Definition und Vorteile einer Kennzahl

Time-to-Fill

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So beschleunigen Sie die Einstellungszeit bei offenen Positionen

Im dynamischen Arbeitsmarkt stellt die Geschwindigkeit, mit der Unternehmen vakante Positionen besetzen, einen kritischen Erfolgsfaktor dar. Die Time-to-Fill rückt in diesem Kontext als wichtige HR-Kennzahl für die Effizienz des gesamten Einstellungsprozesses in den Vordergrund.

Eine optimierte Time-to-Fill spiegelt dabei nicht nur die Agilität eines Unternehmens im Wettbewerb um Talente wider. Sie beeinflusst auch direkt dessen Fähigkeit, schnell auf Marktveränderungen zu reagieren.

Das Wichtigste in Kürze

  • Time-to-Fill misst die Zeit bis zur Besetzung einer vakanten Stelle.
  • Eine kürzere Time-to-Fill steht häufig für effizientere Recruiting-Prozesse.
  • Zu lange Besetzungszeiten erhöhen Kosten durch Vakanzen.
  • Technologie, Talentpool und schlanke Abläufe wirken oft beschleunigend.
Die Time-to-fill ist eine Kennzahl im Recruiting

Definition: Was ist die Time-to-Fill?

Time-to-Fill ist eine HR-Kennzahl im Recruiting. Sie misst, wie lange es dauert, bis eine vakante Position mit einem passenden Kandidaten besetzt wird. Die Metrik gibt Unternehmen Aufschluss darüber, wie viel Zeit im Durchschnitt vergeht, um eine unbesetzte Stelle zu füllen.

Somit ist sie ein wichtiger Recruiting-KPI, der die Effizienz von Bewerbermanagement verdeutlicht und direkte Auswirkungen auf die Geschäftsleistung hat.

Time-to-Fill vs. Time- to-Hire: Was ist der Unterschied?

Obwohl die Begriffe oft synonym verwendet werden, gibt es einen wesentlichen Unterschied zwischen Time-to-Fill und Time-to-Hire:

  • Time-to-Hire: Beginnt ab dem Zeitpunkt der Stellenausschreibung und endet, sobald der passende Kandidat den Arbeitsvertrag unterschreibt.
  • Time-to-Fill: Misst die gesamte Zeitspanne von der Ausschreibung der Stelle bis zum ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters – inklusive der aufgewandten Zeit für die Suche nach einem geeigneten Kandidaten.

Die Time-to-Hire ist somit ein fester Teil der Time-to-Fill.

Hinweis: Auch die Vakanzzeit wird in diesem Kontext häufig als Synonym für Time-to-Fill genannt.

Wie berechnet man die Time-to-Fill?

Für die Time-to-Fill gilt als Rechengrundlage die Zeitspanne von der Veröffentlichung der Jobanzeige bis zum ersten Arbeitstag. Wenn ein Stellenangebot z.B. am 01. März 2024 veröffentlicht wird und der Kandidat den neuen Job am 08. Mai 2024 antritt, beträgt die Time-to-Fill 69 Tage.

Wie hoch ist die Time-to-Fill im Durchschnitt?

Zur Berechnung der durchschnittlichen Time-to-Fill addieren HR-Mitarbeiter alle bis zu den Einstellungen benötigten Zeiträume und teilen diese durch die Zahl der Neueinstellungen. Wurden bspw. im vergangenen Jahr 4 Position bei einer Time-to-Fill von 37, 48, 51 und 81 Tagen neu besetzt, beträgt die durchschnittliche Time-to-Fill 54,25 Tage (37+48+51+81/4).

Was ist eine gute Time-to-Fill?

Eine gute Time-to-Fill variiert je nach Branche, Position und Marktbedingungen, doch generell deutet eine kürzere Time-to-Fill auf einen effizienteren Rekrutierungsprozess hin. Ideal ist eine Zeitspanne, die es erlaubt, qualifizierte Kandidaten sorgfältig zu evaluieren, ohne dabei die Produktivität durch lange Vakanzen zu beeinträchtigen.

Durchschnitte verschiedener Branchen bieten hierfür einen Orientierungsrahmen. Jedoch sollte jedes Unternehmen basierend auf den eigenen spezifischen Bedürfnissen und den aktuellen Marktgegebenheiten individuelle Benchmarks festlegen.

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Welche Faktoren beeinflussen die Time-to-Fill?

Diese 7 Faktoren beeinflussen die Time-To-Fill im Bewerbermanagement besonders:

  • Branche: Bei Branchen mit starkem Fachkräftemangel ist die Time-to-Fill oft höher, da der Wettbewerb größer und qualifizierte Mitarbeiter dadurch seltener sind.
  • Unternehmensgröße: Je größer die Firma, umso höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass mehr Stellen zu besetzen sind.
  • Region: Der Arbeitsmarkt und die Wirtschaftslage eines Landes beeinflussen ebenfalls das Recruiting. Zudem ist es in Großstädten häufig einfacher, neue Mitarbeiter zu finden, als etwa in ländlichen Gegenden.
  • Joblevel: Häufig dauert es länger, Positionen für Spezialisten und Führungskräfte zu besetzen, da deren Anforderungen höher und die passenden Kandidaten seltener sind.
  • Employer Branding: Unternehmen mit einem starken Employer Branding ziehen schneller mehr qualifizierte Bewerber an, was die Besetzungszeit verkürzt.
  • Recruiting-Prozesse: Effiziente Abläufe sowie der Einsatz von Technologie im Rekrutierungsprozess – etwa ein digitales Bewerbermanagementsystem – reduzieren die Besetzungsdauer erheblich.
  • Reichweite: Veröffentlichen Unternehmen ihre Stellenanzeige breit und zielgerichtet  über verschiedene Kanäle – zum Beispiel in den sozialen Medien über Social Media Recruiting – erhöhen sich die Chancen, schnell den richtigen Kandidaten zu finden. Und auch Auslandsrecruiting bietet sich an, um die Bewerberauswahl durch Kandidaten aus anderen Ländern zu erweitern.

