Digitalisierung · Lohn und Gehalt

Digitale Lohnabrechnung: 4 Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter

Die digitale Lohnabrechnung: Ein Muss für moderne HR-Arbeit

11. Mai 2022 · 6 Min. Lesezeit · HRworks Redaktion

Obwohl wir schon lange vom digitalen Zeitalter sprechen, ist die Digitalisierung noch nicht in allen Bereichen der deutschen Wirtschaft angekommen. Dabei sind die Vorteile längst bekannt: Zeitersparnis, weniger Kosten und automatisierte Abläufe. Oft ist der Respekt vor digitalen Prozessen wie bei der Lohnbuchhaltung per Software-Lösung oft noch groß, da sie als kompliziert und umständlich angesehen wird.

Digitale Lohnabrechnung: Der Status quo

In vielen Unternehmen sind Abrechnungsprozesse und Meldeverfahren schon digitalisiert. Allerdings fallen zwischen diesen digitalisierten Schritten häufig noch manuelle Arbeiten an. Beispielsweise dann, wenn eine Software nur zur Erfassung von Lohnabrechnungsdaten genutzt wird. Nicht aber, um diese Informationen auch zu übermitteln. Das kostet Zeit und Ressourcen. Und das, obwohl ein vollständig digitaler Workflow vergleichsweise einfach in vorhandene Prozesse zu integrieren ist. So ist es heute mit der richtigen Lösung ein Leichtes, den eigenen Mitarbeitern ihre Entgeltabrechnung online zuzustellen.

Beim Lohnabrechnung Digitalisieren können entsprechende Programme eingesetzt werden, die den Arbeitsaufwand verringern. Somit ist es nur logisch, dass in Unternehmen ein stetiger Anstieg der Nutzung der digitalen Lohnabrechnung zu beobachten ist.

Welche Anforderungen erfüllt die digitale Lohnabrechnung?

Das Ziel einer digitalen Lohnbuchhaltung: papiergebundene und häufig wenig strukturierte Prozesse zu standardisieren und durch Automatisierungen effizienter zu gestalten. Das betrifft beispielsweise den Austausch mit dem Steuerbüro bezüglich Stammdaten und Bewegungsdaten eines Angestellten – zum Beispiel wenn sie ihre Lohnbuchhaltung auslagern.

Da für die Kommunikation zwischen Unternehmen und Steuerbüros entsprechende Schnittstellen für durchgängige Prozesse benötigt werden, ist der Digitalisierungsstand entscheidend für funktionierende Workflows, um die Lohnabrechnung digital und sicher zu übermitteln. Ein Lohnprogramm löst diese Herausforderung einfach und zuverlässig.

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Was sind die Vorteile der digitalen Lohnabrechnung?

Die Vorteile einer digitalen Lohnbuchhaltung lassen sich in vier zentrale Aspekte gliedern:

1. Einsparung von Ressourcen wie Kosten und Zeit durch digitale Gehaltsabrechnung

Beim Ablauf der digitalen Verdienstabrechnung entfallen das Ausdrucken, Sortieren, Falzen, Kuvertieren und Frankieren der Dokumente sowie der Gang zur Post. Der digitale und automatische Export der abrechnungsrelevanten Lohndaten und Dokumente schafft so Zeit für wichtige strategische und wertschöpfende Aufgaben. Durch die ausschließlich digitale Bearbeitung bei der elektronischen Lohnabrechnung verringern sich zudem Kosten für Porto, Papier und Drucker. Und es bleibt mehr Platz im Aktenschrank, wenn die Gehaltsabrechnung nur noch digital erfolgt.

2. Optimierte Arbeitsabläufe für bessere Ergebnisse und Datenqualität

Die Echtzeit-Übermittlung der Daten bei der elektronischen Entgeltabrechnung verkürzt die Kommunikationswege, da digitale Informationen schnell und unkompliziert verfügbar gemacht werden. Zudem stellt der Versand von Lohn- und Gehaltsabrechnungen auf dem digitalen Weg eine sichere und effiziente Alternative zum Postversand dar. Entfällt bei der Gehaltsabrechnung die Zustellung per Brief, spart das zudem nicht nur das Briefporto ein, sondern auch CO2 ‒ was gut für die Umwelt ist.

3. Flexibler und transparenter Zugriff für alle Verantwortlichen

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer haben mithilfe einer digitalen Lohnbuchhaltung jederzeit von überall her Zugriff auf ihre Lohnsteuerbescheinigungen und Sozialversicherungsnachweise. Elektronische Lohnabrechnungen beinhalten auch Dokumente der letzten Jahre, die in der Regel im System gespeichert und über die Suchfunktion jederzeit abrufbar sind. Umgekehrt ist auch die Eingabe neuer Daten von jedem Ort und zu jeder Zeit bei der Digital-Verdienstabrechnung möglich.

