Wie Sie Ihre Bewerber verwalten

Bewerbermanagement

10 Min. Lesezeit | Zur Lexikon-Übersicht

Was ist Bewerbermanagement? Bedeutung und Definition

Bewerbermanagement ist ein Prozess: Personaler müssen Stellen und Anforderungsprofile erstellen, Anzeigen streuen und Kandidaten beurteilen. Unter anderem. Denn die Definition von Bewerbermanagement − das auch als “Bewerbungsmanagement” oder “Bewerberverwaltung” bekannt ist ‒ umfasst vieles mehr. Schlussendlich das Verwalten eines jeden Schritts, der nötig ist, um Bewerber zu finden, diese auszuwählen und ins Unternehmen zu holen: von der Stellenbeschreibung über die Personalauswahl bis hin zum Onboarding. Das alles kostet Zeit und läuft oft chaotisch ab. Denn nicht nur Personaler treffen Entscheidungen, auch die Fachabteilungen wollen beim Bewerbungsprozess mitreden. Da kann es schnell unübersichtlich werden. Hier setzt Bewerbermanagement ein.

Team spricht im Bewerbermanagement-Prozess über einen Bewerber

Effizientes Bewerbermanagement: Aufgaben und Ziele der Bewerberwaltung

Bewerbungsmanagement ist ein wichtiger Bestandteil von Recruiting. Typische Bewerbermanagement-Aufgaben sind dabei das Verwalten sämtlicher Dokumente der Bewerber wie beispielsweise den Lebenslauf, qualifizierte Arbeitszeugnisse oder auch das Anschreiben. HR-Manager sichten alle eingehenden Bewerbungen, treffen eine Vorauswahl und stimmen dann intern mit den betreffenden Abteilungen die Wunschkandidaten ab, die sie zu einem Vorstellungsgespräch einladen. Insofern gehört die Kommunikation während des Bewerbermanagement-Prozesses ebenfalls zu den zentralen Aufgaben der Bewerberverwaltung. Und zwar sowohl die interne Abstimmung mit den betroffenen Unternehmensbereichen als auch der externe Kontakt mit den Bewerbern. Damit dient Bewerbermanagement laut Definition gleich mehreren Zielen:

  • Optimale Kandidaten finden: Betriebe und Firmen benötigen Mitarbeiter, die zu ihnen passen. Und zwar fachlich wie persönlich. Denn niemand arbeitet gerne mit einem fachlich brillanten, doch menschlich schwierigen Kollegen zusammen. Und da sich Wunschkandidaten nur selten per Initiativbewerbung von alleine melden, zählt z den elementaren Bewerbermanagement-Tätigkeiten zählt die Suche und Auswahl geeigneter Mitarbeiter.
  • Zeit- und kosteneffizientes Arbeiten: Durch möglichst optimale Workflows in der Bewerberverwaltung sparen Personaler ihrem Unternehmen in gleich zweifacher Hinsicht Geld. Zum einen verringern HR-Manager den Aufwand für den Prozess des Bewerbermanagements. Dadurch bleibt ihnen mehr Zeit für die wichtigen Dinge der Personalarbeit, wie zum Beispiel dafür, eine HR-Strategie zu entwickeln und umzusetzen. Zum anderen bedeuten offene Stellen meist einen Umsatzverlust für Unternehmen. Finden Personaler also schnell neue Mitarbeiter, unterstützt dies massiv den Firmenerfolg. Genau darum ist es ein wichtiges Ziel des Bewerbermanagements, den gesamten Bewerbungsprozess so effizient wie möglich zu gestalten.
  • Arbeitgebermarke stärken: Im Wettbewerb um die größten Talente ist es für Firmen und Betriebe zunehmend wichtig, sich das Image eines attraktiven Arbeitgebers zuzulegen. Professionelles Bewerbermanagement trägt zum Employer Branding bei, indem Personaler die Bewerberinnen und Bewerber über den Stand ihrer Bewerbung auf dem Laufenden halten. Die wertschätzende Kommunikation trägt entscheidend dazu bei, dass Kandidaten selbst im Fall einer Absage das entsprechende Unternehmen in positiver Erinnerung behalten.

