Funktionen und Vorteile

Bewerbermanagementsystem

6 Min. Lesezeit | Zur Lexikon-Übersicht

Optimierung von Bewerbungsprozessen

Der Arbeitsmarkt hat sich in den vergangenen Jahren stark verändert. Bewerber haben immer größere Wünsche an ihren Arbeitsplatz, während sich zugleich aufgrund des demografischen Wandels immer weniger Kandidaten aktiv auf eine Stelle bewerben. Darüber hinaus hat die Digitalisierung auch die Art verändert, wie Recruiting funktioniert. Das sind viele Veränderungen, die Personaler zum Handeln zwingen.

Für immer mehr HR-Abteilungen haben sich Bewerbermanagementsysteme als geeignete Tools etabliert. Diese lösen nicht nur die neuartigen Herausforderungen der HR, sie gestalten Bewerbungsprozesse auch wesentlich schneller. Was genau Bewerbermanagementsysteme sind, welche Funktionen sie mitbringen sollten und welche Vorteile sie haben, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

Was ist ein Bewerbermanagementsystem?

Ein Bewerbermanagementsystem (BMS) ist eine IT-Lösung, welche es Arbeitgebern, Recruitern und Personalabteilungen ermöglicht, den Bewerbungsprozess dynamischer zu gestalten. Dies umfasst in erster Linie das Verwalten und Bewerten von Bewerbungen (auch von Initiativbewerbungen) an einem Ort. Dadurch werden die zwei primären Ziele von Bewerbermanagementsystemen erreicht:

  1. Verbesserung der Recruiting-Prozesse sowie die Steigerung der Qualität der Neueinstellungen.
  2. Optimierung und Effizienzsteigerung des Bewerbungserlebnisses für die Kandidatinnen und Kandidaten.

Jedoch besitzen die heutigen digitalen Bewerbermanagementsysteme Funktionen, die weit über das Abspeichern und Auswerten der Bewerbungen hinausgehen. Sie sind darauf ausgelegt, dass der gesamte Prozess des E-Recruitings über das Bewerbungsmanagementsystem abläuft.

Bewerbermanagementsysteme: Welche Anforderungen müssen sie erfüllen? Welche Vorteile bieten sie?

Was muss ein Bewerbermanagementsystem können?

Für “Bewerbermanagementsystem” existieren zahlreiche alternative Bezeichnungen wie Applicant Tracking System (ATS), Bewerber-Tracking-System, E-Recruiting-System, Recruiting-Software oder Bewerberverwaltungs-Software bekannt.

Dabei handelt es sich bei allen Bezeichnungen um Softwares, die Recruitern bei der Personalgewinnung helfen. Im Detail unterscheiden sich die Bewerbermanagement-Softwares durch ihre verschiedenen Funktionen, um die passenden Kandidaten zu rekrutieren und durch den Bewerbungsprozess zu führen. Jedoch sollte jede Software ein paar Grundfunktionen aufweisen, um die Anforderungen eines Bewerbermanagementsystems zu erfüllen. Zu diesen zählen:

Automatisierung

Administrative Routineaufgaben wie das Versenden von Eingangsbestätigungen oder das Speichern und Auswerten von Bewerbungen übernehmen Bewerbermanagementsysteme vollautomatisch. So sparen sich Personaler Zeit und verhindern mögliche Mehrarbeit.

Individualisierbarkeit

Die Software sollte es ermöglichen, dass Sie Ihren Prozess für Bewerbungen direkt anpassen. Damit Sie stets mit Ihrem individuellen Ablauf im Recruiting arbeiten und sich nicht an die Software anpassen müssen.

Zentraler Speicherort für Bewerbungen

Ein zentraler Ablage aller eingehenden Bewerbungen ermöglicht den direkten Vergleich der verschiedenen Kandidaten sowie das Hinterlegen von Kommentaren. Personaler laufen zudem nicht Gefahr, Bewerbungsunterlagen zu verlieren und werden über mögliche Duplikate informiert.

Automatische Erfassung von Bewerberdaten (CV-Parsing)

Durch das CV-Parsing filtern Bewerber ihre persönlichen Daten aus dem Lebenslauf heraus und importieren und speichern diese im Bewerbungsmanagementsystem. Dies vereinfacht die Dateneingabe sowie den gesamten Bewerbungs- und Recruiting-Prozess.

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Analysefunktionen

Ein Bewerbermanagementsystem muss die Qualifikationen der Bewerber mit wenigen Klicks vergleichbar machen. Zudem zeigen die meisten Systeme an, über welche Kanäle die Bewerber kommen. So verbessern Unternehmen zum einen die Candidate Journey, zum anderen aber auch Ihr eigenes Recruiting.

Nachvollziehbare Kommunikation

In einem Bewerbungsmanagementsystem haben nicht nur alle am Bewerbungsprozess beteiligten Personaler und Vorgesetzte zu jeder Zeit Zugriff auf die Bewerbungen. Es ermöglicht zusätzlich den Austausch von Nachrichten, das Hinterlassen von Notizen sowie das Versenden von E-Mails. Durch das Hinzuweisen verschiedener Rollen erteilen Sie zusätzlich Personen außerhalb Ihres Teams Zugriffsrechte.

Datenschutz

Jede Bewerbung beinhaltet persönliche und sensible Personendaten. Diese personenbezogenen Daten sollten, besonders in Hinblick auf die bestehenden Datenschutzgesetze, somit auch stets zuverlässig geschützt sein. Moderne BMS sind auf die jeweiligen Ländergesetze hinsichtlich des Datenschutzes ausgerichtet und löschen beispielsweise auch Daten fristgerecht.

