Mitarbeiterempfehlung: So finden Unternehmen neue Mitarbeiter

Damit Betriebe neue Mitarbeiter schneller als ihre Mitbewerber finden, setzen viele Firmen inzwischen auf Mitarbeiterempfehlungen. Doch wie genau schaffen Unternehmen die Rahmenbedingungen, damit ihre Angestellten Mitarbeiterempfehlungen aussprechen und so neue Kollegen werben?

Eine Mitarbeiterempfehlung: Was ist das?

Eine Mitarbeiterempfehlung zu erhalten, bedeutet, dass ein Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin aus ihrem privaten Umfeld einen qualifizierten Kontakt für eine bestimmte offene Stelle im Unternehmen vorschlägt. Häufig empfehlen Angestellte Freunde, Bekannte oder Ex-Kollegen. Daher stellen Mitarbeiterempfehlungen ein wichtiges Werkzeug im Recruiting für Unternehmen dar und ermöglichen somit potenziellen Kandidaten, auf sie aufmerksam zu werden. Eine erfolgreiche Empfehlung wird dabei vom Arbeitgeber belohnt.

Interne und externe Mitarbeiter durch Mitarbeiterempfehlung gewinnen

Grundsätzlich gibt es zwei Möglichkeiten der Mitarbeiterempfehlungen:

1. Mitarbeiter empfehlen Kolleginnen und Kollegen, die bereits im Unternehmen arbeiten, für eine neue Stelle.
2. Angestellte empfehlen Freunde und Bekannte, die bisher nicht im Unternehmen tätig sind.

Das Modell Mitarbeiter werben Mitarbeiter wirkt sich positiv auf das Employer Branding aus und erhöht die Chance, dass die neu eingestellten Kollegen langfristig im Unternehmen bleiben. Denn durch die persönliche Empfehlung von ihren in der Firma angestellten Kontakten wissen die Bewerberinnen und Bewerber bereits, was sie auf der neuen Stelle erwartet und ob das Umfeld zu ihnen passt.

Darum Bewerber weiterempfehlen: Aktuelle Herausforderungen im Recruiting

Die Ansprüche an Bewerberinnen und Bewerber sind gewachsen: Stellenbeschreibungen fallen daher umfangreicher aus, denn neben den klassischen Qualifikationen sind für viele Stellen auch sogenannte Future Skills essenziell. Gleichzeitig macht es der Personal- und Fachkräftemangel Unternehmen jedoch schwer, die passenden Kandidaten zu finden. Daher nutzen Betriebe zunehmend neue Recruiting-Kanäle und -Werkzeuge, wie etwa E-Recruiting oder Bewerbermanagementsysteme, die auf künstlicher Intelligenz basieren. KI im Personalwesen vereinfacht komplexe Prozesse und trägt zur höheren Effizienz bei. Auch in sozialen Netzwerken setzen Unternehmen wieder stärker auf bewährte Möglichkeiten wie die Mitarbeiterempfehlung.

Mitarbeiterempfehlungen: Welche Generation steht im Fokus?

Vor allem kleine und mittlere Unternehmen, die sich eher auf jüngere Talente fokussieren, sollten besonders auf ein attraktives Mitarbeiterempfehlungsprogramm achten: Eine Studie der Universität Bamberg zeigte, dass 23,7 Prozent der Generation Y und 33 Prozent der Generation Z ihre aktuelle Stelle über Mitarbeiterempfehlungen gefunden haben.

Vorteile und Nachteile von Mitarbeiterempfehlungen für Unternehmen

Unternehmen erreichen durch Empfehlungen der Mitarbeiter nicht nur qualifizierte Bewerber, sondern beziehen auch ihre Belegschaft in den Einstellungsprozess mit ein. So schaffen sie eine Win-win-Situation, die allen Beteiligten nützt.

Das große Plus Mitarbeiterempfehlung: Warum Bewerber, Mitarbeiter und Unternehmen davon profitieren

Unternehmen profitieren durch Mitarbeiterempfehlungen im Recruiting-Prozess deutlich: So ist es für Bewerberinnen und Bewerber durch die Informationen von Bekannten einfacher einzuschätzen, ob der Job zu ihnen passt. Dadurch erhöhen sich die Einstellungsrate sowie die Loyalität zum Arbeitgeber – Phänomene wie Job Ghosting treten seltener auf. Außerdem verkürzt das Wissen über die empfohlenen Kandidaten die Zeit, die HR für das Pre-Employment Screening benötigt.

Zusätzlich sparen Firmen Kosten und Zeit im Recruiting-Prozess, wenn neue Kollegen aufgrund von Empfehlungen eingestellt werden. Da ihre Angestellten das Recruiting teilweise für sie übernehmen, reduziert das die Zeit für die Kandidatensuche ebenso wie Ausgaben für Anzeigen oder Headhunter. Häufig geht die Mitarbeiterempfehlung sogar mit einem schnelleren Return of Investment einher.

