Das sind die größten Produktivitätskiller in HR

Effizienter arbeiten, Mitarbeiter motivieren und Prozesse verschlanken: Was so einfach klingt, ist in der Realität oft gar nicht so leicht umzusetzen. Unnötige Arbeitswege, doppelte Ablagen und eine hohe Arbeitsbelastung trotz eingesetzter Software führen dazu, dass die Produktivität leidet. Dabei können insbesondere im HR-Bereich mit der passenden technischen Unterstützung Produktivitätskiller ganz einfach behoben werden. Wie Sie mit der richtigen Software Ihren ROI schneller erreichen und wirtschaftlicher arbeiten, erfahren Sie hier.

Produktivitätskiller Nr. 1: Gleichzeitige Nutzung von Software und Papier

In vielen Unternehmen führen Papier und Software-Tools eine Koexistenz – zulasten der Mitarbeiter. Oft werden Unterlagen bewusst zusätzlich im Papierformat abgelegt, aus Sorge darüber, dass wichtige Daten verloren gehen oder weil das Vertrauen in Technologien wie Cloud Computing und Co. noch nicht ausreichend aufgebaut ist. Die regelmäßige Aktualisierung und Pflege der analogen und digitalen Daten nimmt durch die doppelte Sicherung unnötig viel Zeit in Anspruch und kommt die Unternehmen teuer zu stehen. Dabei lassen sich die meisten Vorgänge sicher und zuverlässig digital abbilden: Denn moderne HR-Tools verfügen über professionell aufgestellte Back-up-Systeme und eine ausgezeichnete IT-Sicherheit. Gehaltsabrechnungen können auf diese Weise unter anderem automatisch erstellt, Urlaubstage verwaltet und personelle Engpässe berücksichtigt werden. Ein weiterer Grund, Informationen und Daten digital zu halten: Mit ihnen lassen sich Analysen und Reportings auf Basis von wichtigen HR-Kennzahlen erstellen. Diese werden umso genauer, je mehr Daten dafür zur Verfügung stehen. 

Lese-Tipp: HR-Kennzahlen.

Die Lösung: Im Vorfeld gut informieren und vergleichen

Damit eine Software Prozesse und Arbeitsabläufe, die bislang auf Papier erfolgten, erfolgreich übernehmen kann, lohnen sich ein Anbietervergleich und eine eigene Analyse: Bei welchen Aufgaben benötigen die HR-Kräfte Unterstützung, wo kann eine Software entlasten und welche Prozesse lassen sich überhaupt digitalisieren? Durch die Sicherung der Daten an einem zentralen Ort profitieren letztlich alle, denn so sind Informationen schnell und von überall aus zugänglich, und das ganz ohne Papier.

Produktivitätskiller Nr. 2: Zu viele HR-Tools und Systemwechsel

Neben fehlender HR-Software gehört auch der Einsatz von zu vielen Tools zu den größten Produktivitätskillern. Denn wer lange suchen und zwischen mehreren Anwendungen wechseln muss, um benötigte Daten zusammenzutragen, ist wenig effizient. Natürlich haben die Anbieter unterschiedlich gute Angebote, und oft kommt es vor, dass nur ganz bestimmte Funktionen gebraucht werden. Dann kann es sinnvoll sein, unterschiedliche Bereiche mit verschiedenen Tools auszustatten. Aber Arbeitsabläufe fließen nur dann optimal, wenn die Systeme nahtlos miteinander kommunizieren und systemübergreifend arbeiten. Ist das nicht der Fall, müssen die Informationen zunächst in die verschiedenen Tools eingepflegt werden – ein Schritt also, der mit einer guten Software eigentlich vermieden werden soll. Unternehmen sollten sich bewusst darüber sein, dass sich die Mitarbeiter bei Benutzung mehrerer Tools auch entsprechend in mehrere Systeme einarbeiten müssen. Das kostet wiederum Zeit, kann die Motivation und Bereitschaft senken und andererseits das Fehlerpotenzial erhöhen.

Die Lösung: Anforderungen definieren und ein ganzheitliches System wählen

Die einfachste und zuverlässigste Lösung ist, eine Personalverwaltung-Software zu wählen, die den Ansprüchen und Anforderungen der Mitarbeiter möglichst gut entgegenkommt und mit der sich die wichtigsten Aufgaben abdecken lassen. Somit fällt die Einarbeitung relativ kurz aus und die Zeit kann effektiv eingesetzt und genutzt werden.

