Zeiterfassung im Unternehmen

Zeiterfassung – Was ist Arbeitszeiterfassung?

Die Zeiterfassung ist für Unternehmen jeder Größenordnung relevant. Ob Start-ups, Familienbetriebe, Klein- oder Großunternehmen – in der einen oder anderem Form werden Arbeitszeiten in jeder Firma aufgezeichnet. Aktuell erfährt die Zeiterfassung große Aufmerksamkeit. Denn durch neue Gesetze und Arbeitszeitmodelle müssen sich immer mehr Arbeitgeber intensiv damit auseinandersetzen.

Urteile von EuGH und BAG treiben das Thema voran

Die Zeiterfassung ist ein essentielles Thema in und für Unternehmen. Heute mehr denn je. Seit der Europäische Gerichtshof (EuGH) im Mai 2019 urteilte, dass jedes Unternehmen innerhalb der EU die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter genauestens dokumentieren müsse, und das Bundesarbeitsgericht in einem Urteil 2022 bestätigt hat, dass die Zeiterfassung in Deutschland verpflichtend sei, herrscht in vielen Betrieben Unsicherheit.

Dabei stellen sich Verantwortliche viele Fragen. Unter anderem:

• Was bedeutet Zeiterfassung überhaupt?
• Wo bekomme ich ein Zeiterfassungssystem her?
• Wie teuer sind Zeiterfassungssysteme?
• Bin ich mit jeder Zeiterfassung-Software rechtlich auf der sicheren Seite?
• Hat eine Zeiterfassung-Software weitere Funktionen?
• Müssen Arbeitnehmer geschult werden, um ihre Arbeitszeiten zu erfassen?
• Welche Arbeitszeiten müssen erfasst werden?
• Kann eine Zeiterfassung-Software auch Überstunden erfassen?
• Was passiert, wenn ich kein Zeiterfassungssystem möchte?

Schon heute erfassen zahlreiche Unternehmen die Arbeitsstunden ihrer Mitarbeiter. Wann die Arbeit beginnt, wann sie endet und welche Pausen gemacht werden. Das hat mehrere Vorteile: Eine sorgsame Arbeitszeiterfassung erleichtert sowohl Lohnabrechnung als auch Buchführung und stellt Transparenz über die geleisteten Arbeitszeiten der Belegschaft her.

Eine generelle Pflicht für die Erfassung von Arbeitszeiten kannte das deutsche Recht jedoch lange Zeit nicht. Das hat sich inzwischen geändert: Denn laut Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 besteht für deutsche Unternehmen die Pflicht, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen.

Wie ist die Arbeitszeiterfassung gesetzlich geregelt?

Wenn es um die Arbeitszeit geht, stellen sich oft viele Fragen. Muss an Sonn- und Feiertagen gearbeitet werden? Welche Rechte gelten für Pausenzeiten? Wie sieht es mit Überstunden und einer dementsprechenden Überstundenvergütung aus?

Die allgemeine gesetzliche Grundlage für die Arbeitszeiterfassung bildet das Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Den Umgang mit den erhobenen Daten legt hingegen das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) fest.

Im Zuge der Digitalisierung erfährt die Zeiterfassung einen Wandel. So rückt die händische Dokumentation von Arbeitszeiten via Stundenzettel und Excel-Listen zunehmend in den Hintergrund. Und damit auch der administrative Aufwand für Personaler wie Arbeitnehmer. Mittlerweile gibt es für jedes Unternehmensmodell die passende Methode, Arbeitszeiten zu erfassen und zu verwalten. Ob am Terminal, per Fingerprint Scanner, über eine Zugangskontrolle oder mobil mit dem Smartphone.

Ein Überblick über die gängigsten Arten von Zeiterfassungssystemen hilft dabei, die richtige Lösung für die unternehmensindividuellen Anforderungen zu finden.

Mit einer Zeiterfassung-Software erfüllen Unternehmen die Vorgaben des EuGH und zeichnen Arbeitszeiten lückenlos und systematisch auf. Nutzer können ihre Arbeitsstunden und Pausen immer und überall online erfassen – ob über ein stationäres System oder via Smartphone. Zudem benötigen sie keine extra Schulung und können unmittelbar und ohne Vorkenntnisse mit der Zeiterfassung starten. Mit Hilfe automatisierter Online-Berichte lassen sich mit einem Klick individuelle Auswertungen übersichtlich erstellen.

• Transparenz für Mitarbeiter, Vorgesetzte und Admins über Arbeitszeiten, Pausen sowie Über- und Minus-Stunden
• Kontrolle der Soll- und Ist-Stunden
• Ersetzt Stempeluhr in Unternehmen
• Berücksichtigung von Urlaub und Krankmeldung
• Einsicht für Arbeitnehmer, Vorgesetzte und Admin
• Alle Arbeitszeiten eines Monats auf einen Blick
• Im Dashboard des Mitarbeiters das Wichtigste sichtbar

Wird an unterschiedlichen Projekten gearbeitet, gestaltet sich eine zeitliche Zuordnung der projektbezogenen Arbeitszeit schnell recht unübersichtlich. Mit der Projektzeiterfassung vereinfacht HRworks die Erfassung interner Projektaufgaben als auch die Fakturierung von Projektzeiten gegenüber Ihren Kunden.

Der Workflow ist kinderleicht. Die Arbeitszeiten werden durch den Angestellten einfach auf Projekte gebucht. Und mit der mobilen Version stets zeit- und ortsunabhängig. Mit Hilfe verschiedener Auswertungsmöglichkeiten behalten Projektverantwortliche die Projektzeiten immer im Blick. Das unterstützt Sie zusätzlich bei Ihrem Zeitmanagement.

• Die Zeiterfassung ist für Unternehmen jeder Größe wichtig.
• Im Mai 2019 urteilte der EuGH, dass jedes Unternehmen in der EU ein Zeiterfassungssystem einführen muss. Dieses System muss drei Voraussetzungen erfüllen: Es muss objektiv, verlässlich und zugänglich sein.
• Der deutsche Gesetzgeber hat das Zeiterfassungsurteil des EuGH bisher nicht in deutsches Recht überführt, wobei ein Urteil des Bundesarbeitsgericht im September 2022 festgestellt hat, dass die Zeiterfassung für Unternehmen bereits verpflichtend sei.
• Ein geeignetes System für die Arbeitszeiterfassung ist heute softwarebasiert. Hier gibt es mehrere Optionen: Entweder Insellösungen, mit denen man lediglich Arbeitszeiten erfassen kann. Oder All-in-One-Lösungen, die neben der Zeiterfassung auch andere Funktionen bieten.
• Neben der regulären Zeiterfassung wird in vielen Unternehmen die Projektzeiterfassung immer wichtiger. Mit einer solchen Funktion lassen sich einzelne Projekte bzw. projektbezogene Arbeitsstunden dokumentieren – natürlich eng verbunden mit der regulären Zeiterfassung.
• Eine systematische Zeiterfassung verschafft Unternehmen mehr Transparenz, Sicherheit und einen größeren Überblick.
• Die Zeiterfassung ist sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer wichtig. Arbeitgeber können Ressourcen besser einschätzen, für Arbeitnehmer gehen geleistete Arbeitsstunden nicht mehr verloren.
• Auch Abwesenheiten lassen sich mit Zeiterfassungssystemen erfassen, sodass Unternehmen dadurch beispielsweise den optimalen Überblick über die Resturlaubstage ihrer Mitarbeiter haben: Das erleichtert die Urlaubsrückstellung enorm.