Mobile Zeiterfassung per App: Mehr als nur ein Trend

Corona stellt das Arbeitsleben auf den Kopf: Wo es möglich ist, schicken Unternehmen ihre Mitarbeiter ins Homeoffice; statt Mittag in der Kantine gibt es Meetings via Zoom. Bisherige Methoden zur Zeiterfassung stoßen aufgrund der neuen Arbeitsformen schnell an ihre Grenzen oder sind schlichtweg nicht mehr umsetzbar. Mit dem EuGH-Urteil werden künftig nun auch die Unternehmen in die Pflicht genommen, die bisher noch keine Zeiterfassungssysteme eingeführt haben. Wie Sie mit der passenden Software die Arbeitszeiterfassung effektiv angehen und in Zeiten von New Work optimal aufgestellt sind, erfahren Sie hier.

EuGH-Urteil: Lückenlose Zeiterfassung wird verpflichtend

Im Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof mit seinem Urteil zur verpflichtenden Zeiterfassung in Unternehmen für reichlich Diskussionsbedarf gesorgt: In Deutschland ansässige Unternehmen müssen sich demnach an die europäische Regelung halten, wenn es um die tägliche Erfassung von Arbeitszeiten, Pausen und Überstunden geht. Die Arbeitgeber müssen die Zeiten also lückenlos nachhalten – über welches System das geschehen soll und wie die Dokumentation im Einzelnen aussieht, bleibt aber den Unternehmen selbst überlassen, die diese Aufgabe gerne an die Beschäftigten weitergeben. Deshalb sind zuverlässige Software-Lösungen gefragt, über die sich die Zeiterfassung für beide Seiten sicher, schnell und transparent abwickeln lässt.

Weitere Informationen finden Sie hier: EuGH-Urteil der gesetzlichen Zeiterfassung

COVID-19 als Digitalisierungs-Katalysator

Durch die Corona-Pandemie hat das Thema Zeiterfassung einen neuen Stellenwert bekommen, denn nun müssen Möglichkeiten geschaffen werden, wie Mitarbeiter auch aus dem Homeoffice heraus ihre Zeiten nachhalten und an den Arbeitgeber kommunizieren können. Methoden wie Stechuhr, Chipkarte und Fingerabdruck sind durch Remote Work hinfällig geworden, stattdessen sind neue Optionen gefragt: Modern, einfach zu bedienen und mit orts- und zeitunabhängigem Zugriff.

Mobile Zeiterfassung per App: Cloud Computing und Co.

Cloud Computing sorgt immer stärker dafür, dass Prozesse nicht mehr stationär stattfinden, sondern flexibel gestaltet werden können. Auf dem Weg in die Cloud entdecken Unternehmen dabei die Vorteile von digitalen Software-as-a-Service (SaaS)-Angeboten und modernster Technologie wie Künstliche Intelligenz, ohne selbst große Eingriffe in die eigene IT-Architektur vornehmen zu müssen. Laut einer vom INFORM Institut für Operations Research und Management herausgegebenen Studie setzen bereits 94 Prozent der befragten Unternehmen durchgehend oder teilweise digitale Zeiterfassung ein, doch nur bei 20 Prozent ist dies auch über mobile Applikationen möglich. Dabei ist die mobile Zeiterfassung ein Weg, die Anforderungen, die durch New Work entstehen, zu erfüllen und neue Arbeitsformen wie Homeoffice zu etablieren. Mit der passenden Software lassen sich Arbeitsstunden bequem über das Smartphone, den Laptop oder übers Tablet abwickeln – für die Unternehmen rechnet sich das zusätzlich, weil so keine extra Hardware angeschafft und keine größeren Investitionen getätigt werden müssen.

Die Vorteile mobiler Zeiterfassung

Die mobile Zeiterfassung bringt also viele Vorteile mit sich. Doch welche weiteren positiven Aspekte ergeben sich daraus für die Unternehmen und die Anwender?

• Zeiterfassung über mobile Endgeräte ist unabhängig vom Arbeitsplatz.
• Die Eingabe kann sowohl auf firmeneigenen, als auch privaten Devices ablaufen.
• Keine notwendige Integration von Terminal- oder Kiosksystemen und somit kein Instandhaltungsaufwand.
• Bequem per Klick: Die Zeiterfassung kann mit wenigen Klicks gestartet und ebenso schnell beendet werden, auch Pausenzeiten lassen sich hierüber tracken.
• Mit der digitalen Zeiterfassung sinkt das Risiko für fehlerhafte Eingaben und Übertragungsfehler: Einmal erfasst, haben alle Beteiligten (zum Beispiel die HR-Abteilung eines Unternehmens) Zugriff auf die benötigten Daten.
• Durch das unkomplizierte Tracking und die schnelle Bereitstellung der Daten werden Ressourcen eingespart, die anderweitig eingesetzt werden können.

