Inhalt, Aufbau und Definition

Qualifiziertes Arbeitszeugnis

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Das Arbeitszeugnis: Die Bewertung eines endenden Arbeitsverhältnisses

Scheidet ein Mitarbeiter aus einem Unternehmen aus, hat er Anrecht auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Dieses bietet ihm die Möglichkeit, eine Einschätzung seiner Leistungen während des Anstellungszeitraums zu erhalten. Darüber hinaus liefert es seinem künftigen Arbeitgeber eine Übersicht der Tätigkeitsbereiche sowie des professionellen und zwischenmenschlichen Verhaltens im Unternehmen.

Doch ab wann haben Sie Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis? Was muss in einem qualifizierten Arbeitszeugnis zu Leistung und Verhalten stehen? Und was ist der Unterschied zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Zeugnis? Diese Fragen und mehr beantwortet Ihnen der nachfolgende Artikel.

Qualifiziertes Arbeitszeugnis Definition: Was ist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Das qualifizierte Arbeitszeugnis gibt Auskunft zu einer vergangenen Anstellung eines Arbeitnehmers. Es umfasst die Art, den Inhalt und die Dauer des gesamten Beschäftigungsverhältnisses im Unternehmen. Darüber hinaus enthält es eine Zusammenfassung und Beurteilung der Leistungen und des Auftretens des Mitarbeiters gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Kunden – in der genannten Reihenfolge. Diese Zusammenfassung enthält auch die Soft Skills des Mitarbeiters wie das persönliche Verhalten.

Jeder Arbeitnehmer hat in der Zeit zwischen der Kündigung und dem Ablauf der Kündigungsfrist Anspruch auf ein qualifiziertes Zeugnis. Allerdings muss er die Ausstellung aktiv und selbstständig einfordern.

Ein qualifiziertes Zeugnis wird nach der Erstellung von einem Mitarbeiter mit Personalverantwortung unterschrieben. Das können verschiedene ranghöhere Personen eines Unternehmens sein, wie beispielsweise…

  • … der Geschäftsführer, Vorstand oder Inhaber.
  • … eine vertretungsberechtigte Person wie der Abteilungsleiter oder ein Prokurist.

Besonders bei HR-Mitarbeitern hat das qualifizierte Arbeitszeugnis in der Bewerbung einen hohen Stellenwert, da es Auskunft über die beruflichen Erfahrungen sowie die Qualifikationen des Bewerbers gibt. Damit steht es im Gegensatz zum einfachen Arbeitszeugnis.

Was ist der Unterschied zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Arbeitszeugnis?

In den meisten Punkten liefern sowohl das einfache als auch das qualifizierte Arbeitszeugnis die gleichen Auskünfte über den Arbeitnehmer. Dazu muss es mindestens Angaben zur Art der Beschäftigung enthalten wie:

  • Dauer der Beschäftigung
  • Einsatzbereich in den Abteilungen
  • Verantwortlichkeiten im Unternehmen

Anders als beim qualifizierten Arbeitszeugnis enthält das einfache Arbeitszeugnis jedoch keine Auskünfte zum sozialen Verhalten des Arbeitnehmers. Außerdem kann der Mitarbeiter das einfache Arbeitszeugnis zu jedem Zeitpunkt anfordern, bei dem es beim Arbeitgeber Unterlagen zu seiner Person gibt. Das ist ein deutlicher Unterschied zum Anrecht des Arbeitnehmers auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis.

Was ist ein qualifiziertes Arbeitszeugnis? Und worin besteht der Unterschied zum einfachen Arbeitszeugnis?

Wann hat man Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis?

Jeder Arbeitnehmer hat grundsätzlich immer einen gesetzlichen Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis, sofern er in einem Abhängigkeitsverhältnis zum Arbeitgeber steht. Ab dem Zeitpunkt einer Kündigung kann er diesen Anspruch geltend machen. Allerdings muss der aus dem Unternehmen scheidende Mitarbeiter die Ausstellung des qualifizierten Arbeitszeugnisses aktiv verlangen. Das Zeugnis muss der Arbeitgeber dann bis zum Ablauf der Kündigungsfrist ausstellen.

Sollte der Mitarbeiter kein Zeugnis von seinem Arbeitgeber erhalten, obwohl er fristgerecht nach dieser verlangt hat, macht sich der Arbeitgeber schadensersatzpflichtig.

Was ist ein qualifiziertes Zwischenzeugnis?

Doch auch ohne Kündigung kann der Arbeitnehmer bereits die Ausstellung eines qualifizierenden Zwischenzeugnisses einfordern. Dazu muss er jedoch triftige Gründe vorzuweisen haben. Zu diesen gehören:

  • Die Bewerbung um eine Stelle in einem neuen Unternehmen.
  • Die Versetzung in eine neue Abteilung innerhalb des aktuellen Unternehmens.
  • Eine Veränderung des Aufgabengebietes.
  • Ein Wechsel der Betriebsinhaber und somit eine Veränderung der Zuständigkeiten der neuen HR-Abteilung.
  • Das Bestehen eines mehrjährigen Arbeitsverhältnisses, während dessen bislang noch kein Arbeitszeugnis gestellt wurde.

Sollte das abschließende Zeugnis anders als die Bewertung im Zwischenzeugnis ausfallen, stellt dies juristisch kein Problem dar. Es besteht keine Verpflichtung für den Arbeitgeber, nochmals dieselben Formulierungen zu verwenden. Der Inhalt darf jedoch nur dann deutlich von den Formulierungen im Zwischenzeugnis abweichen, wenn der Arbeitgeber stichhaltige Gründe dafür hat. Dazu zählen zum Beispiel ein unangemessenes und dokumentiertes Verhalten gegenüber Vorgesetzten oder Kollegen, welches nach Erstellung des qualifizierten Zwischenzeugnisses aufkam.

