Definition und Kosten

Time-to-Hire

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So optimieren Sie Ihren Rekrutierungsprozess

Die Time-to-Hire ist eine wichtige Recruiting-Kennzahl, welche die Zeitspanne von der Veröffentlichung einer Stellenanzeige bis zur Annahme eines Jobangebots durch einen Kandidaten misst. Diese Metrik gibt Unternehmen Aufschluss darüber, wie effizient und effektiv ihr Einstellungsverfahren ist.

Eine kurze Time-to-Hire deutet darauf hin, dass ein Unternehmen in der Lage ist, schnell qualifizierte Bewerber zu identifizieren und einzustellen. In einem wettbewerbsintensiven Arbeitsmarkt ist dies besonders wichtig. Denn eine lange Einstellungsdauer verursacht hohe Kosten und beeinträchtigt die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Durch regelmäßige Analysen ist es möglich, den Rekrutierungsprozess sowie die Qualität der Kandidatenauswahl zu verbessern.

Definition: Was ist die Time-to-Hire?

Die Time-to-Hire misst die Zeitspanne vom Beginn der Personalsuche bis zum Zeitpunkt, an dem die entsprechende Stelle besetzt wird. Sie gibt Unternehmen einen Einblick in die Effizienz ihres Einstellungsprozesses.

Time-to-Hire vs. Time-to-Fill

Die Time-to-Hire ist ein Teil der Time-to-Fill. Jedoch umfassen beide Kennzahlen unterschiedliche Zeiträume:

Time-to-Hire: Bezieht sich auf den Zeitraum zwischen der Bewerbung eines Kandidaten und dem Zeitpunkt, an dem ein Kandidat das Jobangebot akzeptiert.
Time-to-Fill: Umfasst den gesamten Zeitraum ab der Entscheidung, dass eine neue Stelle zu besetzen ist, bis zum ersten Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters.

Die Time-to-Hire ist laut Definition eine wichtige Kennzahl im Recruiting

Wie berechnet man die Time-to-Hire?

Um die Time-to-Hire zu berechnen, wird das Startdatum der Mitarbeitersuche vom letzten Tag des Recruiting-Prozesses abgezogen.

Dabei entscheiden Human-Resources-Manager individuell, wann sie die jeweiligen Zeitpunkte setzen, die als Start- und Enddaten der Time-to-Hire gelten. Ein Beispiel für den Beginn der Personalsuche ist zum Beispiel der Zeitpunkt, an dem die betroffene Abteilung einen Personalbedarf meldet, oder der Moment, an dem eine Stellenausschreibung veröffentlicht ist. Das Ende der Personalsuche läutet in der Regel die Unterschrift des Kandidaten unter dem Arbeitsvertrag ein. Aber auch der Zeitpunkt, an dem sich die Verantwortlichen für einen Bewerber entschieden haben, kommt als Endpunkt der Time-to-Fill infrage.

Dadurch ergibt sich die folgende Formel:

Datum der Vertragsunterzeichnung – Datum der Stellenausschreibung = Time-to-Hire

Wenn also am 23. Februar 2024 eine Stellenausschreibung veröffentlicht wird und der Kandidat am 3. April 2024 den Arbeitsvertrag unterschreibt, beträgt die Time-to-Hire 41 Tage.

Alternativ ist es möglich, die Teilschritte aller Bewerbungsprozesse zu errechnen, um die durchschnittliche Time-to-Hire des Unternehmens zu ermitteln. So erfahren HR-Manager zusätzlich, wie viel Zeit die einzelnen Prozesse in Anspruch nehmen. Dies umfasst die folgenden Schritte:

Bewerbung an die Abteilung weiterleiten
Bewerbung prüfen
Kandidat zum Gespräch einladen
Bewerbungsgespräch durchführen
Feedback an den Kandidaten geben
Vertragsentwurf zusenden
Arbeitsvertrag unterschreiben

Anschließend werden die Zeiten der Teilschritte aller Kandidaten zusammengefasst und durch die Gesamtzahl der Bewerber geteilt. Je kleiner das Ergebnis, umso effizienter der Recruiting-Prozess.

