Dienstwohnung für Mitarbeiter: Was Sie darüber wissen müssen

Angesichts exorbitant gestiegener Mieten stellen Werkswohnungen für Firmen einen großen Wettbewerbsvorteil dar, um wertvolle Fachkräfte für sich zu gewinnen. Aber welche Regelungen gibt es hierfür und unter welchen Voraussetzungen ergibt sich bei Bezug einer Dienstwohnung ein geldwerter Vorteil für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen?

Wenn der Wohnraummangel auf Fachkräftemangel trifft

In den 1970er Jahren hielten zahlreiche Unternehmen Wohnungen für Mitarbeiter bereit, die Bewerbern eine unkomplizierte Ansiedlung in der Nähe ihrer Standorte ermöglichten. Aufgrund geänderter Steuerrechte im Laufe der Jahrzehnte verlor das Konzept der Mitarbeiterwohnung jedoch nach und nach an Attraktivität. Seit 2020 gibt es nun eine Steuererleichterung, bei der der geldwerte Vorteil einer Werkswohnung minimiert wird oder ganz wegfällt. So muss der Mitarbeiter die Ersparnis, die er durch eine günstigere Miete hat, nicht versteuern. Ihm bleibt durch die Dienstwohnung mehr von seinem Gehalt.

Firmen wie VW, BASF und die Deutsche Bahn stellen wieder vermehrt Wohnraum für ihre Mitarbeiter bereit, um sie an ihre Standorte zu locken. Dies stellt vor allem in Ballungsräumen, in denen eklatanter Wohnraummangel herrscht, einen klaren Wettbewerbsvorteil dar. Unternehmen kooperieren mit Genossenschaften und sichern sich Belegungsrechte oder schaffen gleich selbst Wohnraum durch eigene Immobilientöchter. Für Fachkräfte, Berufseinsteiger sowie Praktikantinnen und Praktikanten ergeben sich daraus viele Vorteile, die sich positiv auf das Firmenimage und die Mitarbeitergewinnung auswirken.

Die Vorteile einer Dienstwohnung im Überblick

Im hart umkämpften Markt der Fachkräfte stellt günstiger Wohnraum für Mitarbeiter einen interessanten Corporate Benefit dar. Vor allem, wenn Arbeitskräfte diesen nicht mühevoll selbst suchen müssen. Eine Stadt wie zum Beispiel München, in der die Miete für eine Wohnung 2023 schon bei durchschnittlich rund 23 Euro pro Quadratmeter lag, schreckt manche Bewerber beim Gedanken an hohe Lebenshaltungskosten ab. Mieten Mitarbeiter jedoch eine Wohnung über ihre Firma, fällt die Entscheidung für einen Umzug deutlich leichter. Fällt durch den Umzug auch das Pendeln zum Arbeitsplatz weg, erspart dies Angestellten Zeit und weitere Kosten.

Eine Dienstwohnung (auch Werkswohnung oder Mitarbeiterwohnung) bringt daher für alle Beteiligten positive Aspekte mit sich und wirkt sich auf die Entscheidung aus, ob Interessenten die Stelle an einem neuen Unternehmen annehmen.

• Zeit- und Kostenersparnis: Mitarbeiter finden schnell und unkompliziert kostengünstigen Wohnraum.
• Finanzieller Gewinn: Arbeitnehmern bleibt durch eine Dienstwohnung mehr Gehalt.
• Mitarbeiterbindung: Arbeitgeber bieten eine Dienstwohnung günstiger an als eine Wohnung auf dem freien Markt und machen es so für Arbeitnehmer attraktiv, langfristig im Unternehmen zu bleiben.
• Familienfreundlichkeit: Die Nutzung der Dienstwohnung bietet stabile Wohnverhältnisse und erleichtert bei Betriebsnähe die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.
• Flexibilität und Mobilität: Für Mitarbeiter, die aus dienstlichen Gründen viel unterwegs sind, sind Werkswohnungen an unterschiedlichen Standorten ideal.
• Bessere Work-Life-Balance: Das oft mühsame und zeitraubende Pendeln fällt weg, sodass Mitarbeiter mehr Freizeit haben.

