Definition und Konzept

Interne Kommunikation

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Wie Sie interne Unternehmenskommunikation in Ihrer Firma etablieren

Einen erfolgreichen Informationsaustausch im eigenen Unternehmen zu gewährleisten, ist heutzutage besonders herausfordernd. Denn es entstehen regelmäßig neue Kommunikationsanlässe, die einen neuen Blickwinkel fordern, um bestimmte Situationen angemessen zu kommunizieren. Sobald Unternehmen dies verstehen, sorgen sie nicht nur für eine funktionierende interne Kommunikation. Sie steigern auch die Motivation ihrer Mitarbeiter und sorgen für schnellere Arbeitsprozesse. Einige Maßnahmen und Vorgaben helfen Unternehmen dabei, ihre interne Kommunikationsstrategie erfolgreich umzusetzen.

Doch was ist interne Kommunikation? Wie fördern Unternehmen einen flüssigen und transparenten Austausch von Informationen zwischen den Kollegen? Und welche Regeln sind entscheidend, um von den Möglichkeiten der innerbetrieblichen Kommunikation zu profitieren?

Interne Kommunikation – eine Definition

Die interne Kommunikation ist ein Konzept, welches als Teil der Corporate Communication den verbalen und nonverbalen Informationsaustausch zwischen den Mitarbeitern und Teams eines Unternehmens fördert. Sie findet sowohl formell über klar festgelegte Medien und Kanäle statt als auch informell ‒ beispielsweise in Gesprächen oder Chats. Interne Kommunikation wird daher auch häufig als Mitarbeiterkommunikation bezeichnet.

Was ist der Unterschied zwischen interner und externer Kommunikation?

Die interne Kommunikation richtet sich ausschließlich an die Angestellten einer Firma und deren Arbeitgeber. Die externe Kommunikation hingegen spricht vorrangig die Kunden, Presse, Partner oder Sponsoren eines Unternehmens an.

Interne und externe Kommunikation sollten Betriebe stets als Ganzes verstehen. Denn sie fördern die Normen, Werte sowie die Kultur eines Unternehmens und tragen somit maßgeblich zur Corporate Identity bei.

Sind Unternehmen zur internen Kommunikation verpflichtet?

Tatsächlich verpflichtet das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) Betriebe gesetzlich zur internen Kommunikation. Das Gesetz gibt unter anderem Vorgaben zur Informationspflicht gegenüber:

  • Einzelnen Mitarbeitern
  • Der Gesamtheit aller Mitarbeiter
  • Dem Betriebsrat
  • Dem Wirtschaftsausschuss

Das Gesetz macht auch Vorgaben zu den Informationsinhalten sowie dem Zeitpunkt ihrer Kommunikation.

Ein Team koordiniert die Interne Unternehmenskommunikation

Was sind die Ziele der internen Kommunikation?

Primär verfolgt die interne Kommunikation das Ziel, die Mitarbeiter eines Betriebs zu informieren, motivieren und zu binden.

Weitere Ziele der internen Unternehmenskommunikation:

  • Unternehmerische Vorgaben erreichen.
  • Teams durch Dialog und Partizipation zusammenführen.
  • Wissensstand der Mitarbeiter vereinheitlichen.
  • Transparenz fördern.
  • Prozesse schnell und effektiv gestalten.
  • Basis für die externe Kommunikation schaffen.

Somit ist die interne Kommunikation zum Beispiel für Human Resources eine effektive Maßnahme für Onboardings oder Weiterbildungen.

Die verschiedenen Kommunikationswege im Unternehmen und deren sinnvolle Nutzung

Besonders mit der Digitalisierung haben sich zahlreiche neue Informationswege für Unternehmen ergeben. Die Herausforderung besteht inzwischen darin, aus der Vielzahl der verfügbaren Möglichkeiten die richtigen internen Kommunikationskanäle zu wählen, um Informationen bestmöglich zu vermitteln. Daher wird generell auch zwischen digitalen und analogen Kommunikationsinstrumenten unterschieden.

