Urlaubsplanung: Diese Regelungen und Tipps sind wichtig

Neues entdecken, ferne Länder genießen oder einfach einmal ausspannen und dem Kopf eine Pause gönnen: Für die meisten Menschen ist der Urlaub eine unverzichtbare Auszeit, um die eigenen Akkus wieder aufzuladen. Dabei ist die jährliche Urlaubsplanung in manchen Teams eine richtige Herausforderung. Gerade Schulferien und Brückentage sind begehrt. Der Betrieb muss weiterlaufen – und niemand möchte zurückstehen. Wie gelingt es Unternehmen also, die Jahresurlaubsplanung möglichst frühzeitig, ressourcenschonend und fair für Arbeitgeber und Arbeitnehmer zu gestalten? Was müssen alle Beteiligten bei der Urlaubsplanung berücksichtigen?

Das sagt das Bundesurlaubsgesetz zur Urlaubsplanung

Wer in Deutschland angestellt ist oder in einem Betrieb einer Berufsausbildung nachgeht, hat Anspruch auf Urlaub – so regelt es das Bundesurlaubsgesetz (BUrlG). Der gesetzliche Mindestanspruch beläuft sich auf derzeit 24 Tage im Jahr. Dabei geht der Gesetzgeber allerdings von einer 6-Tage-Woche aus. Die tatsächliche Anzahl der Urlaubstage hängt zum einen davon ab, was im jeweiligen Arbeits- bzw. Tarifvertrag geregelt ist – und davon, an wie vielen Wochentagen ein Arbeitnehmer seiner Tätigkeit nachgeht. Der gesetzliche Mindestanspruch darf dabei nicht unterschritten werden.

Urlaubsplanung – rechtliche Grundlagen

Während des Erholungsurlaubs hat der Mitarbeiter Anspruch auf ein Urlaubsentgelt. Sein Gehalt wird regulär weitergezahlt. Wird der Mitarbeiter während des Urlaubs krank und legt ein ärztliches Attest vor, werden seine Krankentage nicht mit dem Urlaubsanspruch verrechnet.

Bei der Urlaubsplanung sind außerdem die betrieblichen Belange oder Urlaubswünsche des Mitarbeiters zu berücksichtigen. Dazu hat jeder Arbeitnehmer einen gesetzlichen Anspruch auf mindestens 12 Werktage am Stück – Sonnabende werden in diese Berechnung als Werktage miteinbezogen.

Der Urlaubsanspruch bei Teilzeit kann dagegen variieren. Zwar haben Mitarbeiter in Teilzeit denselben gesetzlichen Mindestanspruch auf 24 Arbeitstage bei einer 6-Tage-Woche. Die genaue Berechnung der freien Tage hängt jedoch davon ab, wie viele Tage der Mitarbeiter in Teilzeit arbeitet.

Gerade in der sommerlichen Urlaubssaison ist es für Arbeitgeber außerdem wichtig, die Gesetzeslage zum Thema Hitzefrei bei der Arbeit zu kennen. So haben Unternehmen die Möglichkeit, gesetzeskonform und mitarbeiterfreundlich auf hohe Temperaturen am Arbeitsplatz zu reagieren.

Welche Urlaubsarten gibt es?

Neben dem gesetzlichen Anspruch auf Erholungsurlaub gibt es weitere Urlaubsarten, die Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen per Gesetz zustehen bzw. die individuell abgesprochen werden können. Dazu zählt zum Beispiel unbezahlter Urlaub – also wenn jemand sich eine längere Auszeit nehmen und nicht den Anspruch auf seinen Arbeitsplatz verlieren möchte – sowie der sogenannte Bildungsurlaub, auf den Mitarbeiter in vielen Bundesländern ein Recht haben. Letztgenannter Zeitraum ist für Weiterbildungen vorgesehen – ob ein Anspruch auf Bildungsurlaub besteht, regeln allerdings die Länder. Auch Rehabilitationsmaßnahmen, Mutterschutz- und Elternzeiten sind wichtige Abwesenheitsarten, die in praktisch allen Unternehmen anfallen. Unternehmen haben die Aufgabe, all diese Urlaubsarten zu erfassen, zu koordinieren und zu genehmigen.

