Lohnbuchhaltung auslagern: Was spricht dafür und was dagegen?

Die Abwicklung der Lohnbuchhaltung entwickelt sich schnell zu einem zeitintensiven Prozess, der hohe Kosten und gleichzeitig großen Aufwand verursacht. Während sich manche Geschäftsführer für die Auslagerung der Lohnbuchhaltung an einen externen Dienstleister entscheiden, stellen sich andere Entscheider die Frage, ob ihr Unternehmen bei einem Steuerberater oder Lohnbüro tatsächlich besser aufgehoben ist. Erfahren Sie daher, welche Faktoren für und gegen das Outsourcing der Lohnbuchhaltung sprechen.

Was bedeutet es, die Lohnbuchhaltung auszulagern?

Das Outsourcing der Lohnbuchhaltung ist ein Prozess, bei dem ein Unternehmen die Verantwortung für die Lohnabrechnung seiner Mitarbeiter an einen externen Dienstleister überträgt, oft an ein Lohnbüro oder einen Steuerberater. Dieser Dienstleister übernimmt die Aufgaben der Lohnabrechnung, einschließlich der Berechnung von Lohn und Gehalt, das Abführen von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen sowie dem Erstellen und Verteilen von Lohnabrechnungsunterlagen.

Extremfall Deutschland – darum benötigen Firmen bei ihrer Lohnabrechnung Expertenwissen

Laut der Studie Global Payroll Complexity Index (GPCI) 2023 ist die Lohnbuchhaltung in Deutschland die zweitkomplexeste der Welt. Der GPCI bewertete Faktoren wie Steuervorschriften, Abzüge, Sozialversicherungssysteme und Meldepflichten, um die 40 Länder mit der höchsten Payroll-Komplexität zu ermitteln. Dabei schlägt nur Frankreich die deutsche Lohnbuchhaltung in ihrer Komplexität. Kein Wunder also, dass viele Unternehmen besonderes Know-how bei ihrer Lohnbuchhaltung benötigen.

Dazu kommt, dass sich die Gesetzeslage regelmäßig ändert. Das macht die in den meisten Fällen ohnehin anspruchsvolle Lohnabrechnung noch komplexer. Diese korrekt umzusetzen stellt eine besonders hohe Verantwortung dar, die viele Unternehmer nicht übernehmen möchten. Daher entscheiden sich viele Firmen für einen externen Dienstleister. Natürlich kann die Lohnbuchhaltung auch von einer Fachkraft übernommen werden. Jedoch ist es gerade für kleine und mittlere Unternehmen fraglich, ob sich eine Stelle, die nur mit der Lohnabrechnung beschäftigt ist, wirtschaftlich für sie lohnt. Für viele Arbeitgeber ist das Outsourcing der Lohnabrechnung insofern eine entscheidende Frage.

Das sind die Vor- und Nachteile beim Lohnbuchhaltung auslagern

Wenn Unternehmen ihre Payroll auslagern, kann dies – je nach Unternehmensgröße – verschiedene Vor- und Nachteile mit sich bringen. In jedem Fall ist ein genauer Blick auf die Unternehmenssituation empfehlenswert, um eine qualifizierte Entscheidung bzgl. der Handhabung der Lohnbuchhaltung zu treffen.