Digitale interne Kommunikationsinstrumente

Intranet

Stellt Informationen zur Verfügung, die nur für Mitarbeiter eines Betriebs zugänglich sind. Das Intranet vereint alle Abteilungen. Die Angestellten können zu jeder Zeit darauf zugreifen.

Online-Calls und Videokonferenzen

Gerade wenn der Austausch vor Ort nicht möglich ist, eignen sich Online-Calls und Videokonferenzen als gute Alternative, um relevante Informationen auszutauschen.

Chats

Ermöglicht den schnellen Austausch zwischen Mitarbeitern sowie ganzen Teams. Dadurch verkürzen sich Kommunikationswege und kleinere Entscheidungen lassen sich auch ohne eigenes Meeting treffen.

Interner Newsletter

Eignet sich besonders, um kurze News, anstehende Events oder personelle Änderungen zu verkünden. Ein regelmäßig erscheinender interner Newsletter prägt die Identität eines Unternehmens und trägt somit auch zum Employer Branding bei.

Corporate Blog

Ist sowohl für die außer- als auch innerbetriebliche Kommunikation ein geeignetes Mittel, um Informationen und Wissen zu verbreiten. Im Human Resource Management eignet sich ein Corporate Blog zudem als Instrument zum Recruiting, da er ein wichtiges Werkzeug des Employer Brandings ist.

Wiki

Ein Wiki bildet in der firmeninternen Kommunikation Wissen und Arbeitsprozesse für alle Mitarbeiter und Teams ab. Es hilft dabei, Prozesse zu vereinfachen, erfordert jedoch eine regelmäßige Pflege der Daten.

Befragungen

Ideal, um schnell Mitarbeiter-Feedback einzuholen und dieses mit wenigen Klicks auszuwerten sowie zu analysieren.

Digitale Mitarbeiterzeitschrift

Passt primär zu Konzernen, die eine entsprechende Themenvielfalt bieten. Setzen die zuständigen Redakteure die Inhalte einer Mitarbeiterzeitschrift gut um, fördert dies die Corporate Identity. Natürlich ist es auch möglich ein Magazin als Printversion herauszubringen, was allerdings mit einem höheren Zeit- und Kostenaufwand verbunden ist.

Messaging-Tools

Zahlreiche Unternehmen bieten ihren Mitarbeitern Instant Messaging Tools, die eine schnelle Kommunikation im Unternehmen in Echtzeit zulassen.

Durch die Digitalisierung kommen inzwischen vermehrt neue Werkzeuge für interne Kommunikationsstrategien zum Einsatz. So zum Beispiel firmeneigene Podcasts und Apps sowie Bots, die einfache Fragen zu Abläufen und Ansprechpersonen standardisiert beantworten und so die Angestellten entlasten.

Analoge interne Kommunikationsinstrumente

Meetings

Eines der am häufigsten genutzten internen Kommunikationsmittel. Besonders bei wichtigen Themen oder Entscheidungen eignen sich Meetings am besten zum gemeinsamen Austausch.

Schwarzes Brett

Eine Möglichkeit, um allgemeine Informationen und Ankündigungen im Betrieb zu verbreiten. Jedoch ist das Schwarze Brett nur notwendig, wenn Angestellte über keine eigene E-Mail-Adresse verfügen.

Mitarbeitergespräche

Für persönliche Nachrichten oder ein tieferes Feedback eignen sich regelmäßige Mitarbeitergespräche am besten. Zudem vermitteln sie den Angestellten ein Gefühl der Wertschätzung.

Versammlungen

Versammlungen dienen besonders dazu, allgemeingültige Neuigkeiten zu vermitteln. Sie fördern zudem das Teambuilding, sind jedoch aufwendig in der Vorbereitung.

Briefe oder Karten

Ein Instrument, um wichtige Informationen oder eine besondere Wertschätzung zu vermitteln. Jedoch sollten Briefe oder Karten nicht zu oft versendet werden, da sie sonst ihren exklusiven Charakter verlieren.