Gerade in kleinen und mittleren Unternehmen sind meist nur wenige Personaler für sämtliche Anliegen der Mitarbeiter eines Unternehmens verantwortlich: Doch wenn das Erfassen der Abwesenheiten und das Erstellen von Lohnabrechnungen den Arbeitsalltag ausfüllt, dann bleibt recht wenig Zeit für professionelles Bewerbungsmanagement. Damit die Bewerberverwaltung reibungslos über die Bühne geht und die sonstige Arbeit nicht zu kurz kommt, braucht es vor allem eines: die passende Software.

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Digitales Bewerbermanagement statt Papierberge

Bewerbungen auf Papier? Auch die gibt es noch. Doch in der Regel findet die Kommunikation mit Bewerbern heute digital statt. Übersichtlicher sind die Prozesse der Personalbeschaffung dadurch in vielen Fällen jedoch nicht geworden. Das hat mehrere Gründe: So drucken manche Personaler Unterlagen noch immer aus. Die per E-Mail eingegangenen Bewerbungen bilden dann Aktenstapel oder wandern per Hauspost durch die Büros. Das ist ineffektiv und nimmt unglaublich viel Zeit in Anspruch. Zeitgemäßes Online-Bewerbermanagement sieht anders aus.

Darüber hinaus beeinträchtigen weitere Faktoren den Bewerbermanagement-Prozess. Ein Beispiel: Wenn der Personaler die Unterlagen eines Bewerbers via E-Mail an eine Teamleiterin schickt und diese darauf antworten muss, fällt unnötige Arbeit an. Meistens bleibt es ja nicht bei einem einmaligen Austausch. Die Folge: Es entsteht ein lästiges Hin und Her. Sind mehrere Abteilungen in den Recruiting-Prozess involviert, bricht schnell das bürokratische Chaos aus.

Aber selbst wenn die gesamte Abwicklung des Bewerbermanagement-Prozesses digital erfolgt, heißt das noch lange nicht, dass weniger Arbeit anfällt. Stichwort Excel: Trotz Personalmarketing 2.0 setzen viele Büros auch weiterhin darauf. Doch das Programm ist alles andere als zeitgemäß.

Wie gelingt digitales Bewerbermanagement?

Ganz einfach: Mit einer HR-Software. Dabei gibt es sowohl Tools, die ausschließlich darauf spezialisiert sind, für Bewerber das Management zu vereinfachen, als auch HR-Gesamtlösungen, die eine Bewerbermanagement-Software enthalten. Dort werden alle Bewerbungen an einem Ort gesammelt, dort geben die Abteilungen ihr Feedback. Kein Ping Pong mit E-Mails mehr. Denn in der Software läuft alles zentral ab. Das trägt wesentlich zur Verbesserung des internen Bewerbermanagement-Ablaufs bei. Und auch der Austausch mit dem Bewerber erfährt dadurch eine ganz neue Qualität.

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Was kann eine Bewerbermanagement-Software?

Ein modernes und erfolgreiches Bewerbermanagement-Tool muss ein Alleskönner sein. Alles andere wäre auch nicht effektiv. Personalerinnen und Personaler wollen eine Komplettlösung und nicht unzählige Einzelanwendungen. Man kann das mit einem Smartphone vergleichen. Während der Konsument früher alles separat kaufen musste – Handy, Digitalkamera, MP3-Player, Auto-Navi – kriegt er heute alles in einem Gerät.