Kandidatenpool

Nicht immer passt der Bewerber zu der zu besetzenden Stelle. Jedoch kann sich dies bei einer späteren offenen Position wieder ändern. Eine Funktion von vielen Bewerbermanagementsystemen ist das Speichern der Bewerber in einen Kandidatenpool. Quasi eine digitale Personalakte, nur für Ihre Bewerber. Via Talent-Pools halten Unternehmen die Beziehung zu ihren Bewerbern stets aufrecht und besetzen durch ihr breites Netzwerk schnell und flexibel neue Stellen.

Veröffentlichung von Stellenanzeigen

Durch ein Bewerbermanagementsystem erstellen Sie die Stellenanzeige direkt in der Software und veröffentlichen diese Stellenbeschreibung mit nur wenigen Klicks auf den gängigen Portalen sowie auf Social Media. Gerade Social-Media-Kanäle wie LinkedIn bieten zudem oftmals die Möglichkeit einer effizienten One-Click-Bewerbung.

Automatische Stellenveröffentlichung auf der Karriereseite

Schnittstellen in den meisten BMS-Softwares ermöglichen es, neue Stellenanzeigen automatisiert auf Ihrer Karriereseite zu veröffentlichen. Dort haben HR-Mitarbeiter die Möglichkeit, Filter zu erstellen, damit Bewerber einen schnelleren Überblick über weitere interessante freie Positionen erhalten.

Vorlagen für Stellenanzeigen

Damit Ihre Anzeigen moderner und attraktiver werden und obendrein zu Ihrem Unternehmen passen, verfügen Bewerbungsmanagementsysteme in der Regel über Vorlagen und Anpassungsmöglichkeiten. So tragen HR-Manager nur noch die wichtigsten Informationen eintragen und haben in aller Kürze eine fertige Stellenanzeige, die zudem positiv das Employer Branding eines Unternehmens unterstützt.

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Was sind die Vorteile von Bewerbermanagementsystemen?

Durch eine Software lässt sich Ihr gesamtes Bewerbermanagement deutlich optimieren. Welche Vorteile Bewerbermanagementsysteme genau haben, erfahren Sie in der nachfolgenden Übersicht:

Optimierter Recruiting-Prozess

Durch die Automatisierung der Bewerbungsabläufe gewinnen Personaler mehr Zeit für die Mitarbeitergewinnung via Active Sourcing sowie für die Bearbeitung anderer firmeninterner Angelegenheiten. In einer Analyse der Bewerbungsphasen erhalten Personaler zudem einen Überblick, wo sich die Abläufe noch weiter optimieren lassen. So können sie ihr Budget zur Mitarbeitergewinnung effizienter planen, indem sie die Kanäle auswerten, über die Bewerbungen eingehen.

Transparente Entscheidungsprozesse

Die Ablage der Bewerberdaten in einer Cloud ermöglicht es Ihren Kollegen und Vorgesetzten die Kandidaten und deren Qualifikationen einzusehen, zu vergleichen und sich während des gesamten Bewerbungsprozesses miteinander auszutauschen. So treffen Sie fundierte Personalentscheidungen und die Qualität der Neueinstellungen steigt.

Kosteneinsparung

Eine Software übernimmt viele kleine Aufgaben automatisch, weshalb Unternehmen weniger Mitarbeiter in der HR-Abteilung benötigen. Der Aufbau eines Kandidatenpools macht das Schalten von Werbeanzeigen für offene Stellen überflüssig. Darüber hinaus steigt die Produktivität des Unternehmens durch eine effektivere Stellenbesetzung.

Zeitersparnis

Durch die Automatisierung sparen Personalabteilungen neben den Kosten zusätzlich reichlich Zeit bei administrativen Aufgaben. Da sich alle Dokumente zentral an einem Ort befinden, muss darüber hinaus niemand mehr nach Dateien suchen. Und auch der Austausch zu den Eindrücken, den die Bewerber hinterlassen haben, erfolgt in Echtzeit.

Verbesserte Candidate Journey

Nicht nur für Recruiter stellt ein Bewerbermanagementsystem eine Verbesserung des Arbeitsalltags dar. Auch Bewerber erleben einen deutlich flüssigeren Bewerbungsvorgang. Dabei durchlaufen sie einzelne, logisch gegliederte Bewerbungsschritte, füllen ihre Bewerbung deutlich einfacher aus und versenden diese noch schneller. Im Umkehrschluss erhalten Bewerber zudem schnelleres Feedback und profitieren von einem transparenten Ablauf. Kurzum: Die Candidate Experience verbessert sich.

Aufwertung des Company Image

Durch einen Bewerbungsprozess, der reibungslos abläuft und bei dem der Kandidat im Mittelpunkt steht, verbessert sich automatisch die Außenwahrnehmung des Unternehmens. So ist es durchaus möglich, dass das Unternehmen selbst bei einer Absage positiv beim Bewerber in Erinnerung bleiben ‒ ideal für Employee Branding.

Suchmaschinenoptimierung (SEO) für Stellenanzeigen

In einer guten Bewerbermanagementsoftware können Sie auch Ihre Suchmaschinenoptimierung überprüfen und verbessern. So werden Ihre Stellenanzeigen in Jobportalen, Jobsuchmaschinen sowie den gängigen Suchmaschinen besser positioniert. Dies fördert Ihre Gesamtreichweite, sodass Bewerber Sie online besser finden.

Rechtliche Sicherheit

Moderne Bewerbungsmanagementsysteme sind auf die Datenschutzgesetze eines Landes ausgelegt. Dadurch gehen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen DSGVO-konform ist, die sensiblen Bewerberdaten angemessen verwahrt sind und ab einem bestimmten Zeitpunkt automatisch gelöscht werden.

Support

Durch einen Support per E-Mail, Telefon oder Chat holen Sie sich jederzeit eine Rückmeldung ein und lassen sich Fragen beantworten.

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