Feste und Veranstaltungen

Sorgen dafür, dass sich die Belegschaft besser kennenlernt und ein Teamgefühl entwickelt. Regelmäßige Events stärken die Verbindung der Angestellten zum Unternehmen.

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Die vier Säulen der internen Kommunikation

Um die interne Unternehmenskommunikation zu verbessern, orientieren sich zahlreiche Unternehmen an den vier Säulen der Kommunikation.

Erste Säule der internen Kommunikation: Informationsweitergabe

Von der ersten Säule hängt der gesamte Erfolg des Vier-Säulen-Modells ab. Denn ohne eine Information erfolgreich weiterzugeben, sind die folgenden Säulen nicht realisierbar. Daher ist es wichtig, dass Unternehmen für den gleichen Wissensstand und für Transparenz unter den Angestellten sorgen, sodass keine Informationen verloren gehen.

Zweite Säule der internen Kommunikation: Dialog

Nachdem die Mitarbeiter die Information erhalten haben, treten sie in den Dialog. Dabei erfolgt dieser nicht nur “Top-Down”, also nur von der Führungsebene in Richtung der Angestellten, sondern aktiv zwischen allen Unternehmensebenen und -bereichen. Dies erschafft einen Raum für wertvollen Austausch, der neue Sichtweisen ermöglicht.

Dritte Säule der internen Kommunikation: Mitarbeitermotivation

Wenn der Dialog aktiv und beidseitig zwischen Angestellten und Vorgesetzten verläuft, beeinflusst dies die Mitarbeitermotivation positiv, da ein Gefühl der Wertschätzung entsteht. Dies fördert die Leistungsbereitschaft und bindet die Arbeitnehmer ans Unternehmen.

Vierte Säule der internen Kommunikation: Wissenstransfer

Eine hohe Mitarbeiterfluktuation erhöht die Gefahr des Wissensverlusts, wenn der ausscheidende Angestellte den eigenen Kenntnisstand vorher nicht im Unternehmen geteilt hat. Daher sollten Arbeitgeber ihre Mitarbeiter anspornen, das eigene Wissen in Workshops oder Wikis festzuhalten.

13 Kommunikationsregeln für Unternehmen: So gelingt der Informationsaustausch

Als Strategie für die interne Kommunikation eignen sich am besten Regeln, die für den gesamten Betrieb gelten – vom Geschäftsführer bis zum neuen Mitarbeiter. Dies fördert das Teamgefühl und sorgt obendrein für effizientere Arbeitsweisen

Die folgenden Kommunikationsregeln sollten im Unternehmen gelten: 

  1. Verständlich und einheitlich kommunizieren.
  2. Nur wichtige Sachverhalte mitteilen.
  3. Sprachliche Barrieren frühzeitig erkennen und beseitigen.
  4. Konflikte offen bewältigen.
  5. Informationen für alle Mitarbeiter transparent zugänglich machen.
  6. Aus der Perspektive der Angestellten kommunizieren.
  7. Regelmäßige Meetings mit allen Mitarbeitern abhalten.
  8. Offenheit für Feedback und neue Standpunkte zeigen.
  9. Verbindliche Schulungen und Fortbildungen für alle Teams einführen.
  10. Informationen über möglichst wenige, aber sinnvolle Kanäle teilen.
  11. Die Führungsebene in die interne Kommunikation einbinden.
  12. Entscheidungen gemeinsam treffen.
  13. Regelmäßige Mitarbeitergespräche führen.

Die Regeln zur Kommunikation im Unternehmen haben nur Erfolg, wenn alle Angestellten darüber informiert sind und vor allem über die Ziele dieser Maßnahmen aufgeklärt werden. Außerdem dürfen die internen Kommunikationsmaßnahmen die zeitlichen und finanziellen Ressourcen nicht überschreiten.

Interne Kommunikation kurzgefasst

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