Online-Zeiterfassung lässt sich im Unternehmen noch für weitere Zwecke nutzen, denn die Daten können auch andere Abläufe positiv beeinflussen. Durch den Vergleich der nachgehaltenen Zeiten mit den festgelegten Soll-Zeiten im Unternehmen haben beide Seiten, Arbeitgeber und Arbeitnehmer, einen genauen Überblick über die geleistete Arbeit. Eine intelligente Standort-Übertragung ist zudem sinnvoll, wenn von mehreren Standorten aus gearbeitet wird und die Einsatzorte so ebenfalls festgehalten werden können, ohne zusätzliche Eingabe. Ein weiterer Pluspunkt der mobilen Zeiterfassung und dazugehöriger Software ist die Verwaltung von Urlaubstagen: Je nach Anbieter können die Anträge ohne lange Wartezeiten genehmigt und verwaltet werden.

Mobile Zeiterfassung für Projektplanung einsetzen

Aufgrund einer kontinuierlichen Synchronisierung der Zeiterfassungsdaten können die Informationen zusätzlich bei der Projektplanung eingesetzt werden: Welcher Mitarbeiter ist zu welchem Zeitpunkt im Urlaub oder verhindert, wie viele Ressourcen sind verfügbar und an welchen Stellen sind Engpässe abzusehen? Mit der sinnvollen Nutzung einer HR-Software kann also nicht nur der aktuelle Status quo abgefragt, sondern auch vorausschauend geplant werden ‒ ideal zum Zeitmanagement.

Herausforderungen bei der Einführung mobiler Zeiterfassungssysteme

Vor der Einführung einer neuen Software ist es sinnvoll, die Mitarbeiter frühzeitig darüber zu informieren und sie für den Einsatz zu begeistern. Das gelingt, indem die direkten Vorteile für die Anwender herausgestellt werden und der Nutzen deutlich wird. Denn das Thema Zeiterfassung ist mit Diskussionspotential behaftet; die einen fühlen sich durch die genaue Nachhaltung der Stunden vom Unternehmen überwacht und nicht frei in der Gestaltung ihrer Tätigkeit, andere wiederum befürworten das Thema von Beginn an, um so einen noch genaueren Blick auf Überstunden und Co. zu erhalten.

Tipps, um Mitarbeiter für mobile Zeiterfassung zu begeistern

• Verdeutlichen, dass das Unternehmen an das EuGH-Urteil gebunden und der Einsatz einer Zeiterfassungssoftware somit verpflichtend ist.
• Die Einhaltung der privaten Daten sowie der DSGVO gewährleisten.
• Konstruktive Kommunikation: Unternehmen sollten die Bedenken der Beschäftigten ernst nehmen und sachlich argumentieren.
• Den Mitarbeitern eine verständliche Einführung in die Software anbieten, um Hemmschwellen abzubauen, außerdem bei Nachfragen Hilfe und Antworten bieten.
• Reale Vorteile nennen; zum Beispiel kein Switchen mehr zwischen verschiedenen Systemen, schnelle Abwicklung, einfache und intuitive Bedienung.

Wie finden Unternehmen die geeignete Software?

Unternehmen sollten sich bei der Entscheidungsfindung Zeit lassen und im besten Falle mehrere Anbieter von Personal-Software miteinander vergleichen. Dadurch können im Vorfeld die Rahmenbedingungen abgesteckt werden und geprüft werden, ob die Softwarelösung zu den eigenen Anforderungen und Bedürfnissen passt. Seriöse und zuverlässige Anbieter von Personalverwaltung-Software bieten oft zunächst eine unverbindliche Beratung an, damit Unternehmen einen ersten Eindruck von ihrem Angebot bekommen.

Für den Anfang können sich Unternehmen zudem an einigen Fragen orientieren:

• Welche Daten sollen genau erfasst werden?
• Soll die Software mehrere Einsatzgebiete vereinen, beispielsweise HR-Prozesse und Reisekostenabrechnung?
• Welche Erkenntnisse sollen aus den eingegebenen Daten gezogen werden können?
• Welches finanzielle und zeitliche Budget steht für Implementierung und Pflege zur Verfügung?
• Welche Schnittstellenanbindung wird benötigt?

Fazit: Mobile Zeiterfassung, ein Trend, der sich etabliert

Arbeiten im Homeoffice und von unterwegs: Die COVID-19-Pandemie ist aktuell die treibende Kraft der Digitalisierung, denn innerhalb kurzer Zeit sehen sich viele Unternehmen in der Pflicht, ihre bisherigen Prozesse zu überdenken und entlang der neuen Arbeitsformen auszurichten. Dazu gehört auch, die passende Software zu implementieren, die diese Abläufe unterstützt. Mit dem EuGH-Urteil wird der Einsatz von Zeiterfassungssystemen verpflichtend – deshalb ist es von Vorteil, sich schon jetzt proaktiv beraten zu lassen und die Software zu finden, die zum eigenen Unternehmen passt. Denn eines ist sicher – alles, was digitalisiert werden kann, wird digitalisiert.