Wie Sie den digitalen Reifegrad Ihrer HR ermitteln

Human Resource Management, also das klassische Personalwesen, ist ein zentraler Faktor im digitalen Transformationsprozess eines Unternehmens. Ob bei der Einführung neuer Technologien und digitaler Arbeitsmittel oder im Zuge des Change Managements: HR ist Ansprechpartner für sämtliche Unternehmensbereiche, steht gleichzeitig aber auch selbst vor der Herausforderung, die Digitalisierung in der eigenen Abteilung zu stemmen. Um den Personalbereich durch moderne Prozesse gezielt weiterzuentwickeln, gilt es zunächst den Status quo zu ermitteln – und somit den digitalen Reifegrad Ihres Unternehmens.

Digitale Transformation stellt HR vor Herausforderungen

In der Theorie wirkt sich die Digitalisierung auf alle Unternehmensbereiche aus. Allerdings stehen viele HR-Abteilungen noch am Anfang ihres digitalen Transformationsprozesses. Um jedoch als strategischer Partner innerhalb des Unternehmens zu agieren, werden oft die entsprechenden digitalen Lösungen benötigt. Diese einzuführen und effizient zu nutzen, ist laut Studien eine der großen Herausforderungen, mit denen Personalabteilungen in zahlreichen deutschen Unternehmen aktuell konfrontiert sind.

Die Europa-Studie “Benchmarking HR Digital 2019” von Mercer und Promerit, in der die Ermittlung des Reifegrades von HR-Abteilungen in der digitalen Transformation im Mittelpunkt steht, zeigt, dass Personalverantwortliche vor zwei Jahren noch oft auf On-Premise-Altsysteme setzten und nur allmählich digitale HR-Systemen nutzen.

Größere Flexibilität dank digitaler Lösungen

Welche Veränderungen sich langfristig aufgrund der COVID-19-Pandemie und der damit beschleunigten Digitalisierung ergeben haben, wird sich noch zeigen. Klar ist, dass neben den Angeboten von Softwarelösungen auch die Nachfrage nach diesen deutlich zunehmen wird. Denn nur Unternehmen, die auf Herausforderungen flexibel reagieren können, bleiben wettbewerbsfähig. Diese Flexibilität ist ohne eine digital aufgestellte HR-Abteilung nur schwer erreichbar. Dazu kommt, dass viele Mitarbeiter vor der Frage stehen, welche Auswirkungen diese Veränderungen auf ihren persönlichen Berufsalltag haben und wie Prozesse künftig weitergeführt werden. Um sie in diesen Bereichen zielsicher zu unterstützen und so die Digitalisierung aktiv voranzutreiben, müssen Personalstrategien und Kompetenzprofile systematischer hergeleitet werden, als es aktuell der Fall ist.

Digitalisierung von HR-Prozessen: Der Reifegrad gibt Aufschluss

Wollen die Verantwortlichen den eigenen Betrieb digitalisieren, dann benötigen sie im ersten Schritt einen Überblick über den Stand der Digitalisierung im Unternehmen. Mit anderen Worten: Sie ermitteln den sogenannten digitalen Reifegrad.

Digitaler Reifegrad: Eine Definition

Vom digitalen Reifegrad, digitaler Reife oder auch dem digitalen Transformationsreifegrad ist die Rede, wenn ermittelt wird, wie digital ein Unternehmen aufgestellt und ausgerichtet ist. Der Reifegrad gibt Aufschluss darüber, welche Bereiche in welchem Maße digitalisiert sind, und bildet somit den Status quo der Digitalisierung innerhalb eines Unternehmens ab. Diese systematische Überprüfung von bestehenden Prozessen und Strukturen zeigt deutlich, an welchen Punkten digitaler Optimierungs- und Nachholbedarf besteht.

Was sagt der digitale Reifegrad aus?

