KI im Personalwesen: So verändern ChatGPT & Co. HR

Seitdem der Chatbot ChatGPT im November 2022 veröffentlicht wurde, haben ihn bereits über 100 Millionen Nutzer ausprobiert. Damit ist das Tool die am schnellsten wachsende Verbraucher-Anwendung aller Zeiten. Menschen aus unterschiedlichsten Branchen greifen auf die Anwendung der Künstlichen Intelligenz zurück – auch in der HR. Doch worin liegt der Nutzen für KI im Personalwesen? Welche Gefahren birgt sie? Und welche gesetzlichen Regelungen gelten durch den AI-Act der Europäischen Union?

KI im Personalwesen: Status quo

Künstliche Intelligenz (KI) kann vielseitig Inhalte produzieren, für die bisher menschliche Intelligenz nötig war. Dabei handelt es sich um smarte Programme, die eigenständig Probleme lösen. Um sie zu schreiben, nutzen Entwickler Algorithmen und Modelle. Diese trainieren sie mit Datensätzen. Aus denen “lernen” diese Tools. Maschinelles Lernen ermöglicht der KI, darauf basierende Vorhersagen oder Entscheidungen zu treffen.

Auch Personalerinnen und Personaler verwenden Künstliche Intelligenz im HR-Bereich. Etwa für sich wiederholende administrative Aufgaben während des Recruiting-Prozesses, beim Pre-Employment Screening von Bewerbern oder auch bei der Leistungsanalyse und zur Mitarbeiterbindung.

Was ist eigentlich ChatGPT?

ChatGPT ist ein Chatbot, dem User Fragen stellen oder Aufgaben geben. Um diese zu lösen, analysiert die KI verschiedene Datensätze und verbindet sie miteinander.

Fragt man beispielsweise “Was ist ChatGPT”, antwortet das Tool:

Inwiefern setzen Personaler ChatGPT und andere generative KI in HR ein?

ChatGPT und andere KI-Sprachmodelle verknüpfen Worte zu Sätzen, indem sie mit den wahrscheinlichsten Wortkombinationen in diesem Themenbereich antworten. Daher eignet sich die Implementierung von KI besonders für folgende Aufgaben:

• Standardisierte E-Mails vorformulieren
• Einfache Strategien recherchieren
• Antworten zum Umgang mit Apps und Tools liefern
• Allgemeine Mitarbeiterfragen beantworten
• Struktur für Schulungen bereitstellen
• Karrieretipps geben

Anders als Suchmaschinen liefert die KI klare Antworten auf spezifische Fragen, die Usern eine allgemeine Übersicht zum Thema geben. So hilft sie ihnen, schnell Erkenntnisse zu gewinnen. Sind einzelne Aspekte nicht klar, können Nutzerinnen und Nutzer direkt nachhaken – wie in einem Gespräch mit einem allwissenden Gegenüber.

Zwar kann Künstliche Intelligenz HR-Prozesse optimieren. Aktuell ist die Nutzung von KI im Personalwesen in Deutschland noch eher verhalten. Laut einer Studie der Kienbaum Consultants International experimentieren zwar 55 % der befragten Unternehmen in ausgewählten Bereichen mit generativer KI. Rund 46 % gaben aber an, KI nicht in ihre Personalstrategie mit einzubeziehen. Besonders auffällig: Künstliche Intelligenz kommt vermehrt zum Einsatz im Recruiting und in standardisierten Prozessen. Jedoch haben über 55 % der Befragten noch keine klaren Richtlinien definiert.

Was fällt beim Einsatz von ChatGPT negativ auf?

Die KI kann sich in ihren Antworten widersprechen, weil sie Informationen aus verschiedenen Quellen einbezieht. Außerdem antwortet der Chatbot meist oberflächlich und schwammig. User können demnach häufig nichts mit der Information anfangen oder müssen mehrfach “nachfragen”. Trotz bestehender Sicherheitsvorkehrungen liefert das System teilweise falsche oder irreführende Informationen. Des Weiteren kommt es vor, dass die KI beleidigende oder politisch anstößige Inhalte produziert. Zudem sind die Informationsquellen von ChatGPT immer wieder veraltet: Der aktuelle Wissensstand der KI ist Juli 2024. Nicht zuletzt ist es wichtig, dass Nutzerinnen und Nutzer keine sensiblen Daten in die Chatverläufe mit ChatGPT und Co. eingeben, da diese Tools sie speichern könnten.

Gibt es andere KIs, die ähnlich funktionieren?

