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Das HR Portal Online Mitarbeiter managen

Was ist ein HR Portal?

In Zeiten von New Work ist ein zentraler Zugriff auf vorhandene Informationen bei der Zusammenarbeit in einem Unternehmen immer wichtiger. Dieser Wandel der Arbeitswelt, hauptsächlich hervorgerufen durch die Digitalisierung, befreit und unterstützt HR Manager und Mitarbeiter bei Routineaufgaben. Eine HR Portal Definition zu finden, ist nicht schwierig.

Kurzum: Solche HR Programme unterstützen Personaler bei der Erfassung, Verarbeitung und Pflege personenbezogener Mitarbeiterdaten eines Unternehmens. Personalportale fördern die unternehmensinterne Kommunikation und optimieren Personalverwaltungs- und Recruitingprozesse. Um dem New Work Ansatz nachzukommen, speichert das Portal die Daten in einer Cloud. Jeder Personaler und jeder Mitarbeiter hat auf die ihm freigegeben Funktionen und Informationen standortunabhängig Zugang. Nutzer melden sich über den online HR Portal Login an.

Frau nutzt HR Portal von HRworks von zuhause

Bevor Personaler ein neues HR System einführen, wägen sie gründlich ab. Zumal eine solche Umstellung mitunter aufwändig sein kann. Somit sollten Sie, bei der Wahl der neuen HR Software, auf nachfolgend wichtigsten Aspekte achten.

Effizienz

Eines der wichtigsten Kriterien bei der Wahl eines HR Portals ist die Effizienz. Immerhin ist dies für viele HR Manager der eigentliche Grund, warum ein solches System überhaupt eingeführt werden soll. Kurzum: Workflows von Mitarbeitern in der HR-Abteilung sind durch die Systematisierung und Automatisierung vereinfacht. Die Zeit, die ohne Personalsystem für administrative Aufgaben eingesetzt wurde, wird für andere Aspekte des HR Managements sinnvoller verwendet. Kürzere Wege bei Prozessen von Routineaufgaben sparen Personalern Zeit und Nerven. Beispielsweise fällt die Urlaubs- und Arbeitszeitverwaltung leichter, während Mitarbeiterdokumente übersichtlich und schnell verwaltet werden können.

Außerdem kann das Feedback von Vorgesetzten zu potenziellen neuen Mitarbeitern im Bewerbungsprozess schneller eingeholt werden. Des Weiteren gestaltet sich die Arbeit der Personaler auf eine andere Art effizienter. Aktivitäten von Berechtigten bei Personaldokumenten werden genau protokolliert. Einerseits erhöht sich dadurch die Transparenz der Workflows, während andererseits doppelte Tätigkeiten vermieden werden. Nutzer eines online Portals können jederzeit standortunabhängig auf die ihnen freigegebenen Daten zugreifen. Dies geschieht über eine Cloud. Unabhängig von Öffnungs- und Arbeitszeiten der Personalabteilung können sich Nutzer 24 Stunden an sieben Tagen die Woche einloggen. Ein gutes HR-Portal bietet seine digitalen Produkte geräteunabhängig an. Somit ist es irrelevant, ob Tablet, Smartphone oder ein Notebook genutzt wird.

Eigenverantwortung

Durch den Ansatz des Employee Self Service (ESS) haben Mitarbeiter selbstständigen Zugriff auf für sie relevanten Informationen und Menüs. Sie füllen ihre Stammdaten selbst und verwalten Reisekosten, Abwesenheiten und Arbeitsmittel mehr oder minder eigens. Der ESS unterstützt die Administration, beschleunigt die Organisation und sorgt für mehr Verständnis des Personalmanagement Ablaufs.

Neben den Reisekosten und Abwesenheiten geben Mitarbeiter auch Adress- und Kontoänderungen selbst im System ein. Das entlastet Buchhaltungs- und Personalabteilung. Des Weiteren beantragen Mitarbeiter Arbeitszeugnisse und Mitarbeitergespräche ganz unkompliziert direkt bei dem Vorgesetzten selbst.
Außerdem ist ein gutes HR-Portal für die Mitarbeiter innerhalb ihrer Berechtigungen intuitiv bedienbar. Integrierte Assistenten und Tutorials machen eine lange Einarbeitung des Mitarbeiters durch Personaler bzw. Admins überflüssig. Vielmehr steht der Ansatz “learning by doing” im Vordergrund.

Transparenz

Wie bereits erwähnt, ermöglicht das Cloud HR Portal das standortunabhängige Abfragen von Informationen. Allerdings ist die Cloud auch noch für andere Bereiche von Nutzen: die Transparenz. Änderungen an einem Dokument werden nachvollziehbar mit Namen und Uhrzeit festgehalten.

So, und durch die Vergabe von Rollen und Berechtigungen, ist zu jeder Zeit einsehbar, wer Zugriff auf welche Informationen und Funktionen hat. Im Übrigen: Durch einen Terminkalender sehen Teammitglieder, ob ihre Kollegen anwesend, im Urlaub, krank oder auf einer Schulung sind.