Da viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer nicht aktiv auf der Suche nach einem neuen Job sind, erreichen sie Stellenanzeigen in der Regel nicht. Sprechen stattdessen Freunde oder Bekannte sie an, weckt die Stelle gegebenenfalls ihr Interesse und das Unternehmen vergrößert die Reichweite der Stellenausschreibung.

Auch für die bereits im Unternehmen angestellten Mitarbeiter bietet die Mitarbeiterempfehlung Vorteile: Sie erhalten die Möglichkeit, aktiv ihr Team zu gestalten und verdienen sich unter Umständen sogar einen Bonus dazu. Außerdem verfügen viele von ihnen über ein feines Gespür dafür, wer ins Team passt und wer nicht.

Nachteile von Mitarbeiterempfehlungen

Jede Recruiting-Methode hat ihre Schattenseiten. Daher ist es wichtig, auch bei Mitarbeiterempfehlungen auf mögliche Risiken zu achten:

• ‍Klüngel: Gerade dort, wo Einstellungsprozesse nicht formalisiert sind, besteht die Gefahr, dass sich ein Klüngel bildet. Das führt dazu, dass Mitarbeiter ausschließlich aufgrund ihrer Beziehungen eingestellt werden.
• Vorbehalte: Erreicht ein Bewerber eine gewisse Position über eine Empfehlung, ist er in manchen Fällen mit Vorurteilen seiner neuen Teammitglieder konfrontiert. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass empfohlene Personen den üblichen Bewerbungsprozess durchlaufen und ihre Kompetenzen nachweisen. Auch der Cultural fit ist dabei eine gute Methode, um herauszufinden, ob der empfohlene Kandidat gut ins Team passt.
• Bestechung: Es gibt begehrte Positionen, für die Bewerber bereit sind, alles zu tun, um sie zu bekommen. Manchmal führt es dazu, dass Bewerber versuchen, Mitarbeiter zu bestechen.
• Subjektivität: Gerade beim Thema Diversität besteht die Gefahr, dass „Gleiches Gleiches empfiehlt“. Beispielsweise neigen Männer dazu, wieder Männer zu empfehlen, was dem Wunsch nach mehr Frauen im Unternehmen zuwiderläuft. Daher ist es empfehlenswert, Auswahlverfahren einzusetzen, die objektive Messkriterien berücksichtigen.

Empfehlungsprogramm: Funktioniert es wirklich?

Eine von Nick Zubanov, Professor für Organisational Economics, geleitete Studie aus dem Jahr 2023 mit europäischen Supermarktketten mit insgesamt 238 Filialen verdeutlichte, dass ein neu eingeführtes Empfehlungsprogramm den Personalwechsel in den beteiligten Filialen um durchschnittlich 15 % reduzierte. Gleichzeitig fühlten sich die bereits in den Filialen angestellten Mitarbeiter des Unternehmens respektiert, denn sie waren aktiv an der Stellenbesetzung beteiligt. So bestimmten sie in gewissem Maße mit, mit wem sie künftig zusammenarbeiten.

Mitarbeiterempfehlungsprogramm-Beispiel: Die wichtigsten Rahmenbedingungen

Ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm regt Angestellte eines Unternehmens dazu an, potenzielle neue Mitarbeiter vorzuschlagen. Folgende Bedingungen schaffen einen geeigneten Rahmen:

• Anreize bieten: Erfolgreiche Mitarbeiterempfehlungen vergüten
• Kriterien festsetzen: Festlegen, wann eine Mitarbeiterempfehlung als erfolgreich gilt
• Kanäle bestimmen: Definieren, auf welche Weise Empfehlungen eingehen
• Fairness wahren: Regeln für alle Mitarbeiter klar kommunizieren

Mitarbeiter zu belohnen steigert in der Regel die Popularität eines Mitarbeiterempfehlungsprogramms. Dabei gibt es jedoch einiges zu beachten:

• ‍Klare Bedingungen: Es ist vorteilhaft, Mitarbeiter darüber zu informieren, wann und wie bzw. in welcher Höhe ihre Empfehlung vergütet wird. Arbeitgeber sollten dabei bedenken, dass Geldprämien versteuert werden müssen. Im Unterschied dazu sind Erlebnisgutscheine und attraktive Sachprämien ebenfalls sehr beliebt und unterliegen bis zu einem bestimmten Wert nicht der Steuer.
• Einfacher Prozess: Um die Teilnahme am Mitarbeiterempfehlungsprogramm zu erhöhen, ist es ratsam, die Teilnahme so unkompliziert wie möglich zu gestalten. Offene Positionen sollten daher über soziale Netzwerke, per Messenger oder E-Mail mit potenziellen Empfehlungsgebern geteilt werden.
• Feedback und aktueller Status: Dafür sorgen, dass Mitarbeiter über den aktuellen Stand des Bewerbungsverfahrens informiert bleiben, ist entscheidend. Ein persönliches Dankeschön für eine erfolgreiche Vermittlung zeigt Wertschätzung.
• Erfolgsmessung: Um den Erfolg des Mitarbeiterempfehlungsprogramms zu messen, ist es wichtig, bestimmte Kennzahlen zu definieren. So weckt beispielsweise die Anzahl der Empfehlungen pro Stellentyp, die Anzahl der tatsächlich erfolgten Anstellungen, aber auch die darauffolgende Beschäftigungsdauer das Interesse aller Beteiligten.
• Gamification: Immer mehr Unternehmen setzen auf Mitarbeiterempfehlungsprogramme, die spielerische Elemente enthalten und Spaß machen. Diese Art des Recrutainments bietet den Mitarbeitern die Möglichkeit, mit jeder Empfehlung Punkte zu sammeln. Diese werden dann intern bekannt gegeben und motivieren auch andere Mitarbeiter mitzumachen. Darüber hinaus werden attraktive Preise verlost, um das Programm bekannter zu machen und die Beteiligung zu erhöhen.

