Absage Bewerbung (mit Muster)

Warum die richtige Absage einer Bewerbung wichtig ist

Die Absage auf eine Bewerbung. Niemand bekommt sie gerne, niemand will sie formulieren. Mit anderen Worten: Sowohl für Bewerber als auch für Personaler gibt es wenige Dinge, die unangenehmer sind. In der Tat bereitet das Formulieren von Bewerbungsabsagen selbst vielen Profis Schwierigkeiten. Denn wie man eine solche Nachricht verfasst, hat oft entscheidenden Einfluss auf das eigene Corporate Image und Employer Branding. Alles zum Thema sowie ein Muster für Ihre Bewerbungsabsage finden Sie hier.

Warum bekommen Bewerber oft keine Absage?

Warten auf den Zug, warten auf den Besuch, warten in der Schlange im Supermarkt. Jeder kennt dieses Gefühl, keiner mag es. Auch bei der Jobsuche geraten viele Bewerber unfreiwillig in eine Wartehaltung. Denn auf die Unterlagen, die sie an ein Unternehmen geschickt haben, erhalten sie entweder sehr spät oder nie eine Antwort.

Warum ist das so? Manchmal sind die für das Recruiting Verantwortlichen sind schlicht überfordert. In größeren Organisationen kann es durchaus vorkommen, dass hunderte Bewerbungen pro Woche eingehen. Da kann man den ein oder anderen Kandidaten schon einmal aus dem Blick verlieren.

Manchmal aber haben Personaler schlicht und einfach nicht die Zeit, jede einzelne Bewerbung zu beantworten. Selbst die noch so kürzeste Rückmeldung kostet wertvolle Zeit, die dann an anderer Stelle fehlt.

Und dann wäre da noch der Umstand, dass eine Bewerbungsabsage emotional aufgeladen ist. Für beide Involvierten, den Recruiter wie den Bewerber. Man darf nicht vergessen: Für Bewerber platzt oft ein Traum, wenn es mit einer Stelle nicht klappt. Vergreift man sich als Recruiter im Ton, kann das einen sensiblen Bewerber schon mal aus der Bahn werfen. Und wer überbringt schon gern schlechte Nachrichten?

Absage Bewerbung: Müssen Recruiter eine Antwort schreiben?

Es stellt sich also die Frage, ob Sie als Personaler überhaupt eine Absage schreiben müssen? Die Antwort: Nein. Ein Absageschreiben ist im Falle einer unerfolgreichen Bewerbung nicht Pflicht. Zumindest nicht aus arbeitsrechtlicher Sicht. Dennoch ist es für das Image einer Firma förderlich und daher ratsam, die Mühe auf sich zu nehmen.

Warum es sich lohnt, ein Absageschreiben zu formulieren

In sozialen Netzwerken oder über die neuen Medien können Bewerber, die eine diskriminierende oder unhöfliche Absage erhalten, ihrem Frust Luft machen. Solche Posts können auf Twitter, Facebook oder TikTok schnell viral gehen. Massenmedien greifen diese Geschichten gerne auf, was aus PR-Sicht einen enormen Schaden anrichten kann.

In vielen Fällen schaffen die Social-Media-Abteilungen der jeweiligen Unternehmen es nicht, das Feuer zu löschen. Stattdessen machen sie durch pampige, uneinsichtige und ruppige Antworten alles noch schlimmer. Für das Employer Branding oder gar das Corporate Image einer Organisation ist so etwas Gift.

Was Sie als Recruiter oder Personaler tun können? Am besten das: Absagen mitfühlend formulieren und zeitnah abschicken. Dann lassen Sie es gar nicht erst so weit kommen.

Absageschreiben: Muss man bei der Antwort einen Grund angeben?

Im vorherigen Abschnitt ging es darum, wie wichtig es ist, überhaupt eine Absage zu formulieren. Nun geht es um den nächsten Schritt. Nämlich die Frage, ob man auch eine Begründung in der Absage anführen muss.

Zunächst einmal: Als Recruiter haben Sie keinen Bildungsauftrag, den Sie erfüllen müssen. Wenn ein Bewerber etwa Unterlagen in unzeitgemäßem Layout schickt oder über mangelnde Rechtschreibkenntnisse verfügt, ist es nicht an Ihnen, ihn über diese Schwächen aufzuklären. Dabei gäbe es ausreichend Gelegenheiten.

Viele Personaler sind beispielsweise entsetzt, wie wenig sich Bewerber mit dem Unternehmen, bei dem sie anheuern wollen, auseinandergesetzt haben. Ein in vielen Fällen trotz Abitur schlechtes Deutsch tut sein Übriges. Personalverwalter, die solche Unterlagen bekommen, würden Bewerbern hin und wieder gerne den Spiegel vorhalten.