Betriebswohnung: Diese Voraussetzungen gelten

Grundsätzlich ist ein Dienst-, Arbeits- und Ausbildungsverhältnis die Voraussetzung, damit ein Arbeitgeber eine Wohnung oder einzelne Wohnräume als Betriebswohnung vermietet. Ob der Arbeitgeber diese Wohnung wiederum selbst angemietet hat oder sie sich in seinem Besitz befindet, ist dabei egal. Das Unternehmen kann die Wohnung für Mitarbeiter auch mieten und ihnen vergünstigt zur Verfügung stellen. Wichtig ist allerdings, dass die Wohnung eine geschlossene Einheit von Räumen und einen eigenständigen Haushalt darstellt. Eine Küche oder Kochmöglichkeit sowie sanitäre Anlagen sind obligatorisch.

Sind diese Voraussetzungen nicht gegeben und teilt der Arbeitnehmer beispielsweise die Küche mit anderen familienfremden Personen, handelt es sich um eine Gemeinschaftsunterbringung. Diese gilt nicht als Werkswohnung und wird steuerrechtlich durch die Sozialversicherungsentgeltverordnung geregelt. Daher wird sie an den amtlichen Sachbezugswerten gemessen, welche auch etwa Verpflegungskosten in der Kantine steuerrechtlich betreffen.

Diese drei Arten von Dienstwohnungen für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gibt es

Je nachdem, ob ein Unternehmen seinen Angestellten eine Wohnung vermietet, ihnen diese kostenfrei überlässt oder Mitarbeiter sie für ihre Tätigkeit sogar schlicht benötigen, ergeben sich drei verschiedene Modelle.

Werkmietwohnung: Arbeitnehmer und Arbeitgeber schließen einen Mietvertrag ab

Schließen Unternehmen und Mitarbeiter einen Mietvertrag miteinander ab und entrichtet der Angestellte für die Dienstwohnung Miete, handelt es sich um eine Werkmietwohnung. Steht die Wohnung nicht im Zusammenhang mit der ausgeübten Tätigkeit, wird diese auch als ungebundene Werkmietwohnung bezeichnet. Angenommen, der Arbeitgeber mietet die Wohnung für seinen Arbeitnehmer und stellt sie ihm günstiger zur Verfügung, entsteht dem Mitarbeiter ein geldwerter Vorteil durch eine geringere Miete. Hier gibt es seit Anfang 2020 jedoch eine Sonderregelung.

Die Verträge für Wohnung und Arbeit bestehen unabhängig voneinander, was im Falle einer Kündigung relevant ist. Denn dabei hat der Vermieter ein Sonderkündigungsrecht, wenn die Parteien den Mietvertrag auf unbestimmte Zeit abgeschlossen haben. Dieses kann er in Anspruch nehmen, wenn das Dienstverhältnis rechtswirksam beendet ist. Ansonsten gelten die Kündigungsfristen des allgemeinen Wohnraummietrechts.

Werkdienstwohnung: Wohnung für Mitarbeiter als Teil des Gehalts

Zahlt der Arbeitgeber Miete für den Arbeitnehmer oder bringt ihn kostenfrei in einer betriebseigenen Firmenwohnung unter, handelt es sich um eine Werkdienstwohnung. Oft gibt es diese Art der Dienstwohnung für Saisonkräfte in der Tourismusbranche. Neben dem Arbeitsvertrag schließen die Parteien keinen separaten Mietvertrag ab, sondern der Arbeitgeber überlässt dem Arbeitnehmer den Wohnraum im Rahmen des Dienstverhältnisses.

Somit gilt das übliche Wohnraummietrecht für diese Dienstwohnung nicht. Sie ist an das Arbeitsverhältnis gebunden und muss nach Beendigung der Tätigkeit verlassen werden. Durch die Werkswohnung entsteht ebenfalls ein geldwerter Vorteil, den der Arbeitnehmer versteuert.