Es gibt mehrere KI-Modelle, die wie ChatGPT auf einer Art neuronalem Netzwerk basieren und zum Generieren von Texten konzipiert sind. Die Bekanntesten sind:

• BERT: BERT steht für Bidirectional Encoder Representations from Transformers. Das Sprachmodell ist von Google entwickelt und besonders gut darin, den Kontext von Wörtern zu erschließen und darauf einzugehen.
• CTRL: Dieses KI-Modell von OpenAI ist spezialisiert darauf, Texte zu bestimmten Themen beziehungsweise Stilen zu generieren.
• GPT-3,5: Ein noch leistungsstärkeres Modell von OpenAI als die Vorgänger GPT 1, GPT 2 und GPT 3. Es ist mit 175 Milliarden Parametern in der Lage, menschenähnliche Texte zu generieren und viele Aufgaben zu erfüllen, die bisher Menschen vorbehalten waren. GPT-3,5 ist die aktuelle Basis der kostenfreien ChatGPT-Version.
• GPT-4: Das neueste Modell von Open AI ist in der Lage, Bilder zu erkennen und darauf basierende Inhalte zu generieren – beispielsweise eine Website auf Grundlage einer Skizze. Zudem verarbeitet und erstellt die KI deutlich längere und komplexere Texte. Ist die kostenpflichtige Version aus dem Hause Open AI.
• T5: Dieses KI-Modell von Google ist eines der größten und komplexesten Sprachmodelle, das derzeit verfügbar ist, und besteht aus 11 Milliarden Parametern.
• Gemini: Der multimodale Chatbot von Google ist in über 40 Sprachen verfügbar und kann Datenmengen sowie Dokumente mit bis zu 1.500 Seiten analysieren und verstehen.
• XLNet: Das Transformer-Modell von Google eignet sich für viele Aufgaben, einschließlich der Sprachmodellierung und Textklassifizierung.
• Mixtral 8x22B: Das aktuelle Large Language Model (LLM) des französischen Unternehmens Mistral ist eine Ansammlung aus 8 Modellen, die jeweils über 22 Milliarden Parameter besitzen.
• Claude 3.5: Das KI-Modell des Unternehmens Anthropic gilt als besonders “smart”. Es erzielt nicht nur gute Leistungen, sondern ist ein Vorreiter in Bezug auf ethisches Design.

All diese Modelle fungieren als Chatbots, Übersetzer oder unterstützen beim Erstellen von Inhalten. Dennoch unterscheiden sie sich in Bezug auf ihre Größe, Genauigkeit und die Fähigkeit, bestimmte Aufgaben auszuführen.

Was sind die Vorteile von KI im Personalwesen?

Abseits von Systemen wie ChatGPT gibt es weitere KI-Tools, die Personalerinnen und Personaler unterstützen. Besonders in folgenden Bereichen entlastet KI Human Resources:

1. Automatisierung: Einer der wichtigsten Vorteile von Künstlicher Intelligenz im Personalwesen ist die Fähigkeit, wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Ein Beispiel für die Arbeit mit KI-gestützten Chatbots ist die Bearbeitung häufig gestellter Fragen von Mitarbeitern, damit sich die Personalverantwortlichen auf komplexere Aufgaben konzentrieren können. So unterstützt Künstliche Intelligenz Personalmanagement bereits in der Breite.
2. Recruiting: Spezifische KI sorgen durch Kennzahlenanalysen dafür, dass Unternehmen die Stellenanzeige in den richtigen Kanälen schalten. Zudem beeinflusst die KI beim Programmatic Advertising, welchen Nutzern die Annoncen angezeigt werden. Beim Robot-Recruiting findet sie passende Kandidaten, die HR dann proaktiv kontaktiert. Sind Bewerbungen eingegangen, helfen KI durch People Analytics bei der Vorauswahl.
3. Screening: Durch die Analyse von Daten, wie beispielsweise Lebensläufe, identifiziert eine KI die qualifiziertesten Kandidaten. Auf diese Weise beschleunigt sie den Einstellungsprozess.
4. Onboarding: KI kann durch die automatisierte Produktion und Bereitstellung von Onboarding-Material Prozesse effizienter gestalten.. Ein unternehmenseigener Chatbot kann zudem auf Fragen der neuen Mitarbeiter eingehen.
5. Auswertung von Mitarbeiterdaten: KI kann das Engagement und die Bindung der Mitarbeiter verbessern. Durch die Analyse ihrer Daten erkennt die KI Trends und Muster, die auf eine niedrige Arbeitsmoral oder Unzufriedenheit hindeuten. Auf dieser Grundlage gehen HR-Teams solche Probleme proaktiv an.
6. Integrative Teams: KI kann Unternehmen zu mehr Diversität verhelfen. Mit unvoreingenommener Bewerberauswahl stellt die KI sicher, alle Kandidaten fair und objektiv zu bewerten.
7. Personaleinsatzplanung: KI ist in der Lage, eine vorhersehbare Mitarbeiterfluktuation sowie Peak-Zeiten aufgrund von globalen Entwicklungen zu ermitteln. Dies ermöglicht es Unternehmen, langfristig zu planen und Personal entsprechend aufzustocken oder abzubauen.

