Keine Zeit? Wie die Einführung einer HR-Software gelingt

Eine Personalsoftware bringt viele Vorteile. Oft spricht jedoch gegen die Einführung einer HR-Software, dass die verantwortlichen HR-Manager nicht wissen, woher sie die Zeit dafür nehmen sollen. Das ist jedoch in vielen Fällen ein Trugschluss: Mit der richtigen Planung lässt sich eine HR-Software sogar während des laufenden Alltagsgeschäfts einführen, sodass HR endlich von digitalen und effizienten Workflows profitiert. Wir zeigen Ihnen, wie die Implementierung gelingt.

Wie funktioniert die Einführung einer HR-Software?

In der IT oder anderen technikaffinen Abteilungen hält schnell neue Software Einzug. Dabei würde eine digitale Lösung gerade in sehr verwaltungsintensiven Bereichen wie der HR für große Erleichterung sorgen: Aufwändiger Papierkram entfällt, langwierige Prozesse werden beschleunigt und Daten transparent verfügbar gemacht.

Die folgenden Tipps zeigen Ihnen, wie Sie die größten Herausforderungen bei der Einführung einer HR-Software meistern ‒ und zwar während Sie nebenher Ihren HR-Alltag bewältigen.

1. Status quo analysieren

Viele Unternehmen arbeiten in den Personalabteilungen bereits seit Jahren entweder gar nicht oder nur teilweise digital. Das bedeutet, dass zahlreiche Aufgaben weiterhin manuell durchgeführt werden ‒ und die kosten viel Zeit. Wichtig ist: Damit ineffiziente Personalabteilungen der Vergangenheit angehören, sollte die neue Softwarelösung alle Prozesse abdecken, die im Unternehmen aufkommen. Da es viele unterschiedliche Tools gibt, ist es wichtig, sich einen Überblick über die angebotenen Lösungen zu verschaffen, um eine Software zu finden, die alle gewünschten Anforderungen erfüllt.

2. Auf schnelle Implementierung setzen

Handelt es sich bei dem HR-Tool um eine Cloudlösung, dann bietet dies einen großen Vorteil: Das Programm muss nicht aufwändig installiert werden, Unternehmen richten lediglich die gewünschten Funktionen ein und übertragen vorhandene Daten. Außerdem sind Unternehmensdaten in einer Cloud bestmöglich vor Cyberangriffen und Serverausfällen geschützt, weil sich spezialisierte Anbieter um die Cybersicherheit kümmern. Um die Einführung zu vereinfachen, verfügen zudem einige Softwares über Schnittstellen. So können bereits verwendete externe Applikationen auf die HR-Software zugreifen und deren Daten weiterverarbeiten, sodass sich die digitale Lösung im Idealfall in die vorhandene Softwarelandschaft einbettet.

3. Ablauf planen und einteilen

Es wirkt zunächst, als müssten bei der Digitalisierung von Personalabteilungen unglaublich viele Dinge berücksichtigt und eingeplant werden. Implementiert man jedoch nicht alle gewünschten Funktionen gleichzeitig sondern nacheinander, dann lässt sich der Aufwand auf ein handhabbares Maß reduzieren, bei dem ausreichend Zeit für das Alltagsgeschäft bleibt. Auch ist es hilfreich, Meilensteine mit Deadlines festzulegen, um den gesamten Prozess planbar und übersichtlich zu gestalten. Für die Umsetzung sollte ein Projektteam gebildet werden, das aus Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der IT sowie der HR-Abteilung besteht. So sind Zuständigkeiten und die Aufgabenverteilung klar verteilt.

4. Mitarbeiter informieren

Um alle Mitarbeiter für die Umstellung zu begeistern, sollte Veränderung im Unternehmen immer offen kommuniziert werden. Somit bekommen Angestellte die Möglichkeit, ihre Zweifel sowie Sorgen auszudrücken und dabei schon im Vorfeld ihre Fragen zur neuen Software zu stellen. Außerdem ist vor der Einführung zu klären, welche Kolleginnen und Kollegen zusätzliche Unterstützung beim Kennenlernen der Software benötigen. In der Regel sind dies weniger technikaffine Fachkräfte, für die eine solche Umstellung eine besondere Herausforderung ist.

