Wie Sie mit Pre-Employment Screening die richtigen Mitarbeiter finden

Der Fachkräftemangel erschwert es Betrieben zunehmend, geeignete Angestellte zu finden. Denn nicht jeder Kandidat, der eine entsprechende Ausbildung absolviert hat, erfüllt auch die unternehmens- und branchenspezifischen Kriterien. So birgt eine oberflächliche, rein fachliche Auswahl von Mitarbeitern hohe Risiken – wie einen Mangel an Interesse, Motivation und Engagement. Mit Maßnahmen wie dem Pre-Employment Screening sichern sich Personaler wirksam dagegen ab.

Der Fachkräftemangel nimmt weiter zu

Der Fachkräftemangel entwickelt sich zu einem Dauertrend. Dabei fehlt längst nicht mehr nur Fachpersonal, sondern es mangelt an potenziellen Arbeitskräften in fast allen Branchen. Das Münchener ifo Institut ermittelt einen regelmäßigen Indikator zum Fachkräftemangel: Dieser erreichte 2022 einen neuen Höchstwert. Auch die Anzahl offener Stellen klettert laut dem Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung in Deutschland auf den höchsten Stand aller Zeiten.

Was bedeutet der Wettbewerb um Arbeitskräfte für HR?

Da die Personalabteilung für die Bewerberauswahl und die Neueinstellungen zuständig ist, spürt sie die Auswirkungen des Personalmangels besonders. Um dennoch geeignete Kandidaten zu finden, versuchen HR-Managerinnen und HR-Manager ihre Arbeitgeber zum Umdenken zu bringen: Dafür passen sie die innerbetrieblichen Rahmenbedingungen zunehmend den Bedürfnissen der Bewerberinnen und Bewerber an. Für Personaler bedeutet dies, auf individuelle Ansprüche einzugehen. Denn ausschließlich zufriedene Mitarbeiter arbeiten motiviert, engagiert und fokussiert. Nur so sind sie bereit, sich lange an ein Unternehmen zu binden.

Anforderungen an potenzielle Kandidaten beibehalten oder ändern?

Der Fachkräftemangel führt dazu, dass Unternehmen in Betracht ziehen, ihre Anforderungen in Stellenausschreibungen zu reduzieren, um mehr Kandidaten anzusprechen. Durch die angepassten Stellenbeschreibungen steigt zwar die Quantität der Bewerberinnen und Bewerber – doch im selben Maße verringert sich auch deren Qualität. Für die HR bedeutet dies schlicht mehr Arbeit, um aus dem Berg an Bewerbungen tatsächlich geeignete Angestellte herauszufiltern. Gelingt das nicht, steigt durch diese Strategie die Quote an Fehleinstellungen, die Betriebe deutlich mehr kostet als sie ihnen nutzt. Es ist also keineswegs hilfreich, nötige sowie erwünschte Qualifikationen zu reduzieren und beliebige Mitarbeiter einzustellen.

Fehleinstellungen schaden dem Unternehmen

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die nicht zum Betrieb passen, wirken sich früher oder später negativ auf dessen Produktivität aus. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Zum Beispiel landet so ein Angestellter in einem Aufgabenbereich, der ihn nicht wirklich interessiert. Oder das Unternehmen vertritt Werte, die mit seinen Einstellungen nicht übereinstimmen. Oder auch Strukturen und Arbeitsweisen, die seinen Bedürfnissen nicht entsprechen. Solche Rahmenbedingungen erschweren die Einarbeitung und führen dazu, dass Betriebe viel in die Entwicklung neuer Mitarbeiter investieren müssen. Zudem senkt es die Motivation sowie die Arbeitsmoral im Team, wenn sich ein Kollege nicht aktiv einbringt. Und obendrein kündigen solche Angestellten oft schnell wieder, weil sie sich an ihrem Arbeitsplatz nicht wohl fühlen.

Drei Tipps, um die passenden Bewerber zu finden

Trotz Arbeitskräftemangel – oder gerade deswegen – gilt also: Bei Bewerbungen genau hinsehen, statt die Anforderungen zu senken. Um einen geeigneten Kandidaten zu finden beziehungsweise dessen Potenzial für die offene Stelle zu erkennen, nutzen Personaler folgende Tipps bei der Auswahl:

1. Je mehr Kandidaten es gibt, die die formalen Anforderungen der Stelle erfüllen, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit eines Treffers. Um diese zu verbessern, ist es essenziell, Stellenanzeigen eindeutig zu formulieren und klare Anforderungen zu definieren.
2. Sinken die Bewerberzahlen, sinken dadurch die Auswahlmöglichkeiten für HR. Um eine größere Auswahl zu erhalten, streuen Personaler Stellenanzeigen über verschiedene Kanäle und nutzen aktives Recruiting.
3. Je zuverlässiger die Auswahlinstrumente sind, desto bessere Treffer erhalten Personaler: Pre-Employment Screening ist eine Methode, die HR-Manager in vielen Fällen als sehr hilfreich bewerten.

Pre-Employment-Check oder Bewerber-Screening: Was ist das?

Das Pre-Employment Screening oder auch Bewerber-Screening bezeichnet einen ausgiebigen Background-Check der Bewerberinnen und Bewerber. Verschiedene Recherchetechniken ermöglichen es Personalverantwortlichen, den Wahrheitsgehalt von Lebensläufen und anderen Angaben zu überprüfen. Der Zweck des Pre-Employment Screenings besteht darin, mögliche Risiken bereits vor einer Einstellung auszuschließen.