Der Gebrauch von KI-Technologie in der HR-Abteilung ist mit sensiblen Daten verbunden. Der AI Act, das EU-Gesetz zur Regulierung von KI, stuft das Risiko daher hoch ein – es gelten strenge Regeln.

Welche Nachteile bringt der Einsatz von KI in HR mit sich?

Der Einsatz von KI im Personalwesen birgt auch potenzielle Nachteile. Fest steht: Eine KI arbeitet auf ihre eigene Art und Weise und ist noch nicht in der Lage, die Nuancen des menschlichen Verhaltens zu erfassen. Denn jede Nachricht verfügt neben der Sachebene über 3 weitere Ebenen, die interpretiert werden müssen. Dies führt zu unzutreffenden Vorhersagen oder unangemessenen Entscheidungen. Folgende Aspekte zeigen die Schwachstellen von KI:

1. Eingeschränkter Datensatz: Eine KI ist nur so gut wie der zum Training genutzte Datensatz. So können KI-Algorithmen beispielsweise bestehende Vorurteile aufrechterhalten, wenn sie mit voreingenommenen Daten (“dirty data”) trainiert wurden.
2. Menschliche Rolle: Es ist bereits möglich, Bewerbungsgespräche durch Chatbots führen zu lassen. In Zeiten von Fachkräftemangel ist es allerdings nicht ratsam, eine KI für solch essenzielle Aufgaben zu nutzen. Schließlich möchten Bewerberinnen und Bewerber den potenziellen Arbeitgeber kennenlernen, ein Gefühl für Arbeitsatmosphäre und Kollegen bekommen. All das kann eine KI nicht.
3. Blackbox-Phänomen: Angestellte verstehen die komplexe Funktionsweise von KI häufig nur in Ansätzen. Von KI getroffene Entscheidungen können sie oftmals nicht nachvollziehen. Dies führt dazu, dass das Potenzial der KI-Tools nicht vollständig genutzt wird und Mitarbeiter sie nicht mit weiteren Daten füttern. Diese benötigen sie jedoch, um ihre Vorhersagen zu verbessern.
4. Lebenslanges Lernen: Künstliche Intelligenzen sind theoretisch in der Lage, Mimik, Gestik und Sprache von Beschäftigten zu analysieren, um daraus auf Persönlichkeitsmerkmale wie Teamfähigkeit und Belastbarkeit zu schließen. Da Angestellte jedoch nicht permanent analysiert oder bewertet werden möchten, können Unternehmen solche Modelle nicht flächendeckend einsetzen. Emotionsüberwachende KI ist zudem durch den neuen EU-weiten AI Act untersagt.
5. Grundsätzliche Skepsis: Führen Betriebe neue technische Systeme ein, haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter häufig Fragen, Bedenken oder Vorbehalte. Nehmen sie die Tools nicht an, sind diese in vielen Fällen wirkungslos.
6. Datenschutz: Bevor eine KI Bewerber- oder Arbeitnehmerdaten verarbeitet, ist eine Legitimation erforderlich. Da jedoch ein Machtgefälle zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer besteht, ist eine Einwilligung nicht zwingend freiwillig. Um daraus resultierenden rechtlichen Problemen zu entgehen, sollten Unternehmen Systeme bevorzugen, die Daten verschlüsseln und pseudonymisieren.
7. Fehlende Interpretation: Besonders im Recruiting unterstützen KI, indem sie etwa Lebensläufe mit Stellenprofilen abgleichen oder die scheinbar geeignetsten Bewerber herausfiltern. Was die KI allerdings nicht kann, ist zwischen den Zeilen zu lesen. So misst sie Erfahrungen in anderen Branchen oder Auslandsaufenthalte nicht die Bedeutung bei, die ihnen Personalerinnen und Personaler zuschreiben würden.

KI im Personalwesen ist mit Vorsicht zu genießen

Die Analyse von Daten zu menschlichen Verhaltensweisen birgt Risiken. Um diese und weitere Unsicherheiten zu minimieren, hat der Ethikbeirat HR-Tech zehn Richtlinien für den verantwortungsvollen Einsatz von Künstlicher Intelligenz und weiteren digitalen Technologien in der Personalarbeit erarbeitet. Für Unternehmen ist es daher wichtig, dass sie in ihren KI-Algorithmen Vielfalt, Gleichberechtigung und Integration berücksichtigen, die KI entsprechend trainieren und regelmäßig auf Verzerrungen überprüfen.

Die rechtliche Grundlage für KI in HR

Im Mai 2024 hat der Rat der EU-Mitgliedstaaten ein Gesetz zur Regulierung von Künstlicher Intelligenz verabschiedet. Der “AI Act” definiert sowohl für Nutzer als auch Anbieter Pflichten im Umgang mit KI. Seit dem 1. August 2024 treten die einzelnen Maßnahmen Schritt für Schritt in Kraft. Eine große Rolle spielt die Risikobewertung eines KI-Systems.

