Definition und gesetzliche Vorgaben

Mobiles Arbeiten

6 Min. Lesezeit | Zur Lexikon-Übersicht

Wie Sie Ihren Arbeitsalltag von wo aus Sie möchten bestreiten

Spätestens die Coronapandemie hat zahlreichen Betriebe gezeigt, dass mobiles Arbeiten funktioniert. Weiter noch: Für viele Unternehmen erleichtert es inzwischen den Arbeitsalltag. Als Folge davon bieten sie ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern nun auch nach der Zeit der Lockdowns die Möglichkeit zur ortsunabhängigen Arbeit.

Somit bietet ein mobiler Arbeitsplatz inzwischen eine gute Alternative zum klassischen Homeoffice. Denn bei den Modellen Homeoffice und mobiles Arbeiten gibt es einige Unterschiede. In diesem Beitrag erfahren Sie, um welche Unterschiede es sich dabei handelt, was die Vor- und Nachteile sind sowie welche Gesetze beim mobilen Arbeiten für Arbeitgeber gelten.

Was ist mobiles Arbeiten? Eine Definition

Mobile Arbeit (auch Mobile Working) beschreibt eine Form der ortsunabhängigen Arbeit. Die Angestellten haben dabei keinen festen Arbeitsplatz und legen normalerweise selbst fest, von wo aus sie arbeiten. Mitunter sprechen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber bei der mobilen Arbeit für eine Regelung hinsichtlich eines festen Arbeitsplatzes außerhalb der eigenen Betriebsstätte ab, so zum Beispiel beim Homeoffice. Ansonsten ist es den Mitarbeitern überlassen, ob sie in einem Co-Working-Space, einem Café oder gar in einem anderen Land ihrer Arbeit nachgehen.

Was ist der Unterschied? Homeoffice und mobiles Arbeiten

Was ist der Unterschied zwischen Homeoffice und mobilem Arbeiten?

Der Unterschied zwischen mobiler Arbeit und Homeoffice liegt in der Beschaffenheit des Arbeitsplatzes. Dieser ist beim Homeoffice sowohl in der Hauptarbeitsstätte als auch im Zuhause des Arbeitnehmers eingerichtet. Der Arbeitgeber stellt also die Ausrüstung sowie gegebenenfalls die nötigen Möbel zur Verfügung. Beim mobilen Arbeiten hingegen steht es den Mitarbeitern zur Wahl, von wo aus sie den Arbeitstag verrichten – auch das Arbeiten von zu Hause ist möglich. In der Regel erhalten Arbeitnehmer, die mobil arbeiten, ihre Ausstattung sowie ihre Zugänge ebenfalls von ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt, um ihrer Arbeit nachzugehen.

Bei einem Vergleich der Vor- und Nachteile von Homeoffice sowie mobiler Arbeit sind auch die Arbeitsformen von Telearbeit und Remote Work zu berücksichtigen. Bei der Telearbeit erhalten Arbeitnehmer einen vollständig eingerichteten Arbeitsplatz in ihrer Wohnstätte, welchen sie dauerhaft nutzen. Remote Work funktioniert fast identisch wie das Konzept des mobilen Arbeitens – die beiden Modelle werden häufig auch synonym verwendet. Die Angestellten bekommen bei Remote Work die Option zur – häufig zeitlich begrenzten – ortsunabhängigen Arbeit. Sie besitzen obendrein aber die Möglichkeit, ins Büro zurückzukehren.

Was ist der steuerliche Unterschied bei Homeoffice und mobiler Arbeit?

Seit dem 01.01.2020 gilt für Arbeitnehmer die Möglichkeit, durch die Homeoffice-Pauschale die Tage im Homeoffice rückwirkend bis ins Jahr 2022 steuerlich geltend zu machen. Dies umfasst fünf Euro pro Tag im Homeoffice und maximal 600 Euro pro Kalenderjahr. Das entspricht somit 120 Homeoffice-Tagen.

Was ist der steuerliche Unterschied bei Homeoffice und mobiler Arbeit?

Seit dem 01.01.2020 gilt für Arbeitnehmer die Möglichkeit, durch die Homeoffice-Pauschale die Tage im Homeoffice rückwirkend bis ins Jahr 2022 steuerlich geltend zu machen. Dies umfasst fünf Euro pro Tag im Homeoffice und maximal 600 Euro pro Kalenderjahr. Das entspricht somit 120 Homeoffice-Tagen.

Beim mobilen Arbeiten sind die Kosten für den Arbeitgeber relativ günstig, da er die Ausgaben für die Büroausstattung nicht vollkommen übernehmen muss. Viele Unternehmen übernehmen diese Kosten allerdings aus Eigeninteresse. Ist dies nicht der Fall, bleibt Arbeitnehmern die Möglichkeit, die entstandenen Eigenkosten anteilig zu versteuern. Sobald der Mitarbeiter einen Teil der mobilen Arbeit von zu Hause bestreitet, kann er bis zu 1.250 Euro pro Jahr von der Steuer absetzen. Wichtig: Der Arbeitsplatz muss sich klar als separates Zimmer vom Rest der Wohnung abgrenzen.

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Ist mobiles Arbeiten gesetzlich geregelt?

