Weil die Zeit nicht stillsteht
Die Stempeluhr. Sie ist das erste, was viele Erwerbstätige zu Beginn eines Arbeitstages sehen. Mit Karte, PIN oder QR-Code melden sie sich an und teilen damit Personalabteilung und Kollegen mit: Ich bin hier. Eine solche Methode hat viele Vorteile, und zwar für alle Beteiligten. Was diese Vorteile sind und welche Möglichkeiten es gibt Zeiterfassung online vorzunehmen, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Die Israeliten in Ägypten. Die Plebejer des Römischen Reichs. Die Fabrikarbeiter im England der Industriellen Revolution. Sie alle lebten in vollkommen unterschiedlichen Welten und hatten doch eins gemeinsam: Irgendwer kontrollierte, ob diese Menschen auch wirklich zur Arbeit erschienen. Mal sanft, mal nicht ganz so sanft.
Auch heute erbringen viele Arbeiter und Angestellte einen Beweis, dass sie wirklich im Betrieb anwesend sind. Dies geschieht in der Regel über ein Zeiterfassungssystem – eine elektronische Stechuhr oder Software – und ist sowohl für Arbeitnehmer wie auch Arbeitgeber wichtig. Denn Vorgesetzte können so die Anwesenheit von ihren Mitarbeitern kontrollieren. Beschäftigte haben wiederum die Möglichkeit, ihre geleistete Arbeitszeit nachzuweisen.
Bis Ende des 19. Jahrhunderts geschah die Arbeitszeiterfassung ohne Stempeluhr. Denn die war noch nicht erfunden. Fabrikleiter schrieben die Namen der ankommenden Arbeiter einfach auf. Oder die Arbeiter hängten Marken mit ihrer Personalnummer an Bretter – von “Abwesend” zu “Anwesend” und wieder retour.
Doch dann kamen in kurzer Folge gleich mehrere Produkte auf den Markt, die eine systematische Zeiterfassung ermöglichten. Das wohl bekannteste darunter war die Bundy Clock.
Dabei handelt es sich um eine mechanische Stempeluhr, die 1888 von einem gewissen Willard Bundy erfunden wurde. Die Funktionsweise dieser Stempeluhr war denkbar einfach: Arbeiter steckten Karten in einen Schlitz und die Uhr “stempelte” die aktuelle Zeit darauf. So konnten die Arbeiter ihre An- und Abwesenheiten dokumentieren. Das erste massentaugliche Zeiterfassungssystem war geboren.
Die Bundy Clock und ihre verwandten Systeme wurden später von leichteren Stempeluhren mit Farbbändern und Lochkarten abgelöst. Heute gibt es diese klassischen Stechuhren nur noch in Trödelläden. Manche sind sogar begehrte Sammlerstücke. Die historischen Holzkastenuhren von Benzing etwa erzielen auf eBay regelmäßig gute Preise.
Ab den 1980er Jahren wurden die mechanischen Stempeluhren nach und nach von elektronischen verdrängt. Nun mussten Beschäftigte eine Chipkarte durch ein Lesegerät ziehen. Eine Software übermittelte die Daten aus der Stempeluhr an das Computersystem des Personalers.
Auch heute noch finden sich solche Lösungen in Betrieben. Doch zeitgemäß ist diese Technologie nicht mehr. Stattdessen herrschen mittlerweile digitale Anwendungen vor, die es in unterschiedlichsten Ausführungen gibt.
Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten, wie Unternehmen die Dienstzeiten ihrer Mitarbeiter regeln.
Hier spricht man auch von Vertrauensarbeitszeit. Weil der Vorgesetzte seinen Mitarbeitern vertraut, dass diese ihre Aufgaben eigenverantwortlich bewältigen können. Bei diesem Modell ist keine Stempeluhr notwendig. Es reicht meistens, wenn die Mitarbeiter ihr Arbeitspensum schaffen.