Das Gesetz definiert durch einen risikobasierten Ansatz verschiedene Risikoklassen (minimal, hoch, unannehmbar), die individuellen Regulierungen unterliegen. Ab dem 2. Februar 2025 tritt sogar ein Verbot in Kraft für Systeme, die ein unannehmbares Risiko darstellen.

KI im Personalwesen: Dieses Risiko gilt für den Einsatz in HR

Die Nutzung von KI bringt Herausforderungen für die Personalabteilung. KI-Systeme im HR-Bereich können als hochriskant eingestuft werden, da sie mit sensiblen Daten arbeiten. Darunter fallen besonders diese Aspekte aus dem Personalwesen:

• Recruiting und Bewerbermanagement
• Personalverwaltung
• Performance-Überwachung und -Evaluation

Dazu kann auch die Nutzung von ChatGPT und anderen KI-Modellen zählen. Solange eine KI Entscheidungsprozesse automatisiert und über Karrierechancen, Einkommen oder Beschäftigungsstatus bestimmt, gilt die Einstufung als hochriskant – und strenge Regulierungen gelten. Wenn der Einsatz von KI im HR-Bereich keine Entscheidungsprozesse betrifft, entfällt jedoch die Einstufung als hochriskant.

Wenn HR KI-Modelle wie ChatGPT lediglich als Hilfsmittel nutzt, wird es als niedriges Risiko bzw. mittleres Risiko eingestuft. Auch dann gilt die sogenannte Transparenzpflicht. Wird Text-, Bild- oder Videomaterial mit Hilfe eines KI-Systems erstellt, dann sind HR-Teams dazu verpflichtet, es kenntlich zu machen. Zudem sind Bewerber oder Mitarbeiter zu informieren, wenn KI in einem Prozess zum Einsatz kommt, der sie betrifft.

Die nötigen Schritte, um Künstliche Intelligenz im Personalwesen weiterhin zu nutzen

Ob HR-Manager eigene KI-Systeme einsetzen oder KI-Modelle wie ChatGPT in HR nutzen – durch die Einstufung als Hochrisikobereich gelten folgende Regeln:

• KI-Kompetenzvermittlung: Der AI Act verpflichtet Unternehmen über alle Riskikostufen hinaus, Mitarbeiter zu informieren und zu schulen, die aktiv mit KI-Systemen agieren. Die Umsetzungsfrist ist der 2. Februar 2025.
• Risikomanagement: Risiken bei der konkreten Nutzung von Künstlicher Intelligenz in HR müssen individuell identifiziert, analysiert und minimiert werden. Ebenso ist es notwendig, KI-Systeme regelmäßig zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen
• Datengovernance: Eingegebene Daten müssen repräsentativ, fehlerfrei und nicht diskriminierend sein. Zudem muss sichergestellt werden, dass Ergebnisse, die mit KI bestimmt werden, fair und genau sind.
• Transparenz: Bevor ein KI-System für das Personalwesen auf den Markt kommt, muss es ausgiebige Tests und Prüfungen durchlaufen. Dies kann durch offizielle Prüfstellen geschehen. Es ist wichtig, Ergebnisse von KI zu protokollieren sowie Bewerber und andere Betroffene über den Einsatz von KI in Entscheidungsprozessen zu informieren.
• Menschliche Kontrolle: KI in HR und deren Ergebnisse sind stets von Menschen zu überwachen und zu kontrollieren.
• Monitoring und Wartung: Nach der Veröffentlichung müssen hochriskante KI-Systeme regelmäßig überprüft und gewartet werden.

KI im HR-Bereich unterstützt, ohne Menschen zu ersetzen

In der Theorie macht KI die Arbeit des Human Resources Management einfacher, schneller und objektiver. Technische Tools übernehmen sich wiederholende Aufgaben, verbessern die Auswahl von Bewerbern und schaffen integrative Einstellungspraktiken. Bei angemessenem Einsatz von KI bleibt Personalerinnen und Personalern mehr Zeit für solche Aufgaben, die von Menschen ausgeführt werden müssen. Dies wiederum steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und kann die Fluktuationsrate senken.

Allerdings müssen sich Unternehmen der potenziellen Risiken bewusst sein, die mit KI verbunden sind – etwa dass die Tools falsche Schlussfolgerungen ziehen. Auch die rechtliche Lage hat sich geändert. Somit ist es essenziell, dass Menschen die Vorschläge der Systeme nur als Ansatzpunkt betrachten und Entscheidungen weiterhin selbst treffen. Außerdem braucht es eine klare Strategie, um Künstliche Intelligenz in den Arbeitsalltag von HR-Abteilungen einzubinden.