Wie hoch ist die Time-to-Hire-Benchmark in Deutschland?

In Deutschland schwankt die durchschnittliche Time-to-Hire je nach Branche und Position. Als Orientierungswert für eine gute Time-to-Hire gelten 4 Wochen. Jedoch liegt die Realität in Deutschland häufig darüber, was der Candidate Experience schadet.

Laut Daten des Statistikportals statista lag die Time-to-Hire zwischen März 2023 und Februar 2024 in Deutschland im Durchschnitt bei 165 Tagen. Jedoch ist es wichtig, jede Branche einzeln zu betrachten, da bestimmte Gewerbe stärker vom Fachkräftemangel betroffen sind. Dadurch ist in manchen Branchen der Druck deutlich höher, passende Bewerber zu finden. Auch ist Time-to-Hire beim Besetzen einer Führungsposition meist länger, da der Bewerbungsprozess ausführlicher ist.

Was ist eine gute Time-to-Hire?

Eine gute Time-to-Hire bewegt sich im Rahmen branchenüblicher Benchmarks. Sie sollte kurz genug sein, um Kosten zu vermeiden, die durch unbesetzte Stellen entstehen, jedoch auch lang genug, um qualifizierte Bewerber sorgfältig auszuwählen. Zur Bewertung der Effizienz von Rekrutierungsprozessen ist ein Vergleich mit Standards im Bereich von HR-Analytics hilfreich.

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Welche Faktoren beeinflussen die Time-to-Hire?

Personaler sollten die eigene Time-to-Hire nicht unbedingt mit der anderer Unternehmen vergleichen, da in jedem Unternehmen verschiedene Faktoren diese Kennzahl in unterschiedlichem Maße beeinflussen.

Zu den Einflussfaktoren zählen:

Qualität der Stellenanzeigen
Ansprache von qualifizierten Kandidaten
Organisation des Unternehmens
Mitspracherecht anderer Abteilungen und des Betriebsrats im Bewerbungsprozess
Komplexität des Interviewprozesses
Digitalisierungsgrad des Bewerbermanagements

Welche Kosten entstehen durch die Time-to-Hire?

Der Zeitraum vom Beginn der Personalsuche bis zur Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist für Unternehmen mit 2 Arten von Kosten verbunden:

Direkte Kosten

Stellenanzeigen: Unternehmen zahlen in der Regel für Jobportale und Personalvermittlungsagenturen, um ihre Vakanzen zu bewerben. Diese Recruiting-Kosten variieren je nach Plattform und Reichweite der Anzeige.
Bewerbungsmanagement und Interviews: Bewerbungsunterlagen sichten, den Bewerbungsprozess koordinieren und Vorstellungsgespräche durchführen erfordert die Arbeitszeit von Mitarbeitern. Werden externe Dienstleister für Vorinterviews genutzt, entstehen zusätzliche Kosten.
Assessment-Center und Tests: Sofern Unternehmen psychometrische Tests oder Assessment-Center nutzen, fallen Lizenzgebühren und Kosten für externes Personal an.

Indirekte Kosten

Vakanz der Stelle: Eine offene Stelle bedeutet oft unerledigte Arbeit und führt zu höherer Belastung beim betroffenen Team. Dies führt wiederum zu Überstunden und damit zu höheren Kosten.
Onboarding: Die Onboarding-Phase eines neuen Mitarbeiters bindet Ressourcen. Denn Kollegen investieren ihre Arbeitszeit, um ihren neuen Kollegen einzuarbeiten, was den regulären Arbeitsfluss beeinträchtigt.
Qualität und Produktivität: Bis ein neuer Mitarbeiter seine volle Produktivität erreicht, kann es zu Einbußen bei der Arbeitsqualität kommen. Solche indirekten Kosten sind oft schwer zu quantifizieren, beeinflussen aber das Unternehmensergebnis.
Unternehmensimage: Eine lange Time-to-Hire beeinträchtigt das Employer Branding. Daraus ergeben sich langfristig höhere Recruiting-Kosten, da Kandidatinnen und Kandidaten sich eher für Mitbewerber entscheiden.So dauert es oft länger, um eine Stelle nachzubesetzen.