Beim Thema Begründung gilt: Man kann, sollte aber nicht

Wer auf Nummer sicher gehen will, verwendet den Klassiker aller Formulierungen: “Wir haben uns für einen anderen Kandidaten entschieden”. Für einen Bewerber mit mangelndem Eifer und fehlenden Kenntnissen ist das allemal ausreichend. Doch oft muss man auch sehr guten Kandidaten absagen. In diesen Fällen sind auch Antworten möglich wie “Lassen Sie uns im Gespräch bleiben” oder “Wir würden Sie gerne in unseren Talentpool aufnehmen”.

Für Personaler gibt es mehrere Gründe, warum ein Bewerber ungeeignet ist:

• Bewerber hat sich initiativ beworben, aber es ist keine Stelle frei
• Bewerber ist unter- oder überqualifiziert
• Bewerber bringt nicht die nötige Erfahrung mit
• Bewerber verlangt zu hohes oder zu niedriges Gehalt
• Bewerbungsunterlagen sind mangelhaft
• Bewerber hat im Lebenslauf nachweislich geschwindelt
• Bewerber macht unsympathischen Eindruck

In der Realität werden Sie einem Bewerber kaum sagen, dass er unsympathisch wirkt, selbst wenn dies der Fall sein sollte.

Manche Begründungen hingegen können Sie Bewerbern durchaus mitteilen. Zum Beispiel, was die Vergütung angeht. Wichtig ist hier, dass Sie sachlich und klar bleiben. Eine mögliche Formulierung wäre: “Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass wir Sie nicht in die engere Auswahl nehmen können. Der Grund dafür sind Ihre Gehaltsvorstellungen. Diese weichen deutlich von unseren Budgetmöglichkeiten ab.”

Allerdings ist auch hier Vorsicht geboten. Abgelehnte Bewerber haben nämlich das Recht, einen Nachweis einzufordern, der belegt, dass der eingestellte Bewerber besser zu den Anforderungen des Unternehmens passt. Dann wird es mitunter brenzlig.

Denn manchmal sind die in der Absage angeführten Gründe nur vorgeschoben. Ein Personaler nennt vielleicht zu hohe Gehaltsforderungen als Ablehnungsgrund. Aber in Wahrheit stört ihn an dem Bewerbe etwas ganz anderes. Sollte ein Bewerber nachweisen können, dass er diskriminiert wurde, kann dem Unternehmen eine Schadensersatzklage drohen.

Die gesetzliche Lage

Im Jahr 2006 wurde das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verabschiedet, um Diskriminierungen im Bewerbungsprozess zu verhindern. Das gilt für Anschreiben genauso wie für Vorstellungsgespräche. Laut dem AGG dürfen Arbeitgeber Bewerber aus folgenden Gründen nicht ablehnen:

• Rasse oder ethnische Herkunft
• Religion
• Weltanschauung
• Geschlecht
• Alter
• Behinderung
• Sexuelle Identität

Was den Diskriminierungsgrund des Geschlechts angeht, macht das Gesetz in §3 noch eine weitere, konkrete Aussage: “Eine unmittelbare Benachteiligung wegen des Geschlechts liegt […] auch im Falle einer ungünstigeren Behandlung einer Frau wegen Schwangerschaft oder Mutterschaft vor.” Im Übrigen dürfen auch Männer nicht benachteiligt werden, weil sie Kinder haben oder welche erwarten.

Doch es gibt auch Ausnahmen von der Regel. Frauenhäuser etwa, die aus plausiblen Gründen nur Frauen anstellen. Oder kirchliche Arbeitgeber, die beim Bewerber auf die Kirchenzugehörigkeit wert legen. In diesen Fällen verstoßen Arbeitgeber nicht zwingend gegen das AGG.

Bewerbungsabsagen: Worauf Sie achten sollten

Das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz kann Unternehmen erhebliche Probleme bescheren. Insbesondere dann, wenn Stellenausschreibungen nicht AGG-konform formuliert werden. Ein Beispiel. Eine Werbeagentur schreibt in einer Stellenanzeige: “Suchen für unser Team eine junge und dynamische Kreativdirektorin”. Wenn sich nun ein 58 Jahre alter Mann auf diese Stelle bewirbt und abgelehnt wird, kann er gleich zwei Diskriminierungsgründe anführen: sein Alter und sein Geschlecht.

Bei einer Absage könnte besagter Mann auf Schadensersatz beziehungsweise Entschädigung klagen. In einem Gerichtsverfahren müsste er Indizien beweisen. Was in diesem fiktiven Fall nicht schwer sein würde, da bereits die Stellenausschreibung der Werbeagentur laut AGG diskriminierend formuliert war. Und das darf sie nicht sein. Schwerer wird es, eine Diskriminierung nachzuweisen, wenn weder die Stellenausschreibung noch die Absagemail Anhaltspunkte für eine Benachteiligung liefern.