• Die Bewertung aller digitalisierten Bereiche gibt an, in welchem Stadium sich der Transformationsprozess befindet und an welchen Stellen Handlungsbedarf besteht.
• Mit dem Reifegrad lässt sich die Wettbewerbsfähigkeit ermitteln. Je digitaler ein Unternehmen aufgestellt ist, desto mehr Möglichkeiten stehen zur Verfügung, sich gegenüber der Konkurrenz durchzusetzen.
• Unternehmen mit einem hohen Reifegrad können oft schneller und flexibler auf Veränderungen reagieren, zum Beispiel durch skalierbare HR-Software.
• Digitale Unternehmen können den Change-Management-Prozesse besser stützen und mittragen.

An welchen Stellen besteht Handlungsbedarf? Wo versprechen digitale Prozesse in HR den größten Nutzen? Wie profitieren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von modernen Tools und insbesondere einer Personal-Software? Im Buch von J. Schellinger et al. über Digitale Transformation und Human Resource Management spielen bei der Digitalisierung im Personalmanagement vor allem diese vier Themenfelder eine  wichtige Rolle: Social Media, Data Mining, Cloud Computing und Mobility.

Best Practices: So ermitteln Sie die digitale Reife

Social Media: Auf digitale Vernetzung setzen

Social Media nimmt heutzutage eine wichtige Position ein, wenn es darum geht, die Außenwirkung und Wahrnehmung zu stärken und zu lenken. Vorwiegend jüngere und technikaffine Generationen sind in sozialen Netzwerken unterwegs und nutzen diese als zusätzliche Kanäle zur Informationsbeschaffung. Etwa, um Tipps zum Berufsleben zu erhalten und um bekannten Marken und Unternehmen zu folgen. Die Plattformen werden außerdem immer stärker von HR genutzt, um Kontakte zu vielversprechenden Talenten zu knüpfen und auf offene Positionen im Unternehmen aufmerksam zu machen. Auch das Employer Branding kann durch Social Media gestärkt werden, wenn die Mitarbeiter dem Unternehmenskanal folgen und Beiträge teilen.

Überprüfen Sie in Ihrem Unternehmen die digitale Reife in Social Media:

• Verschaffen Sie sich einen Überblick, auf welchen Social Media Kanälen Ihr Unternehmen präsent ist.
• Ermitteln Sie Ihre Zielgruppe und welche Erwartungen diese in Bezug auf die Auswahl der Kanäle und der Inhalte hat.
• Optimieren und bauen Sie Ihren Unternehmensauftritt diesbezüglich aus.

Data Mining: Datenpotenziale ausschöpfen und zugänglich machen

Die Digitalisierung führt dazu, dass Unternehmen mit zunehmend größeren Datensätzen und Dokumentenbeständen arbeiten und diese verwalten müssen. In HR sind das beispielsweise Mitarbeiterunterlagen, vertrauliche Dokumente, Informationen aus Bewerbungen, Lohnabrechnungen, Reisekosten und vieles mehr. Je mehr Angestellte ein Unternehmen hat, desto umfangreicher fällt der Aufwand für die HR-Abteilung aus. Data Mining bedeutet, das Potenzial der gespeicherten Informationen greifbar zu machen und in verfügbares Wissen umzuwandeln. Transparenz ist hierbei ein wichtiges Stichwort, um im Datendschungel die Orientierung zu behalten. Mithilfe der digitalen Daten ist es möglich, durch Analyse-Tools Informationen wie Abwesenheiten, Arbeitseintritte, Lohnsummen und weitere Ereignisse analysierbar zu machen. So ermöglichen digitale Lösungen eine differenzierte Nutzung der Daten. Daraus lassen sich wertvolle Maßnahmen zur strategischen Personalplanung ableiten.