Das Gleiche gilt beim Bewerbermanagement. Waren Personaler früher auf E-Mail-Postfächer angewiesen, auf Excel-Listen, PDF-Ordner und ein Programm für die Karriereseite, so können sie heute mit einem digitalen Bewerbermanager alles von einem Ort aus steuern. Das Mindeste, was eine Bewerbermanagement-Software dabei leisten muss, ist der schnelle Austausch von Informationen. Neben der Kommunikation mit dem Bewerber ist das die Kommunikation innerhalb eines Unternehmens. Schnell reagieren und unkompliziert agieren – so macht es eine Software dem Bewerber und der Verwaltung gleichermaßen einfacher.

Ein weiteres Kriterium eines Bewerbermanagementsystems ist eine benutzerfreundliche Oberfläche. Ist die Bedienung intuitiv? Gibt es einen direkten Vergleich der einzelnen Bewerber? Gehen Empfangsbestätigungen automatisch raus? Kann man schnell eine Zu- oder Absage verschicken?

Der Bewerbermanagement-Prozess: Definition und Ablauf

Laut Bewerbungsprozess-Definition umfasst der Bewerbermanagement-Prozess alle Phasen, den eine Bewerbung bis zur Besetzung einer Stelle durchläuft. Aus HR-Sicht lässt sich der Prozess des Bewerbermanagements in fünf Schritte unterteilen:

1. Stellenausschreibung

Am Anfang gilt es, ein Anforderungsprofil zu erstellen. Dabei stehen zwei Fragen im Vordergrund: Welche Stelle im Unternehmen muss das Unternehmen besetzen? Und welche Qualifikation soll der Bewerber mitbringen? Sobald das klar ist, kann der Kollege oder die Kollegin aus der Personalabteilung eine entsprechende Stellenanzeige schalten – oder sich mit Methoden aus dem E-Recruiting im Internet nach den besten Talenten umsehen.

2. Kandidatenauswahl

Sobald die ersten Bewerbungen eintreffen, steht der nächste Schritt an: Lebensläufe und Anschreiben lesen. Hier klärt sich, ob die Kandidatin oder der Kandidat die erforderlichen fachlichen Qualifikationen mitbringt. In dieser Phase führen viele Recruiter zudem ein intensives Pre-Screening durch (auch bekannt als “Pre-Employment Screening”). Dabei prüfen sie die Angaben in den Bewerbungen auf ihre Richtigkeit und holen zusätzlich Informationen über die Kandidaten im Internet ein. Hier kommt es bereits zu einem Vorentscheid. Denn bringt ein Background Check unvorteilhafte Eigenschaften zum Vorschein, wird eine Bewerbung meist umgehend aussortiert.

3. Interview

Im Vorstellungsgespräch lernt das Unternehmen alle Kandidaten näher kennen, die es in die engere Auswahl geschafft haben. Das geschieht heute oft in mehreren Steps: Vor dem persönlichen Dialog setzen immer mehr Unternehmen auf Vorabgespräche via Skype oder andere Videodienste. Nur wenn sich ein Kandidat hier wacker schlägt, hat er die Chance, weiterzukommen. Der nächste Schritt wäre dann die Teilnahme an einem Assessment-Center oder das direkte Interview mit dem Recruiter, Abteilungsleiter oder sogar dem Firmenchef.

4. Zu- und Absagen

Sofern sich das Unternehmen auf einen Bewerber festgelegt hat, gilt es für den Recruiter, die entsprechenden Mails zu verschicken. Und während eine glückliche Person die Zusage erhält, bekommen die anderen Bewerberinnen und Bewerber kurz darauf die unvermeidliche Absage auf ihre Bewerbung. In der Regel warten Personaler verständlicherweise mit den Absagen, bis ihr Wunschkandidat auch seinerseits zugesagt hat. In jedem Fall ist es wichtig, dass auch die Kommunikation mit abgelehnten Bewerbern bis zuletzt respektvoll und wertschätzend bleibt.