Bei der Urlaubsplanung stehen Arbeitgeber häufig vor Herausforderungen

Aufgrund der zahlreichen Formen von Urlaubsansprüchen wird schnell klar, dass viele Unternehmen bei der Jahresurlaubsplanung vor Herausforderungen stehen. Dabei geht es beim betrieblichen Abwesenheitsmanagement darum, die Urlaubswünsche aller Arbeitnehmer unter einen Hut zu bekommen – und gleichzeitig sicherzustellen, dass wichtige Positionen während der Urlaubssaison besetzt sind, Prozesse reibungslos funktionieren und Kunden Ansprechpartner zur Verfügung stehen. Eine häufige Lösung in der Praxis ist ein Urlaubsplaner, der eine Übersicht über eingetragene Abwesenheiten während eines bestimmten Zeitraums bietet. Auch ein Urlaubskalender in Unternehmen kann eine wertvolle Unterstützung sein.

Urlaub richtig planen: Bis wann muss die Urlaubsplanung abgeschlossen sein?

Doch bis wann muss ein Unternehmen eigentlich Bescheid wissen, wer wann in den Urlaub geht? Und gibt es klare Regeln bzw. eine Frist, innerhalb derer Unternehmen einen Urlaubsantrag freigeben oder ablehnen müssen? Tatsächlich macht der Gesetzgeber hier keine Vorgaben. Als Faustregel gilt jedoch: So früh wie möglich. Das erleichtert zum einen die Urlaubsplanung für Mitarbeiter, die oftmals durch frühe Buchungen von günstigeren Preisen profitieren. Der Mitarbeiter kann seinen Jahresurlaub planen, und auch das Unternehmen kann so die Abwesenheit einzelner Positionen im Betrieb gut überblicken und für Vertretungen sorgen. Steht eine längere Auszeit durch ein Sabbatical oder unbezahlten Urlaub an, darf der Mitarbeiter ruhig einen Vorlauf von rund einem Jahr einplanen – sofern dies in seinem Unternehmen möglich ist.

So wertvoll ist eine verbindliche Urlaubsplanung

Eine verbindliche Urlaubsplanung schließt kurzfristige Änderungen natürlich nicht aus. Nicht jede Abwesenheit lässt sich langfristig im Voraus planen. Doch Verbindlichkeit ist Trumpf: Urlaubsplaner für Unternehmen berücksichtigen in der Regel lange Planungszeiträume. Einmal genehmigte Urlaubsanträge sollten jedoch nur im äußersten Notfall geändert werden – und wenn, dann nur aus dringenden betrieblichen Gründen. Umgekehrt ist es wichtig, dass sich auch Mitarbeiter teamintern absprechen, sodass nicht alle Kollegen ihren Urlaub auf einmal nehmen, sondern ihn über das Jahr verteilen.

Viele Unternehmen regeln im Arbeitsvertrag, dass nicht genommener Urlaub zu einem bestimmten Stichtag im Folgejahr ausbezahlt werden muss oder ganz verfällt. Diese gängige Praxis wurde durch mehrere EuGH-Urteile allerdings deutlich erschwert. So muss der Arbeitgeber seine Mitarbeiter immer wieder auffordern, ihren Urlaub zu nehmen. Auch auf einen etwaigen Verfall muss mehrfach ausdrücklich hingewiesen werden. Nimmt der Mitarbeiter Urlaub mit ins Folgejahr, muss der Arbeitgeber eine sogenannte Urlaubsrückstellung  – eine buchhalterische Passivposition in der Bilanz – bilden.

