Exit-Interview: 5 Tipps für ein gutes Austrittsgespräch

5 Tipps für ein konstruktives Austrittsinterview

Es ist soweit: Die Kündigungsfristen, die für eine ordentliche Kündigung gelten, sind verstrichen, und die letzten Arbeitstage des Mitarbeiters im Unternehmen stehen bevor. Es ist Zeit für das Offboarding-Gespräch, bei dem sich HR-Abteilungen, Abteilungsleitungen und die scheidenden Mitarbeiter zusammensetzen. Mit diesen 5 Tipps holen Unternehmen das Maximum aus der Feedback-Möglichkeit heraus:

1. Gründe für den Unternehmensaustritt empathisch erfragen

An dieser Stelle ist Fingerspitzengefühl gefragt. Die Gründe, warum Mitarbeiter beschlossen haben, das Unternehmen zu verlassen, können schließlich sehr vielfältig sein und vom Wunsch nach neuen Aufgaben bis hin zu privaten Schicksalen reichen. Indem Unternehmen ihre Exit-Interview-Fragen offen stellen und nicht übergriffig nachbohren, zeigen sie Empathie und geben ihren scheidenden Mitarbeitern die Möglichkeit, so authentisch wie möglich zu antworten.

Beispiel: Herr Müller kündigt, weil er mehr Zeit benötigt, um seinen demenzkranken Vater zu unterstützen. In seinem Heimatort hat er einen Betrieb gefunden, der ihm bei gleichem Gehalt deutlich flexiblere Arbeitszeiten bietet. Sein Noch-Arbeitgeber fragt Herrn Müller, ob es etwas gibt, was er sich gewünscht hätte. Herr Müller schildert seine private Situation und berichtet ehrlich, was ihn zum Wechsel bewogen hat. Das Unternehmen nimmt mit, dass es sich selbst um ein flexibleres Arbeitszeitmodell bemühen möchte.

2. Wertschätzung und Dank aussprechen

In jedem Berufsalltag gibt es Aufs und Abs, Dinge, die gut laufen, und Themen, die optimiert werden können. Manchmal gehen Arbeitsverhältnisse auseinander, weil es fachlich oder zwischenmenschlich schlichtweg nicht passt. Dennoch ist ein Exit-Gespräch eine gute Möglichkeit, um Wertschätzung und Dank auszusprechen, ohne verbale Abrechnungen.

Beispiel: Die Führungskraft Frau Schneider ist mit ihrer direkten Art bei ihrem Arbeitgeber und im Kollegenkreis häufig angeeckt. Als sie selbst kündigt, um eine Stelle bei einer gemeinnützigen Organisation anzutreten, sind viele Kollegen erleichtert. Im Austrittsgespräch besinnt sich das Unternehmen auf die Stärken von Frau Schneider, beispielsweise ihren Mut und ihren Pragmatismus. Das Gespräch verläuft ohne Schuldzuweisungen. So hat Frau Schneider das Unternehmen als guten Arbeitgeber in Erinnerung, der einfach nicht der passende war. Das Unternehmen nimmt für sich mit, regelmäßig Workshops zum Thema “Führungspersönlichkeiten und Kommunikation” anzubieten.

3. Kontaktmöglichkeiten anbieten

Unsere moderne Arbeitswelt ist vernetzter als je zuvor. Oft kreuzen sich die Wege von Mitarbeitenden und Unternehmen mehrfach, und es gibt verschiedene Schnittstellen, die eine spätere Zusammenarbeit durchaus wahrscheinlich machen. Eine Vernetzung über moderne Karriereportale wie LinkedIn oder XING schadet nicht.

Beispiel: Der Jurist Herr Zander verlässt seine Kanzlei, weil er im Unternehmensrecht bessere Karrierechancen für sich sieht. Als er wenige Monate nach seinem Wechsel von einem neuen Kollegen nach einem Experten für Arbeitsrecht gefragt wird, fällt ihm direkt ein ehemaliger Kanzlei-Kollege ein. Er vernetzt beide schnell und unkompliziert über LinkedIn.

4. Die Tür offen halten

Besser spät als nie: Insbesondere, wenn die Fronten zwischen den Mitarbeitenden und Unternehmen nicht verhärtet sind, kann ein Exit-Interview im Zweifel der Grundstein für eine spätere Zusammenarbeit sein. Sofern der Mitarbeitende noch keinen neuen Arbeitsvertrag unterschrieben hat, kann aus einem Endgespräch mitunter sogar ein Stay Interview werden. Das Stay Interview, das idealerweise während des Beschäftigungsverhältnisses regelmäßig wie ein klassisches Mitarbeitergespräch stattfindet, dient dazu, leistungsstarke, aber wechselwillige Mitarbeitende im Betrieb zu halten und einen Unternehmensaustritt abzuwenden.