Die mobile Arbeit unterliegt sowohl dem Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) als auch dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Ansonsten gelten beim mobilen Arbeitenkeine gesetzlichen Regelungen. So gilt aufgrund der Ortsungebundenheit beispielsweise auch nicht die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV).

Arbeitsrechtlich gelten bei der mobilen Arbeit normalerweise zwei Möglichkeiten:

1. Die mobile Arbeit als Arbeitsauftrag

Die mobile Arbeit ist im Arbeitsvertrag des Mitarbeiters festgehalten. Dies betrifft besonders Arbeitnehmer, die viele Dienstreisen bestreiten. Beim mobilen Arbeiten ist der Arbeitgeber dafür verantwortlich, dass der Arbeitnehmer die Vorgaben aus dem ArbZG einhält. Er ist bei der Berücksichtigung der gesetzlich vorgegebenen Ruhezeit von elf Stunden (§ 5 Abs. 1 ArbZG) jedoch auf die Zuverlässigkeit des Arbeitnehmers angewiesen.

2. Die mobile Arbeit als Option

Der Mitarbeiter erhält die Möglichkeit, auch außerhalb des festen Arbeitsplatzes seiner Arbeit nachzugehen. Normalerweise ist diese Option an diverse Vorgaben und Abläufe gebunden, beispielsweise an eine zeitliche Begrenzung.

Was sind die Vorteile und Nachteile der mobilen Arbeit?

Je nach Unternehmen sprechen verschiedene Gründe dafür, ob mobiles Arbeiten oder Homeoffice als Angebot für die Belegschaft Sinn ergibt. Es existieren jedoch einige allgemeine Punkte, welche die Entscheidung hinsichtlich mobiler Arbeitsplätze erleichtern:

Vorteile mobiles Arbeiten Nachteile mobiles Arbeiten
Mehr Flexibilität und Selbstbestimmtheit der Arbeitnehmer Hang zu Mehrarbeit und Nichteinhaltung der gesetzlichen Ruhezeiten
Bessere Bindung an den Betrieb durch steigende Zufriedenheit Trennung von Berufs- und Privatleben verwischt
Attraktivität des Arbeitgebers steigt Erschwerte interne Kommunikation
Höhere Motivation der Arbeitnehmer durch größere Verantwortung Zusammengehörigkeitsgefühl im Team sinkt
Zeitersparnis aufgrund des wegfallenden Arbeitsweges
Möglichkeit zum Einstellen internationaler Talente

Wie können Sie mobile Arbeit umsetzen?

Damit mobiles Arbeiten in Ihrem Unternehmen funktioniert, stehen Sie in der Verantwortung, grundlegende Voraussetzungen und Regulierungen zu schaffen. Zu den wichtigsten Punkten gehören:

Zusammenarbeit

Stellen Sie sicher, dass die gesamte Unternehmenskommunikation digital funktioniert. Dazu gehören Chat-Programme, Plattformen für Calls, aber auch Tools, die sowohl den Online-Austausch mehrerer Teammitglieder als auch digitales Projektmanagement zulassen.

Informationsaustausch

Schon bei der Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen vor Ort gehen gelegentlich Informationen verloren. Diese Gefahr steigt beim Mobile Working weiter an. Informationsquellen wie ein internes Wiki, einen Betriebs-Newsletter oder einen Firmen-Chat sichern den Informationsfluss. Achten Sie nur darauf, dass Sie alle relevanten Daten speichern und für jeden zugänglich machen.

Arbeitszeiterfassung

Um dem Hang zur Mehrarbeit der mobilen Mitarbeiter entgegenzuwirken, sollten Arbeitgeber Arbeits- und Erreichbarkeitszeiten vorgeben ‒ gerade da sich beim mobilen Arbeiten Vertrauensarbeitszeit geradezu anbietet. Um den Überblick zu behalten, ist obendrein ein Tool zur digitalen Zeiterfassung empfehlenswert. Dadurch behalten Vorgesetzte und Human Resources einen besseren Überblick über die Arbeitszeiten.

Arbeitsschutz

Selbst ohne direkte Anwesenheit im Unternehmen gilt beim mobilen Arbeiten der Arbeitsschutz. Der Arbeitgeber muss also dafür Sorge tragen, dass sich der Mitarbeiter keinen physischen und psychischen Gefahren aussetzt. So ist beispielsweise auch eine Gefährdungsbeurteilung nötig. Da dies bei der mobilen Arbeit nicht immer möglich ist, bleibt Unternehmen häufig nur die Aufklärung bezüglich eines ergonomischen Arbeitsplatzes sowie regelmäßige Rückfragen zum Gesundheitszustand der Mitarbeiter.

Datenschutz

Es gibt kein Gesetz, das mobile Arbeit eindeutig reguliert. Jedoch besteht eine erhöhte Gefahr des Datenmissbrauchs bei der mobilen Arbeit – ob bewusst oder unbewusst. Denn der Arbeitgeber besitzt nur eingeschränkte Kontrollmöglichkeiten. Generell sollte es aber im Interesse jedes Unternehmens liegen, die Datenschutzrichtlinien zu wahren. Prüfen Sie im Einzelfall, inwiefern die jeweiligen Aufgaben während der mobilen Arbeit den Datenschutz erfüllen.

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