Funktionsgebundene Werkswohnung: Tätigkeit erfordert die Wohnung

Eine klassischerweise funktionsgebundene Dienstwohnung haben gewisser Berufe wie etwa ein Hausmeister oder eine Heimleiterin. Denn ihre Tätigkeiten sind unmittelbar an eine Wohnung geknüpft, die sich auf dem Firmengelände oder in unternehmenseigenen Wohnanlagen befindet. Hier ist die Dauer des Dienstwohnungsverhältnisses gleichgesetzt mit der Dauer des Arbeitsverhältnisses. Endet die Tätigkeit und die Firmenwohnung wird für den Nachfolger benötigt, muss der ehemalige Mitarbeiter ausziehen. Die funktionsgebundene Werkswohnung wird als Teil des Gehalts angesehen, weshalb der Arbeitnehmer für die Hausmeisterwohnung Steuern zahlt.

Geldwerter Vorteil bei einer Dienstwohnung: So wird er berechnet

Wenn der Arbeitgeber eine Wohnung zahlt oder eine verbilligte Miete direkt vom Lohn abzieht, entsteht ein geldwerter Vorteil (Sachbezug). Grundsätzlich wird die Firmenwohnung für Mitarbeiter dabei dem steuer- und beitragspflichtigen Arbeitslohn angerechnet. Allerdings gibt es seit 2020 einen Freibetrag durch eine Sonderregelung, die im Einkommensteuergesetz § 8, Absatz 12 festgehalten ist: Zahlt der Mitarbeiter mindestens ⅔ der ortsüblichen Miete, wird die Dienstwohnung für ihn steuerfrei. Der ortsübliche Mietpreis pro Quadratmeter darf allerdings 25 Euro nicht übersteigen, damit es für Luxuswohnungen keine Steuerbegünstigungen gibt.

Beispiele für die Berechnung des geldwerten Vorteils einer Wohnung

In Beispiel A zahlt der Mitarbeiter weniger als die vorgegebenen ⅔ der ortsüblichen Miete, die bei 800 Euro liegen. So bildet die Differenz von 150 Euro den zu versteuernden geldwerten Vorteil. In Beispiel B liegt der Mietanteil des Mitarbeiters sogar über diesem Betrag, der sich durch die ⅔-Regelung ergibt. Er schöpft den Freibetrag voll aus und es entsteht kein geldwerter Vorteil.

Rechtliche Bestimmungen für die Kündigung einer Dienstwohnung

Bei einer funktionsgebundenen Dienstwohnung steht diese dem Mitarbeiter und auch seiner Familie für die Dauer seiner Tätigkeit zur Verfügung. Er muss sie verlassen, sobald der Arbeitsvertrag endet. Das erfordert die schriftliche Kündigung des Arbeitsverhältnisses, das die Wohnraumnutzung mit einschließt. Die Kündigungsfrist liegt bei lediglich einem Monat. Sofern sie bis zum dritten Werktag eines Monats ausgesprochen wurde, endet das Mietverhältnis zum Monatsende.

Eine längere Frist haben Mitarbeiter bei der Werkmietwohnung. Für eine Dienstwohnung mit Mietvertrag gilt das allgemeine Mietrecht. Dabei beträgt die Kündigungsfrist der Wohnung 3 Monate und stellt eine Sonderkündigungsfrist für Unternehmen dar. Bewohnt der Mitarbeiter die Wohnung jedoch bereits länger als 10 Jahre, greift das bundesweit geltende Wohnraummietrecht des Bürgerlichen Gesetzbuchs. Dadurch gelten gegebenenfalls längere Kündigungsfristen.

Warum es sinnvoll ist, als Arbeitgeber Wohnungen zur Verfügung zu stellen

Durch steigende Mietpreise und knappen Wohnraum stellen bezahlbare Dienstwohnungen für Mitarbeiter einen interessanten Benefit dar, der ihre Entscheidung für oder gegen ein Unternehmen oftmals positiv beeinflusst. So profitieren Angestellte von günstigeren Mieten, während Firmen dringend benötigte Fachkräfte erhalten. Und dank der seit 2020 geltenden Freibeträge, durch die der geldwerte Vorteile der Firmenwohnungen bei entsprechender Mietzahlung wegfällt, sind Dienstwohnungen noch einmal deutlich attraktiver geworden. Schließlich zählen Dienstwohnungen dadurch unter bestimmten Bedingungen als steuerfreie Arbeitgeberzuschüsse.