5. Onboarding

Umso mehr Freude herrscht beim erfolgreichen Kandidaten. Sobald er seinen Arbeitsvertrag unterschrieben hat, kann eine systematisierte Einführung des neuen Mitarbeiters über die Onboarding-Software beginnen. Schließlich endet das Bewerbermanagement ja nicht mit der Zusage. Stattdessen klärt die Personalabteilung den Mitarbeiter oft bereits vor dem ersten Tag über viele Prozesse und Richtlinien auf. Digitales Bewerbermanagement bietet dem neuen Arbeitnehmer die Möglichkeit, von zu Hause aus oder von unterwegs Formulare auszufüllen. Beispielsweise mit Angaben zu seiner Anschrift, Bankverbindung und Sozialversicherung.

Die Bewerbermanagement-Definition umfasst Aufgaben und Ziele des Bewerbungsmanagements

Die Funktionen einer Bewerbermanagement-Software

Wie die Prozessbeschreibung des Bewerbermanagements gezeigt hat, sollte eine diesbezügliche Software die Verwaltung der Bewerber vereinfachen. Des Weiteren muss sie die Kommunikation mit dem Bewerber erleichtern und zum Employer Branding beitragen. Da es viele Anbieter von Bewerbermanagement-Tools gibt, welche Funktionen sollte eine solche Software mitbringen?

Überblick schaffen

Mit einem entsprechenden Bewerbermanager haben Human Resources Manager stets alle relevanten Bewerberdaten im Blick: Beruflicher Werdegang, schulische und akademische Ausbildung, Sprachkenntnisse, Zeugnisse, Foto. Für den direkten Vergleich von mehreren Kandidaten kann man PDF-Dokumente auch nebeneinander darstellen.

Benachrichtigungen für einfache Kommunikation

Der Personaler will alle Neuigkeiten und Infos möglichst schnell. Automatische Benachrichtigungen sorgen dafür, dass er sämtliche Fortschritte im Bewerbungsprozess im Auge behält.

Berechtigungen für klare Zuständigkeiten

Ein Administrator entscheidet, welcher Mitarbeiter welche Bereiche sehen und welche Funktionen er nutzen kann. Dadurch ist die Rollenverteilung klar. Denn: Nicht jeder Kollege im Unternehmen ist in den Recruiting-Prozess eingebunden.

Bewertung vergeben

Berechtigte Kollegen können die Qualifikationen eines Bewerbers bewerten. Kommentare wie “Bringt viel Erfahrung mit!” oder “Beherrscht leider keine Fremdsprachen” sind somit für alle sichtbar, die in den Recruiting-Prozess eingebunden sind.

Stellenportal für Ausschreibungen

Ein gutes E-Recruiting-Tool bietet auch die Möglichkeit zur Stellenausschreibung. Unmittelbar aus der Software heraus kann der Recruiter die firmeneigene Karriereseite pflegen und benötigt dafür keine gesonderten IT-Kenntnisse. Auch wichtig: In Zeiten von Google for Jobs sollte die Bewerbermanagement-Software sämtliche Stellenanzeigen für Suchmaschinen optimieren.

Datenschutz gewährleisten

Seit Einführung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Unternehmen personenbezogene Daten besser schützen. Tun sie das nicht, drohen hohe Bußgelder. Vor allem für Human-Resources-Abteilungen ist dies wichtig. Denn gerade im Human Resource Management hat man ständig mit sensiblen Daten von Bewerbern und Mitarbeitern zu tun.

Ein gutes Bewerbermanagementsystem bietet einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung an und ermöglicht es einem Unternehmen auf geradezu simple Art und Weise, diesem zuzustimmen. Und auch der sichere Umgang mit Bewerberdaten wird gewährleistet. Eine langfristige Speicherung von Bewerberdaten ist nämlich seit Einführung der DSGVO nur noch dann erlaubt, wenn der Kandidat einem solchen Vorgehen explizit zustimmt. Etwa, weil er im Falle einer Ablehnung bei zukünftigen Stellenausschreibungen kontaktiert werden möchte. Ein Compliance-Management-System im Bewerbermanagement stellt hierfür die entsprechenden Datenschutzrichtlinien bereit.

