Abwesenheitsnotiz: Zweck, Beispiele und Vorlagen

“Vielen Dank für Ihre E-Mail, ich bin leider nicht im Büro.” Vermutlich hat jeder Arbeitnehmer schon einmal eine Abwesenheitsnotiz in seinen E-Mail-Einstellungen aktiviert. Der Zweck liegt auf der Hand und hat auch für das Personalmanagement eine wichtige Funktion: Durch die automatisierte Nachricht wird der Absender darauf hingewiesen, dass sich der Adressat nicht an seinem Arbeitsplatz befindet. Häufig enthält die Nachricht zudem alternative Ansprechpartner, die ihre Kollegen vertreten.

Durchschnittlich 42 E-Mails in deutschen Business Postfächern

Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Apple Mail: Die Liste professioneller E-Mail-Anbieter ist lang und lässt sich vermutlich beliebig weit fortsetzen. Im Vergleich zum Postweg, der früher unumgänglich war, hat die elektronische Kommunikation für eine deutliche Beschleunigung des Berufsalltags gesorgt. Nach Angaben des Branchenverbandes Bitkom gingen 2023 täglich durchschnittlich 42 Mails in jedem beruflichen Postfach in Deutschland ein.

Die Abwesenheitsnotiz: Bedeutung und Einsatz im Arbeitsalltag

Wenn man bedenkt, dass in Deutschland jeder Arbeitnehmer nach dem Bundesurlaubsgesetz einen gesetzlichen Mindestanspruch von 20 Urlaubstagen – berechnet auf eine 5-Tage-Woche – hat, wird schnell klar: Es braucht nicht nur souveräne Urlaubsplanung, sondern auch gutes Abwesenheitsmanagement, damit wichtige Informationen nicht verloren gehen. Durchgesetzt hat sich in diesem Zusammenhang die Abwesenheitsnotiz, die Mitarbeiter in ihren jeweiligen E-Mail-Accounts einstellen können. Aus dem Englischen hat sich auch hierzulande der Begriff “Out of Office” oder kurz “OOO” etabliert.

Doch eine Abwesenheitsnotiz ist nicht nur eine technische Einstellung im E-Mail-Programm. Sie erfüllt auch eine wichtige Funktion im HR- und Unternehmenskontext – nämlich sicherzustellen, dass Kommunikation, Vertretungsregelungen und Prozesse im Hintergrund reibungslos weiterlaufen.

Warum Abwesenheitsnotizen auch ein HR-Thema sind

Für HR-Abteilungen ist die Abwesenheitsnotiz mehr als nur eine kleine Funktion im Mailprogramm. Sie ist ein wichtiges Instrument des Abwesenheitsmanagements und trägt dazu bei, dass Arbeitsprozesse trotz Urlaub, Krankheit oder Elternzeit reibungslos laufen.

Gerade im Personalbereich stehen dabei drei Aspekte im Vordergrund:

Transparenz im Team und gegenüber Führungskräften

Eine professionell formulierte Abwesenheitsnotiz informiert Kolleginnen und Kollegen sowie Vorgesetzte zuverlässig darüber, ob und wie die Person erreichbar ist. Besonders bei längeren Abwesenheiten, etwa durch Elternzeit, Mutterschutz oder ein Sabbatical, sorgt die automatische Antwort dafür, dass Anfragen nicht ins Leere laufen.

Professionelle Außenwirkung

Jede Abwesenheitsnachricht ist auch ein Stück Branding. Bewerber, Geschäftspartner und Kunden nehmen über diese kurze Nachricht Kontakt zum Unternehmen auf. Einheitlich formulierte Vorlagen helfen, dass das Unternehmen nach außen konsistent und professionell wirkt. Viele HR-Abteilungen stellen daher Mustertexte und Vorlagen für Abwesenheitsnotizen bereit.

Datenschutz und Compliance

Gerade bei krankheitsbedingter Abwesenheit spielt der richtige Ton eine große Rolle. Details zur Diagnose oder zu persönlichen Umständen gehören nicht in eine Abwesenheitsnotiz. Manchmal geben Human Resources oder Corporate Communication bestimmte Formulierungen vor, damit Mitarbeiter ihre Abwesenheiten einheitlich kommunizieren.

Abwesenheitsnotiz einrichten

Doch wo finden Mitarbeiter die relevanten Einstellungen? Je nach E-Mail-Programm nimmt die Programmierung, ähnlich wie die der Mail Signatur, mitunter etwas Zeit in Anspruch. Einmal gemacht, lässt sich die Nachricht jedoch in der Regel leicht für künftige Abwesenheiten konfigurieren.

Viele Unternehmen in Deutschland arbeiten mit Microsoft Outlook, das es in verschiedenen Versionen gibt. In Outlook (Microsoft 365 oder Mac-Version) lässt sich die Abwesenheitsnotiz über die Funktion „Automatische Antworten“ bzw. „Extras > Abwesenheitsassistent“ aktivieren. Dort wählen Mitarbeiter Zeitraum und Text aus – getrennt für interne und externe Empfänger.

Etwas anders sieht es bei Outlook-Versionen mit IMAP, POP3 oder SMTP aus: Hier gibt es keinen eigenen Abwesenheitsassistenten. Stattdessen lässt sich die Abwesenheitsnotiz entweder direkt über den Webmailer des Anbieters einrichten oder per Regel erstellen, die eingehende Nachrichten automatisch beantwortet.

