Fahrtkostenzuschuss

Was der Fahrtkostenzuschuss für Arbeitnehmer und Arbeitgeber bedeutet

Lange Wege sind anstrengend. Vor allem die zum Arbeitsplatz. Doch einige Dinge können den täglichen Arbeitsweg verschönern, wie etwa Podcasts oder spannende Bücher auf dem eReader. Leider bringen diese Annehmlichkeiten keine finanziellen Vorteile. Ein Fahrtkostenzuschuss dagegen schon. Wie das funktioniert? Lesen Sie alles, was Sie als Arbeitgeber oder Arbeitnehmer über den Fahrtkostenzuschuss wissen müssen.

Einfach erklärt: Was ist ein Fahrtkostenzuschuss?

Beim Fahrtkostenzuschuss handelt es sich, wie der Name bereits erahnen lässt, um einen finanziellen Zuschuss. Und zwar einen zum Gehalt, der bei der in Ihrem Lohnprogramm berücksichtig werden muss. Der Arbeitgeber kann diesen Zuschuss freiwillig an seine Arbeitnehmer auszahlen, damit diese Fahrtkosten sparen.

Ist der Fahrtkostenzuschuss zweckgebunden?

Nein. Nachdem ein Arbeitnehmer von seiner Firma einen Fahrtkostenzuschuss erhält, muss er diesen nicht nachweislich für Benzin oder Fahrtickets ausgeben. Der Fahrtkostenzuschuss kommt gemeinsam mit dem Gehalt auf das Konto des Arbeitnehmers. Der Arbeitnehmer muss keine Tank- oder Ticketbelege im Personalbüro einreichen, damit er auch wirklich den Zuschuss ausgezahlt bekommt.

Wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise einen Fahrtkostenzuschuss zugesprochen bekommt, kann er den entsprechenden Betrag theoretisch auch anders nutzen. Etwa, um Kita-Gebühren zu bezahlen, seinen Kontostand aufzubessern oder seine Hobbys zu finanzieren.

Für wen ist ein Fahrtkostenzuschuss sinnvoll?

Wer nicht gerade im Homeoffice arbeitet oder in Fußweite von seinem Arbeitsplatz wohnt, ist bei seinem Weg zur Arbeit auf ein Transportmittel angewiesen. Dabei fallen in der Regel Kosten an. Bus, Zug, Auto, Motorrad, U-Bahn – all diese Beförderungsarten haben ihren Preis. Ob nun in Form von Benzin oder Fahrkarten.

Am Ende des Jahres stellen viele fest, was für Summen die tägliche Beförderung verschlingt. In der Regel kommen dabei mehrere hundert Euro pro Jahr zusammen, die im Haushaltsbudget womöglich an anderer Stelle fehlen. Eine große Ausgabe also, die ebenso großes Einsparpotenzial birgt.

Demgemäß ist es egal, wie man nun zur Arbeit kommt. Ein finanzieller Zuschuss des Arbeitgebers ist auf jeden Fall sinnvoll.

Wer bekommt einen Fahrtkostenzuschuss?

Einen Fahrtkostenzuschuss – auch Fahrtkostenerstattung genannt – erhalten Arbeitnehmer von ihrem Arbeitgeber. Dabei gibt es zwei Möglichkeiten, in den Genuss eines Fahrtkostenzuschusses zu kommen.

1. Der Chef zahlt seinem Mitarbeiter freiwillig und ohne äußeren Zwang einen Fahrtkostenzuschuss als Corporate Benefit.
2. Der Mitarbeiter erhält in Gehaltsverhandlungen mit seinem Chef einen Fahrtkostenzuschuss und bekommt diesen anstelle oder zusätzlich zu einer Gehaltserhöhung.

Nochmals: Der Arbeitgeber zahlt den Fahrtkostenzuschuss absolut freiwillig. Es gibt kein Gesetz, das ihn dazu verpflichtet.

Wer also als Arbeitnehmer einen Fahrtkostenzuschuss von seinem Arbeitgeber erhält, kann sich freuen. Denn ein Unternehmen muss seinen Mitarbeitern diesen zusätzlichen Betrag nicht grundsätzlich zahlen.

Welchen Beruf der Arbeitnehmer ausübt, ist im Übrigen unerheblich.

Was der Fahrtkostenzuschuss ist und was er nicht ist

Hin und wieder kommt es beim Thema Fahrtkostenzuschuss zu Verwechslungen. Deswegen im Folgenden eine klare Unterscheidung zwischen dem, was der Fahrtkostenzuschuss ist und was er nicht ist.

