Lohnbuchhaltung in KMU: Selbst erledigen oder auslagern?

Die Abwicklung der Lohnbuchhaltung kann sich für KMU schnell zu einem zeitintensiven und kostspieligen Prozess entwickeln. Während sich immer mehr Geschäftsführer zur Auslagerung an ein externes Lohn- oder Steuerbüro entscheiden, stellen sich andere noch die Frage, ob ihr Unternehmen mit einer Auslagerung der Buchhaltung tatsächlich besser beraten ist. Hier eine Übersicht, welche Faktoren Unternehmer bei der Auslagerung der Lohnbuchhaltung unbedingt beachten müssen.

Was spricht für eine Auslagerung der Lohnbuchhaltung?

Besonders kleine und mittlere Unternehmen entscheiden sich inzwischen vermehrt zur Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, denn hinter dem gesamten Aufgabenfeld der Lohnbuchhaltung steckt ein komplexer Arbeitsprozess. Diesen korrekt auszuführen stellt aufgrund der sich regelmäßig ändernden Gesetzeslage und Anforderungen eine besonders hohe Verantwortung dar, die viele Unternehmer nicht übernehmen möchten.  

Natürlich könnte die Lohnbuchhaltung durch die Einstellung einer Fachkraft übernommen werden. Jedoch muss hier abgewogen werden, ob eine solche Neueinstellung wirtschaftlich lohnenswert ist. Für viele Arbeitgeber ist dieser Punkt entscheidend für die Frage, ob sie ihre Lohnbuchhaltung outsourcen.

Die Lohnbuchhaltung auslagern: Vor- und Nachteile

Grundsätzlich besteht für Unternehmen die Möglichkeit, ihre Lohnabrechnung intern zu bearbeiten oder diese komplett an ein externes Lohn- oder Steuerbüro auszulagern. Dabei können beide Vorgänge durch die zusätzliche Verwendung einer Lohnabrechnungssoftware unterstützt werden. Gerade die Auslagerung der Lohnbuchhaltung an einen externen Dienstleister kann – je nach Unternehmensgröße – verschiedene Vor- und Nachteile mit sich bringen. In jedem Fall ist ein genauer Blick auf die Unternehmenssituation empfehlenswert, um eine qualifizierte Entscheidung bzgl. der Handhabung der Lohnbuchhaltung zu treffen.

Vorteile einer Auslagerung

• Fachwissen: Ein spezialisiertes Lohn- oder Steuerbüro verfügt über das nötige Know-how, um die Lohnabrechnung schnell und zuverlässig durchzuführen. Dies erweist sich besonders bei den höchst komplexen und sich ständig ändernden Steuer- und Sozialversicherungsgesetzen als große Hilfe. 
• Fehlervorbeugung: Lohnbüros oder Steuerberater sind auf die Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen spezialisiert. Und da die Kenntnis der aktuellen Gesetzeslage zu ihren ureigenen Kompetenzen zählt, sinkt das Risiko für Fehler in der Lohnbuchhaltung.
• Beratung: Bei Fragen steht der externe Dienstleister mit fachkundigen Antworten zur Seite und kann dabei helfen, die für das Unternehmen günstigsten Lösungen zu ermitteln. Zudem arbeiten Lohn- und Steuerbüros häufig mit Anwälten oder Beratern zusammen, die bei komplizierten Sachverhalten konsultiert werden können.
• Zeitersparnis: Der bürokratische Aufwand reduziert sich für das Unternehmen, da monatlich lediglich Bewegungsdaten (Arbeitsstunden, Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, Ein- und Austritte von Mitarbeitern) übermittelt werden müssen. Auch die Meldung bei den Finanzämtern und Sozialversicherungsträgern entfällt beim Outsourcing der Lohnbuchhaltung.
• Personaleinsparung: Eine zusätzliche Einstellung von Fachpersonal für die Lohnbuchhaltung wird obsolet. So können auch Kosten für Sozialaufwendungen, Urlaubs- und Weihnachtsgeld sowie Ausgaben im Falle einer Fehlzeit oder des Unternehmensaustritts eingespart werden.