Hier spricht man auch von Arbeitszeiterfassung. Personaler können genau sehen, welcher Mitarbeiter wann kommt und geht. Eine digitale Stempeluhr zeichnet Beginn und Ende der Arbeitszeit auf. Was nach Kontrolle klingt, hat für den Arbeitnehmer einen entscheidenden Vorteil: Er kann seine Überstunden genau abrechnen.
Obwohl sich die Stempeluhr seit dem 19. Jahrhundert dramatisch weiterentwickelt hat, erfassen auch heute noch viele (meist kleinere) Betriebe die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter von Hand. Und zwar im doppelten Sinne.
Da wären zunächst die Mitarbeiter, die Arbeitsbeginn, Pausen sowie Arbeitsende handschriftlich auf einem Stundenzettel notieren. Der Stundennachweis erfolgt also ohne technische Hilfsmittel auf Papier. Die Beschäftigten überreichen den Stundenzettel am Monatsende unterschrieben an das Personalbüro. Dort erfolgt erneut händische Arbeit: Der Personaler überträgt die festgehaltenen Arbeitszeiten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung in eine Buchhaltungssoftware oder in einem Excel Sheet.
Genau aus diesem Grund hat wohl kein Personaler so richtig Freude an Excel. Das hat mehrere Gründe. Der wohl wichtigste:
Im modernen Arbeitsalltag nimmt die Tabellenkalkulation einfach zu viel Zeit in Anspruch. Der Personaler muss sich permanent mit Schichtwechseln, Arbeitszeitänderungen und verschiedenen Zeitmodellen wie Teil- oder Gleitzeit auseinandersetzen. Dazu kommen komplizierte Formeln für Stundenabrechnungen, die in Excel ungefähr so aussehen: (E8:E38)*24 oder C4-B4-D4. Da kann selbst einem erfahrenen Personaler schon mal schwindelig werden – und die Lust am Arbeiten vergehen.
Darüber hinaus hat die Arbeit mit Excel (und damit ohne Stempeluhr) zwei weitere Schwächen:
Beim händischen Übertrag von Stundenzetteln in eine Excel-Liste können Fehler passieren: Man verliest sich in der Zeile oder bemerkt einen Tippfehler nicht. Formeln können falsch sein. Außerdem ist oft die Handschrift der Mitarbeiter unleserlich. Dementsprechend unkorrekt fällt die Arbeitszeitberechnung aus.
Wer kann schon wirklich prüfen, wann ein Mitarbeiter jeden Tag im Unternehmen aufkreuzt? Eben. Deswegen muss das Controlling bei Stundenzetteln immer damit rechnen, dass bei der händischen Zeiterfassung im Gegensatz zur Stempeluhr ein paar Minuten aufgerundet wurden. Nutzen manche Mitarbeiter diese Lücke systematisch aus, kann das für einen Betrieb mitunter teuer werden.
Um Fehler auszuschließen, Zeitdiebstahl zu verhindern und den Aufwand zu reduzieren, braucht es eine zeitgemäße Lösung. Und zwar in Form einer digitalen Stempeluhr.
Im Gegensatz zu herkömmlichen Stempeluhren und Stechuhren erfordern moderne Lösungen keine teure Hardware. Nichts muss extra verkabelt oder umständlich eingebaut werden. Kein IT-Techniker ist für die Installation oder Wartung notwendig.
Wer eine digitale Stempeluhr in seinem Betrieb oder Konzern etabliert, hat mehrere Möglichkeiten, wie die Zeiterfassung im Unternehmen in der Praxis gehandhabt wird.
Grundsätzlich gibt es drei Möglichkeiten zur Zeiterfassung:
Im Folgenden werden die drei Varianten näher erläutert:
Ortsgebundene Zeiterfassungssysteme, auch Terminal oder Kiosk genannt, finden sich in der Regel in der Nähe des Mitarbeitereingangs. Früher zogen Mitarbeiter dort ihre Stempelkarten durch den Schlitz einer elektronischen Stempeluhr.