Dabei ist essenziell, dass ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm unternehmensspezifisch geplant, implementiert und verwaltet wird. Nur dann erzielt es nennenswerte Ergebnisse.

Wie Sie Mitarbeiterempfehlungen im Unternehmen nutzen: So geht’s

Entscheidet sich ein Unternehmen dazu, ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm zu etablieren, befolgt es im besten Fall folgende Schritte:

1. Empfehlungsprogramm bekannt machen
2. Rahmenbedingungen klar kommunizieren
3. VakanteStellen sichtbar machen
4. Erfolge messen und Prozesse verbessern

Durch diese Maßnahmen stellt die HR-Abteilung sicher, dass die Belegschaft die Möglichkeiten hat, passende Empfehlungen auszusprechen.

Gibt es bei einer Mitarbeiterempfehlung eine Prämie für jede empfohlene Person?

Damit ein Mitarbeiterempfehlungsprogramm dauerhaft erfolgreich ist, braucht es Anreize. Viele Unternehmen zahlen für eine Mitarbeiterempfehlung eine gewisse Prämie. Diese legen die Verantwortlichen bereits im Vorfeld fest und kommunizieren sie klar, um Missverständnisse zu vermeiden. Zudem regeln sie, ob die Auszahlung erst nach erfolgreicher Einstellung erfolgt. Oder ob eine Teilauszahlung bereits fällig ist, wenn Betriebe eine Empfehlung erhalten haben.

Mögliche Anreize dabei sind etwa ein fester Geldbetrag, Gutscheine – für Urlaub, Restaurants, Wellness, ein Tablet oder andere Wertgegenstände – oder die Teilnahme an Verlosungen. Die Herausforderung dabei: Angestellte könnten dieses Modell ausnutzen und ungeeignete Kandidaten vorschlagen, nur um eine Prämie zu erhalten. Daher sollte HR die Qualifikationen der vorgeschlagenen Bewerberinnen und Bewerber stets vor einer Auszahlung überprüfen.

HR-Software vereinfacht Mitarbeiterempfehlungsprogramm

Damit Unternehmen die passenden Prozesse für das Mitarbeiterempfehlungsprogramm etablieren, ist strukturiertes Bewerbermanagement von Vorteil. Dabei unterstützt die geeignete Personal-Software. Indem HR-Software die Betreuung von Mitarbeitern und Bewerbern rundum erleichtert, schafft sie die zeitlichen Freiräume, die HR-Manager nutzen, um ein Empfehlungsprogramm für Mitarbeiter zu konzipieren, einzuführen und umzusetzen. Denn Personalmanagement-Software begleitet Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter während des gesamten Employee Life Cycles. Gleichzeitig führt sie alle Recruiting-Maßnahmen des Unternehmens zusammen und schafft einen klaren Überblick darüber – egal ob im E-Recruiting, auf Social Media, durch Stellenanzeigen, Empfehlungen oder eine Initiativbewerbung.

Mitarbeiter empfehlen Kandidaten: Warum das Vorteile für alle Beteiligten hat

Etabliert ein Unternehmen Prozesse für empfohlene Mitarbeiter, profitieren alle beteiligten Parteien: HR-Manager finden schneller qualifizierte Bewerber, die im Schnitt zufriedener sind und länger im Unternehmen bleiben. Die Belegschaft profitiert von der Möglichkeit, sich ihre Arbeitskollegen auszusuchen. Zudem winken attraktive Prämien. Bewerberinnen und Bewerber werden durch Mitarbeiterempfehlungen auf interessante Ausschreibungen aufmerksam und schätzen bereits im Vorhinein ab, ob ein Unternehmen zu ihnen passt oder nicht.

Der klassische Bewerbungsablauf ist nicht zu ersetzen

Das Anwerben von Bekannten oder Freunden durch Mitarbeiter ist ohne Zweifel eine praktische Recruiting-Methode. Allerdings ist es dabei wichtig, das klassische Bewerbungsverfahren weiterhin durchzuführen und die Mitarbeiterempfehlung als sinnvolle Ergänzung zu nutzen.