Tipps für die Urlaubsplanung von Unternehmen: So gestalten sie die Urlaubsregelungen im Betrieb

Einen fairen und funktionierenden Urlaubsplan zu erstellen, ist durchaus anspruchsvoll – mit digitaler Unterstützung allerdings gut zu managen. Wer ein paar Tipps beachtet und nützliche Technologien einsetzt, findet oft eine faire Regelung für die betriebliche Urlaubsplanung.

1. Urlaubswünsche der Mitarbeiter proaktiv abfragen

Mitarbeiter auf ihren Urlaubsanspruch hinzuweisen und ggf. zu erinnern, gehört zu den Pflichten eines Arbeitgebers. Dies kann zum Beispiel durch regelmäßige Schreiben an die Mitarbeiter geschehen. Je offener das Thema Urlaub im Unternehmen gehandhabt wird, desto transparenter werden auch Mitarbeiter ihre Pläne kommunizieren und frühzeitig ihren Urlaub eintragen, ohne berufliche Nachteile zu befürchten. Hier lohnt es sich auf jeden Fall, den Mitarbeitern einen Urlaubsplaner online zur Verfügung zu stellen.

2. Richtlinien der Urlaubsplanung klar kommunizieren

Werden die Urlaubsplanung und interne Richtlinien durch den Arbeitgeber aktiv kommuniziert, hat das den großen Vorteil, dass er so Transparenz bei der Urlaubsplanung schafft. Einen Teil des Urlaubsanspruchs darf der Arbeitgeber übrigens für seine Mitarbeiter verplanen, etwa wenn zwischen den Jahren oder unter Berücksichtigung dringender betrieblicher Belange Betriebsferien angeordnet werden. In einem Infobrief zur Urlaubsplanung können entsprechende Zeiträume kundgetan werden.

Möchten mehrere Mitarbeiter einer Abteilung gleichzeitig Urlaub nehmen, liegt es am Unternehmen, einen Kompromiss zu finden. In der Regel wägt der Arbeitgeber in diesem Fall unter sozialen Gesichtspunkten ab, welche Arbeitnehmer unter sozialen Gesichtspunkten den Vorrang verdienen – so erklärt es der Rechtsschutzversicherer ADVOCARD. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Eltern schulpflichtiger Kinder bei ihrer Urlaubsplanung an die Ferienzeiten gebunden sind. Einen entsprechenden Rechtsanspruch gibt es hier jedoch nicht. Auch die Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer sind natürlich angemessen zu berücksichtigen,

3. Digitale Tools sinnvoll einsetzen

Seit es für Unternehmen digitale Urlaubsplaner gibt und ein Großteil der Urlaubsverwaltung online stattfindet, ist die Komplexität der Urlaubsplanung deutlich gesunken. Vieles spricht dafür, die Urlaubsverwaltung online zu erledigen: Mitarbeiter können selbständig Urlaubswünsche eintragen und die Abwesenheiten ihrer Teamkollegen einsehen. Spricht nichts gegen einen Terminwunsch, kann der Zeitraum des Urlaubs schnell freigegeben werden. So planen auch Mitarbeiter ihre Urlaube gut.

Die Urlaubsplanung in Unternehmen profitiert von Tools und Transparenz

Eine gut organisierte und vorausschauende Urlaubsplanung ist für Unternehmen Gold wert. Zum einen profitieren sie selbst von reibungslosen Prozessen und Vertretungssituationen. Zum anderen sind ihre Mitarbeiter zufrieden und fühlen sich wertgeschätzt, wenn sie wissen, dass ihre Urlaubswünsche ernstgenommen, schnell beantwortet und wann immer möglich berücksichtigt werden. Hilfreiche HR-Programme erleichtern das Urlaubsmanagement enorm, kommunizieren, bis wann Urlaube beantragt werden müssen, und schaffen so eine Transparenz, die allen Beteiligten große Vorteile bietet.