Heute erfolgt das Stempeln wesentlich subtiler als bei einer herkömmlichen Stechuhr. Zum Beispiel hält der Mitarbeiter seinen Chip oder seine Stempelkarte einfach vor ein Display. Oder das System verlangt einen Fingerabdruck.
Doch all diese Erfassungsarten haben auch Nachteile. Stempelkarten und Chips können verloren gehen. Die HR-Abteilung muss in diesem Fall neue Karten und Chips ausstellen, was Geld kostet. Zwar ist das beim Fingerprint nicht der Fall. Aber es gibt viele Arbeitnehmer, die großen Wert auf Sicherheit und Datenschutz legen und daher Daten wie ihren Fingerabdruck nicht teilen wollen.
All diese Dinge lassen sich vermeiden, wenn Unternehmen auf zwei andere Erfassungsarten beim Kiosk-System setzen: QR-Code oder PIN. In beiden Fällen können sich Mitarbeiter einfach und bequem identifizieren. Und einen Fingerprint braucht es dafür auch nicht.
Aus technischer Sicht ist dafür lediglich ein handelsübliches Tablet nötig, das am zentralen Firmeneingang angebracht ist (oder mehrere Tablets, wenn es mehrere Eingänge gibt). Dort geschieht das Ein- und Ausstempeln, indem der Mitarbeiter am Display den QR-Button drückt und seinen Code vor die Kamera hält. Oder er tippt einfach seinen PIN in das Nummernfeld.
Da inzwischen fast jeder Mitarbeiter ein Smartphone besitzt, nutzen Unternehmen auch gerne diese Möglichkeit zur Zeiterfassung. Über die App einer Zeiterfassungssoftware gibt der Arbeitnehmer sein Kommen und Gehen bekannt. Bei manchen Anbietern von Zeiterfassungssystemen ist nicht einmal mehr das Herunterladen und Installieren einer App notwendig. Stattdessen erreicht man die Anwendung einfach über den Browser in einer dafür optimierten mobilen Ansicht.
Eine weitere Variante zur Erfassung der Arbeitszeit ohne Stempelkarte ist das “Stempeln” via PC. Dabei loggt sich der Mitarbeiter morgens im Büro einfach auf seinem Arbeitscomputer an. Dort öffnet er die entsprechende HR-Software beziehungsweise ein Zeiterfassungsprogramm und meldet sich als anwesend an. Wie bei der mobilen Variante ist auch hier eine Stechuhr im herkömmlichen Sinn nicht nötig.
Im Mai 2019 wurde bekannt, dass EU-weit eine verpflichtende Zeiterfassung eingeführt werden soll. Beschlossen haben dies die Richter am Europäischen Gerichtshof (EuGH). Infolge müssen die Mitgliedstaaten der Europäischen Union die Arbeitgeber verpflichten, Systeme zur Zeiterfassung einzurichten. Für Länder wie Österreich ändert sich dadurch nicht viel, da dort Arbeitszeiten bereits lückenlos dokumentiert werden.
In Deutschland stehen durch das EuGH-Urteil jedoch Neuerungen an. Denn bisher ist in der Bundesrepublik lediglich das Aufzeichnen von Überstunden verpflichtend. Das heißt: Etliche Unternehmen, die bisher ohne Zeiterfassungssoftware ausgekommen sind, müssen nun eine solche einführen. Jedes Einstempeln, jede Pause und jedes Ausstempeln wird dann in Zukunft aufgezeichnet werden.
Stempeluhr kurzgefasst
EU-Mitgliedstaaten sind angehalten, Arbeitgeber zur Implementierung von Zeiterfassungssystemen zu veranlassen. Zukünftig werden sämtliche Arbeitsbeginne, Pausen und Arbeitsenden erfasst und dokumentiert.
Ja. Laut eines Entscheids des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen deutsche Firmen fortan die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter lückenlos erfassen.
Die Inhalte dieses Beitrags sind sorgfältig recherchiert, stellen jedoch keine Rechtsberatung dar. Bitte wenden Sie sich bei konkreten rechtlichen Fragen an einen spezialisierten Fachanwalt.
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