Auslagenerstattung

So erstatten Sie die Auslagen Ihrer Mitarbeiter korrekt

Für viele Angestellte und Unternehmen gehören Geschäftsreisen zum Arbeitsalltag dazu. So auch die Ausgaben, die Mitarbeiter häufig erst einmal aus der eigenen Tasche zahlen. Diese Kosten werden von den Arbeitgebern später als Auslagenerstattung zurückgezahlt. Das setzt allerdings eine korrekte steuerliche Erfassung voraus.

Damit keine Komplikationen auftreten, wenn Unternehmen die Auslagenerstattung buchen, ist es wichtig zu wissen, was Auslagen sind und wie sie private Auslagen in der Buchhaltung richtig erfassen.

Auslagenerstattung laut Definition

Bei der Auslagenerstattung (auch Auslagenersatz) erstattet der Arbeitgeber alle Ausgaben, die ein Arbeitnehmer temporär aus seiner privaten Kasse ausgelegt hat. Die Erstattung erfolgt nach der Aufwendung und häufig über eine Spesenabrechnung.

Was sind Auslagen?

Laut § 670 und § 675 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) sind Auslagen Betriebsausgaben, für die Angestellte in Vorleistung treten. Diese Kosten müssen durch einen Dritten zurückgezahlt werden.

§ 3 Einkommensteuergesetz (EStG) regelt die Auslagenabrechnung und gibt vor, welche Ausgaben die Auslagen umfassen:

• Kosten für eine Dienstreise.
• Ausgaben zum Erfüllen eines Auftrages oder zum Ausführen einer Dienstleistung.
• Bestellungen oder Einkäufe im Namen der Firma.

Gängige Auslagen, die vom Unternehmen erstattet werden, sind zum Beispiel:

• Reisekosten (Fahrkarten für Bahnfahrten, Kosten für Mietwagen und Taxi, Flugtickets o.ä.)
• Parkgebühren
• Übernachtungskosten
• Tagegelder und Verpflegungspauschale
• Eintrittskarten für Kongresse, Messen o.ä.
• Kosten für mobile Endgeräte (Smartphones, Tablets oder Laptop) sowie für Handyverträge
• Ausgaben für Geschäftsessen
• Kosten für Büromaterialien
• Portokosten für Briefe oder Pakete
• Ausgaben für vom Arbeitgeber beauftragte Kundengeschenke

Hinweis: Übernachtungskosten und den Verpflegungsmehraufwand verrechnet der Arbeitgeber in der Reisekostenabrechnung häufig über eine Pauschale. Die Höhe dieser Pauschalen ist normalerweise in den Reiserichtlinien eines Unternehmens festgehalten.

Wie werden Auslagen versteuert?

Die Auslagenerstattung ist nach § 3 Nr. 50 EstG steuer- und sozialversicherungsfrei. Jedoch sind hierfür folgende Bedingungen erforderlich:

• Die Ausgaben erfolgen im Namen und zulasten des Betriebs.
• Ein Eigeninteresse durch den Mitarbeiter ist niedrig oder ausgeschlossen.
• Die Ausgaben wurden korrekt verrechnet und sind auf dem Beleg, der Quittung oder der Rechnung als einzelne Posten angegeben.
• Die Zahlung an den Angestellten durch das Unternehmen stellt kein Gehalt dar.
• Pauschale Auslagen liegen unter dem Höchstsatz von 250 Euro.
• Sofern die Vorsteuer verrechnet werden soll, muss diese auf den Rechnungen stehen.

Hinweis: Bei Kosten unter 250 Euro genügt ein einfacher Kaufbeleg, um die Aufwendung zurückzuerhalten. Es ist dabei auch keine Angabe der Umsatzsteuer notwendig. Überschreiten die Ausgaben diese Grenze, muss der Arbeitnehmer eine Rechnung vorlegen, falls nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Umsatzsteuergesetz (UStG) in den Auslagen ein Vorsteuerabzug anfällt.

Was ist der Unterschied zwischen Auslage, Sachbezug und durchlaufenden Geldern?

Bei der Auslagenerstattung fallen immer wieder Begriffe, die zwar einen Auslagenersatz beschreiben, in ihren Grundzügen aber verschieden sind.

Alle Begriffe zur Auslagenerstattung und deren Bedeutung im Überblick:

Auslagen

Beziehen sich auf Dienste oder Produkte, die für ein Unternehmen relevant sind. Die Angestellten übernehmen die Kosten zunächst und bekommen diese nach der tatsächlichen Aufwendung erstattet. Häufiger handelt es sich dabei um einmalige Kosten. Zudem bleiben erworbene Produkte normalerweise im Unternehmensbesitz.

Durchlaufende Gelder

Die durchlaufenden Gelder erhalten Angestellte vom Arbeitgeber, bevor sie ein Produkt oder eine Dienstleistung in Anspruch nehmen. Sie gehen nicht in Vorkasse. Häufig verwenden Unternehmen diese Zahlart für regelmäßig anfallende Kosten.

Somit liegt der Unterschied zwischen Auslagen und durchlaufenden Geldern im Zeitpunkt der Zahlung vor. Sie erfolgt je nachdem also entweder vor oder nach der Aufwendung.

Hinweis: Arbeitgeber zahlen sowohl die Auslagen als auch die durchlaufenden Gelder zusätzlich zum Lohn. Dieser kann durch die beiden Zahlarten nicht ersetzt werden.

Sachbezug

Nutzt ein Mitarbeiter ein Produkt oder einen Gegenstand sowohl beruflich als auch privat, erhält er vom Unternehmen einen Sachbezug. Im Falle eines Produkts, etwa eines Handys oder eines Laptops, geht dieses in den Privatbesitz über. Der Gegenstand ist bis zu einer Höhe von monatlich 50 Euro steuerfrei.

Ausnahmefall: Pauschale Auslagenerstattung

Arbeitgeber können Ausgaben wie Verpflegungs- oder Übernachtungskosten als Pauschalbeträge zusätzlich zum Gehalt auszahlen. Nach § 3 Nr. 50 EstG ist diese pauschale Erstattung bei der Steuer voll anzugeben.

Eine Ausnahme besteht, wenn die Mitarbeiter über einen dreimonatigen Zeitraum nachweisen, dass es sich um eine wiederkehrende Zahlung handelt. In diesen Fällen sind die Beträge nach H 3.5 Amtliches Lohnsteuer-Handbuch (LStH) steuerfrei. Die Aufwendungen sind zudem auf eine jährliche Höchstgrenze von 1.000 Euro begrenzt. Überschreiten die regelmäßig wiederkehrenden Ausgaben der Mitarbeiter diese Grenze, ist eine genaue Auslagenerstattung einer Pauschalzahlung vorzuziehen.

Wie funktioniert die Auslagenerstattung?

Nachdem Angestellte in Vorkasse getreten sind, können sie beim Arbeitgeber die Auslagen in Rechnung stellen. Die folgenden Informationen sind dabei in der Auslagenerstattung anzugeben:

• Unternehmensname und -anschrift
• Name und Anschrift des Arbeitnehmers
• Verwendungszweck
• Höhe der Brutto- und Nettokosten als einzelne Posten
• Gesamtbetrag
• Auszahlungskonto
• Belege, Rechnungen und Quittungen