Wie ist der Aufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses?

Der Aufbau eines qualifizierten Arbeitszeugnisses erfolgt immer nach ähnlichen Kriterien und sollte mindestens die folgenden Punkte beinhalten:

  • Ausstellungsdatum beziehungsweise der letzte Arbeitstag
  • Einleitung (Informationen zu den persönlichen Daten des Arbeitnehmers: Vor- und Zuname, Geburtsdatum und -ort, Tätigkeitsbeginn, Titel, Beginn und gegebenenfalls Ende des Arbeitsverhältnisses)
  • Berufliche Entwicklung und Tätigkeit im Unternehmen (Rolle und Zuständigkeiten des Arbeitnehmers. Abteilungen, in denen der Mitarbeiter gearbeitet hat sowie der letzte Aufgabenbereich vor dem Ausscheiden. Dabei geht es besonders um die Nennung der Kompetenzen und Verantwortungsbereiche.)
  • Leistungsbeurteilung (Arbeitsbereitschaft und -befähigung, spezielle Kenntnisse, Arbeitsweise und -stil, Führungskompetenzen, Ergebnisse und Erfolge, zusammenfassende Gesamtbeurteilung. Dieser Abschnitt beschreibt, inwieweit der Mitarbeiter die Leistungen umsetzen konnte)
  • Bewertung des Verhaltens (Auftreten gegenüber Vorgesetzten, Kollegen und Mitarbeitern sowie Kunden und Geschäftspartnern. Sonstige soziale Kompetenzen wie Vertrauenswürdigkeit, Teamfähigkeit oder Kompromissbereitschaft.)
  • Schlussformulierung (Trennungsgründe, außerordentliche Anerkennung)
  • Danksagung und Ausdruck des Bedauerns
  • Positive Zukunftswünsche sowie Botschaften an den Mitarbeiter oder den potenziellen zukünftigen Arbeitgeber.
  • Ausstellungsort und -datum sowie die Unterschrift der ausstellenden Person

Waren die Tätigkeiten oder die Leistungen des Arbeitnehmers besonders vielfältig und umfangreich, sollten Sie diese dementsprechend auch sehr ausführlich beschreiben. Ansonsten entsteht der Anschein, der Mitarbeiter hätte trotz zahlreicher Tätigkeiten nicht sonderlich viel geleistet. Alle Punkte können Sie auch in stichpunktartiger Aufzählung nennen, da so auch eine lange Beschreibung der Position übersichtlicher bleibt. Ansonsten werden die Inhalte eines qualifizierten Arbeitszeugnisses in einem Fließtext wiedergegeben.

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Wie muss ein qualifiziertes Arbeitszeugnis formuliert sein?

Sobald Sie als Arbeitgeber ein qualifiziertes Arbeitszeugnis schreiben, gilt es, einige Formulierungen zu beachten. Die folgenden grundlegenden Punkte sollten Sie für die Inhalte eines qualifizierten Arbeitszeugnisses unbedingt berücksichtigen:

  • Wahrheitsgemäßer und wohlwollender Ausdruck.
  • Klare und verständliche Schreibweise.
  • Keine Verwendung von Abwertungen oder Kritik gegenüber dem ehemaligen Arbeitnehmer.
  • Verwendung der Gegenwartsform, da das Arbeitsverhältnis zum Zeitpunkt der Erstellung noch besteht.

Laut § 369 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) ist die Pflicht zur Zeugniserstellung festgehalten. Dort ist festgelegt, dass eine gedruckte Form des Zeugnisses persönlich oder postalisch ausgehändigt werden muss. Sprich: Das schriftliche Zeugnis darf also nicht in elektronischer Form erstellt werden. Die Gewerbeordnung präzisiert die Zeugniserstellung unter § 109 GewO noch einmal zusätzlich.

Auf bestimmte Formulierungen im qualifizierten Arbeitszeugnis hat der Arbeitnehmer kein Anrecht, wie zum Beispiel “Wir wünschen Herrn Müller weiterhin viel Erfolg”. Er kann im Vorfeld allerdings die Inhalte des qualifizierten Arbeitszeugnisses mit der zuständigen Person besprechen. Mitunter gewähren Unternehmen den scheidenden Arbeitnehmern auch die selbstständige Ausformulierung ihres Zeugnisses. Das hat zwei Vorteile: Der Arbeitgeber spart Zeit und die Bewertung von Leitung und Verhalten fällt für den Arbeitnehmer für gewöhnlich gut aus.

Auf welche Formulierungen im qualifizierten Arbeitszeugnis sollten Arbeitnehmer achten?

Es ist gängige Praxis, dass Arbeitgeber im qualifizierten Arbeitszeugnis von bestimmten Ausdrücken zur Einordnung der Leistungen des Mitarbeiters Gebrauch machen. Diese sollten natürlich stets auf den tatsächlichen Leistungen des Arbeitnehmers beruhen. Zu den typischen Formulierungen zählen:

  • „Stets zu unserer vollsten/höchsten Zufriedenheit“ → Sehr gute Leistung
  • „Stets zur vollen Zufriedenheit“ → Gute Leistung
  • „Stets zur Zufriedenheit“ → Befriedigende Leistung
  • „Zur Zufriedenheit“ → Ausreichende Leistung
  • „Stets bemüht zur Zufriedenheit“ → Mangelhafte bis ungenügende Leistung

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