Diese Kosten verdeutlichen, dass eine optimierte Time-to-Hire für Unternehmen von finanzieller Bedeutung ist. Reduzierte Einstellungszeiten führen zu signifikanten Einsparungen.

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Wie verbessern Unternehmen ihre Time-to-Hire?

Unternehmen setzen eine Reihe von Strategien ein und nutzen verschiedene Werkzeuge, um ihre Time-to-Hire zu verkürzen.

Einstellungsziele und Zeitpläne

Deutliche Ziele und Zeitrahmen für den Rekrutierungsprozess sind wichtig, um Effizienz zu gewährleisten und Verzögerungen auszuschließen. Daher ist eine offene interne Kommunikation mit allen Beteiligten entscheidend, um deren Engagement zu fördern.

Bewerbungsprozess

Klare Bewerbungsschritte, die auf minimale Informationsabfrage setzen, erleichtern den gesamten Bewerbungsprozess. Ein Bewerbermanagementsystem hilft zudem dabei, die einzelnen Stationen einer Bewerbung nachzuverfolgen, sich gegenseitig abzustimmen und langwierige Prozesse gegebenenfalls zu optimieren.

Employer Branding

Ein starkes Employer Branding erhöht die Attraktivität für Talente. Unternehmen mit einem guten Ruf und einem angenehmen Arbeitsklima ziehen mehr qualifizierte Bewerber an, weshalb vakante Positionen schneller besetzt werden.

Stellenanzeigen

Präzise Stellenanzeigen mit klaren Anforderungen und eindeutiger Kontaktmöglichkeit sind entscheidend. Sie helfen, schnell die richtigen Bewerber anzusprechen und den Auswahlprozess zu beschleunigen.

Candidate Experience

Die Candidate Experience wird durch eine klare Stellenanzeige, schnelles Feedback und transparente Kommunikation verbessert. Ein positives Bewerbererlebnis wirkt sich förderlich auf die Marke eines Arbeitgebers aus und zieht weitere Talente an.

Zielgruppenansprache

Optimierte Stellenausschreibungen und eine passgenaue Ansprache geeigneter Kandidaten bringen mehr passende Bewerbungen. Dies spart Recruitern Zeit, da sie weniger Bewerbungen sichten und bearbeiten.

Interne Kommunikation

Effiziente interne Kommunikation ist wichtig für ein schnelles Recruiting. Erfolgen die Abstimmungen zwischen HR und Fachabteilungen schnell und direkt, vermeiden Unternehmen unnötige Verzögerungen.

Active Sourcing

Dank Active Sourcing, bspw. durch Social Media Recruiting auf verschiedenen Plattformen sprechen Unternehmen Bewerber gezielt und proaktiv an. Dies reduziert die benötigte Zeit, um passende Kandidaten zu finden.

Screening und Kandidatenauswahl

Methodisches Screening und eine gezielte Kandidatenauswahl durch ein solides Bewerbermanagementsystem tragen zur Effizienzsteigerung bei. Die Vorselektion mit Pre-Employment Screening anhand definierter Kriterien hilft, den Kreis der zu interviewenden Personen zu verkleinern.

Talentpools

Die Pflege von Talentpools ermöglicht es, auf eine Auswahl vorselektierter Kandidaten zurückzugreifen, sobald eine unbesetzte Stelle auftritt. Eine proaktive Talentpflege verkürzt die Time-to-Hire bei neuen Vakanzen.

Technologie und Automatisierung

Spezifische Recruitment-Softwares und automatisierte Prozesse erleichtern insbesondere beim E-Recruiting die Bearbeitung von Bewerbungen, wodurch HR-Manager deutlich Zeit sparen.

Daten und Analysen

Die Nutzung von HR-Kennzahlen und Analysen liefern wertvolle Einblicke in den Recruiting-Prozess. Detaillierte Auswertungen helfen, Engpässe zu identifizieren und Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

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