erstellen, der die Ansichten der Belegschaft widerspiegelt. Auch die branchenspezifischen Vorgaben und Gesetze spielen eine Rolle, wenn Unternehmen einen Code of Conduct erstellen. Eine Compliance-Analyse hilft dabei, bereits im Vorfeld mögliche Risiken und Sicherheitslücken zu erkennen.

Zu den typischen Risikofeldern zählen:

  • Korruption
  • Datenschutz
  • IT-Sicherheit
  • Kartellrecht
  • Marktmanipulation
  • Exportkontrolle
  • Arbeitsrecht

2. Ergebnisse ausformulieren

Sobald die Inhalte feststehen, werden sie verständlich ausformuliert, damit jeder sie versteht. Dabei ist es besonders wichtig, auch die Folgen bei Verstößen deutlich zu definieren. Ein international tätiges Unternehmen sollte den Verhaltenskodex zudem in die jeweiligen Landessprachen ihrer Mitarbeiter übersetzen.

3. Juristische Prüfung

Indem Unternehmen die Verhaltenskodex-Vorlage juristisch prüfen, gewährleisten sie, dass sie sich in einem angemessenen Anwendungsbereich bewegen. Denn rechtlich gesehen dürfen sie ihren Angestellten nicht in allen Arbeitsbereichen Vorgaben machen.

4. Das Dokument allen Mitarbeitern zur Verfügung stellen

Ein Verhaltenskodex funktioniert nur, wenn alle Angestellten ihn gelesen und den Inhalten zugestimmt haben. Daher sollte das Dokumenten auf allen relevanten Kanälen geteilt werden. In der Regel gehören dazu:

  • Intranet
  • Interner Newsletter
  • Aushang
  • Arbeitsvertrag oder Onboarding-Mappe
  • Vorstellung in Meetings oder auf der Betriebsversammlung

Im Idealfall stellt die Geschäftsführung den Code of Conduct vor – persönlich oder in einem Video. Im Anschluss sollte das Dokument zu jeder Zeit abrufbar sein.

5. Schulungen

Ein Code of Conduct stellt eine große Veränderung für Unternehmen dar. Damit gerade am Anfang keine Unsicherheiten auftreten, sind Schulungen hilfreich – besonders für Führungskräfte, HR-Manager und Betriebsräte. So erkennen diese frühzeitig mögliche Verstöße und haben die Möglichkeit, gegebenenfalls einzugreifen. Zudem agieren sie als Botschafter für den Code of Conduct und als Vorbilder für die Angestellten.

6. Regelmäßig prüfen und ändern

Ein Verhaltenskodex ist ein agiles Dokument. Regelmäßige Anpassungen sind Pflicht, da sich die Situation eines Unternehmens sowie die Gesetzeslage regelmäßig ändern. Die Verantwortlichen sollten sich auch die Frage stellen, ob sich die Vorgaben im Code of Conduct bewährt haben.

Code of Conduct: Beispiele aus der Praxis

Jeder Code of Conduct muss auf die Arbeitsumstände eines Unternehmens und dessen Mitarbeiter abgestimmt sein. Ein international tägiges Unternehmen benötigt einen Verhaltenskodex, der zum Beispiel Themen wie Bestechungen im Ausland oder Diskriminierung ausführlich behandelt.

Die folgenden Verhaltenskodexe von Unternehmen sind Beispiele, wie eine gelungene Umsetzung – sowohl inhaltlich als auch visuell – aussieht:

Code of Conduct kurzgefasst

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