Was der Fahrtkostenzuschuss ist:

• Die finanzielle Unterstützung des Arbeitgebers für die tägliche Fahrt eines Arbeitnehmers von dessen Wohnort zur Arbeitsstätte.

Was der Fahrtkostenzuschuss nicht ist:

• Es handelt sich bei diesem Zuschuss nicht um die Pendlerpauschale.
• Auch handelt es sich nicht um die Erstattung von Kosten, die bei Dienst- bzw. Geschäftsreisen anfallen.
• Des Weiteren ist der Zuschuss nicht zu verwechseln mit der staatlichen E-Prämie, die den Kauf eines Elektroautos belohnt.

Was ist der Unterschied zwischen Fahrtkostenzuschuss und Pendlerpauschale?

Der Fahrtkostenzuschuss ist ein Angebot des Arbeitgebers. Der Arbeitnehmer erhält den Zuschuss jeweils am Ende des Monats gemeinsam mit dem Gehalt.

Die Pendlerpauschale ist ein Angebot des Staates. Der Arbeitnehmer setzt diese Pauschale am Ende des Jahres in seiner Steuererklärung als Werbungskosten ab. Im Gegensatz zum Fahrtkostenzuschuss erhält der Arbeitnehmer kein Geld. Stattdessen reduziert sich das zu versteuernde Einkommen um den entsprechenden Betrag.

Fahrtkostenzuschuss und Pendlerpauschale: Kann man beides gleichzeitig bekommen?

Wer von seinem Arbeitgeber einen Fahrtkostenzuschuss erhält, kann bei der Steuererklärung am Ende des Jahres dennoch die Pendlerpauschale geltend machen. Im entsprechenden Formular der Steuererklärung muss der Arbeitnehmer allerdings die Höhe des Fahrtkostenzuschusses angeben. Das Finanzamt zieht dann diese Summe ab und rechnet die Differenz als Werbungskosten an.

Wie wird der Fahrtkostenzuschuss berechnet?

Bei der Berechnung müssen einige Faktoren berücksichtigt werden.

• Es wird immer nur die einfache Strecke zur Berechnung herangezogen, nicht die Hin- und Rückfahrt. Beträgt die Distanz zwischen Wohnort und Tätigkeitsstätte zum Beispiel 23 Kilometer, werden auch nur diese 23 Kilometer berechnet und nicht 46 Kilometer.
• Pro Kilometer und Tag werden pauschal 0,30 € erstattet. Bei 23 Kilometern wären das somit 6,90 € pro Tag.

Fahrtkostenzuschuss: Wie ist das steuerlich geregelt?

Selbstverständlich gibt es beim Fahrtkostenzuschuss auch steuerliche Vorgaben. Wenn man erst einmal weiß, worauf es ankommt, sind die Steuerregelungen recht einfach zu verstehen.

• Der Höchstbetrag der Entfernungspauschale ist bei der jährlichen Steuererklärung mit 4500 € angesetzt. Heißt: Wer jährlich bis zu diesem Betrag einen Fahrtkostenzuschuss erhält, für den gilt die Pauschalversteuerung. Ist der jährliche Betrag höher, muss individuell versteuert werden – der Arbeitnehmer muss also entsprechende Belege für Fahrtkosten eingereicht werden.
• Auf den Fahrtkostenzuschuss werden pauschal 15 Prozent Lohnsteuer erhoben. Diese trägt der Arbeitgeber.
• Der Arbeitgeber muss zwar die Lohnsteuer zahlen, aber dafür keine Sozialabgaben.
• Die Pauschalversteuerung ist nur möglich, wenn der Fahrtkostenzuschuss den jährlichen Werbungskostenabzug nicht übersteigt.
• Manchmal ist der Fahrtkostenzuschuss auch steuerfrei, nämlich bei einer vom Arbeitgeber organisierten Sammelbeförderung, bei einer doppelten Haushaltsführung oder Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers.

Beispiel: So berechnet man den Fahrtkostenzuschuss

Ein Arbeitnehmer, nennen wir ihn Herr Edwin, wohnt 25 Kilometer von seinem Arbeitsplatz entfernt und fährt die Strecke Montag bis Freitag mit seinem Privat-Pkw. In Verhandlungen mit seinem Chef konnte der Angestellte einen Fahrtkostenzuschuss erwirken. Er bekommt nun die Pauschale von 0,30 € pro Kilometer.

