Welche Faktoren beeinflussen die Time-to-Hire?
Personaler sollten die eigene Time-to-Hire nicht unbedingt mit der anderer Unternehmen vergleichen, da in jedem Unternehmen verschiedene Faktoren diese Kennzahl in unterschiedlichem Maße beeinflussen.
Zu den Einflussfaktoren zählen:
- Qualität der Stellenanzeigen
- Ansprache von qualifizierten Kandidaten
- Organisation des Unternehmens
- Mitspracherecht anderer Abteilungen und des Betriebsrats im Bewerbungsprozess
- Komplexität des Interviewprozesses
- Digitalisierungsgrad des Bewerbermanagements
Welche Kosten entstehen durch die Time-to-Hire?
Der Zeitraum vom Beginn der Personalsuche bis zur Einstellung eines neuen Mitarbeiters ist für Unternehmen mit 2 Arten von Kosten verbunden:
Direkte Kosten
- Stellenanzeigen: Unternehmen zahlen in der Regel für Jobportale und Personalvermittlungsagenturen, um ihre Vakanzen zu bewerben. Diese Recruiting-Kosten variieren je nach Plattform und Reichweite der Anzeige.
- Bewerbungsmanagement und Interviews: Bewerbungsunterlagen sichten, den Bewerbungsprozess koordinieren und Vorstellungsgespräche durchführen erfordert die Arbeitszeit von Mitarbeitern. Werden externe Dienstleister für Vorinterviews genutzt, entstehen zusätzliche Kosten.
- Assessment-Center und Tests: Sofern Unternehmen psychometrische Tests oder Assessment-Center nutzen, fallen Lizenzgebühren und Kosten für externes Personal an.
Indirekte Kosten
- Vakanz der Stelle: Eine offene Stelle bedeutet oft unerledigte Arbeit und führt zu höherer Belastung beim betroffenen Team. Dies führt wiederum zu Überstunden und damit zu höheren Kosten.
- Onboarding: Die Onboarding-Phase eines neuen Mitarbeiters bindet Ressourcen. Denn Kollegen investieren ihre Arbeitszeit, um ihren neuen Kollegen einzuarbeiten, was den regulären Arbeitsfluss beeinträchtigt.
- Qualität und Produktivität: Bis ein neuer Mitarbeiter seine volle Produktivität erreicht, kann es zu Einbußen bei der Arbeitsqualität kommen. Solche indirekten Kosten sind oft schwer zu quantifizieren, beeinflussen aber das Unternehmensergebnis.
- Unternehmensimage: Eine lange Time-to-Hire beeinträchtigt das Employer Branding. Daraus ergeben sich langfristig höhere Recruiting-Kosten, da Kandidatinnen und Kandidaten sich eher für Mitbewerber entscheiden.So dauert es oft länger, um eine Stelle nachzubesetzen.
Diese Kosten verdeutlichen, dass eine optimierte Time-to-Hire für Unternehmen von finanzieller Bedeutung ist. Reduzierte Einstellungszeiten führen zu signifikanten Einsparungen.
Wie verbessern Unternehmen ihre Time-to-Hire?
Unternehmen setzen eine Reihe von Strategien ein und nutzen verschiedene Werkzeuge, um ihre Time-to-Hire zu verkürzen.
Einstellungsziele und Zeitpläne
Deutliche Ziele und Zeitrahmen für den Rekrutierungsprozess sind wichtig, um Effizienz zu gewährleisten und Verzögerungen auszuschließen. Daher ist eine offene interne Kommunikation mit allen Beteiligten entscheidend, um deren Engagement zu fördern.
Bewerbungsprozess
Klare Bewerbungsschritte, die auf minimale Informationsabfrage setzen, erleichtern den gesamten Bewerbungsprozess. Ein Bewerbermanagementsystem hilft zudem dabei, die einzelnen Stationen einer Bewerbung nachzuverfolgen, sich gegenseitig abzustimmen und langwierige Prozesse gegebenenfalls zu optimieren.
Employer Branding
Ein starkes Employer Branding erhöht die Attraktivität für Talente. Unternehmen mit einem guten Ruf und einem angenehmen Arbeitsklima ziehen mehr qualifizierte Bewerber an, weshalb vakante Positionen schneller besetzt werden.
Stellenanzeigen
Präzise Stellenanzeigen mit klaren Anforderungen und eindeutiger Kontaktmöglichkeit sind entscheidend. Sie helfen, schnell die richtigen Bewerber anzusprechen und den Auswahlprozess zu beschleunigen.
Candidate Experience
Die Candidate Experience wird durch eine klare Stellenanzeige, schnelles Feedback und transparente Kommunikation verbessert. Ein positives Bewerbererlebnis wirkt sich förderlich auf die Marke eines Arbeitgebers aus und zieht weitere Talente an.
Zielgruppenansprache
Optimierte Stellenausschreibungen und eine passgenaue Ansprache geeigneter Kandidaten bringen mehr passende Bewerbungen. Dies spart Recruitern Zeit, da sie weniger Bewerbungen sichten und bearbeiten.
Interne Kommunikation
Effiziente interne Kommunikation ist wichtig für ein schnelles Recruiting. Erfolgen die Abstimmungen zwischen HR und Fachabteilungen schnell und direkt, vermeiden Unternehmen unnötige Verzögerungen.
Active Sourcing
Dank Active Sourcing, bspw. durch Social Media Recruiting auf verschiedenen Plattformen sprechen Unternehmen Bewerber gezielt und proaktiv an. Dies reduziert die benötigte Zeit, um passende Kandidaten zu finden.
Screening und Kandidatenauswahl
Methodisches Screening und eine gezielte Kandidatenauswahl durch ein solides Bewerbermanagementsystem tragen zur Effizienzsteigerung bei. Die Vorselektion mit Pre-Employment Screening anhand definierter Kriterien hilft, den Kreis der zu interviewenden Personen zu verkleinern.
Talentpools
Die Pflege von Talentpools ermöglicht es, auf eine Auswahl vorselektierter Kandidaten zurückzugreifen, sobald eine unbesetzte Stelle auftritt. Eine proaktive Talentpflege verkürzt die Time-to-Hire bei neuen Vakanzen.
Technologie und Automatisierung
Spezifische Recruitment-Softwares und automatisierte Prozesse erleichtern insbesondere beim E-Recruiting die Bearbeitung von Bewerbungen, wodurch HR-Manager deutlich Zeit sparen.
Daten und Analysen
Die Nutzung von HR-Kennzahlen und Analysen liefern wertvolle Einblicke in den Recruiting-Prozess. Detaillierte Auswertungen helfen, Engpässe zu identifizieren und Prozesse kontinuierlich zu verbessern.
