HR-Software

Ihr HR-Portal

Setzen Sie auf die Cloud-Lösung HR WORKS, um Ihre Mitarbeiter online und mobil zu managen: So haben Sie jederzeit und überall Zugriff auf alle wichtigen Daten und Funktionen.

Mitarbeiter machen eine HR Portal Einführung
Desktop-Menu-Dashboard, Übersicht des Vorgesetzten in HR WORKS

300.000 Menschen vertrauen bereits auf HR WORKS

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Das HR-Portal, um online Mitarbeiter zu managen

Was ist ein HR-Portal?

In Zeiten von New Work ist ein zentraler Zugriff auf alle relevanten Informationen für die Zusammenarbeit in einem Unternehmen immer wichtiger. Dieser Wandel der Arbeitswelt, hauptsächlich hervorgerufen durch die Digitalisierung, befreit und unterstützt HR-Manager und Mitarbeiter bei Routineaufgaben. Eine HR-Portal-Definition zu finden, ist recht einfach:

HR-Programme unterstützen Personaler bei der Erfassung, Verarbeitung und Pflege personenbezogener Mitarbeiterdaten eines Unternehmens. Personalportale fördern die unternehmensinterne Kommunikation und optimieren Personalverwaltungs- und Recruitingprozesse. Um dem New-Work-Ansatz nachzukommen, speichert das HR-Portal die Daten in einer Cloud. Jeder Personaler und jeder Mitarbeiter hat auf die ihm freigegeben Funktionen und Informationen standortunabhängig Zugang. Nutzer melden sich über den online HR-Portal-Login an.

Ihr HR-Portal von HR WORKS: auch von zu Hause nutzbar

Bevor Personaler ein neues HR-System einführen, wägen sie oft gründlich ab. Zumal eine solche Umstellung mitunter aufwändig sein kann. Achten Sie daher bei der Wahl Ihrer neuen Software auf nachfolgende Aspekte:


Effizienz

Eines der wichtigsten Kriterien bei der Wahl eines HR-Portals ist die Effizienz. Immerhin ist dies für viele HR-Manager der eigentliche Grund, warum ein solches System überhaupt eingeführt werden soll. Kurzum: Workflows von Mitarbeitern in der HR-Abteilung sind durch die Systematisierung und Automatisierung vereinfacht. Die Zeit, die ohne Personalsystem für administrative Aufgaben eingesetzt wurde, wird für andere Aspekte des HR-Managements sinnvoller verwendet. Kürzere Wege bei Prozessen von Routineaufgaben sparen Personalern Zeit und Nerven. Beispielsweise fällt die Urlaubs- und Arbeitszeitverwaltung leichter, während Mitarbeiterdokumente übersichtlich und schnell verwaltet werden können.

Außerdem kann das Feedback von Vorgesetzten zu potenziellen neuen Mitarbeitern im Bewerbungsprozess schneller eingeholt werden. Des Weiteren gestaltet sich die Arbeit der Personaler auf eine andere Art effizienter. Aktivitäten von Berechtigten bei Personaldokumenten werden genau protokolliert. Einerseits erhöht sich dadurch die Transparenz der Workflows, während andererseits doppelte Tätigkeiten vermieden werden. Nutzer eines Online-Portals können jederzeit standortunabhängig auf die ihnen freigegebenen Daten zugreifen. Dies geschieht über eine Cloud. Unabhängig von Öffnungs- und Arbeitszeiten der Personalabteilung können sich Nutzer 24 Stunden an sieben Tagen die Woche einloggen. Ein gutes HR-Portal bietet seine digitalen Produkte geräteunabhängig an. Somit ist es für Nutzer irrelevant, ob sie ein Tablet, Smartphone oder Notebook nutzen.


Eigenverantwortung

Durch den Ansatz des Employee Self Service (ESS) haben Mitarbeiter selbstständig Zugriff auf für sie relevante Informationen und Menüs. Sie füllen ihre Stammdaten selbst aus und verwalten Reisekosten, Abwesenheiten und Arbeitsmittel eigenverantwortlich. Der ESS unterstützt die Administration, beschleunigt die Organisation und sorgt für mehr Verständnis des Personalmanagementablaufs.

Neben den Reisekosten und Abwesenheiten geben Mitarbeiter auch Adress- und Kontoänderungen selbst im System ein. Das entlastet Buchhaltungs- und Personalabteilung. Des Weiteren beantragen Mitarbeiter Arbeitszeugnisse und Mitarbeitergespräche ganz unkompliziert direkt bei dem Vorgesetzten selbst.
Außerdem ist ein gutes HR-Portal für die Mitarbeiter innerhalb ihrer Berechtigungen intuitiv bedienbar. Integrierte Assistenten und Tutorials machen eine lange Einarbeitung des Mitarbeiters durch Personaler bzw. Admins überflüssig. Vielmehr steht der Ansatz “learning by doing” im Vordergrund.


Transparenz

Wie bereits erwähnt, ermöglicht das Cloud-HR-Portal das standortunabhängige Abfragen von Informationen. Allerdings ist die Cloud auch noch für einen anderen Bereiche von Nutzen: den der Transparenz. Änderungen an einem Dokument werden nachvollziehbar mit Namen und Uhrzeit festgehalten.