Vorlagen für Abwesenheitsnotizen

Doch was gehört in den Text der Abwesenheitsnotiz? Reicht “Ich befinde mich im Urlaub”, oder müssen Mitarbeiter stärker ins Detail gehen? Grundsätzlich hängt der jeweilige Inhalt stark vom Unternehmen, der Vertretungssituation und dem Adressatenkreis ab. Wichtig ist ein professioneller, aber datensparsamer Ton. Hier einige Vorlagen für Abwesenheitsnotizen:

Allgemeine Vorlage

Liebe Geschäftspartner,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin vom [Datum] bis zum [Datum] nicht im Büro erreichbar. Nach meiner Rückkehr kümmere ich mich gerne um Ihr Anliegen.

In eiligen Fällen wenden Sie sich bitte an [Name und E-Mail-Adresse der Urlaubsvertretung]

Herzliche Grüße,

[Name]

Sommerurlaub mit Grund

Die Steuerfachangestellte Claudia Müller verabschiedet sich in den Sommerurlaub. Dafür stellt sie in ihrem Outlook-E-Mail-Programm folgende Nachricht ein und nennt auch den Grund der Abwesenheit:

Sehr geehrte Damen und Herren,

hiermit verabschiede ich mich in den Sommerurlaub. Ich werde vom 15.8. bis zum 29.8. nicht im Büro sein. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meinen Kollegen Fritz Schneider, der meine Urlaubsvertretung übernimmt: fritz.schneider[at]steuer[.]de.

Mit freundlichen Grüßen,

Ihre Claudia Müller

Betriebsferien

Ein Handwerksbetrieb schließt sein Geschäft für eine Jubiläumsfeier für 3 Tage und ordnet in diesem Zeitraum Betriebsferien an. Über die interne Kommunikation werden die Mitarbeiter gebeten, folgende Abwesenheitsnotiz zu hinterlegen:

Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Kunden und Partner,

wir haben aktuell Betriebsferien. Vom 15.9. bis zum 18.9. sind wir nur für sehr dringende Anliegen unter den bekannten Kontaktdaten mobil erreichbar. Gern unterstützt Sie auch unser kompetenter Partner [Name des Unternehmens]. Sie können uns auch eine Mail schicken. In Kürze stehen wir Ihnen wieder zur Verfügung und freuen uns auf Ihr Anliegen.

Ihre Holzprofis

Abwesenheit ohne Grund

Ob Urlaub, Sonderurlaub, Krankheit, Kinderkrankentage, Fortbildung oder anderweitige Verhinderung: Natürlich können Mitarbeiter auch eine Abwesenheitsnotiz einrichten, ohne den Grund der Abwesenheit zu kommunizieren.

Ein Beispiel: Herr Steinke hat in seiner Tätigkeit als Sales Agent viele internationale Kontakte. Aus persönlichen Gründen fällt er für einige Tage aus. Seine Muster- Abwesenheitsnotiz gestaltet er entsprechend zweisprachig und passt sie jeweils für weitere mögliche Abwesenheiten an:

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihre Nachricht. Vom 1.9. bis zum 3.9. werde ich nicht im Büro sein. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet. Ich melde mich umgehend nach meiner Rückkehr.

Ihr Michael Steinke

Dear Sender,

Thank you very much for your email. I’ll be out of office starting 1st of September until 3rd of September EOB. Your message will not be forwarded. I will get back to you asap upon my return.

Yours sincerely,

Michael Steinke

Längere Krankheit

Nach einem Bandscheibenvorfall ist der Osteopath Herr Ritter 6 Wochen krankgeschrieben. Alle Adressaten, die an seine Mail-Adresse während dieser Zeit eine Mail schicken, erhalten eine automatische Antwort:

Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Kolleginnen und Kollegen,

ich bin bis auf Weiteres nicht in der Praxis erreichbar. Handelt es sich bei Ihrem Anliegen um eine dringende Angelegenheit? Dann stehen Ihnen meine Kolleginnen und Kollegen sehr gern zur Verfügung. Sie erreichen das Team unter team[at]ritterosteo[.]de

Ihr Lars Ritter

Interne versus externe Abwesenheitsnotiz

In vielen Programmen lassen sich unterschiedliche Nachrichten einstellen – je nachdem, ob sich die Adressaten innerhalb oder außerhalb der Organisation befinden. So haben Mitarbeiter die Möglichkeit zu entscheiden, wie viele Informationen sie jeweils preisgeben wollen oder ob es intern überhaupt der Benachrichtigung bedarf. Gerade bei großen E-Mail-Verteilern und längeren Abwesenheiten ist es sinnvoll, die internen Benachrichtigungen zu deaktivieren. Das beugt einer internen E-Mail-Flut vor und schont das Zeitmanagement der Kolleginnen und Kollegen.

Der Abschiedsgruß: Was tun, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen haben?

Beim Ausscheiden aus dem Unternehmen haben viele Mitarbeiter das Bedürfnis, Kunden und Geschäftspartner nicht im Unklaren über ihren Verbleib zu lassen.

Abschiedsgrüße enthalten häufig einen Dank für die gute Zusammenarbeit. Meist wird ein Nachfolger für das jeweilige Projekt oder Anliegen benannt. Einige Mitarbeiter bieten eine Kontaktaufnahme über berufliche soziale Netzwerke wie LinkedIn oder XING an.

Abwesenheitsnotiz: Kleine Nachricht, große Wirkung

Ob Urlaub, Krankheit, Elternzeit oder Kündigung: Die Abwesenheitsnotiz ist weit mehr als nur eine technische Funktion. Sie trägt zu einem reibungslosen Informationsfluss bei, entlastet Kolleginnen und Kollegen und sorgt für eine professionelle Außenwirkung gegenüber Kunden und Bewerbern. Für HR-Abteilungen gehört sie deshalb zum festen Bestandteil eines guten Abwesenheitsmanagements – und ist ein kleiner, aber entscheidender Baustein für erfolgreiche Unternehmenskommunikation.

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