Vorteile einer Auslagerung

• Fachwissen: Die Lohnabrechnung ist ein komplexes Arbeitsgebiet. Genau dafür liefern spezialisierte Lohn- und Steuerbüros das nötige Know-how, um die Erstellung der monatlichen Löhne schnell und zuverlässig durchzuführen. Dies erweist sich besonders bei den höchst komplexen und sich ständig ändernden gesetzlichen Vorschriften als große Hilfe. 
• Professionelle Beratung: Bei Fragen steht der externe Dienstleister mit fachkundigen Antworten zur Seite und hilft dabei, die für Unternehmen günstigsten Lösungen zu ermitteln. Zudem arbeiten Lohn- und Steuerbüros häufig mit Anwälten und Beratern zusammen, die sie bei komplizierten Sachverhalten konsultieren.
• Zeit- und Ressourcenersparnis: Der bürokratische Aufwand reduziert sich für Unternehmen, da sie monatlich lediglich ihre Bewegungsdaten, wie zum Beispiel Arbeitsstunden, Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie Ein- und Austritte von Mitarbeitern an ihren externen Dienstleister für die Lohnabrechnung übermitteln. Auch die Meldung bei den Finanzämtern und Sozialversicherungsträgern entfällt für Unternehmen beim Outsourcing der Lohnbuchhaltung. Außerdem ermöglicht die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung HR-Teams die Fokussierung auf ihre Kernaufgaben.
• Personaleinsparung: Eine zusätzliche Einstellung von Fachpersonal für die Lohnbuchhaltung wird obsolet. So sparen Firmen auch Kosten für Sozialaufwendungen, Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie Ausgaben im Falle von Fehlzeiten und Unternehmensaustritten ein, die durch das zusätzliche Personal entstanden wären. Gerade bei Urlaubs- und Krankheitstagen ist zudem eine Doppelbesetzung notwendig. Durch das Outsourcing der Lohnabrechnung entfällt für Unternehmen die Notwendigkeit von Schulungen und Weiterbildungen von Personal.
• Lösung gegen Personalmangel: Die firmeneigenen Lohnbuchhalter sind aufgrund des Fachkräftemangels immer seltener. Für Unternehmen ist es daher zum Teil gar nicht so einfach, Personal mit dem entsprechenden Fachwissen zu finden. Oder es zu bezahlen: Denn gefragte Spezialisten steigen in der Regel im Preis. Aus diesem Grund ist die Zusammenarbeit mit einem Lohnbüro inzwischen für manche Unternehmen die einzige mögliche Alternative.
• Haftung und Risikoreduktion: Um Haftungsrisiken und Strafzahlungen durch fehlerhafte Lohnabrechnungen zu minimieren, wird insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen die Auslagerung der Lohnabrechnung empfohlen. Erfahrene Dienstleister sind in der Lage, Gesetzesänderungen zu verfolgen und sicherzustellen, dass alle Abrechnungen korrekt durchgeführt werden, was das Risiko von Strafen und Bußgeldern für das Unternehmen deutlich verringert. Denn werden die Renten- und Sozialversicherungsbeiträge in der Entgeltabrechnung nicht korrekt überwiesen, tragen Unternehmen die Verantwortung. Dies gilt insbesondere, wenn sie keinen Lohnbuchhaltungs-Dienstleister beauftragt haben, der diese Verantwortung für sie übernimmt.

Nachteile einer Auslagerung

• Abhängigkeit: Wenn Unternehmen ihre Lohnbuchhaltung auslagern, begeben sie sich in eine gewisse Abhängigkeit gegenüber ihrem Dienstleister. Denn eine solche Zusammenarbeit setzt meist langfristige Verträge voraus.
• Datenschutz: Firmen, die ihre Lohnbuchhaltung an Dienstleister weitergeben, müssen auch die Abgabe sensibler Unternehmensdaten berücksichtigen. Ein gewisser Kontrollverlust, der manchen Führungskräften Kopfschmerzen bereitet. Durch die Abgabe von Unternehmensdaten muss der Arbeitgeber gewährleisten, dass Mitarbeiterdaten gemäß den Datenschutzregeln übergeben und aufbewahrt werden. Die Dienstleister müssen sich stets nach den Sicherheitszertifikaten des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) richten und nach ISO 27001 (Einhaltung höchster Sicherheitsstandards) zertifiziert sein.
• Fehleranfälligkeit: Durch die Auslagerung der Lohnabrechnung können Daten fehlerhaft eingetragen oder versehentlich an falsche Adressen gesendet werden, was ein Vergehen gegen die Datenschutzrichtlinien darstellt. Kommunikationsprobleme zwischen Unternehmen und Dienstleistern können ebenfalls zu Fehlern und Verzögerungen führen.

Die Lohnabrechnung auslagern – wie ist die Vorgehensweise?

Wollen Unternehmen ihre Lohnbuchhaltung auslagern, folgt das Outsourcing einem ähnlichen Ablauf:

1. Das Unternehmen erfasst einmalig die Stammdaten seiner Mitarbeiter.
2. Die Personalverantwortlichen errechnen die Gehälter und legen die monatlichen Lohn- und Gehaltszahlungen der Mitarbeiter fest.
3. Der externe Dienstleister kümmert sich um die Vorsteueranmeldung bei den Finanzämtern, übermittelt alle Daten an die Sozialversicherungsträger und sendet Nachweise an Krankenkassen und Berufsgenossenschaften.
4. Kurz vor der monatlichen Lohnabrechnung übermittelt der Arbeitgeber eine Mitarbeiterliste mit allen Bewegungsdaten.
5. Nach Bearbeitung der Daten erhält das Unternehmen eine Kostenstellenliste samt Lohnauswertung. Diese sollte für eine mögliche Betriebsprüfung archiviert werden.

Ob inhouse oder extern: Wie die Lohnabrechnung digital funktioniert

Da die Lohnbuchhaltung in vielen Fällen sehr komplex und aufwändig ist, setzen Firmen und Betriebe oftmals auf digitale Lösungen. Ziel einer solchen digitalen Payroll-Lösung ist es, den Lohnabrechnungsprozess möglichst zu automatisieren, um dadurch Zeit und Kosten zu sparen sowie Fehler zu minimieren.