Funktionen und Inhalte

Ein HR Portal unterstützt den Recruitingprozess mit Möglichkeiten für Stellenbeschreibungen auf der eigenen Webseite. Auch das Verarbeiten der Bewerbungsunterlagen ist mit einem guten HR Portal während des kompletten Bewerbungsprozesses möglich.

  • Onboarding

Des Weiteren rationalisiert das Tool die aufwendigen Prozesse des Onboardings. Der neue Mitarbeiter trägt digital seine Stammdaten in ein Dokument ein, die Bewerbungsunterlagen werden später automatisch in die Personalakte übernommen. Auch Compliance Management Dokumente werden unkompliziert zugeteilt und können digital von dem neuen Mitarbeiter bestätigt werden.

  • Unternehmensdaten

Auch bei der Sortierung der Unternehmensdaten und -informationen ist ein HR Portal hilfreich. Organigramm, Telefonverzeichnis, Teamkalender, Mitarbeiter Newsletter oder weitere Mitteilungen werden in einem dort verwaltet. Anhand der zentralen Darstellung im Programm selbst, behält die HR-Abteilung einen einfachen, unkomplizierten Überblick.

  • Routineunterstützung

Routineaufgaben, wie das Verwalten von Dokumenten und die Planung und Freigabe der Urlaubsanträge, unterstützt ein HR Portal übersichtlich. Elektronische Workflows sorgen dafür, dass Infos in Echtzeit weitergeleitet werden. Erinnerungsfunktionen, wie Geburtstage, Ende der Probezeit oder Wiedervorlagen bei der digitalen Personalakte bietet ein umfangreiches All-In-One Tool.

Auch die Möglichkeit zur Zeiterfassung und Abwicklung der Reisekosten sollte neben dem Verwalten der Gehaltsabrechnung gegeben sein. Tipp: Achten Sie bei der HR Portal Wahl auf benötigte Schnittstellen. SAP, Datev und weitere bisher verwendeten Programme sollten verfügbar sein, um eine problemlose Umstellung zu garantieren und bereits bestehende Prozesse nicht neu aufsetzen zu müssen.

  • Personalentwicklung

Inzwischen erweist sich der Fachkräftemangel in vielen Bereichen als ernsthaftes Problem. Gezieltes Recruiting, Employer Branding, eine erhöhte Mitarbeiterbindung, sowie eine ausgefeilte Personalentwicklung bieten sich als Lösungen an.

Das richtige Portal für Ihr Unternehmen

Unter dem Strich vereinfacht ein HR Portal durch die oben genannten Funktionen und Inhalte etablierte HR-Prozesse. Der Umstieg auf ein neues System ist mit etwas Arbeit verbunden. Eine gute HR Manager Software gestaltet diesen allerdings so selbsterklärend und unkompliziert wie möglich. Außerdem berät der Anbieter Sie umfassend und hilft so zu einem problemlosen Start mit dem neuen HR Portal.

Durch das teilweise Wegfallen wiederkehrender Aufgaben und dem Rationalisieren der Routinearbeiten haben Personaler mehr Zeit. Dementsprechend können sie diese in anderen Bereichen der Personalabteilung sinnvoll einsetzen.

Kurzum: Es ist somit wichtig, sich bei der Wahl eines HR Portals auf die passende Funktionsvielfalt zu konzentrieren. Diese sind optimalerweise miteinander verzahnt. Das All-In-One Tool HRworks ist bestens geeignet, um als HR Portal die Personalarbeit digital zu unterstützen. Im Übrigen: HRworks bietet viele Schnittstellen zu Lohnbuchhaltungsprogrammen an. So kann die Gehaltsabrechnung mit SAP, Datev und vielen weiteren System verwaltet werden.

Mitarbeiterübersicht für HR Desktopansicht
Das sagen unsere Kunden
„Schneller und umfangreicher Support, per Hotline, Chat oder Nachricht. Innerhalb eines Tages kostenlose Hilfe, gibt es nicht überall.”
„Die volle Stärke entfaltet HRworks, je mehr Kompetenzen man nutzt. Einfacher Prozessablauf und Konnektivität zwischen den einzelnen Schritten. Keine Extra-Excelsheets mehr.”
„Sehr umfangreiche Software, die mit vielen Funktionen auftrumpft und von überall erreichbar ist.”

Den Support von HRworks finde ich sehr gut – er reagiert sehr schnell! Bei Fragen zum Datenschutz hat er umgehend mein Anliegen bearbeitet. Aber besonders hervorzuheben ist die unkomplizierte Bedienung von HRworks. Sie ist intuitiv.

Nils Leidel

Nils Leidel

Data Scientist & Datenschutzbeauftragter
enersis europe GmbH | 41 Mitarbeiter

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Wir unterstützen Sie gerne bei der digitalen Optimierung Ihres Personalwesens. Ob es um Mitarbeiterverwaltung geht, Reisekostenabrechnung, Zeiterfassung oder alles zusammen: Gemeinsam finden wir heraus, ob HRworks zu Ihrem Unternehmen passt.