Feedback geben: Diese Regeln und Methoden helfen

Feedback im beruflichen Kontext ist nicht nur ein fester Bestandteil regelmäßiger Evaluierungen. Es ist auch ein wichtiges strategisches Instrument, das sowohl die Motivation als auch die Produktivität der Mitarbeiter deutlich verstärkt. In einer konstruktiven und wertschätzenden Weise ist ein Feedback für Arbeitnehmer sogar eine willkommene Ergänzung ihrer Arbeit. Doch wie gelingt es in der Praxis, regelmäßig konstruktives Feedback zu geben? Und wie verpackt man kritisches Feedback oder gar negatives Feedback in einer motivierenden, der konkreten Situation angemessenen Weise? Erfahren Sie mehr über die wichtigsten Feedbackregeln zum Geben und Empfangen von Feedback.

Was ist Feedback und welche Arten von Feedback gibt es?

Feedback (zu Deutsch: Resonanz oder Rückkopplung) ist ein kommunikatives Werkzeug der Mitarbeiterentwicklung, mit dem Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen eine Rückmeldung zu ihrer geleisteten Arbeit erhalten: So weit, so simpel. Doch in der Praxis ist wertschätzendes Feedback eine Kunst, die einen wertvollen Beitrag zur Motivation und Bindung von Mitarbeitern leistet. Dabei gibt es verschiedene Arten von Feedback im Unternehmen. Feedback kann im Rahmen der Personalentwicklung sowohl durch die Geschäftsführung, durch Personalverantwortliche oder Vorgesetzte erfolgen – etwa im Jahresgespräch oder im unterjährigen Mitarbeitergespräch. Auch im Rahmen von Mitarbeiterbefragungen durch die Belegschaft kann Feedback empfangen werden.

Die Ziele von Feedback

Wer Feedback gibt, verfolgt bestimmte Ziele. So kann Feedback im Unternehmen zum Beispiel die Weiterentwicklung des Mitarbeiters betreffen – oder aber auch allgemeinerer Natur sein. Regelmäßiges Feedback an die Mitarbeiter zielt darauf ab, Prozesse im Rahmen eines Mentoring oder der grundsätzlichen Teamentwicklung zu verbessern und Abläufe effizienter zu gestalten. Für das betriebliche Talent Management und die Führungskräfteentwicklung nimmt das Thema Feedback damit eine wichtige Funktion ein.

Das primäre Ziel von Feedback liegt in der Regel darin, die Produktivität und Motivation zu steigern. Gerade im Rahmen des sogenannten Transformational Leadership wird zum Beispiel viel Wert auf eine gute Feedbackkultur gelegt. Schließlich bezeichnet dieser Begriff einen Stil der Mitarbeiterführung, der darauf abzielt, Arbeitnehmer zu motivieren und zu inspirieren, um gemeinsame Ziele zu erreichen.

Wie gibt man richtig Feedback? Die Regeln für Feedback-Geber

Viele Arbeitgeber und Personalverantwortliche stellen sich in diesem Zusammenhang die entscheidende Frage: Wie gebe ich richtig Feedback? Was macht konstruktives, qualifiziertes Feedback aus? In der Arbeitspsychologie gibt es verschiedene Modelle und Feedback-Methoden, die sich mit dem Thema Feedback-Kompetenz und Rückkopplung – also dem Zurückspielen von Informationen zum Zweck der Verbesserung – befassen. Dazu schreibt die Wirtschaftspsychologische Gesellschaft (WPSG): „Idealerweise erleben Mitarbeiter Dein Feedback als etwas, von dem sie profitieren, an dem sie wachsen und sich entwickeln – und das von Wertschätzung und Wohlwollen geprägt ist. Sie nehmen dann auch kritische Rückmeldung gerne an, berücksichtigen diese bei ihrem zukünftigen Verhalten.“

Damit professionelles Feedback durch das Gegenüber als konstruktiv wahrgenommen wird, erfolgt es der WPSG zufolge durch den Feedback-Geber vor allem gut dosiert, verhaltensnah und spezifisch konkret. Ebenso sollte es beschreibend und ausgewogen sein und eine Ich-Botschaft enthalten. Diese Regeln gelten sowohl für mündliches als auch für schriftliches Feedback.

Konstruktiv Feedback geben: Beispiele aus der Praxis

Ein Beispiel aus dem Arbeitsalltag: „Lieber Herr Meier, ich bin mit Ihrer Leistung im Rahmen unseres letzten gemeinsamen Projektes grundsätzlich sehr zufrieden. Für die Zukunft wünsche ich mir, dass Sie noch proaktiver auf unsere Kunden zugehen. Das könnte zum Beispiel im Rahmen eines telefonischen Vorgesprächs stattfinden. Melden Sie sich bei Fragen gern jederzeit bei mir. Ich bin sicher, dass Sie durch stärkere Proaktivität noch deutlichere Erfolge verzeichnen können.“

In diesem Beispiel ist das Feedback konstruktiv und Herr Meier verlässt das Gespräch motiviert. Er fühlt sich durch seine Vorgesetzte oder Vorgesetzten wertgeschätzt. Er weiß, dass es Optimierungsmöglichkeiten gibt und hat auch konkrete Umsetzungsmöglichkeiten an die Hand bekommen.