Talentpool anlegen

Es ist unvermeidbar: Hin und wieder müssen Recruiter auch guten Bewerbern eine Absage erteilen. Das ist vor allem dann schade, wenn der- oder diejenige gut ins Unternehmen gepasst hätte. In vielen Personalabteilungen setzt man daher seit geraumer Zeit auf einen Talent- bzw. Bewerberpool.

Laut Bewerberpool-Definition handelt es sich bei einem Talentpool um eine Datenbank, in der die Unterlagen von abgelehnten Bewerbern vorübergehend gespeichert werden. Sobald eine Stelle im Unternehmen frei wird, kann der Recruiter dann auf die zurückgestellten Kandidaten im Bewerbermanagementsystem zurückgreifen. Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und Talentknappheit ist diese Methode extrem hilfreich.

Reminder für reibungslosen Ablauf

Damit HR-Managerinnen und HR-Manager eine Bewerbung nicht aus den Augen verlieren, hat praktisch jedes Bewerbermanagementsystem eine integrierte Reminder-Funktion. Diese stellt sicher, dass den gesamten Bewerbungsprozess über keine Aufgabe liegen bleibt. Dementsprechend zügig verläuft auch die Candidate Journey im Bewerbermanagement-Prozess.

Onboarding erleichtern

Erste Arbeitstage und -wochen waren früher mit viel Papierkram verbunden. Nicht nur musste ein neuer Mitarbeiter verschiedene Formulare ausfüllen und Angaben zu seinen Steuer- oder Sozialversicherungsdaten machen. Sondern er bekam es auch mit vielen Leitfäden und Handbüchern zu tun, um den Job besser kennenzulernen. Durch die Digitalisierung geht der Onboarding-Prozess vollkommen online: So kann die Eingliederung des neuen Kollegen schon kurz nach Unterzeichnen des Arbeitsvertrags beginnen.

Warum es ohne Bewerbermanagement-Software nicht geht

Wer heute auf eine gute Personal-Software mit Bewerbermanagement verzichtet, hat einen klaren Wettbewerbsnachteil. Denn Umfragen belegen, dass Top-Kandidaten eine kurze und schnelle Candidate Journey bevorzugen. Das heißt: Geht es dem Young Professional also zu langsam, wendet er sich womöglich ab und bewirbt sich ausgerechnet bei der Konkurrenz. Eine Software-Lösung steigert also nicht nur die Effizienz innerhalb eines Unternehmens, sie trägt auch zu einer besseren Außenwahrnehmung bei.

Weitere Pro-Argumente für ein digitales Bewerbermanagement-Tool

  • Durch die schnelleren Prozesse kann ein Unternehmen Zeit sparen.
  • Im Umgang mit Bewerbern wird die Time-to-Hire verkürzt – das trägt zur Arbeitgebermarke bei.
  • Insbesondere stark wachsende Firmen, die mehrere Stellen auf einmal besetzen müssen, erfahren beim Prozess der Personalbeschaffung spürbare Entlastung.
  • Das Bewerbermanagement verläuft für Recruiter und Fachabteilungen gleichermaßen transparent.
  • Der Bewerbermanagement-Prozess gestaltet sich bei allen Bewerbern einheitlich.
  • Ein Bewerbermanager vereinfacht die Durchsuchung des Bewerberpools.
  • Abgelehnte Kandidaten bleiben, wenn diese das wünschen, in einem Talentpool erhalten.
  • Ein integrierter Datenschutz bietet größere Sicherheit für Bewerberdaten.
  • Stellenanzeigen können direkt aus der Software heraus erstellt werden.

Möglichkeiten für Auswertungen des Bewerbermanagements: Oft erfassen Bewerbermanager HR-Kennzahlen, um den Bewerbungsprozess dadurch zu optimieren.

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