Auf diese Weise sowie durch die Vergabe von Rollen und Berechtigungen ist zu jeder Zeit einsehbar, wer Zugriff auf welche Informationen und Funktionen hat. Im Übrigen: Durch einen Terminkalender sehen Teammitglieder, ob ihre Kollegen anwesend, im Urlaub, krank oder auf einer Schulung sind.


Funktionen und Inhalte

Ein HR-Portal unterstützt den Recruitingprozess mit Möglichkeiten für Stellenbeschreibungen auf der eigenen Webseite. Auch das Verarbeiten der Bewerbungsunterlagen ist mit einem guten HR-Portal während des kompletten Bewerbungsprozesses möglich.

  • Onboarding

Des Weiteren rationalisiert das Tool die aufwendigen Prozesse des Onboardings. Der neue Mitarbeiter trägt digital seine Stammdaten in ein Dokument ein, die Bewerbungsunterlagen werden später automatisch in die Personalakte übernommen. Auch Compliance-Management-Dokumente werden unkompliziert zugeteilt und können digital von dem neuen Mitarbeiter bestätigt werden.

  • Unternehmensdaten

Auch bei der Sortierung der Unternehmensdaten und -informationen ist ein HR-Portal hilfreich. Organigramm, Telefonverzeichnis, Teamkalender, Mitarbeiter-Newsletter oder weitere Mitteilungen werden in einem HR-Portal verwaltet. Anhand der zentralen Darstellung im Programm behält die HR-Abteilung den optimalen Überblick.

  • Routineunterstützung

Routineaufgaben, wie das Verwalten von Dokumenten und die Planung und Freigabe der Urlaubsanträge, unterstützt ein HR-Portal übersichtlich. Digitale Workflows sorgen dafür, dass Informationen in Echtzeit weitergeleitet werden. Erinnerungsfunktionen, wie Geburtstage, das Ende der Probezeit oder Wiedervorlagen bei der digitalen Personalakte bietet ein umfangreiches All-In-One-Tool.

Auch die Möglichkeit zur Zeiterfassung und Abwicklung der Reisekosten sollte neben dem Verwalten der Gehaltsabrechnung gegeben sein. Tipp: Achten Sie bei der HR-Portal-Wahl auf benötigte Schnittstellen. SAP, DATEV und weitere bisher verwendeten Programme sollten verfügbar sein, um eine problemlose Umstellung zu garantieren und bereits bestehende Prozesse nicht neu aufsetzen zu müssen.

  • Personalentwicklung

Inzwischen erweist sich der Fachkräftemangel in vielen Bereichen als ernsthaftes Problem. Gezieltes Recruiting, Employer Branding, eine erhöhte Mitarbeiterbindung, sowie eine ausgefeilte Personalentwicklung bieten sich als Lösungen an.

Für unsere Kunden schaffen wir Lösungen für die digitale Zukunft. Als österreichisches KMU haben wir mit HR WORKS nun auch unsere hausinternen HR-Prozesse mit sehr überschaubarem Aufwand und Kosten komplett digitalisiert und standardisiert. Durch die perfekte persönliche Unterstützung waren wir in kurzer Zeit mit den neuen Prozessen live.

Volker Schattel

Volker Schattel

HR Generalist
World-Direct GmbH

Das richtige Portal für Ihr Unternehmen

Unter dem Strich vereinfacht ein HR-Portal durch die oben genannten Funktionen und Inhalte etablierte HR-Prozesse. Der Umstieg auf ein neues System ist zwar mit einem gewissen Aufwand verbunden, eine gute HR-Manager-Software gestaltet diesen allerdings so selbsterklärend und unkompliziert wie möglich. Außerdem beraten wir Sie umfassend und helfen Ihnen so zu einem problemlosen Start mit Ihrem neuen HR-Portal.

Durch das teilweise Wegfallen wiederkehrender Aufgaben und dem Rationalisieren der Routinearbeiten haben Personaler mehr Zeit. Dementsprechend können sie diese in anderen Bereichen der Personalabteilung sinnvoll einsetzen.

Kurzum: Es ist wichtig, sich bei der Wahl eines HR-Portals auf die passende Auswahl von Funktionen zu konzentrieren. Diese sind optimalerweise miteinander verzahnt. Die HR-Software HR WORKS ist bestens geeignet, um als HR Portal Ihre Personalarbeit digital zu unterstützen. Im Übrigen: HR WORKS bietet viele Schnittstellen zu Lohnbuchhaltungsprogrammen an. So kann die Gehaltsabrechnung mit SAP, DATEV und vielen weiteren System verwaltet werden.

Bewerber gibt Stammdaten in der Onboarding-Software ein

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Marco Kiesel

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  • 25 Jahre Erfahrung
  • Hohe Prozessqualität der Funktionen
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Mitarbeiter

Christian Kütt

Leiter Finance

RDE-Dienstleistungen

Christian Kütt

Wir bei RDE nutzen seit Juli 2019 die Software von HR WORKS. Von der Usability und dem Funktionsumfang sind wir begeistert. Das ist eine erhebliche Verbesserung gegenüber unseren bisherigen Prozessabläufen.

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