Sonderurlaub

Was ist Sonderurlaub?

Ob Todesfall, Hochzeit oder ein Umzug aus beruflichen Gründen – im Arbeitsleben gibt es immer wieder Ereignisse, die kurzfristige Auszeiten vom Job erfordern. Genau für solche Situationen ist der Sonderurlaub vorgesehen.

Er ermöglicht eine bezahlte oder unbezahlte Freistellung von der Arbeit aus persönlichen Anlässen, die außerhalb des regulären Erholungsurlaubs liegen. Welche Regelungen dabei gelten, richtet sich unter anderem nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB), arbeitsvertraglichen Vereinbarungen und betrieblichen Regelungen.

Sonderurlaub: Definition und gesetzliche Grundlagen

Sonderurlaub ist keine Erfindung der modernen Arbeitswelt, sondern ein rechtlich verankerter Anspruch auf Freistellung von der Arbeit aus persönlichen Gründen, die außerhalb des regulären Urlaubs liegen. Im Unterschied zum gesetzlichen Anspruch auf Erholungsurlaub gemäß Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) ist der Sonderurlaub nicht eindeutig im Urlaubsrecht geregelt, sondern basiert auf zivilrechtlichen Normen. Die Rechtsgrundlage für Sonderurlaub findet sich im BGB (Bürgerliches Gesetzbuch), genauer gesagt in § 616 Satz 1 BGB. Dieser Paragraph regelt die Entgeltfortzahlung bei kurzfristiger persönlicher Verhinderung. In ihm steht, dass Arbeitgeber ihre Angestellten von der Arbeit freistellen können, wenn sie „für eine verhältnismäßig nicht erhebliche Zeit“ aus einem in der Person liegenden Grund und ohne eigenes Verschulden verhindert sind.

Dabei handelt es sich meist um eine bezahlte Freistellung, bei der die Lohnfortzahlung bestehen bleibt. Allerdings gibt es die Möglichkeit, dass Arbeitsverträge, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen eingeschränkt oder vollständig den Geltungsbereich von § 616 BGB ausschließen. Gerade im HR-Kontext ist es daher entscheidend, zu prüfen, ob dieser Paragraph im Unternehmen noch greift oder nicht.

Wichtig ist außerdem die Abgrenzung zum unbezahlten Urlaub. Wird Sonderurlaub gewährt, bleibt das Arbeitsverhältnis aktiv – anders als bei einer rein freiwilligen Auszeit (die als unbezahlter Urlaub angesehen wird). Im Unterschied zum gesetzlich geregelten Erholungsurlaub gemäß Bundesurlaubsgesetz besteht beim Sonderurlaub jedoch kein umfassender Anspruch auf Vergütung oder auf eine bestimmte Dauer – dies hängt stets vom Anlass und den jeweiligen Regelungen ab. Nach einer einheitlichen gesetzlichen Regelung zur Dauer oder zum Umfang von Sonderurlaub sucht man vergeblich – maßgeblich sind arbeitsvertragliche Vereinbarungen oder tarifliche Vorgaben.

In welchen Fällen besteht Anspruch auf Sonderurlaub?

Der Anspruch auf Sonderurlaub ergibt sich in der Regel aus einem konkret benannten persönlichen Ereignis, das die Anwesenheit der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters im Betrieb vorübergehend unmöglich macht. Viele dieser Fälle sind in Tarifverträgen oder betrieblichen Vereinbarungen klar definiert. Für Personalverantwortliche ist es entscheidend, diese Anlässe korrekt einzuordnen, um Rechtssicherheit zu gewährleisten. In Einzelfällen ist auch die akute Pflege eines erkrankten Kindes ein Anlass für Sonderurlaub – vorausgesetzt, es handelt sich nicht bereits um einen Fall, der über Kinderkrankentage abgedeckt ist.

Typische Anlässe für bezahlten und unbezahlten Sonderurlaub sind:

• Sonderurlaub wegen Hochzeit – meist ein Tag bei Eheschließung
• Sonderurlaub für Geburt – z.B. bei der Geburt des eigenen Kindes
• Sonderurlaub für Umzug – wenn dieser Umzugsurlaub aus beruflichen Gründen erfolgt
• Sonderurlaub im Todesfall – beim Tod von nahen Angehörigen (Eltern, Kinder, Ehepartner)
• Sonderurlaub bei Krankheit – bei akuter Erkrankung eines Familienangehörigen
• Staatsbürgerliche Pflichten – z.B. Gerichtstermine, Zeugenaussagen

Nicht jeder dieser Anlässe führt automatisch zu einem bezahlten Sonderurlaub. Vielmehr hängt dies vom Arbeitsvertrag und ggf. vom geltenden Tarifvertrag ab. Deshalb ist eine individuelle Prüfung bei einem Sonderurlaub unerlässlich.

Wie lange dauert Sonderurlaub?

Eine pauschale Antwort auf die Frage nach der Dauer des Sonderurlaubs gibt es nicht – denn diese hängt maßgeblich vom Anlass, den vertraglichen Vereinbarungen sowie dem geltenden Tarifrecht ab. Gesetzlich ist lediglich vorgesehen, dass der Zeitraum „verhältnismäßig nicht erheblich“ ist – was im Alltag Interpretationsspielraum lässt. Während manche Unternehmen fixe Sonderurlaubsansprüche pro Kalenderjahr gewähren, regeln andere sie ausschließlich anlassbezogen.

Ein häufiger Richtwert ist beispielsweise ein Tag Sonderurlaub für die eigene Hochzeit oder bei einem Todesfall in der engeren Familie. Bei einem Sonderurlaub wegen Umzug aus beruflichen Gründen gilt ebenfalls ein Tag für angemessen. Tarifverträge, insbesondere im öffentlichen Dienst, definieren hier deutliche Vorgaben. Zum Beispiel der Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD): Der § 29 TVöD enthält eine detaillierte Auflistung typischer Sonderurlaubsfälle für Beschäftigte. Auch die Sonderurlaubsverordnung (SUrlV) regelt die Ansprüche für Beamte und Beschäftigte im öffentlichen Dienst des Bundes mit detaillierten Listen zu Anlass und Dauer.

Für Unternehmen ohne tarifliche Bindung gilt es, klare Regelungen im Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung zu schaffen, um Verbindlichkeit und Gleichbehandlung sicherzustellen. Für HR-Abteilungen ist es ratsam, interne Richtlinien zu etablieren, die sowohl Rechtskonformität als auch Transparenz gegenüber Mitarbeitenden gewährleisten.

Hinweis: Unabhängig von der Länge des Sonderurlaubs lohnt es sich, eine Urlaubsvertretung klar zu definieren. So haben Teams die Möglichkeit, Workflows beizubehalten und Aufgaben effizient zu verteilen.