Nachteile einer Auslagerung

• Abhängigkeit: Durch eine Auslagerung der Lohnbuchhaltung begeben sich Unternehmen in eine gewisse Abhängigkeit dem Dienstleister gegenüber. Die Zusammenarbeit setzt beispielsweise meist langfristige Verträge voraus.
• Datenschutz: Mit der Auslagerung interner Prozesse geht auch die Abgabe sensibler Unternehmensdaten einher. Ein gewisser Kontrollverlust, der einigen Führungskräften Kopfschmerzen bereitet. Denn es lässt sich nie das – wenn auch unwahrscheinliche – Risiko der Weitergabe von Betriebsinterna durch den externen Dienstleister ausschließen. Durch die Abgabe von Unternehmensdaten muss der Arbeitgeber zudem gewährleisten, dass Mitarbeiterdaten gemäß den Datenschutzregeln übergeben und aufbewahrt werden. Die Dienstleister müssen sich stets nach den Sicherheitszertifikaten des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) richten und nach ISO 27001 (Einhaltung höchster Sicherheitsstandards) zertifiziert sein.
• Kosten: Wenn vertraglich mehr Aufgaben um die Lohnabrechnung abgegeben werden als eigentlich notwendig, kann dies schnell zu unverhältnismäßig hohen Kosten führen. Auch hinsichtlich der Mitarbeiterzahl sollten Unternehmen das Auftragsvolumen genau prüfen und abwägen, wie lohnenswert das Outsourcing ist. Denn neben der monatlichen Abgabe pro Mitarbeiter fallen zusätzliche Kosten zur An- und Abmeldung sowie zur Führung eines Lohnkontos pro Angestellten und ggf. auch zur Nutzung von DATEV-Schnittstellen oder anderen Softwareprogrammen zur Buchhaltung an.
• Fehleranfälligkeit: Viele Fehler in der Lohnbuchhaltung entstehen bereits im Unternehmen selbst. Gerade kleinere Betriebe erstellen die monatlich abzugebenden Bewegungsdaten noch manuell per Excel oder sogar in Briefform. Dabei können schnell Daten fehlerhaft eingetragen oder versehentlich an falsche Adressen gesendet werden, was ein Vergehen gegen die Datenschutzrichtlinien darstellt.
• Haftung: Das Lohn- oder Steuerbüro ist zwar für die korrekte Durchführung der Lohnbuchhaltung haftbar, das auftraggebende Unternehmen haftet jedoch für die fehlerfreie Übergabe und Aufbewahrung der Betriebsdaten. Treten auf der Entgeltabrechnung falsche Angaben auf, resultierend aus einer inkorrekten Übersendung der Betriebsdaten, so ist das Unternehmen allein dafür verantwortlich.

Wie funktioniert die Auslagerung der Lohnabrechnung?

Sollten Sie sich für eine Auslagerung der Lohnbuchhaltung entscheiden, ist die Umsetzung in der Regel unkompliziert und folgt einem ähnlichen Ablauf:

1. Die relevanten Stammdaten des Unternehmens und der Mitarbeiter werden einmalig erfasst.
2. Die Gehälter werden errechnet und die monatlichen Lohn- und Gehaltszahlungen der Mitarbeiter festgelegt.
3. Der externe Dienstleister kümmert sich um die Vorsteueranmeldung bei den Finanzämtern, übermittelt alle Daten an die Sozialversicherungsträger und sendet Nachweise an Krankenkassen und Berufsgenossenschaften.
4. Kurz vor der monatlichen Lohnabrechnung übermittelt der Arbeitgeber eine Mitarbeiterliste mit allen Bewegungsdaten.
5. Nach Bearbeitung der Daten erhält das Unternehmen eine Kostenstellenliste samt Lohnauswertung. Diese sollte für eine mögliche Betriebsprüfung archiviert werden.