Beispiel: Die Erzieherin Frau Schlosser ist mit den Arbeitsbedingungen an ihrer Kindertagesstätte nicht zufrieden. Obwohl sie sehr an den ihr anvertrauten Kindern hängt, hat sie sich nach einer neuen Stelle umgesehen. Im Exit-Gespräch spricht Frau Schlosser das erste Mal völlig offen mit der neuen Kitaleitung. Dabei stellt sich heraus, dass einige wichtige strukturelle Veränderungen bereits angestoßen sind. Nach dem Gespräch entscheidet sich Frau Schlosser zu bleiben und gibt der Kita noch eine Chance.

5. Den Übergang in den neuen Job erleichtern

Vor allem in großen Unternehmen ist das sogenannte Outplacement ein Thema, das zunehmend an Relevanz gewinnt. Dabei zeigen Arbeitgeber soziale Verantwortung, indem sie etwa nach einer betriebsbedingten Kündigung den Übergang ihrer Mitarbeitenden in eine neue berufliche Phase erleichtern. Das kann beispielsweise durch Weiterbildungen oder Karriere-Workshops geschehen. Gerade in Zeiten zahlreicher Entlassungen ist ein gutes Outplacement ein Zeichen für soziale Verantwortung. Das Exit-Gespräch kann als Anlass genommen werden, um diesbezüglich Wünsche und Pläne des scheidenden Mitarbeiters zu besprechen.

Beispiel: Ein mittelständischer Betrieb in der Automobilindustrie ist in wirtschaftliche Schieflage geraten. Das Unternehmen muss 20 Mitarbeiter betriebsbedingt entlassen. In persönlichen Gesprächen, die den Kündigungen vorausgehen, stellt sich heraus, dass viele der betroffenen Arbeitnehmer Angst vor den Herausforderungen des modernen Arbeitsmarktes haben. Insbesondere im Bereich Digitalkenntnisse fürchten einige Mitarbeiter Defizite. Der Arbeitgeber organisiert im Rahmen des Outplacements eine umfangreiche Digitalschulung für alle Mitarbeiter, einschließlich derer, die das Unternehmen verlassen.

Egal, warum Menschen ihren Job kündigen: Exit gut gestalten

Die Antwort auf die Frage, warum Menschen ihren Job kündigen, ist sehr individuell. Im Rahmen einer Studie hat die US-Firma iHire im vergangenen Jahr 2.000 Mitarbeitende und Arbeitgeber in den USA zu diesem Thema befragt. Demzufolge war der Hauptgrund, warum Mitarbeitende sich entschieden hatten, ihren Arbeitsplatz zu verlassen, ein toxisches oder negatives Arbeitsumfeld (32,4%).

Dahinter rangierten “schlechte Unternehmensführung” (30,3%) sowie “Unzufriedenheit mit der eigenen Führungskraft” (27,7%). Eine als unzureichend empfundene Bezahlung (20,5%) lag nur an 6. Stelle, knapp hinter einer schlechten Work-Life-Balance (20,8%).

In allen Fällen kann ein souverän gestaltetes Exit-Interview dabei helfen, die Wogen zu glätten und mit möglichst wenig Groll getrennte Wege zu gehen. Das Feedback der scheidenden Mitarbeiter kann dazu beitragen, die Gegebenheiten im Unternehmen zum Positiven zu verändern.

On- und Offboarding als ein Zeichen einer guten Unternehmenskultur

Ein gutes On- und Offboarding ist ein starkes Zeichen für eine gesunde und reife Unternehmenskultur. Es zeigt, wie ein Unternehmen mit Menschen umgeht, vom ersten bis zum letzten Tag ihrer Betriebszugehörigkeit. Während es beim Onboarding vor allem darum geht, neue Mitarbeitende willkommen zu heißen, sie aktiv zu integrieren und für ihre neue Stelle sowie relevante Themen zu befähigen, ist auch das Offboarding ein wertvoller Prozess.

Dabei muss es nicht immer ein Abschlussgespräch mit dem Chef sein. In der Regel leiten HR-Verantwortliche und Abteilungsleitungen die Abschlussgespräche. Durch transparente Kommunikation und wertschätzendes Feedback zeigt das Unternehmen Respekt und Lernbereitschaft. Es erhält wertvolle Impulse und bleibt positiv in Erinnerung.