Erfassen Sie den digitalen Reifegrad Ihrer Daten:

• Überprüfen Sie, welche Daten bereits wie zu Analysezwecken genutzt werden.
• Überlegen Sie, welche Informationen Sie darüber hinaus aus den Analysen gerne ziehen würden und welche Daten Sie dazu benötigen.
• Erfassen Sie diese Daten durch digitale Tools und nutzen Sie so versteckte Potenziale.
• Reden Sie mit der HR-Abteilung: Welche Informationsnutzung würde für diese den größten Nutzen bringen? Die Automatisierung welcher Arbeitsabläufe eine Entlastung versprechen?

Cloud Computing: Für bessere digitale Sicherheit sorgen

Der Weg in die digitale Zukunft führt viele Unternehmen in die Cloud, einschließlich der HR-Abteilungen. Unternehmen profitieren von einem orts- und zeitunabhängigen Zugriff, Mitarbeiter können von überall aus auf Daten zugreifen. Hohe Sicherheitsstandards sorgen dafür, dass Informationen bestmöglich gegen Cyberkriminalität geschützt sind. Gegenüber veralteten Systemen ist Cloud Computing für Unternehmen eine gute Lösung, um von neuesten Technologien zu profitieren.

Gleichzeitig müssen sie sich nicht um Wartungsarbeiten oder Softwareaktualisierungen kümmern, da dies der jeweilige Anbieter übernimmt. Im Falle von HR-Software arbeiten viele Anbieter dazu mit spezialisierten Cloud-Dienstleistern zusammen und sorgen so für maximale IT-Sicherheit nach neuesten Standards. Übrigens: Kommt es zu einem Serverausfall, stellt der Cloud-Anbieter in der Regel Ausweichserver zur Verfügung, sodass die HR-Abteilung weiter Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen hat.

Testen Sie den digitalen Reifegrad Ihrer IT-Systeme:

• Ermitteln Sie, welche HR-Prozesse bereits in welcher Form digitalisiert sind.
• Überprüfen Sie, wie Sie diese weiter verschlanken und effizienter gestalten können.
• Vergleichen Sie verschiedene HR-Tools in Bezug auf Ihre speziellen Ansprüche und ob sie zuverlässig HR-Management mit modernem Cloud Computing vereint. Dies ist mittlerweile eine der Grundvoraussetzung für eine gelungene HR-Software-Einführung.

Mobility: Software von überall aus nutzen

Digitalisierung bedeutet auch, dass Unternehmen ihren Mitarbeitern moderne Tools bereitstellen, mit denen sie flexibel aus dem Homeoffice oder von weiteren Einsatzorten aus arbeiten. Mitarbeiter halten so beispielsweise über eine moderne Software ihre Zeiterfassung ganz bequem per Eingabe fest, ohne dafür im Büro zu sein, monatliche Reportings lassen sich auf dem Weg zum Kundentermin per Knopfdruck erstellen und Reisekosten können direkt von unterwegs eingetragen werden.

Ermitteln Sie die digitale Reife Ihrer Anwendungen:

• Reflektieren Sie, welche Möglichkeiten Mitarbeitende bei Ihnen haben, Software von unterwegs zu nutzen.
• Gibt es die benötigten Apps und digitalen Devices dafür?
• Ermitteln Sie, welche Prozesse sich digital umstellen lassen und somit auch unterwegs ausgeführt werden können.
• Sprechen Sie mit Ihren Mitarbeitenden: Was wünschen sich diese in Bezug auf mobiles Arbeiten?

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Der digitale Reifegrad offenbart Optimierungspotenzial

Mit der Ermittlung der digitalen Reife erhalten Unternehmen einen genauen Status quo ihres digitalen Transformationsprozesses. Dadurch erkennen sie, welche Maßnahmen bereits umgesetzt sind und an welchen Stellen Handlungsbedarf besteht. Für die HR-Abteilung bedeutet das, tiefe Einblicke in Prozesse und Strukturen zu erhalten und zu verstehen, an welchen Stellen eine moderne Personalverwaltungs-Software zu einer effizienteren Arbeitsweise beiträgt.