Die Lohnabrechnung mittels Softwarelösungen regeln

Eine gute Lösung bei der Auslagerung stellt für KMU eine HR-Software zur Lohnabrechnung online dar. Denn diese sorgt intern für eine Zeitersparnis und dank automatisierter Prozesse für einen weitaus sichereren Datentransfer an ein externes Lohn- oder Steuerbüro. Es muss zudem keine zusätzliche Fachkraft zur Lohnbuchhaltung eingestellt werden, da die Arbeit dank der effizienten Software-Funktionen in der Regel von bereits angestellten Mitarbeitern übernommen wird. Insofern stellt eine solche Software ein wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung von KMU dar.

Besonders bei monatlich schwankenden Löhnen und regelmäßig wechselnder bzw. wachsender Belegschaft stellt eine Lohnbuchhaltungssoftware eine effektive Lösung dar. Dabei sollten sich KMU bei der Wahl der richtigen Software folgende Frage stellen:

Welche Anforderungen muss eine moderne Lohnabrechnungssoftware erfüllen?

• Automatisierung: Monatliche Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie direkte Meldung bei den Sozialversicherungsträgern und Finanzämtern nach einmaliger Eingabe der Stammdaten.
• Sicherheit: Weitestgehende Freiheit von manuellen Prozessen, um Fehler in der Datenübertragung fast vollständig auszuschließen. Zudem regelmäßige Updates, um die aktuelle Gesetzeslage einzuhalten.
• Schnittstellenintegration: Integration von Schnittstellen zu Lohnbuchhaltungsprogrammen wie ELSTER oder ELStAM zur sicheren Datenübertragung an die Finanzämter oder Sozialversicherungsträger sowie an Lohn- oder Steuerbüros. 
• Benutzerfreundlichkeit: Einfache Aufbereitung und intuitive Bedienbarkeit, damit die Software selbst von Laien verwendet werden kann. In den Bereich Benutzerfreundlichkeit fällt auch die Bedienbarkeit der Software auf mobilen Endgeräten.
• Übersichtlichkeit: Personaldaten und -kosten, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Arbeitskonten sowie Urlaubs- und Krankentage jederzeit und transparent abrufbar.
• Datenarchivierung: Gewährleistung der Aufbewahrung der Betriebsdaten nach der gesetzlich vorgegebenen Mindestdauer und den Datenschutzrichtlinien.
• Überweisungen: Überweisung der Löhne und Gehälter direkt aus der Software heraus durch die Integration von Online-Banking-Funktionen.
• Kundenservice: Die Möglichkeit Rückfragen schnell über eine Hotline, per Mail oder Chat beantworten zu lassen. Ein aufschlussreicher FAQ-Bereich sollte zusätzlich bereits im Vorfeld eventuelle Fragen beantworten.

Sollten Sie Ihre Lohnbuchhaltung auslagern?

Die Lohnbuchhaltung eines Unternehmens ist ein geschlossener Vorgang, der weitestgehend von anderen Geschäftsbereichen ausgeschlossen ist. Dies ermöglicht eine relativ schnelle Auslagerung dieses Arbeitsfeldes, wovon gerade KMU profitieren können. Denn durch die Auslagerung fällt ein komplexer Aufgabenbereich weg, wodurch Unternehmen sich wieder aktiv dem Kerngeschäft widmen. Das Outsourcing an ein Lohn- oder Steuerbüro kann zudem deutlich kostengünstiger als die Einstellung und regelmäßige Weiterbildung einer Fachkraft sein. 

Jedoch kann der Kostenvorteil bei kleineren KMUs schon wieder hinfällig werden und die Beauftragung eines Lohn- oder Steuerbüros den Budgetrahmen überschreiten. In diesem Fall ist die digitale Gehaltsabrechnung eine gute Möglichkeit, um die Lohnbuchhaltung vorerst intern und trotzdem schnell, sicher und unabhängig abzuwickeln. Letztendlich muss jeder Unternehmer selbst abwägen und vergleichen, ob und in welchem Rahmen sich die Auslagerung der Lohnbuchhaltung als lohnenswert gestaltet.