Was aber bekommt Herr Edwin nun netto mehr pro Monat?

Bei 20 Arbeitstagen würde die Rechnung von unserem Herrn Edwin so aussehen:

0,30 € x 25 Kilometer = 7,50 € pro Tag

7,50 € x 20 Arbeitstage = 150 € pro Monat

Der Fahrtkostenzuschuss beträgt also netto 150 € pro Monat. Diesen Betrag erhält Herr Edwin zusätzlich mit seinem monatlichen Gehalt ausgezahlt.

Wie aber sieht es nun mit den Steuern aus?

Auf die 150 € fallen allerdings sehr wohl Steuern an. Diese werden wie folgt kalkuliert:

Pauschalversteuerung: 15 Prozent (22,50 €)

Solidaritätszuschlag: 5,5 Prozent (8,25 €)

Kirchensteuer in Baden-Württemberg: 8 Prozent (12 €)

Insgesamt fallen also 42,75 € an Lohnsteuer an. Diese zahlt, wie weiter oben bereits erwähnt, der Arbeitgeber. Ist der Arbeitnehmer, der den Fahrtkostenzuschuss erhält, nicht kirchensteuerpflichtig, reduziert sich die Steuerlast um eben jenen Betrag für den Arbeitgeber.

Wie der Fahrtkostenzuschuss bei Minijobs und Azubis berechnet wird

Bei Geringverdienern kann ein Fahrtkostenzuschuss einen entscheidenden Unterschied am Monatsende ausmachen. Denn gesetzlich darf bei einem Minijob die Grenze von 450 € pro Monat nicht überschritten werden.

Will der Vorgesetzte seinem Mitarbeiter aber mehr bezahlen, kann er einen Fahrtkostenzuschuss gewähren. Damit kann er die festgelegte Minijob-Grenze vollkommen legal überschreiten.

Zur Berechnung wird auch hier die Kilometerpauschale von 0,30 € herangezogen und mit den Kilometern der einfachen Wegstrecke multipliziert.

Die selbe Möglichkeit bietet sich Unternehmen bei Auszubildenden. Will eine Firma seine Azubis zusätzlich unterstützen, zahlt sie ihnen einfach einen Fahrtkostenzuschuss.

Gilt der Fahrtkostenzuschuss auch für die Öffentlichen Verkehrsmittel?

Wenn man mit den Öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit fährt, kann der Arbeitgeber einen ebenfalls unterstützen. Zum Beispiel mit einem sogenannten Jobticket.

Ein solches Jobticket ist bei vielen Arbeitnehmern äußerst beliebt. Warum? Weil es in Form einer Monats- oder Jahresfahrkarte kommt und damit auch an Wochenenden und in der Freizeit gültig ist.

Für Arbeitgeber wichtig zu wissen: Nur wenn beim Jobticket die monatliche Freigrenze von 44 € nicht überschritten wird, bleibt es für den Arbeitgeber steuerfrei.

Vorteile für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Was Fahrtkostenzuschüsse so beliebt macht ist, dass sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer Vorteile daraus ziehen.

3 Vorteile für den Arbeitgeber

• Günstige Alternative zur Gehaltserhöhung
• Geringer Steuersatz
• Zufriedene Mitarbeiter

3 Vorteile für den Arbeitnehmer

• Option in Gehaltsverhandlungen
• Mehr Netto vom Brutto
• Arbeitnehmer muss keine Steuer zahlen

Fahrtkostenzuschuss: Das Wichtigste auf einen Blick

Zum Abschluss nochmals die wichtigsten 8 Punkte zum Fahrtkostenzuschuss:

• Der Fahrtkostenzuschuss ist ein Corporate Benefit
• Der Arbeitgeber zahlt dem Arbeitnehmer den Fahrtkostenzuschuss und dem Finanzamt die Steuern, die darauf anfallen
• Der Arbeitgeber kann durch den Fahrtkostenzuschuss Geld sparen, wenn er diesen statt einer Gehaltserhöhung bezahlt
• Der Arbeitnehmer erhält durch den Fahrtkostenzuschuss mehr Netto vom Brutto, weil er darauf keine Steuern zahlen muss
• Der Fahrtkostenzuschuss ist zu unterscheiden von der Pendlerpauschale
• Aktuell liegt das Kilometergeld bei 0,30 €
• Die Pauschalsteuer auf den Zuschuss beträgt 15 Prozent
• Alle Beträge über 4500 € jährlich müssen individuell versteuert werden