Deutlich unkonstruktiver wäre folgendes Szenario gewesen: „Lieber Herr Meier, ich bin nicht wirklich glücklich damit, wie das letzte Projekt gelaufen ist. Es war zwar nicht schlecht, aber Sie hätten deutlich proaktiver sein können. Das muss sich ändern, wenn Sie in Zukunft erfolgreicher sein möchten.“

Wenn etwas schiefgelaufen ist: Kritisches Feedback gut verpacken

Gutes Feedback zu geben ist eine Kunst, die jeder Chef und jeder Personalverantwortliche lernen kann. Positives Feedback hört natürlich jeder gern. Doch selbstverständlich kann auch kritisches Feedback gut und wertschätzend transportiert werden. Wichtig ist hierbei vor allem die Sachebene und die konstruktive Natur des Feedbacks: Es motiviert einen Mitarbeiter deutlich mehr, wenn er Lösungsvorschläge an die Hand bekommt, als wenn ihm schlichtweg eine vermeintliche Schlechtleistung vor Augen geführt wird. Auch Schulungen und Weiterbildungen können in Verbindung mit konstruktivem Feedback angeboten werden.

Wie gibt man Feedback? 10 goldene Feedbackregeln

Häufig ist im Netz im Zusammenhang mit dem Geben und Annehmen von Feedback von den „10 goldenen Feedbackregeln“ zu lesen. Diese besagen, dass konstruktives Feedback:

1. … beschreibt und nicht bewertet: Der Feedback-Geber beschreibt eine Situation und ordnet sie im Kontext ein. Die Basis dafür bildet zum Beispiel eine Personalentwicklung-Software, die Kompetenzprofile, individuelle Entwicklungspläne und klare Zielvorgaben enthalten kann. Daraus erfolgt die Bewertung, ob der Feedback- Empfänger die gestellte Aufgabe erfüllt hat. Das Empfangen von Feedback wird so zu einer professionellen Chance für den Feedback-Nehmer.
2. … eindeutig formuliert ist: Klare, eindeutige Formulierungen vermeiden Missverständnisse und Fehlinterpretationen.
3. … kein moralisches Urteil enthält: Gutes Feedback erfolgt im beruflichen Kontext auf der Sachebene und orientiert sich an Richtlinien, Zielvereinbarungen und aufgabenspezifischen Inhalten.
4. … konkrete Beispiele nennt: Konkrete Beispiele helfen dem Feedback-Empfänger, das Feedback richtig einarbeiten zu können und Lösungsansätze zu erarbeiten. Das gilt auch für Feedbackregeln im Team.
5. … keine Vermutungen aufstellt: Konstruktiv Feedback zu geben bedeutet auch hier, sich auf quantifizierbare Fakten zu beziehen und nicht zu mutmaßen.
6. … nur auf veränderbare Verhaltensweisen eingeht: Das Feedback-Gespräch nützt schließlich nur etwas, wenn Dinge auch realistisch veränderbar sind. Hat ein Mitarbeiter kritisches Feedback erhalten, kann er im Zweifel im nächsten Projekt oder beim kommenden Arbeitsschritt Veränderungen direkt umsetzen.
7. … nicht erzwungen wird: Zu einem konstruktiven Feedback gehören immer 2 – der Feedback-Geber und der Feedback-Nehmer.Feedback-Gespräche sind am erfolgreichsten, wenn sie rechtzeitig terminiert sind, sich beide Seiten auf die Feedback-Struktur vorbereiten können und die Rückmeldungen nicht zwischen Tür und Angel erfolgen.
8. … auf einem vertrauensvollen Verhältnis basiert: Misstrauen ist in Feedback-Gesprächen unangebracht. Das ist insbesondere für Feedback-Geber wichtig. Jeder sollte sich öffnen und ehrlich seine Eindrücke und Lösungsvorschläge schildern, um konstruktiv Rückmeldung zu geben.
9. … nicht verletzend oder persönlich ist: Auch die Tonalität gehört zu einer guten Feedbackkultur dazu. Spielen Herabwürdigungen oder gar Beleidigungen im Feedback-Gespräch eine Rolle, ist das ein Zeichen für gravierende Probleme. Kein Mitarbeiter wird sich so motiviert oder wertgeschätzt fühlen. Feedback zu bekommen sollte für jeden Mitarbeiter eine Bereicherung sein.
10. … zeitnah erfolgt: Nach dem Feedback ist vor dem Feedback. Damit das Feedback einen Mitarbeiter konstruktiv voranbringt, erfolgt es zeitnah und bezieht sich nicht auf Situationen oder Projekte, die bereits weit in der Vergangenheit liegen.

Gutes Feedback fördert Motivation und Loyalität

Eine gute Feedbackkultur ist ein wertvolles Gut im Unternehmen, von dem sowohl die Unternehmensführung als auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter profitieren. Führungskräfte nutzen konstruktives Feedback, um die fachliche Weiterentwicklung ihrer Teams zu fördern, während die Wertschätzung der Mitarbeiterbindung und -loyalität zugutekommt. Die Mitarbeiter selbst profitieren durch die Weiterentwicklungsmöglichkeit, da sie ihre Fähigkeiten optimieren und Skills erlernen, die häufig für ihren gesamten beruflichen Werdegang nützlich sind. Gleichzeitig schafft positives Feedback eine gute Grundlage für Karrieregespräche und Gehaltsverhandlungen.