Es gibt 3 Wege für Unternehmen, um ihre Lohnbuchhaltung rundum digital aufzustellen:

1. All-in-One-Lösung: Firmen verwenden eine Software für ihre digitale Lohnabrechnung. Somit sind sie auf keinen zusätzlichen Dienstleister angewiesen, übernehmen dafür aber die Haftung. Die Kosten für die Lohnabrechnung pro Mitarbeiter sinken, das Risiko der Fehleranfälligkeit steigt jedoch, da die fachkundige Überprüfung durch einen Steuerspezialisten fehlt.
2. Kombinierte Lösung: Firmen verbinden ihre HR-Software – die die für die Lohnabrechnung relevanten Stamm- und Bewegungsdaten ihrer Mitarbeiter enthält – mit einem externen Lohnprogramm. Mittels passender Schnittstellen werden alle relevanten Daten an den entsprechenden Lohnabrechnungs-Dienstleister übermittelt, dort bearbeitet und ausgewertet zurückgesendet. Es handelt sich dabei also um ein teilweises Lohnabrechnung-Outsourcing: Eine externe Lohnsoftware verarbeitet die Daten, die Unternehmen beschäftigen jedoch noch immer Fachkräfte, die am Ende die Korrektheit der Lohnabrechnungen prüfen. Die Firmen sind auch in diesem Fall verantwortlich dafür, dass sie ihre Lohnabrechnungen korrekt umgesetzt haben.
3. Kombinierte Lösung mit Experten: Auch hier setzen Unternehmen auf die Kombination aus HR-Software mit einer externen Payroll-Software. Allerdings beziehen sie in diesem Fall ihren Steuerberater für die Lohnabrechnung mit ein, der in der Regel auf Lohnprogramme wie DATEV und ADDISON setzt. Über diese digitalen Lohnabrechnungslösungen hat er Zugriff auf die in den Lohnprogrammen verarbeiteten Daten und bekommt so die Gelegenheit, diese noch einmal final zu prüfen. Indem die Kombination aus HR-Software und Lohnprogramm externe Steuerspezialisten miteinbezieht, gelingt es, die Lohnabrechnung vollständig auszulagern – sowohl die Verarbeitung als auch die Verantwortung.

Welche Kosten fallen bei der Lohnabrechnung an?

Die Durchführung der monatlichen Lohnabrechnung erfordert aufgrund der hohen Komplexität des Steuer- und Sozialversicherungsrechts ein hohes Maß an Fachwissen und Erfahrung. Fehler in der Lohnabrechnung können dabei teuer werden: Neben den Strafen und Bußgeldern drohen auch Schadensersatzansprüche von Arbeitnehmern. Zusätzlich zu den Gebühren für die Lohnabrechnung, die von Lohnbüros und Steuerberatern erhoben werden, müssen Unternehmen auch die durch eigene Fehler entstandenen Kosten berücksichtigen. Die Firmen sollten daher auch aus finanzieller Hinsicht sorgfältig abwägen, ob sie sich für oder gegen das Lohnbuchhaltung-Outsourcing entscheiden.

Was kostet eine Lohnabrechnung?

Da Steuerberater nach einem festgelegten Tarif arbeiten, können Unternehmen mit durchschnittlichen Kosten von etwa 15 Euro pro Mitarbeiter im Monat rechnen. Hinzu fallen gegebenenfalls Gebühren für zusätzliche Dienstleistungen an. Die Auslagerung der Lohnbuchhaltung an ein Lohnbüro ist in einigen Fällen kostengünstiger als die Beauftragung eines Steuerberaters, da dieses nicht unbedingt an gesetzliche Gebührentabellen gebunden ist.

Die Lohnbuchhaltung auslagern? Darüber entscheidet die Unternehmensgröße

Während große Firmen und Konzerne ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen durch eigene Fachkräfte in vielen Fällen selbst abdecken, ist gerade bei kleinen und mittleren Unternehmen Outsourcing der Lohnbuchhaltung eine sinnvolle Lösung. Digitale Tools erleichtern sowohl bei der Inhouse-Lohnbuchhaltung als auch bei der Auslagerung der Lohnbuchhaltung sämtliche Prozesse und verringern die Fehlerquellen. Um jedoch die Abrechnungen der Löhne und Gehälter korrekt und rechtssicher umzusetzen, benötigen Firmen und Betriebe in jedem Fall entsprechende Fachexpertise – auch bei einer vollkommen digitalen Lohnabrechnung. Im Gegensatz zu den meisten KMU haben jedoch große Unternehmen die notwendigen Mittel, um diese Kompetenzen intern aufzubauen.