Produktivitätskiller Nr. 3: Ungenügende Einbeziehung der Mitarbeiter

Ein weiterer Punkt, der die Produktivität im Unternehmen hemmt, ist die fehlende Kommunikation und Einbeziehung der Mitarbeiter. Dabei liefern ihre Meinungen und Bedürfnisse wichtige Erkenntnisse, wenn es um die Gestaltung produktiver Arbeitsabläufe oder die Investition in neue Technologien geht. Wird beispielsweise nur in der HR-Abteilung eine neue Zeiterfassungssoftware eingeführt, müssen die Fachkräfte die erfassten Zeiten aus anderen Abteilungen dennoch manuell ins System übertragen. Der positive Effekt ist somit verschwindend gering, wenn das Potenzial nicht abteilungsübergreifend ausgeschöpft wird. Dabei können solche Stolpersteine ganz einfach behoben werden, wenn mit den richtigen Programmen und Schnittstellen dafür gesorgt wird, dass es zu einer echten Arbeitsentlastung kommt. Werden digitale Tools generell nur unzureichend im Unternehmen genutzt, etwa weil sie in der Handhabung zu kompliziert sind oder der Sinn dahinter nicht nachvollzogen werden kann, bleibt der Arbeitsumfang oft gleich und führt nicht zur gewünschten Optimierung.

Die Lösung: Schnittstellen-kompatible Software und ausreichend Einarbeitungszeit

Um diese Herausforderung zu bewältigen und zu vermeiden, dass Mitarbeiter weiterhin auf Excel und Co. setzen, hilft ein möglichst bedienerfreundliches und nachvollziehbares HR-Tool. Außerdem sollten Arbeitgeber dafür sorgen, dass eine gründliche Einarbeitungsphase erfolgt, in der Rückfragen gestellt und Hilfestellungen eingefordert werden können. 

Produktivitätskiller Nr. 4: Dokumentenerstellung und Datenpflege 

Eine Studie der Universität Halle-Wittenberg von Prof. Dr. Anne-Katrin Neyer und Felix Wirges zur Digitalisierung im Personalwesen zeigt, dass das Erstellen und Bearbeiten von Dokumenten sowie das Managen und Auswerten von Daten und Reportings Punkte sind, die überdurchschnittlich viel Zeit in Anspruch nehmen. Dafür wurden von Oktober 2019 bis Januar 2020 Mitarbeiter und Führungskräfte im Personalwesen, der kaufmännischen Leitung und Geschäftsführung befragt. Die Ergebnisse machen deutlich: Entweder wurden noch keine digitalen Lösungen eingeführt, mit denen sich zum Beispiel wiederkehrende Aufgaben wie Reportings bequem per Klick erstellen lassen, oder die bestehenden Softwarelösungen werden nicht konsequent genutzt.

Die Lösung: Strategie definieren und die passende Software auswählen

Digitale Tools können Arbeitsabläufe erleichtern und zeitsparender gestalten – wenn sie sinnvoll eingesetzt werden. Damit die Digitalisierung in ihren vollen Potenzialen genutzt werden kann, gehören eine festgelegte Strategie und eine passende Software zum Erfolg dazu. Unterstützung bieten dabei Anbieter, die Experten in der schrittweisen Digitalisierung von Unternehmensstrukturen sind. Diese sind auch bei der Einführung eines HR-Systems behilflich, da sie wissen, wo die Herausforderungen für kleine und mittelständische Unternehmen liegen.

Lese-Tipp: Digitalisierungsstrategie für kleine Unternehmen

Warum es wichtig ist, den richtigen Partner für die Digitalisierung von HR zu wählen

Natürlich möchte jedes Unternehmen so wirtschaftlich wie möglich handeln. Doch im täglichen Arbeitsalltag kommen immer wieder Hürden hinzu, die einen reibungslosen Ablauf verhindern und zusätzliche Zeit und Arbeit in Anspruch nehmen. Dabei liegt im HR-Bereich großes Potenzial bereit, wenn es um die Digitalisierung von Prozessen geht, beispielsweise bei der digitalen Personalakte, der Lohnbuchhaltung und Entgeltabrechnung, der Urlaubsplanung und Zeiterfassung, sowie der Reisekostenabrechnung und im Recruiting. Damit unnötige Produktivitätskiller behoben und Prozesse verschlankt und effizient ablaufen können, ist die Auswahl einer leistungsstarken und zuverlässigen Software ein wichtiger Schritt auf dem Weg zu langfristigem Erfolg.