Pre-Employment Screening: Falschangaben im Lebenslauf nehmen zu

Die Studie “Pre-Employment Screening” von EY aus dem Jahr 2021 untersucht Falschangaben in Lebensläufen. Demnach finden es über 40 % der Befragten vertretbar, persönliche Auszeiten in ihrem Lebenslauf zu kaschieren – aus Angst vor negativen Konsequenzen. Und mehr als 20 % halten es für nachvollziehbar, Fachkenntnisse in ihrer Vita zu beschönigen. Zusätzlich nehmen die Möglichkeiten zu, über bestimmte Online-Dienste an gefälschte Dokumente heranzukommen. Aus diesen Gründen steigt die Bedeutung des Pre-Employment-Checks enorm an.

3 Schritte für erfolgreiches Pre-Employment Screening in Deutschland

Um das Pre-Employment Screening möglichst effizient zu gestalten, gehen Personalabteilungen folgendermaßen vor:

Background-Check: Datenschutz beachten

Den Datenschutz beim Pre-Employment Screening zu beachten, ist die wichtigste Voraussetzung für ein adäquates Vorgehen. Für die Erfassung und Verarbeitung personenbezogener Daten benötigen Personaler die Einwilligung des betreffenden Kandidaten. Da Bewerberinnen und Bewerber jedoch in einem Abhängigkeitsverhältnis zum Arbeitgeber stehen, geben sie in der Regel automatisch ihr Einverständnis. Allerdings sind Datenerfassung und -verarbeitung nur dann legitim, wenn sie auch tatsächlich notwendig  sind. Die Aufgabe der HR besteht also darin, passende Argumente für dieses Vorgehen zu finden. Erst dann ist ein Pre-Employment Screening in Deutschland erlaubt.

Pre-Screening-Verfahren des Lebenslaufs

Um den Lebenslauf zu checken, überprüfen Personaler die darin angegebenen Berufs- und Bildungswege. Die Einsicht in die Sozialversicherungsdaten und das Firmenbuch geben dem Recruiting einen Einblick in die Beschäftigungszeiten, die Stellung im Unternehmen und die Verantwortlichkeiten. Es lohnt sich zudem, Universitäten und Ausbildungsstätten auf ihre Seriosität zu prüfen. Einige Abschlüsse sind mittlerweile schlicht käuflich zu erwerben.

Screening-Schritte außerhalb des Lebenslaufs

Einige Punkte prüft HR beim Pre-Employment Screening sogar über den Lebenslauf hinaus. In Compliance-Datenbanken befinden sich Sanktionslisten und Informationen zu politisch exponierten Personen. Auch die Bonitätsprüfung von Bewerbern ist möglich. Überprüfen Personalabteilungen all diese Aspekte, erhalten sie ein umfassendes Bild über die Integrität möglicher Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Employment Screening effizient gestalten

Fakt ist: Ein Pre-Employment Screening bewahrt Unternehmen vor möglichem Schaden.

Allerdings ist ein genauer Background-Check für die Verantwortlichen sehr aufwendig und erfordert einige Kapazitäten. Eine geeignete HR-Software hilft dabei, diesen Prozess effizient und transparent zu gestalten: Sie unterstützt Personaler dabei, die einzelnen Phasen des Pre-Employment Screenings zu dokumentieren und die Informationen für alle Beteiligten zugänglich zu machen.

Um einen Lebenslauf oder ein qualifiziertes Arbeitszeugnis zu überprüfen, greifen HR-Manager über die Software auf die entsprechenden Daten zu und hinterlegen neu gewonnene Details direkt beim Bewerber. Die Recruiter sehen die Informationen anschließend dort ein und nutzen sie für ihre Bewerberauswahl. So erleichtert eine Software die Kommunikation innerhalb der HR sowie das Bewerbermanagement.

Pre-Employment Screening von Personal senkt das Risiko von Fehlbesetzungen

Der Fachkräftemangel zwingt Unternehmen zunehmend dazu, ihre Anforderungen an  Bewerberinnen und Bewerber zu senken. Dadurch steigt jedoch das Risiko für Fehlbesetzungen. Um das zu verhindern und Betriebe vor Schaden durch ungeeignete Kandidatinnen und Kandidaten zu schützen, kann die Lösung allerdings nicht in niedrigeren Standards bestehen. Auch wenn das bedeutet, dass dadurch der Aufwand für HR-Abteilungen im Recruiting-Prozess zunimmt. Da allerdings Schritt für Schritt Künstliche Intelligenz im Personalwesen Einzug hält, zeichnen sich auch hier zunehmen effiziente Lösungen ab.

Das Pre-Employment Screening unterstützt HR-Manager dabei, die optimale Kandidatenauswahl zu treffen. Eine Software für HR und E-Recruiting erleichtert solche Personal-Screenings. Denn: Für Unternehmen ist es essenziell, Kandidaten zu finden, die nicht nur fachlich kompetent sind, sondern die auch unternehmensinterne Werte teilen und ins Team passen. Bestätigen Personaler mit einem fundierten Background-Check die Integrität potenzieller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, erhöht dies die Wahrscheinlichkeit einer langfristigen und für beide Seiten gewinnbringenden Zusammenarbeit.