5. Mitarbeitern die neue Software erklären

Erfolgt die Einführung der Funktionen des HR-Tools nach und nach, erhöht sich auch die Adaptionsrate durch die Angestellten: Müssen diese nicht von einem auf den anderen Tag all ihre gewohnten Workflows umstellen, erhöht das die Akzeptanz der neuen Lösung enorm. Mit einer intuitiv zu bedienenden Software entfällt auf diese Weise sogar eine allgemeine Schulung für die komplette Belegschaft. Wichtig ist jedoch, dass Führungskräfte von Beginn an mit allen Funktionen der digitalen Lösung vertraut sind und diese gut annehmen. Nur so ist möglich, die Software “top-down” zu integrieren: Sie verbreitet sich also von der Führungsetage aus zu den Mitarbeitern.

6. Datenübertragung meistern

Daten liegen in jedem Unternehmen vor, egal, ob sie im Aktenschrank lagern oder als Excel-Dateien gespeichert sind. Das heißt, auch während der Übertragung in die neue Softwarelösung können alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wie gewohnt weiterarbeiten. Einige intuitiv zu bedienende HR-Software ermöglichen sogar, dass Angestellte ihre Daten via Employee Self Service selbst einpflegen und bearbeiten. Je nach Planung und Unternehmensgröße kann die Datenübertragung einige Wochen dauern. Sie können jedoch darauf vertrauen, dass sich dieser Zeitaufwand durch die anschließende Effizienzsteigerung lohnt.

7. Verständnis für Technik und Funktionen schaffen

Häufig befürchten HR-Mitarbeiterinnen und -Mitarbeiter, dass die Gewöhnung an neue Funktionen lange dauert. Doch im Normalfall ist eine HR-Software auf Personaler ausgerichtet und benötigt daher nicht das spezielle Know-how eines IT-Experten. Um der Sorge vor unerwarteten Schwierigkeiten entgegenzutreten, können Unternehmen eine Pilotphase einplanen. In dieser testen digital affine Kolleginnen und Kollegen die neue Software. So können sie sich ein Bild davon machen, wie sinnvoll die Funktionen in der Praxis sind und wie gut das Tool in den Berufsalltag beziehungsweise zum digitalen Reifegrad ihrer HR passt.

Was muss HR vor der Implementierung beachten?

Die Personalabteilung trägt bei der Umsetzung von Veränderungen im Unternehmen eine besonders große Verantwortung. So ist es ihre Aufgabe, alle mit der neuen Software in Kontakt kommenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter frühzeitig einzubeziehen. Auf diese Weise bekommt jeder einzelne Angestellte die Möglichkeit, Bedenken zu äußern und sich einzubringen – was das Gefühl stärkt, dem Unternehmen wichtig zu sein. HR wiederum kann schon im Vorfeld der Einführung auf die Vorteile durch die Software eingehen und stärkt so die Motivation für den zukünftigen Workflow.

Leidet die HR durch erhöhte Arbeitslast bei der Einführung?

Wie oben beschrieben, stehen Softwareanbieter ihrer Kundschaft während der Implementierungsphase zur Seite. Zum Beispiel, indem Consultants bei der Planung unterstützen. Treten also Schwierigkeiten auf, bekommen Personaler Unterstützung. Auf diese Weise kann ihr Alltagsgeschäft auch während der Einführung einer HR-Software trotz eines vorübergehend erhöhten Arbeitspensums weiterhin erledigt werden.

Von einer neuen HR-Software profitiert das komplette Unternehmen

Fest steht: HR-Software revolutioniert die Arbeitswelt. Selbst wenn bei der Einführung einer digitalen Lösung einige Punkte zu beachten sind, lässt sich diese im laufenden Betrieb realisieren – besonders, wenn sie Rahmen von geordnetem Change Management nach und nach umgesetzt wird. Bei der Anschaffung einer HR-Software sollten Unternehmen darauf achten, dass sie auf eine schnelle Implementierung ausgerichtet ist. Cloudlösungen sind beispielsweise besonders einfach in der Einführung, da kein großer Installationsaufwand besteht. Zudem kann die HR-Abteilung auf die Unterstützung und Beratung der Softwareanbieter setzen, die sich bei Problemen kümmern. Schafft es HR, im Vorfeld alle Angestellten vom großen Nutzen der Lösung zu überzeugen und sie mit der schrittweisen Implementierung nicht zu überfordern, gelingt diese schnell und reibungslos.