4. Digitale Vorteile für eine zeitgemäße Lohnabrechnung nutzen

Eine Win-win-Situation für alle Beteiligten ist es, wenn eine Lohnabrechnung online verfügbar steht. Dadurch haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf ihre Dokumente und die HR-Abteilung wird deutlich entlastet, um sich auf ihre zentralen Aufgaben zu konzentrieren. Zudem werden die Prozesse durch entfallende Ausgaben für Materialien und einen geringeren Arbeitsaufwand kosteneffizienter.

Gibt es ein Recht auf eine Gehaltsabrechnung in Papierform?

Ist die Lohnabrechnung in Papierform Pflicht, oder ist auch die digitale Lohnabrechnung rechtens? In der Gewerbeordnung (GewO) ist nur vorgeschrieben, dass die Zustellung der Gehaltsabrechnung in Textform geschehen muss. Ob dieser Text ausschließlich analog auf Papier oder auch digital ‒ zum Beispiel im PDF-Format ‒ vorliegt, spielt dabei in erster Linie keine Rolle. Erfolgt die Gehaltsabrechnung digital, ist der Arbeitgeber allerdings dazu verpflichtet, seinen Mitarbeitern die entsprechenden technischen Möglichkeiten bereitstellen, um den digitalen Lohnzettel über ein personalisiertes Postfach entgegenzunehmen. 

Die Gehaltsabrechnung online ist also rechtens und zulässig. Das setzt jedoch das Einverständnis der Mitarbeiter voraus. Außerdem ist es möglich, dass Betriebsvereinbarungen und Tarifverträge in einem Unternehmen ebenfalls Einfluss darauf haben, ob die Lohnabrechnung elektronisch erfolgen darf.

Wie gelingt die Umstellung zur digitalen Lohnabrechnung?

Viele Unternehmen erstellen Dokumente bereits digital, bevor diese dann ausgedruckt werden. Diese Workflows sind eine solide Grundlage, die in einem nächsten Schritt nur noch zusammengeführt werden müssen. Dadurch ist die Umstellung nicht zwingend mit einem großen Aufwand, sondern hauptsächlich mit einer Arbeitserleichterung verbunden.

Denn digitale Lösungen lassen sich meist unkompliziert und einfach in bereits bestehende IT-Landschaften integrieren. Um dies zu gewährleisten, hilft eine Analyse des Status quo: Werden Dokumente bereits digital erstellt und aufbewahrt? Wie groß ist ihr Anteil? Werden sie trotz digitaler Verfügbarkeit ausgedruckt und wenn ja, warum? Wird darüber hinaus mit manuell angelegten Listen wie Excel-Tabellen gearbeitet? Wenn ja, woher kommen die Daten? Und: Ist es möglich, diese in moderne Buchhaltungssoftware zu integrieren?

Sind alle relevanten Informationen beschafft, ist eine Implementierung der digitalen Lohnabrechnung unkompliziert und schnell durchführbar. Zudem ist es möglich, sie an die unternehmensinternen Prozesse anzupassen. Dadurch ist die digitale Lohnabrechnung auch die richtige Lösung für Betriebe, die noch nicht viele digitale Tools nutzen.

Datenschutz an digitale Prozesse anpassen

Analog dazu, dass digitale Dokumente eine gute Grundlage für eine zeitgemäße Lohnbuchhaltung bietet, verhält es sich mit dem Thema Datenschutz. Denn auch die Lohnabrechnung auf Papier verlangt einen Schutz der Daten, sodass nur für den Versand neue Bestimmungen hinzukommen. Das ist aber in der Regel kein großer zusätzlicher Aufwand, denn durch die Vorerfahrung im analogen Bereich gelingt die Umsetzung meist reibungslos.

Besonders KMU profitieren von digitaler Lohnabrechnung

Um sich auf die Kernkompetenzen eines Betriebes sowie dessen zukunftsfähige Ausrichtung zu konzentrieren, sollten alle Kräfte in diese Richtung hin gebündelt werden. Besonders kleine und mittelständische Unternehmen, die bei der kompletten Digitalisierung ihrer Lohnabrechnung eher zurückhaltend sind, profitieren aber davon:

Ihre Personalabteilung hat mehr Zeit und Ressourcen für Prozesse, die ein Unternehmen dauerhaft wettbewerbsfähig machen – die Digitalisierung voranzutreiben, moderne Strukturen wie Hybrides Arbeiten zu ermöglichen oder Fachkräfte zu rekrutieren und zu binden. Da die Integration der digitalen Lohnabrechnung zudem meist mit wenig Aufwand umzusetzen ist, wird sie über kurz oder lang zum Standard werden – und somit zu einem zentralen Baustein der Digitalisierung von KMU.

Leitfaden: So gelingt die Einführung einer HR-Software

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So gelingt die Einführung einer HR-Software

Die digitale Lohnabrechnung lässt sich oft im Rahmen einer Software-Lösung für Ihre gesamte HR umsetzen. Erfahren Sie hier, wie Sie vorgehen, damit Sie das optimale Tool für Ihr Unternehmen finden.

Disclaimer

Die Inhalte dieses Beitrags sind sorgfältig recherchiert, stellen jedoch keine Rechtsberatung dar. Bitte wenden Sie sich bei konkreten rechtlichen Fragen an einen spezialisierten Fachanwalt.

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