Zu den verschiedenen Faktoren kommen weitere Arbeitsschritte der Human-Resources-Manager, welche die durchschnittliche Time-to-Fill steigern. Dies umfasst hauptsächlich:

  • Budget planen.
  • Stellenausschreibung erstellen und veröffentlichen.
  • Bewerbungen begutachten.
  • Bewerbungsgespräche und Eignungstests durchführen.
  • Angebot versenden.
  • Mögliche Vertragsverhandlungen führen.
  • Arbeitsverträge unterzeichnen.

Allgemein gilt: Je schneller eine Position besetzt wird, desto besser. Denn längere Vakanzen führen in der Regel zu Produktivitätsverlusten und sind oft mit höheren Kosten verbunden.

Warum ist eine zu hohe Time-to-Fill problematisch?

Eine überdurchschnittlich hohe Time-to-Fill ist ein Indikator für Probleme im Recruiting-Prozess. Sie kann auf einen Mangel an geeigneten Kandidaten, ein ineffizientes Bewerbungsverfahren oder auf eine schwache Arbeitgebermarke hinweisen. Möglicherweise verfügen die verantwortlichen HR-Manager und Recruiter aber auch einfach nicht über die notwendigen zeitlichen und personellen Kapazitäten. Dadurch ergeben sich folgende Probleme:

  • Verzögerte Projekte
  • Gestörte Teamdynamiken
  • Höhere Arbeitnehmerbelastung
  • Niedrigere Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität
  • Geschädigtes Employer Branding
  • Gebremstes Unternehmenswachstum
  • Hohe Kosten durch unbesetzte Stellen (Cost of Vacancy)
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Wie verkürzen Unternehmen die Time-to-Fill? (7 Tipps)

Damit Unternehmen ihre offenen Stellen schnell besetzen, vertrauen viele Recruiting-Teams auf eine Kombination aus Technologieeinsatz, Netzwerkaufbau und Markenstärkung.

Dabei helfen 7 Tipps: 

1. Talentpool schaffen

Ein proaktiv aufgebauter Talentpool funktioniert wie eine Reserve qualifizierter Kandidaten. Er ermöglicht es HR-Mitarbeitern, jederzeit auf eine Datenbank potenzieller Kandidaten zuzugreifen, sobald eine Position vakant wird.

2. Mitarbeiterempfehlungsprogramme einrichten

Mitarbeiterempfehlungen beschleunigen den Recruiting-Prozess, da empfohlene Kandidaten oft eine höhere Passgenauigkeit aufweisen. Durch finanzielle Anreize oder andere Belohnungen für erfolgreiche Empfehlungen fördern Betriebe das Engagement ihrer Mitarbeiter im Rekrutierungsprozess.

3. Kontinuierliche Kandidatensuche

Die Personalabteilung sollte auch außerhalb aktiver Rekrutierungsphasen nach potenziellen Kandidaten suchen. Dieser proaktive Ansatz hilft, Engpässe zu vermeiden und ermöglicht es Unternehmen, schnell auf Veränderungen zu reagieren, die einen Personalbedarf erzeugen. Networking-Events und Branchenkonferenzen sind ideale Plattformen, um mit potenziellen Kandidaten in Kontakt zu treten.

4. Recruiting automatisieren

Digitale Tools und Bewerbermanagement-Softwares spielen eine zentrale Rolle, um den Rekrutierungsprozess von Unternehmen zu automatisieren und die Vorauswahl von Kandidaten zu erleichtern. Diese Technologien beschleunigen den Bewerbungsprozess und verbessern die Qualität der Kandidatenauswahl.

5. Einstellungsprozess optimieren

Regelmäßige Analysen und Feedback-Schleifen mit allen Beteiligten sind entscheidend, um ineffiziente Schritte im Einstellungsprozess zu identifizieren und anzupassen. Schlanke Bewerbungsverfahren und minimale administrative Hürden verbessern die Bewerbungserfahrung von Kandidaten und reduzieren die Time-to-Fill signifikant.

6. Arbeitgebermarke stärken

Ein starkes Employer Branding ist ein Magnet für Talente. Unternehmen, die in ihre Arbeitgebermarke investieren, indem sie ihre Unternehmenskultur, Mitarbeiter-Benefits und Karrierechancen aktiv kommunizieren, ziehen nicht nur mehr, sondern auch passendere Bewerber an.

7. Reichweite aufbauen

Sobald Firmen relevanten und wertvollen Content über mehrere Kanäle veröffentlichen, weckt dies das Interesse von Kandidaten und erhöht zudem die Sichtbarkeit der Stellenanzeigen. Durch eine höhere Sichtbarkeit nehmen Kandidaten ein Unternehmen eher als attraktiven Arbeitgeber wahr.

FAQ zu Time-to-Fill

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